HR-Strukturen: Ein umfassender Leitfaden • BUOM

3. Januar 2022

Eine Personalabteilung ist in jedem Unternehmen wichtig, unabhängig von der Größe der Organisation. Die Organisationsstruktur der Personalabteilung kann einen großen Einfluss auf Geschäftsfunktionen, Produktivität und Effizienz haben. In diesem Artikel erklären wir, was eine Personalabteilung ist, welche Funktionen sie hat, wie eine Personalabteilung aufgebaut ist, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Organisation einer Personalabteilung und einige Tipps zur Organisation einer Personalabteilung.

Was ist die Personalabteilung?

Human Resources (HR) ist die Abteilung eines Unternehmens, die Mitarbeiter verwaltet und dafür sorgt, dass sie zufrieden sind und über das verfügen, was sie für ihre Arbeit benötigen. Personalabteilungen arbeiten daran, dem Unternehmen Struktur zu geben und die Produktivität und Arbeitsplatzkultur des Unternehmens zu verbessern. In einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld können Personalabteilungen es Unternehmen erleichtern, qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

Was macht die Personalabteilung?

Die Personalabteilung befasst sich mit Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Personal der Organisation. Personalabteilungen sind häufig für die Suche, Überprüfung, Befragung, Einarbeitung und Schulung von Bewerbern verantwortlich. Die Personalabteilungen überwachen auch die Vergütungs- und Leistungsprogramme der Mitarbeiter. Sie stellen sicher, dass das Unternehmen alle Arbeitsgesetze einhält, einschließlich der geltenden Beschäftigungsregeln, die auf der geografischen Region basieren, in der das Unternehmen tätig ist, wie beispielsweise die Anzahl der den Mitarbeitern gewährten Pausen.

Eine weitere HR-Aufgabe umfasst die Verwaltung der Mitarbeiterbeziehungen und die Lösung von Konflikten, um ein effektives Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten. Personalabteilungen ermutigen Mitarbeiter oft, Bedenken direkt an sie zu melden. Die Abteilung kann auch eine entscheidende Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv bleiben und ihre zugewiesenen Aufgaben erfüllen. Viele Abteilungen nutzen Leistungsverbesserungspläne, um Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Produktivität zu steigern und Aufgaben besser auszuführen. Auch viele Personalabteilungen messen die Mitarbeiterzufriedenheit regelmäßig durch Umfragen und Fragebögen.

Wie ist die Personalabteilung organisiert?

Faktoren wie Branchentyp, Organisationsgröße, Geschäftsklima und Organisationsbudget können die Entscheidung eines Unternehmens über die Strukturierung seiner Personalabteilung beeinflussen. Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Personalabteilungen strukturieren können:

Zentralisierte Struktur

Die meisten großen Organisationen verfügen über eine zentralisierte Personalstruktur, in der die Unternehmenszentrale Entscheidungen im Namen der gesamten Organisation trifft und die Aktivitäten des gesamten Unternehmens unterstützt. Zentralisierte Strukturen funktionieren oft hierarchisch, mit einem designierten HR-Manager, der der Geschäftsleitung unterstellt ist und ihm eine Reihe von Zielen vorgibt, die er mit dem HR-Team erreichen soll. Oft gibt es separate Einstellungs- und Personalentwicklungsmanager, die dem designierten Personalmanager des Unternehmens unterstellt sind.

Unternehmen, die eine zentralisierte Struktur nutzen, stellen HR-Personal mit Erfahrung und Ausbildung ein, insbesondere im Bereich Human Resources. Die Konsolidierung der HR-Abläufe an einem Standort kann auch die betriebliche Effizienz verbessern, da alle Abteilungen und Komponenten der Organisation die gleiche einheitliche Schulung und Vergütung erhalten.

Dezentrale Struktur

Bei einer dezentralen Struktur verteilt ein Unternehmen HR-Funktionen auf verschiedene Geschäftsbereiche, beispielsweise einen geografischen Bereich, eine Produktlinie oder eine Abteilung. Das HR-Team arbeitet oft unabhängig von anderen Abteilungen und es gibt mehrere Entscheidungsbefugnisse. Eine dezentrale Struktur kann auch bedeuten, dass jede Abteilung im Unternehmen eine aktive Rolle bei der Entscheidungsfindung spielt, bevor die Personalabteilung die endgültige Entscheidung trifft.

