Häufig gestellte Fragen zur Verwendung von CC und BCC • BUOM

29. April 2021

E-Mail spielt eine wichtige Rolle in der geschäftlichen und persönlichen Kommunikation. CC- und BCC-Funktionen können nützliche E-Mail-Funktionen sein, wenn Sie Informationen effektiv in Ihrem Unternehmen oder an Ihre Kunden verteilen müssen. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail-Nutzung Ihre Professionalität und Liebe zum Detail widerspiegelt, kann es hilfreich sein, sich über die richtige Verwendung von CC und BCC zu informieren. In diesem Artikel definieren wir CC und BCC, gehen auf ihre Unterschiede ein und erläutern die Vor- und Nachteile der jeweiligen Verwendung.

Was bedeutet SS?

CC ist die Abkürzung für Kopie und bezieht sich darauf, wie CC Kopien Ihrer Nachricht an jeden Empfänger verteilt. Ihr E-Mail-Dienst bietet drei Textfelder zum Hinzufügen von Empfängern: An, Cc und Bcc. Sie verwenden das Feld „An“ für Empfänger, die direkt an dem in der E-Mail besprochenen Thema beteiligt sind oder von denen Sie erwarten, dass sie Ihnen antworten. Mit CC können Sie jedoch die gleichen Informationen schnell mit anderen Kollegen teilen und so signalisieren, dass diese nicht sofort Maßnahmen ergreifen müssen. Als CC angegebene E-Mail-Adressen erhalten auch Antworten auf die ursprüngliche E-Mail.

Jeder Empfänger Ihrer E-Mail-Nachricht kann alle E-Mail-Adressen sehen, die Sie im Feld „Cc“ eingeben. Der Hauptvorteil der Verwendung von CC besteht darin, dass Sie ohne zusätzliche Schritte kommunizieren können, wer in Ihrer Organisation über die neuesten Informationen informiert ist. Mit CC erhält Ihr Team durch einfaches Versenden einer Nachricht ein klares Bild der Informationslage. Manchmal möchten Sie möglicherweise Kopien per E-Mail an Kollegen senden, damit diese ihre Aufgaben erfüllen können.

Beispiel: Sie betreiben gemeinsam ein Einzelhandelsgeschäft und müssen einen Kassenbon bestellen. Sie senden eine Bestellung per E-Mail an den Papier- und CC-Lieferanten Ihres Unternehmens, den Unternehmenscontroller Ihres Unternehmens und einen anderen Manager. Der Verantwortliche erhält die Bestellung, damit er darüber berichten kann. Ihr Kollege weiß, dass die Quittung unterwegs ist, und das Unternehmen, das das Papier liefert, kann sich bei Versand- oder Rechnungsproblemen an die richtige Person wenden.

Was bedeutet BCC?

BCC ist die Abkürzung für Blind Copy. Es erfüllt die gleiche Kopierfunktion wie CC, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden: Als BCC eingegebene E-Mails sind für andere Empfänger unsichtbar und erhalten keine zukünftigen Antworten im Thread. Daher ist Bcc nützlich, wenn Sie die Privatsphäre von Empfängern schützen möchten, die dieselbe E-Mail erhalten müssen. Dies ist auch eine praktische Option für E-Mails mit langen Empfängerlisten, da dadurch die Unordnung vermieden wird, die sonst bei einer CC-Liste auftreten könnte.

Vermarkter verlassen sich auf BCC, um elegante E-Mails zu versenden, um ihre Mailinglisten zu füllen und gleichzeitig die Privatsphäre der Kunden zu respektieren. Beachten Sie, dass ein Bcc-Empfänger, wenn er „Allen antworten“ verwendet, seine Anwesenheit in der Kette allen An- und Cc-Empfängern offenbart.

Beispiel: Sie sind Einkaufsleiter eines Kaufhauses in einem Einkaufszentrum. Früher erlaubte das Einkaufszentrum die Lieferung bereits um 6 Uhr morgens, änderte jedoch seine Richtlinien dahingehend, dass Lieferungen erst nach 7 Uhr morgens möglich waren. Um alle Ihre Lieferanten über die Änderung zu informieren, schreiben Sie eine E-Mail mit detaillierten Angaben zu der neuen Richtlinie und dem BCC jedes Lieferanten. Sie informieren alle Lieferanten einer langen Liste auf einmal und geben ihre E-Mail-Adressen nicht untereinander weiter.

Was ist der Unterschied zwischen CC- und BCC-E-Mail?

CC und BCC erfüllen die gleiche Funktion, der Unterschied zwischen ihnen liegt also in ihrem beabsichtigten Zweck. Einige Unterscheidungsfaktoren zwischen den beiden sind:

• Visuelle Anziehungskraft: Mit BCC können Sie attraktivere E-Mails erstellen. Wenn Sie Bilder oder speziell gestalteten Text einfügen, werden Ihre E-Mail-Zuschauer dies zu schätzen wissen, ohne dass am Anfang Ihrer Nachricht eine lange Liste mit Namen oder E-Mail-Adressen steht.

