Leitfaden zur Projektinitiierung | • BUOM

13. Mai 2021

Unter Projektmanagement versteht man den Prozess der Organisation, Durchführung und Überwachung des Abschlusses eines Projekts. Die erste Phase ist die Initiierung, und ein gründlicher Initiierungsprozess kann zum Erfolg eines Projekts beitragen. Das Erlernen der Elemente und des Prozesses der Initiierung kann Ihnen dabei helfen, erreichbare Projektziele zu entwickeln. In diesem Artikel erklären wir, was Projektinitiierung ist, beschreiben die wichtigen Elemente der Projektinitiierung und zeigen den Projektinitiierungsprozess.

Was ist Projektinitiierung?

Die Projektinitiierung ist die erste Phase des Projektlebenszyklus. Da es sich bei der Initiierung um den Beginn eines Projekts handelt, geht es darum, dass das Unternehmen Projektvorschläge prüft, festlegt, welchen Nutzen das Projekt für das Unternehmen haben kann, und entscheidet, ob das Unternehmen das Projekt fortsetzen möchte. Die Projektinitiierungsphase hilft dabei, Ressourcen und Informationen für die nächste Phase des Projektlebenszyklus, die Planung, zu sammeln.

Warum ist die Projektinitiierung wichtig?

Die Projektinitiierung ist wichtig für das Projektmanagement und den Gesamterfolg des Projekts, da in dieser Phase Informationen organisiert und das Projektteam vorbereitet werden. Dieser Schritt hilft Ihnen auch dabei, Folgendes zu tun:

• Ziele setzen. Eine der Phasen der Projektinitiierung besteht darin, das Projekt an den Unternehmenszielen auszurichten.

• Vorteile maximieren: Bei der Entscheidung, ob ein Unternehmen einen Projektvorschlag vorantreiben sollte, wird bestimmt, welchen Mehrwert das Projekt für Kunden und das Unternehmen bietet.

• Wählen Sie das Projektteam aus: Während der Projektinitiierungsphase wählen Entscheidungsträger Mitarbeiter aus, die über die Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die erforderlichen Arbeiten abzuschließen.

Was sind die Elemente der Projektinitiierungsphase?

Elemente der Projektinitiierungsphase sind Schlüsselfaktoren, die Unternehmen beim Start eines neuen Projekts berücksichtigen. Hier sind die sechs Elemente, die für die Projektinitiierungsphase benötigt werden:

Geschäftsfall

Ein Business Case ist ein Dokument, das den Nutzen definiert, den ein Projekt einem Unternehmen und seinen Kunden bietet. Dazu gehört eine Erläuterung, warum das Projekt den Einsatz technischer, finanzieller und personeller Ressourcen rechtfertigt. Hierbei handelt es sich um ein gut recherchiertes Dokument mit Risikobewertungen, alternativen Optionen und Lösungsvorschlägen. Dieses Dokument kann dem Unternehmen und insbesondere dem Projektteam helfen, das Projekt besser zu verstehen. Ein Business Case kann bei Verhandlungen hilfreich sein und Stakeholder davon überzeugen, das Projekt zu unterstützen.

Strategische Ziele

Ein wichtiger Schritt bei der Projektinitiierung besteht darin, sicherzustellen, dass die Projektziele mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Mit Projekten können Ziele wie der Ausbau des Unternehmens oder die Steigerung des Umsatzes erreicht werden. Durch die Bewertung der Vorteile, die ein Projekt einem Unternehmen in einem Business Case bietet, können die Entscheidungsträger des Unternehmens feststellen, wie das Projekt ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Geschäftsbudget

Das Budget ist ein wichtiger Faktor bei der Bestimmung der Machbarkeit eines Projekts. Führungskräfte von Unternehmen genehmigen ein Projekt in der Regel nur dann, wenn es finanziell sinnvoll ist. Bei der Projektinitiierung entscheiden Entscheidungsträger, wie viel das Unternehmen an Ressourcen für das Projekt ausgeben kann, einschließlich Zeit und Arbeit.

Projektmethodik

Die Projektmethodik ist ein spezifischer Prozess zur Verwaltung und zum Abschluss eines Projekts. Hier sind Beispiele für Projektmethoden:

• Wasserfall: Hierbei handelt es sich um einen sequentiellen Prozess, der ein Projekt in Phasen unterteilt und so die Verwaltung des Projekts erleichtert. Die Wasserfall-Methodik eignet sich am besten für kurze Projekte mit klaren Anforderungen.

• Agil: Diese Methode ermöglicht Flexibilität und erfordert keine spezifischen Schritte. Stattdessen ermutigt Agile Teams, im Laufe der Zeit Änderungen vorzunehmen. Diese Methode ist praktisch und kann für die meisten Projekte funktionieren.

• Hybrid: Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus Wasserfall- und agilen Methoden, die die Flexibilität bietet, im Verlauf des Projekts Änderungen vorzunehmen, aber mit einem strukturierten Plan beginnt.

• Scrum: Diese Methode konzentriert sich auf Projektteams und beinhaltet tägliche Besprechungen, um zur Verbesserung des Projekts beizutragen. Scrum unterteilt Projektziele in Zeitrahmen, sogenannte Sprints. Diese Methode verfügt über einen Selbstmanagementaspekt und eignet sich daher am besten für erfahrene Projektteams.

