Informationsformulare für neue Mitarbeiter • BUOM

11. August 2021

Wenn ein neuer Mitarbeiter einem Unternehmen beitritt, muss er mehrere Formulare ausfüllen, beispielsweise ein W-4-, I-9- und ein Direkteinzahlungsformular. Ein weiteres wichtiges Dokument ist das Mitarbeiterinformationsformular. In diesem Artikel besprechen wir, was im Mitarbeiterinformationsformular enthalten ist, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel bereit.

Was ist ein Mitarbeiterinformationsformular?

Das Mitarbeiterinformationsformular ist ein wichtiges Dokument der Personalabteilung (HR), das jeder neue Mitarbeiter ausfüllen und pflegen muss. Es enthält wichtige persönliche Informationen über jeden Mitarbeiter, wie z. B. die Sozialversicherungsnummer, Kontaktinformationen des Ehepartners und Beschäftigungsinformationen, einschließlich Titel und Abteilung. , Betreuer und Startdatum. Das Formular erfordert außerdem, dass jeder Mitarbeiter Notfallinformationen bereitstellt, mit denen das Unternehmen im Falle einer Verletzung oder eines schwerwiegenden Ereignisses Kontakt zu einem Verwandten oder Freund aufnehmen kann.

Was in ein Mitarbeiterbewerbungsformular aufzunehmen ist

Das Mitarbeiterinformationsformular ist ein formelles Dokument, das normalerweise aus fünf Abschnitten besteht. Sie sollten alle Informationen vermeiden, die ein Mitarbeiter als diskriminierend empfinden könnte, wie etwa Rasse, Geschlecht, Religion, Nationalität und Behinderung.

Das Standardformular für Mitarbeiterinformationen umfasst die folgenden Abschnitte:

1. Informationen über Mitarbeiter

In diesem Abschnitt gibt der Mitarbeiter persönliche Informationen wie seinen vollständigen Namen, seine Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Sozialversicherungsnummer und Kontaktinformationen seines Ehepartners oder Partners an.

2. Jobinformationen

Dieser Abschnitt enthält wichtige Beschäftigungsinformationen wie Berufsbezeichnung, Abteilung, Mitarbeiter-ID, Vorgesetzter, Arbeitsort, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, Startdatum und Gehalt.

3. Kontaktdaten für den Notfall

In diesem Abschnitt gibt der Mitarbeiter Kontaktinformationen für einen Verwandten oder Freund an, an den sich das Unternehmen im Notfall wenden kann.

4. Gesundheitsinformationen

Oftmals stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern auch gesundheitsbezogene Fragen, um mögliche Allergien und besondere gesundheitliche Anforderungen zu ermitteln, oder wenn ihnen über das Unternehmen eine Krankenversicherung angeboten wird.
Wenn Sie einen solchen Abschnitt in ein Dokument einfügen, sollten Sie ihn auf einer separaten Seite hinzufügen Gesetz über die Portabilität und Haftung von Krankenversicherungen erfordert, dass Sie medizinische Informationen separat übermitteln.

Weitere Informationen

Einige Arbeitgeber bitten ihre Mitarbeiter möglicherweise auch, Interessen und Hobbys aufzulisten, um herauszufinden, an welchen Projekten sie interessiert sein könnten. Durch das Sammeln zusätzlicher persönlicher Daten, wie z. B. Geburtstage, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch zu wichtigen Terminen gratulieren und so die Arbeitsmoral der Mitarbeiter stärken.