• Typischer Empfänger: Organisationen nutzen häufig CC, weil eine offene Kommunikation die Effizienz und das Bewusstsein der Mitarbeiter verbessern kann. Der typische Empfänger von CC ist also ein Berufskollege. Obwohl Unternehmen BCC von Zeit zu Zeit intern verwenden, verwenden sie es häufiger, wenn sie extern mit mehreren anderen Unternehmen, Kunden oder potenziellen Kunden kommunizieren.

• Möglichkeiten zur Diskussion: Normalerweise melden Sie sich mit Abonnenten an, die nicht auf Ihre E-Mail antworten müssen. Opt-in-Empfänger antworten jedoch häufig, wenn sie etwas Wertvolles haben. Der BCC-Empfänger beteiligt sich nicht an der breiteren Diskussion mit anderen Empfängern.

• Datenschutz: Sie würden jemanden nicht kopieren, wenn Sie seine Aufnahme in einen E-Mail-Thread verbergen möchten. BCC kann jedoch die Geheimhaltung wahren, wenn dies in einer sensiblen Situation wichtig ist.

Was sind die Gebote und Verbote bei der Verwendung von CC?

Hier sind die Dos und Don’ts bei der Verwendung von CC:

Nutzen Sie CC, um Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten

Verwenden Sie CC, wenn Sie Informationen mit Teammitgliedern teilen möchten, die nicht Ihr Hauptempfänger sind. Zu den Fällen, in denen das CC Kollegen ordnungsgemäß über Entwicklungen informieren kann, gehören:

• Abschließen von Liefergegenständen: Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, an dem andere Kollegen beteiligt sind, kann CC Ihr gesamtes Team über Ihre Fortschritte bei der Erreichung der Liefergegenstände auf dem Laufenden halten.

• Personalveränderungen: Gerade in großen Organisationen kann es schwierig sein, bei jeder Personalveränderung den Überblick zu behalten. Dies ist für CC sowohl höflich als auch hilfreich für alle, die davon profitieren würden, zu wissen, ob ein Mitarbeiter anfängt, die Rolle wechselt oder ausscheidet.

• Abschluss anfordern: Wenn Ihr Vorgesetzter oder Kollege Sie bittet, eine Aufgabe zu erledigen, beispielsweise das Versenden von Dokumenten, können Sie eine Kopie davon in entsprechenden E-Mails senden, um ihn darüber zu informieren, dass Sie die Aufgabe abgeschlossen haben.

Verwenden Sie CC, um die Dringlichkeit hervorzuheben

In E-Mails den richtigen Ton zu finden, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie vermitteln möchten, dass ein Problem dringend ist, ohne anspruchsvoll zu klingen. Wenn die Aufgabe für Ihr Unternehmen oder ein Mitglied der Geschäftsleitung von entscheidender Bedeutung ist, können Sie in Ihrer E-Mail eine Kopie der Kopie an den Manager oder die Führungskraft senden, damit der Empfänger weiß, dass die Angelegenheit sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Dies verringert die Notwendigkeit, Höflichkeit mit Festigkeit zu verbinden, und vereinfacht das Schreiben.

Verwenden Sie CC, um Personen vorzustellen

Vertrautheit ist ein gemeinsames Merkmal der Geschäftstätigkeit. Der Einsatz von CC hierfür ist intelligent und effektiv. Wenn Sie beispielsweise den Vertriebsmitarbeiter, mit dem Sie zusammenarbeiten, darüber informieren möchten, dass Sie eine neue Rolle übernehmen, können Sie eine erläuternde E-Mail schreiben und eine Kopie Ihres Ersatzes senden. Beide Parteien erhalten gegenseitig die Kontaktdaten und können sich nun direkt vorstellen.

Verwenden Sie CC nicht, wenn die Informationen nicht nützlich sind.

Es ist eine gute Angewohnheit, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, aber denken Sie daran, CC nicht zu oft zu verwenden. Vielen Berufstätigen fällt es schwer, ihre Posteingänge organisiert zu halten und jede an sie gesendete E-Mail zu lesen. Wenn die Informationen in Ihrer E-Mail es ihnen nicht wirklich ermöglichen, bessere oder intelligentere Arbeit zu leisten, sollten Sie darüber nachdenken, sie aus der Konversation auszuschließen.

Verwenden Sie CC nicht, um Ihre Enttäuschung auszudrücken

Wenn bei der Arbeit ein Problem auftritt, das andere Teammitglieder betrifft, ist es wichtig, es konstruktiv zu lösen. Letztendlich können Sie mit Ihrem Vorgesetzten und relevanten Kollegen sprechen, um eine Lösung zu finden, aber vermeiden Sie es, dieses Gespräch mit CC zu beginnen. Wenn Sie Ihrem Vorgesetzten über das Problem schreiben und es an Ihre Kollegen weitergeben, sind diese möglicherweise überrascht und defensiv. Wenden Sie sich privat an Ihren Vorgesetzten, um Ihre Bedenken anzusprechen, damit er eine gesunde Diskussion fördern kann.