• Methode des kritischen Pfads: Bei dieser Methode werden alle Aktivitäten und Aufgaben geplant und das Projekt so organisiert, dass die Teammitglieder gleichzeitig an einigen Aktivitäten arbeiten können. Dies ist eine effektive Methode zur Einhaltung von Fristen und eignet sich gut für Projekte mit unabhängigen Aufgaben.

Mitglieder des Projektteams

Einer der Schritte bei der Initiierung eines Projekts ist die Auswahl der Mitarbeiter, die Teil des Projektteams sein werden. Ein eingespieltes Team und ein sachkundiger Projektmanager können den Erfolg des Projekts sicherstellen. Bei der Auswahl der Teammitglieder kann das Management auch Rollen und Aufgaben für das Projekt zuweisen.

Stakeholder des Unternehmens

Stakeholder von Unternehmen sind oft die Entscheidungsträger, die Projekte genehmigen, und spielen daher eine Schlüsselrolle in der Initiierungsphase. Stakeholder können je nach Unternehmensgröße und Projektumfang Abteilungsleiter, der Geschäftsinhaber oder andere Führungskräfte des Unternehmens sein. In den meisten Fällen berücksichtigen die Stakeholder eines Unternehmens alle Aspekte des Geschäftsfalls, bevor sie eine Entscheidung treffen.

Wie läuft der Projektinitiierungsprozess ab?

Der Projektinitiierungsprozess besteht aus den folgenden sechs Schritten:

Erstellen eines Business Cases

Der erste Schritt bei der Initiierung eines Projekts ist die Erstellung eines Business Case. Am häufigsten wird ein Business Case von einem Projektmanager oder Business-Analysten verfasst. Dazu identifizieren sie Optionen für den Abschluss des Projekts, schlagen eine Methode vor und erklären, warum diese die beste Methodik für das Projekt ist. Der Business Case umfasst auch eine Risikobewertung, die eine Marktforschung erfordert, um die potenziellen Probleme zu analysieren, auf die das Team bei der Fertigstellung des Projekts stoßen könnte. Der Projektmanager legt außerdem fest, welche Unternehmensziele das Projekt im Business Case erreichen kann.

Durchführung einer Machbarkeitsstudie

Eine Machbarkeitsstudie bewertet die Ressourcen eines Unternehmens und welche Ressourcen für das Projekt erforderlich sind. Projektmanager führen Machbarkeitsstudien durch, um die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projekts zu ermitteln. Eine Machbarkeitsstudie kann die Stärken und Schwächen eines Projekts aufdecken.

Erstellen einer Projektcharta

Der Projektauftrag dokumentiert die Ziele, Anforderungen und Rollen aller Projektbeteiligten. Die Erstellung einer Projektcharta ist ein wichtiger Schritt bei der Projektinitiierung, da sie zur Vorbereitung des Projektteams beiträgt und die Verantwortlichkeit gewährleistet. Die Projektcharta umfasst folgende Teile:

• Projektname

• Zweck oder Zweck des Projekts

• Projektbudget

• Projektergebnisse

• Risikobewertung

• Newsline

• Betroffenen Parteien

• Teammitglieder

• Rollen jedes Teammitglieds

Stakeholder identifizieren

Sobald ein Projekt definiert ist, kommunizieren Projektmanager mit Stakeholdern, um das Projekt zu besprechen und eine Genehmigung einzuholen. Der Business Case und die Projektcharta helfen dabei, die Stakeholder davon zu überzeugen, dass das Projekt eine gute Investition für das Unternehmen darstellt.

Einige Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über Stakeholder, die endgültige Entscheidungen und Genehmigungen treffen können. In diesen Fällen ist es für Projektmanager wichtig, die Personen zu berücksichtigen, die möglicherweise von dem Projekt betroffen sind, einschließlich Kunden, Mitarbeiter, Investoren, Gemeinden und Hersteller. Die Identifizierung dieser Stakeholder und die Überlegung, wie das Projekt ihnen helfen kann, ist eine bewährte Vorgehensweise und trägt zum Erfolg des Projekts bei.

Zusammenstellen des Projektteams

Projektmanager identifizieren die Mitarbeiter, die am besten für das Projektteam geeignet sind. Allgemeine Rollen des Projektteams:

• Projektmanager: organisiert und verwaltet das Projekt

• Berater: Spezialisten, die bei spezifischen Projektaufgaben beratend zur Seite stehen.

• Lenkungsausschuss: Die das Projekt betreuenden Stakeholder und der Projektmanager.

• Projektauftraggeber: die natürliche oder juristische Person, die das Projekt in Auftrag gibt.

• Ressourcenmanager: Weist Ressourcen, z. B. Ausrüstung, Projekten zu.

• Business Analyst: Hilft bei der Ermittlung der Anforderungen für den Abschluss eines Projekts.

Je nach Branche können zu den Teammitgliedern beispielsweise Ingenieure, Designer, Vertriebsmitarbeiter oder Schriftsteller gehören.

Überprüfungsprozess

Dieser letzte Schritt umfasst die Überprüfung der Arbeit und Dokumentation für jede Phase der Projektinitiierung, um sicherzustellen, dass das Team seine beste Arbeit leistet. Dies ist eine Gelegenheit, kleine Anpassungen vorzunehmen, um die Effizienz zu verbessern. Beispielsweise kann der Projektmanager bei der Überprüfung des Initiierungsprozesses den Projektzeitplan präzisieren, um Aufgaben zu konsolidieren und die Arbeit schneller abzuschließen.