Beispiel für das Ausfüllen von Informationen über einen Mitarbeiter

Hier ist eine Vorlage für ein Standard-Mitarbeiterinformationsformular:

​

Ihr Firmenname
Adresse
Kontaktinformationen Informationen zum Mitarbeiter Name Adresse Telefonnummer Mobiltelefonnummer E-Mail-Adresse Sozialversicherungsnummer oder amtliches Ausweisdatum Geburtsdatum Besondere Interessen (optional) Schule(n) Familienstand Name des Ehepartners Arbeitgeber des Ehepartners Arbeitsnummer des Ehepartners Informationen zur Position Titel Mitarbeiter-ID-Nummer Abteilungsleiter Arbeitsort E-Mail-Adresse Arbeitsnummer Startdatum Gehalt Notfall-Kontaktinformationen Name Adresse Arbeitsnummer Mobiltelefonnummer Beziehung Gesundheitszustand (optional)

Musterformular für Mitarbeiterinformationen

Hier ist ein ausgefülltes Beispiel eines Mitarbeiterinformationsformulars:

Ihr Firmenname
Adresse
Kontaktinformationen Mitarbeiterinformationen Name Charmaine Smith Adresse 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801 Telefonnummer 407-555-8801 Mobiltelefonnummer 786-555-1222 E-Mail-Adresse (email protected) Sozialversicherungsnummer oder Staats-ID 123- 45-6789 Geburtsdatum 13. November 1972 Besondere Interessen (optional) Backeinrichtung(en) Hillside College, Fort Worth, TX Familienstand Verheirateter Name des Ehepartners Edward Smith Arbeitgeber des Ehepartners Johnson’s Hardware Store Arbeitsnummer des Ehepartners 407-555-9402 Stelleninformationen Berufsbezeichnung Leitender Buchhalter Mitarbeiter-ID FIN301 Finanzmanager der Abteilung Sam Davis Stellenort E-Mail-Adresse der Niederlassung in Orlando (email protected) Arbeitsnummer 407-555-1430 Startdatum 1. Oktober 2017 Gehalt 52.500 $ pro Jahr Kontaktinformationen für den Notfall Name Edward Smith Adresse 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801 Arbeitsnummer 407-555-9402 Mobiltelefonnummer 321-226-2094 Beziehungen Gesundheit des Mannes Status (optional) Erdnuss

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines effektiven Mitarbeiterinformationsformulars helfen:

• Seien Sie klar: Halten Sie Ihre Datei und Anweisungen einfach und leicht verständlich.

• Standardisieren: Erstellen Sie ein Standardformular für alle Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass dies abgeschlossen ist, wenn neue Mitarbeiter an Bord sind.

• Logische Reihenfolge: Ihr Formular sollte der logischen Reihenfolge folgen, die die meisten Menschen beim Ausfüllen gewohnt sind.

• Sichere Speicherung: Verwenden Sie cloudbasierte HR-Software und arbeiten Sie mit Ihrem IT-Experten oder Datenschutzspezialisten zusammen, um sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen sicheren Datenspeicherungspraktiken zum Speichern sensibler persönlicher Daten anwenden. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle lokalen und internationalen Gesetze (sofern zutreffend) in Bezug auf personenbezogene Daten prüfen.

• Bleiben Sie informiert: Neue Mitarbeiter müssen innerhalb weniger Tage nach ihrer Einstellung Informationsformulare ausfüllen. Bitten Sie die Mitarbeiter nach Möglichkeit, die Formulare alle sechs Monate oder jährlich zu überprüfen. Stellen Sie den Mitarbeitern Formulare online zur Verfügung oder erstellen Sie ein System zur Durchführung von Änderungen.

• Machen Sie es zugänglich: Stellen Sie sicher, dass relevante Parteien, wie z. B. die Personalabteilung und der Vorgesetzte des Mitarbeiters, auf die Daten zugreifen können. Ein gutes Aufbewahrungssystem sollte auch über eine Suchfunktion verfügen.

• Seien Sie transparent: Fragen Sie nur nach Informationen, die das Unternehmen benötigt. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass Sie ihre Daten nicht an unbefugte Unternehmensmitglieder weitergeben.

Mehr lesen: Leitfaden für neue Mitarbeiterformulare

FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterinformationsformularen:

Wann sollte ich das Mitarbeiterinformationsformular ausfüllen?

Ein Mitarbeiterinformationsformular muss von einem neuen Mitarbeiter ausgefüllt werden, sobald er offiziell vom Unternehmen oder der Organisation eingestellt wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Informationsformular und Anmeldeformular?

