Komponenten effektiver Kommunikation am Arbeitsplatz • BUOM

4. Februar 2021

Die Kommunikation am Arbeitsplatz wirkt sich auf jeden Unternehmensbereich aus, von zwischenmenschlichen Beziehungen über Produktivität bis hin zur Unternehmenskultur. Effektive Kommunikation stellt sicher, dass Botschaften klar und effektiv übermittelt werden und erhöht so die Wahrscheinlichkeit eines positiven Ergebnisses. Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz erfordert Übung und Entwicklung, insbesondere in großen Büros mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Kommunikationsstilen. In diesem Artikel besprechen wir die verschiedenen Komponenten der Kommunikation und wie Sie effektive Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz praktizieren können.

Was ist Kommunikation am Arbeitsplatz?

Unter Kommunikation am Arbeitsplatz versteht man den Prozess des Informationsaustauschs in einer Arbeitsumgebung. Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz, sowohl verbal als auch nonverbal, ist für das Erreichen organisatorischer Ziele von entscheidender Bedeutung. Eine offene Kommunikation am Arbeitsplatz erhöht die Produktivität, erhöht die Geschwindigkeit und Wahrscheinlichkeit, Ziele zu erreichen, und führt im Allgemeinen zu einer großartigen Unternehmenskultur.

Komponenten der Kommunikation

Der Kommunikationsprozess wird von mehreren internen und externen Variablen beeinflusst. Sie beinhalten:

• Kontext

• Absender

• Ideen

• Codierung

• Mitte

• Empfänger/Decoder

• Rückkopplung

Kontext

Kontext bezieht sich auf die Umstände, die den Rahmen für eine Aussage oder Idee bilden. Der Kontext kann beispielsweise die Kultur der Person, der Organisation und sogar das Land umfassen, in dem die Kommunikation stattfindet. Der Kontext umfasst auch externe Reize wie Ihre Meinung, Einstellung, Emotionen, Vorlieben und Abneigungen, Erfahrung, Bildung und sogar Ihr Selbstvertrauen. Zusammen beeinflussen diese zahlreichen äußeren Reize die Art und Weise, wie Menschen Informationen und Ideen kommunizieren.

Absender

Auch als Kodierer bekannt, ist dies die Person, die die Nachricht teilt. Sie verwenden Wörter, Bilder, Grafiken und Symbole, um eine Botschaft so zu übermitteln, dass sie bei der Person, mit der sie kommunizieren, am besten ankommt.

Am Arbeitsplatz sind Sie der Absender, wenn Sie in einem Raum voller Menschen eine Präsentation halten, mit einem Kollegen sprechen, mit einem Kunden chatten oder eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten senden.

Ideen

Dabei handelt es sich um Informationen, die im Rahmen eines Austauschs zwischen dem Absender und dem Empfänger übermittelt werden und auch als Nachricht bezeichnet werden. Um zu entscheiden, was mitgeteilt werden soll, muss der Absender die Hauptpunkte festlegen, die er mitteilen möchte. Der zentrale Teil der Nachricht oder Idee muss klar sein und der Absender muss sich darüber im Klaren sein, wie die andere Person die Nachricht empfangen wird. Dies ist besonders wichtig bei der schriftlichen Kommunikation, wo Nachrichten ohne zusätzliche Informationen wie Körpersprache, Gesichtsausdruck und Tonfall falsch interpretiert werden können.

Codierung

Unter Kodierung versteht man die Verwendung von Wörtern, Bildern oder Aktionen in der Nachrichtenübermittlung. Die Codierung kann der Text sein, den Sie verwenden, wenn Sie eine Idee in eine E-Mail schreiben. Dabei kann es sich um beliebige Symbole handeln, die Sie verwenden, etwa Ausrufezeichen, Fragezeichen oder sogar Emoji-Symbole, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Es kann sich auch um ein Foto handeln, das Sie senden, um einen Punkt zu veranschaulichen oder eine Idee zu erläutern.

Am Arbeitsplatz kann sich die Codierung auf die PowerPoint-Folien beziehen, die Sie in Ihrer Präsentation verwenden, einschließlich aller in den Folien eingebetteten Fotos oder Grafiken. Dies kann ein Meme sein, das Sie verwenden, wenn Sie eine E-Mail an einen Kollegen senden, oder einfach ein Fragezeichen am Ende eines Satzes während eines Live-Chats, um anzuzeigen, dass Sie nach einer Antwort suchen.

Mitte

Das Medium ist die Art und Weise, wie die Botschaft übermittelt wird. Sie können gedruckte, elektronische oder Audiodateien verwenden. Die Wahl des Mediums hängt oft von der Beziehung zwischen Sender und Empfänger ab und hat in der Regel Einfluss darauf, wie gut die Nachricht aufgenommen und verstanden wird. Wenn Sie eine dringende oder persönliche Nachricht übermitteln, tun Sie dies am besten mündlich. Wenn die Idee hingegen technischer Natur ist oder dokumentiert werden muss, ist es oft besser, ein schriftliches Medium zu verwenden, sei es gedruckt oder elektronisch, damit Sie eine Kopie haben.