Einer der Vorteile einer dezentralen HR-Struktur besteht darin, dass sie oft die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Management steigern und die Arbeitsbeziehung zwischen ihnen verbessern kann. Ein dezentrales Modell kann auch die Agilität eines Unternehmens erhöhen, indem es den Abteilungen ermöglicht, individuell auf das Management zuzugehen.

Matrix Struktur

Die Matrixstruktur kombiniert eine zentrale und dezentrale Struktur mit einer zentralen Abteilung, aber unabhängigen HR-Funktionen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg. In dieser Struktur können die Mitarbeiter einem bestimmten Personalmanager unterstellt sein und auch einzelnen Abteilungen innerhalb des Unternehmens unterstellt sein.

Viele Unternehmen verwenden eine Matrixstruktur, da es einfacher ist, einem separaten HR-Experten die Verwaltung eines bestimmten Personalaspekts, wie z. B. der Leistungen an Arbeitnehmer, zuzuweisen, wenn das Unternehmen wächst. Eine Matrixstruktur kann von Vorteil sein, da unterschiedliche HR-Ebenen dazu beitragen können, dass wichtige Informationen weit verbreitet werden und schnellere Reaktionen möglich sind.

Outsourcing-Struktur

Bei einer Outsourcing-Struktur beauftragt ein Unternehmen häufig eine externe Agentur oder einen Dritten, der die volle Verantwortung für die zentralen HR-Funktionen des Unternehmens übernimmt. Diese Struktur ist in kleineren Organisationen üblich, die normalerweise nicht über die Ressourcen oder das Budget verfügen, um Vollzeit-HR-Mitarbeiter einzustellen. Eine Outsourcing-Struktur kann für ein Unternehmen von Vorteil sein, das Kosten kontrollieren und Zeit sparen möchte, sodass sich das Management stärker auf die Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens konzentrieren kann.

So strukturieren Sie Ihre Personalabteilung

Bevor Sie sich für eine Struktur entscheiden, ist es wichtig zu wissen, wie die Wachstumsprognosen Ihres Unternehmens aussehen und welche Bedürfnisse Sie haben. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, Ihre Personalabteilung effektiv zu strukturieren:

1. Verständnis der Schlüsselfunktionen und Bedürfnisse des Unternehmens

Das Verstehen und Definieren der Funktionen der Personalabteilung und der Art und Weise, wie diese die Unternehmensziele stärken, ist ein wichtiger erster Schritt bei der Strukturierung der Abteilung. Die meisten Unternehmen haben ständigen Bedarf in den Bereichen Personalbeschaffung, Schulung und Entwicklung, Konfliktlösung sowie Vergütungs- und Leistungsmanagement. Kleine Unternehmen haben oft einen anderen Personalbedarf als größere. Die Ermittlung des spezifischen Personalbedarfs Ihres Unternehmens kann Ihnen bei der Auswahl der richtigen Struktur helfen.

2. Wählen Sie eine Struktur, die Ihren Zielen entspricht

Wenn Sie über die einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens, die Größe Ihres Unternehmens und den Betriebsplan Ihres Unternehmens nachdenken, können Sie die Struktur auswählen, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht. Bei der Auswahl Ihrer HR-Struktur ist es wichtig, die Größe Ihres Teams zu berücksichtigen.

Wenn Sie ein großes Unternehmen haben, sollten Sie darüber nachdenken, verschiedene Positionen zu besetzen, die bestimmte Aspekte der Personalabteilung überwachen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Personalabteilung auszulagern und sicherzustellen, dass der von Ihnen ausgewählte Drittanbieter alles bietet, was Sie brauchen.