Verwenden Sie CC nicht für viele Empfänger

CC zeigt jedem Empfänger an, wen Sie sonst noch informieren wollten. Wenn CC-Listen zu lang werden, gehen diese Informationen verloren. Beispielsweise könnte jemand fälschlicherweise annehmen, dass ein Kollege Ihre E-Mail erhalten hat, weil er normalerweise auf Ihrer langen Liste von CC-Empfängern steht, aber dieses Mal nicht. Wenn Sie glauben, dass die Möglichkeit eines Missverständnisses besteht, können Sie in Ihrer E-Mail jederzeit vermerken, wen Sie angegeben oder nicht angegeben haben.

Kopieren Sie nicht, wenn Sie eine Antwort benötigen

Da die meisten Fachleute davon ausgehen, dass Sie sie aus Höflichkeit oder aus Gründen ihres Allgemeinwissens auf CC setzen, priorisieren sie CC-E-Mails möglicherweise nicht. Wenn Sie Informationen oder Hilfe von einem Kollegen benötigen, schreiben Sie ihm als Hauptempfänger. Dies signalisiert, dass Sie direkt mit ihnen kommunizieren und eine Antwort erwarten.

Was sind die Gebote und Verbote bei der Verwendung von BCC?

Hier sind die Dos und Don’ts bei der Verwendung von BCC:

Verwenden Sie BCC, um mit Kunden zu kommunizieren

Wenn Kunden Ihnen ihre persönlichen Daten anvertrauen, sind Sie dafür verantwortlich, sorgfältig damit umzugehen und sie vertraulich zu behandeln. Wenn Sie einen Newsletter, eine Werbung oder ein Update an Kunden versenden, stellen Sie sicher, dass Sie BCC verwenden, damit Sie die E-Mails der einzelnen Empfänger nicht aneinander weiterleiten. Das richtige BCC bewahrt den Respekt und die Loyalität Ihrer Kunden.

Nutzen Sie BCC für viele Empfänger

Wenn Sie eine E-Mail an eine große Anzahl von Empfängern senden, verwenden Sie am besten BCC. Typischerweise gehören zu der langen Liste der Empfänger auch Personen, die sich nicht kennen und nicht möchten, dass ihre E-Mail-Adressen veröffentlicht werden. BCC verbessert außerdem die Lesbarkeit Ihrer Inhalte, indem es Ihre E-Mail-Liste ausblendet.

Verwenden Sie BCC für anonyme E-Mails

Nicht-persönliche E-Mails, die keine weiteren Maßnahmen erfordern, sollten BCC verwenden. Bei der gleichzeitigen Übermittlung allgemeiner Informationen an mehrere Personen bringt die gemeinsame Nutzung von E-Mail-Adressen in der Regel keinen Vorteil. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail über eine interne Richtlinienänderung an die gesamte Organisation senden müssen, verwenden Sie am besten BCC.

Nutzen Sie BCC, um Ihre Interessen zu schützen

Wenn Sie das Gefühl haben, dass sich ein Kollege oder eine Person außerhalb Ihres Unternehmens bei der Kommunikation per E-Mail unangemessen verhält, kann Ihre Personalabteilung Sie bitten, BCC für zukünftige Kommunikationen zu verwenden. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie etwaiges problematisches Verhalten dokumentieren und nicht alleine damit umgehen müssen. Verwenden Sie diesen Ansatz nur nach Rücksprache mit dem Management, um sicherzustellen, dass es Ihre Absicht, BCC zu verwenden, versteht.

Für persönliche E-Mails kein BCC verwenden

Der persönliche Austausch per E-Mail sollte respektvoll und transparent sein. Die Verwendung von BCC in einer persönlichen E-Mail setzt voraus, dass Sie den Dritten vor dem Empfänger verbergen. Verlassen Sie sich auf CC, anstatt positive Arbeitsbeziehungen zu Ihren beruflichen Kontakten zu pflegen.

Geben Sie kein BCC an, wenn der BCC-Empfänger möglicherweise antwortet

Wenn der BCC-Empfänger allen antwortet und sich Ihren An- und Cc-Empfängern zeigt, kann es zu Missverständnissen oder Bedenken kommen. An- und Cc-Empfänger möchten wahrscheinlich wissen, warum Sie den BCC-Empfänger ausgeblendet haben. Stellen Sie daher sicher, dass es einen klaren Grund gibt, wenn Sie BCC verwenden. Beispielsweise können Sie einen informativen Artikel schreiben, um ihn innerhalb Ihrer Organisation zu verteilen, möchten ihn aber auch mit einem Freund teilen, der Freude an Ihrer Arbeit hat. Wenn Sie Ihrem Freund ein BCC senden und er antwortet, fragen sich Ihre Kollegen möglicherweise, warum Sie jemanden außerhalb des Unternehmens in Ihre Arbeitskommunikation einbezogen haben.