Empfänger/Decoder

Gemeint ist damit die Person, die die Nachricht erhält. Sie werden auch durch den Kontext sowie interne und externe Reize ihrer Umgebung und ihres Hintergrunds beeinflusst. Diese Person muss die Botschaft interpretieren, das heißt, sie wird durch ihre eigene Persönlichkeit, Wahrnehmungen, Meinungen und Einstellungen geleitet.

Rückkopplung

Damit ist die Antwort gemeint, die der Empfänger dem Absender gibt. Dabei handelt es sich in der Regel um schriftliche oder mündliche Kommunikation, Schweigen ist jedoch auch Feedback. Dies ist eine der wichtigsten Komponenten der Kommunikation, da sie verdeutlicht, ob die Nachricht korrekt empfangen wurde, und die Kommunikationsschleife schließt.

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Beschreibung des Bildes

Arten der Kommunikation

1. Verbal

• Verwenden Sie eine starke, selbstbewusste Stimme.

• Nutzen Sie aktives Zuhören.

• Vermeiden Sie Füllwörter.

• Vermeiden Sie gegebenenfalls Fachjargon.

1. Nonverbal

• Beachten Sie, wie sich Ihre Emotionen körperlich anfühlen.

• Seien Sie bei Ihrer nonverbalen Kommunikation bewusst.

• Imitieren Sie nonverbale Kommunikation, die Sie effektiv finden.

1. visuell

• Fragen Sie andere, bevor Sie Bildmaterial hinzufügen.

• Denken Sie an Ihr Publikum.

• Verwenden Sie visuelle Elemente nur, wenn sie einen Mehrwert bieten.

• Machen Sie sie klar und leicht verständlich.

1. Geschrieben

• Streben Sie nach Einfachheit.

• Verlassen Sie sich nicht auf den Ton.

• Nehmen Sie sich Zeit, Ihre schriftlichen Mitteilungen zu überprüfen.

• Bewahren Sie einen Ordner mit schriftlichen Materialien auf, die Sie effektiv oder unterhaltsam finden.

Wie man bei der Arbeit effektiv kommuniziert

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern.

• Üben Sie aktives Zuhören.

• Überwachen Sie nonverbale Hinweise.

• Berücksichtigen Sie Kommunikationspräferenzen.

• Nutzen Sie konstruktive Kritik.

• Übe weiter.

Üben Sie aktives Zuhören

Üben Sie, der Person, mit der Sie sprechen, Ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken. Stellen Sie gegebenenfalls weitere Fragen, verwenden Sie Paraphrasen oder fassen Sie ihre Gedanken zusammen, bevor Sie antworten, um sicherzustellen, dass Sie vollständig verstehen, was sie mitteilen. Dies gibt ihnen auch die Gewissheit, dass Sie ihnen zugehört haben und ihre Ideen wertschätzen.

Überwachen Sie nonverbale Hinweise

Die Körpersprache, der Blickkontakt und die Gesten einer Person können normalerweise darauf hinweisen, was sie denkt und fühlt. Beobachten Sie die Person, mit der Sie sprechen, während sie spricht, und achten Sie auf nonverbale Handlungen, die möglicherweise eine andere Botschaft vermitteln als die Gesagte.

Berücksichtigen Sie Kommunikationspräferenzen

Jeder kommuniziert anders. Manche kommunizieren lieber persönlich, während andere lieber E-Mails austauschen, damit sie lesen und antworten können, wenn es in ihren Zeitplan passt. Machen Sie nach Möglichkeit Ihre Präferenzen bekannt und wählen Sie Methoden aus, die den Präferenzen Ihres Absenders entsprechen.

Nutzen Sie konstruktive Kritik

Bringen Sie stets konstruktive Kritik zum Ausdruck und nutzen Sie positive Verstärkung, wenn ein Kollege oder Mitarbeiter, den Sie betreuen, effektiv kommuniziert. Seien Sie bei konstruktiver Kritik direkt, auf den Punkt gebracht und ohne Emotionen.

Wenn Sie beispielsweise bemerken, dass ein Kollege oft lange E-Mails sendet, die schwer zu interpretieren sind, geben Sie konstruktive Ratschläge, wie Sie die Nachricht effektiver vermitteln können. Vereinbaren Sie bei Bedarf ein persönliches Treffen, um persönlich zu sprechen.

Übe weiter

Kommunikation ist eine Fähigkeit, die verbessert werden kann und effektive Kommunikation muss geübt werden. Beobachten Sie, wie die Leute auf Ihre Nachricht reagieren, und bitten Sie vertrauenswürdige Teammitglieder um ehrliches Feedback, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich verbessern können.

Erwägen Sie, einen Kollegen zu fragen, ob die E-Mail, die Sie gesendet haben, klar war oder ob er sie verbessern könnte. Wenn Sie kürzlich eine Präsentation gehalten haben, bitten Sie einen Kollegen oder sogar Ihren Vorgesetzten um konstruktives Feedback, damit Sie Ihre Fähigkeiten weiter verbessern können.