3. Bestimmen Sie die Kompetenzen Ihres HR-Teams

Kompetenzen sind die Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Eigenschaften, die zur individuellen Leistung beitragen. Beim Aufbau eines HR-Teams können Sie auf bestimmte Kernkompetenzen achten, um besser sicherzustellen, dass Ihre HR-Abteilung die Mitarbeiter im Unternehmen effektiv verwalten kann. Hier sind einige Kompetenzen, die häufig von einem effektiven HR-Experten verlangt werden:

• Kommunikation: Da HR-Experten häufig mit vielen Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen, darunter auch dem Management, interagieren, ist die Fähigkeit zur effektiven Kommunikation sehr wichtig.

• Führung: Die Fähigkeit, ein Unternehmen bei der Schaffung einer kollaborativen Umgebung und der Einbindung von Mitarbeitern zu leiten, hilft Unternehmen, Talente zu halten und ein hohes Maß an Mitarbeiterzufriedenheit aufrechtzuerhalten.

• Geschäftssinn**:** Fundierte Kenntnisse der Vision, Mission, strategischen Ziele und Kultur einer Organisation können dem HR-Experten dabei helfen, Richtlinien und Aktivitäten zu entwickeln, die den Interessen der Organisation am besten dienen.

• Beziehungsmanagement: Ein großer Teil der Mitarbeiterführung umfasst die Fähigkeit, Beziehungen zu verwalten. Kenntnisse in diesem Bereich können Personalfachleuten dabei helfen, sich für die Mitarbeiter einzusetzen.

4. Berücksichtigen Sie die Abteilungsgröße

Die Größe der Personalabteilung hängt von der Größe der Organisation und dem Umfang der Personalabteilung ab. Beispielsweise ist eine Personalabteilung, die umfangreiche Schulungs- und Entwicklungsprogramme einsetzt, um die Geschäftsergebnisse im gesamten Unternehmen zu verbessern, wahrscheinlich deutlich größer als eine Abteilung, die sich nur um Personalbeschaffung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung kümmert. Wenn sich der Geschäftsschwerpunkt ändert, wird möglicherweise auch die Personalabteilung umstrukturiert, um der Verschiebung besser gerecht zu werden.

5. Definieren Sie Erfolgskennzahlen

Wenn Sie über eine Personalabteilung verfügen, kann die Definition von Erfolgskennzahlen dabei helfen, sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtige Leistung erbringt. HR-Kennzahlen verwenden eine Vielzahl von Daten, um die Wirksamkeit des HR-Programms eines Unternehmens zu messen. Zu den gängigen HR-Kennzahlen gehören Arbeitsplatzproduktivität, Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit, Managerzufriedenheit und Schulungseffektivität.

Tipps zur Organisation Ihrer Personalabteilung

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Personalabteilung so organisieren, dass sie einen Unterschied macht:

Wählen Sie den richtigen Anbieter

Bei der Auslagerung Ihrer Personalabteilung ist es wichtig, sorgfältig den Dienstleister auszuwählen, der den Anforderungen und der strategischen Vision Ihres Unternehmens am besten gerecht wird. Sie können eine Liste Ihrer spezifischen Bedürfnisse erstellen, um die Suche nach dem richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen zu erleichtern. Bewerten Sie jeden potenziellen Lieferanten anhand von Faktoren wie Kosten, Erfolgsbilanz und finanzielle Stabilität.

Nutzen Sie Benchmarking

Mit Benchmarking können Sie Ihre Personalabteilung mit der Branche oder ähnlichen Organisationen vergleichen. Sie können auch interne Benchmarks erstellen, indem Sie Daten von verschiedenen Standorten, Geschäftsbereichen oder Zeitpunkten vergleichen. Dadurch erhalten Sie einen Einblick, wie sich HR-Praktiken auf die Produktivität auswirken und was verbessert werden muss.

Umfassen Sie Vielfalt

Eine vielfältige Personalabteilung kann die individuellen Perspektiven und Bedürfnisse der Mitarbeiter besser verstehen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines HR-Teams dasjenige, das die gesamte Organisation am besten widerspiegelt. Es ist auch wichtig, lokale Unterschiede zu berücksichtigen, wenn Ihr Team an verschiedenen Standorten ansässig ist.