Das erste ist ein Dokument, das ein neuer Mitarbeiter ausfüllt, während das zweite ein Dokument ist, das eine Person ausfüllt, wenn sie sich auf eine Stelle bewirbt.

Welche weiteren Formulare kann ein neuer Mitarbeiter ausfüllen?

Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt, muss der Mitarbeiter mehrere Dokumente ausfüllen, darunter:

• Formular I-9: Das Formular I-9 wird auch als „Employment Eligibility Verification Form“ bezeichnet und beweist, dass eine Person das gesetzliche Recht hat, im Land zu arbeiten.

• Formular W-2: Formular W-2 ist eine Lohn- und Steuerbescheinigung, die zur Einreichung Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung verwendet wird.

• Formular W-4: Formular W-4 wird von Unternehmen zur Berechnung der Bundessteuereinbehaltung für Mitarbeiter verwendet und dem Mitarbeiter zum Ausfüllen ausgehändigt, bevor er seinen ersten Gehaltsscheck erhalten kann.

• Formular W-9: Formular W-9 wird verwendet, um Informationen über unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler zu sammeln. Arbeitgeber nutzen es zum Ausfüllen von Steuerformularen, wenn ein Auftragnehmer in einem Steuerjahr mehr als 600 US-Dollar erhält.

• Formular zum Quellensteuerabzug des Staates. Ein staatliches Steuereinbehaltsformular, auch als staatliches Formular W-4 bekannt, wird von Arbeitgebern verwendet, um Steuern in Staaten einzubehalten, die staatliche Einkommenssteuern erheben.

• Direkteinzahlungsformular. Eine Form der Direkteinzahlung ermöglicht es Ihrem Arbeitgeber, Ihren Gehaltsscheck direkt auf ein Bankkonto einzuzahlen.

• Informationsformular zur Chancengleichheit: Das Informationsformular zur Chancengleichheit ist eine freiwillige Selbstdarstellung einer bestimmten Krankheit oder Behinderung.

Andere Formen variieren je nach Unternehmen oder Branche, können aber Folgendes umfassen:

• Leistungsdokumentation

• Mitarbeiterquittung

• Selbstidentifikation der Behinderung

• Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungsvereinbarungen

• Zustimmung zu einem Drogen- und/oder Alkoholtest

• Inventarliste der Mitarbeiterausrüstung

• Richtlinienanerkennung

In Verbindung gebracht: Leitfaden für neue Mitarbeiterformulare

Wer hat Zugriff auf die Informationen im Mitarbeiterinformationsformular?

Arbeitgeber geben in regelmäßigen Abständen personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter an Dritte weiter, beispielsweise zur Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen. Das Unternehmen darf im Rahmen einer Referenzprüfung auch Informationen über einen früheren Mitarbeiter an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeben. Es ist einem Unternehmen jedoch nicht gestattet, personenbezogene Daten eines Mitarbeiters unangemessen offenzulegen.

Wie speichert das Unternehmen Mitarbeiterinformationsformulare?

Arbeitgeber müssen die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze sicherstellen. Die internationalen Gesetze variieren. Wenn Sie ein globales Unternehmen sind, stellen Sie ggf. sicher, dass die Mitarbeiterformulare länderspezifisch sind. Mitarbeiterinformationsformulare müssen eine Erklärung zur Verwendung und Speicherung personenbezogener Daten des Mitarbeiters enthalten.

Einige „sensible Daten“ werden gemäß umfassender Datenschutzanforderungen mit erhöhter Sicherheit verarbeitet. Zu den sensiblen Informationen können beispielsweise Rasse, ethnische Zugehörigkeit oder nationale Herkunft, sexuelle Orientierung, Familienstand, politische Vereinigungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsinformationen und kriminelle Vorgeschichte gehören.

Datenschutzgesetze beschränken sich nicht nur auf aktuelle Mitarbeiterinformationen, und die Verantwortung von Unternehmen erstreckt sich auch auf alle Nicht-Mitarbeitergruppen, wie gekündigte Mitarbeiter, Bewerber, unabhängige Auftragnehmer und Berater.