Häufig gestellte Fragen zur Spesenabrechnung

9. März 2021

Die ordnungsgemäße Erfassung von Ausgaben und die Aufbewahrung von Belegen können die finanzielle Leistung eines Unternehmens oder einer gemeinnützigen Organisation verbessern und die Kostenerstattung erleichtern. Die gebräuchlichste und effektivste Methode zur Kostenverfolgung ist eine Spesenabrechnung. Spesenabrechnungen können je nach den Anforderungen der Situation und des Arbeitgebers variieren, im Allgemeinen gelten jedoch einheitliche Anforderungen. In diesem Artikel beantworten wir häufig gestellte Fragen zu Spesenabrechnungen und Spesentabellen und besprechen, warum sie wichtig sind, wie man sie erstellt und was darin enthalten sein sollte.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Spesenabrechnungen sind interne Dokumente, die von einem Unternehmen erstellt werden, um Ausgaben zu verfolgen. Am häufigsten werden Spesenabrechnungen verwendet, um die Ausgaben zu erfassen, die einem Mitarbeiter bei der Erfüllung seiner Aufgaben entstehen. Anschließend kann der Arbeitnehmer den Bericht und die Belege zur Erstattung bei seinem Arbeitgeber einreichen. Geschäftsinhaber können Spesenabrechnungen auch verwenden, um Gemeinkosten und andere Ausgaben zu verfolgen.

Arbeitgeber verlangen möglicherweise Spesenabrechnungen für bestimmte Ereignisse oder größere Ausgaben wie Geschäftsreisen. Sie können es auch monatlich oder vierteljährlich für laufende Ausgaben wie Kundenessen und Büromaterial berechnen. Wenn bei Ihnen regelmäßig Geschäftsausgaben anfallen, sollten Sie den Einsatz einer E-Buchhaltungssoftware und die Speicherung digitaler Kopien von Belegen in Betracht ziehen. Dies kann die Organisation verbessern, Verluste verhindern und das Auffinden von Aufzeichnungen erleichtern.

Warum sind Spesenabrechnungen wichtig?

Einige Arbeitgeber verlangen Spesenabrechnungen für die Verwendung von Unternehmensmitteln durch den Arbeitnehmer oder zur Berechnung der Erstattung, wenn der Arbeitnehmer sein eigenes Geld für Arbeitszwecke ausgegeben hat. Für alle Unternehmen, auch für Einzelunternehmer, können Spesenabrechnungen bei der Finanzberichterstattung und bei zukünftigen Budgetentscheidungen hilfreich sein. Unternehmen verwenden auch Spesenabrechnungen und zugehörige Belege, wenn sie Steuern einreichen oder Prüfungen durchführen.

So erstellen Sie Spesenabrechnungen

Branchenstandards und -praktiken können variieren, einige Elemente bleiben jedoch in allen Spesenabrechnungen gleich. Einfache Spesenabrechnungen geben Auskunft über die berichtende Partei und das Unternehmen, führen die datierten und aufgeschlüsselten Ausgaben auf, geben den Gesamtbetrag an und versehen das Dokument mit einer Unterschrift. Zur Überprüfung können Sie auch entsprechende Belege beifügen.

Hier sind die Schritte zum Erstellen einer einfachen Spesenabrechnung:

1. Erstellen Sie eine Vorlage oder wählen Sie sie aus

Wenn Ihr Arbeitgeber kein Spesenabrechnungsformular zur Verfügung stellt, können Sie eine Vorlage finden oder eine eigene erstellen. Fragen Sie einen Kollegen oder finden Sie eine Musterspesenabrechnung in Ihrer Branche, die Sie als Referenz verwenden können. Geben Sie oben in Ihrem Bericht Ihren Firmennamen, Ihren vollständigen Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, eine eventuelle Mitarbeiteridentifikationsnummer und den Zeitrahmen an. Dies kann besonders in großen Unternehmen wichtig sein, die mehrere Berichte verarbeiten.

2. Passen Sie die Kategorien an Ihre Bedürfnisse an

Abhängig von Ihren Umständen müssen Sie möglicherweise die Kategorien, die normalerweise in Spesenabrechnungen enthalten sind, weglassen oder erweitern. Nehmen Sie alle zusätzlichen Anpassungen vor, wenn dies von Ihrem Vorgesetzten verlangt wird oder in Ihrem Mitarbeiterhandbuch angegeben ist. Wenn Sie Ausgaben haben, die berechnet werden müssen, z. B. eine Erstattung pro Meile, können Sie ein Feld einfügen, um die laufende Summe anzuzeigen.

3. Geben Sie jede Ausgabe detailliert an

Spesenabrechnungen sollten für die Budgetierung und Finanzberichterstattung so detailliert wie möglich sein, insbesondere wenn keine Belege verfügbar sind. Geben Sie das Datum jeder getätigten Transaktion, eine kurze Beschreibung des Kaufs und seinen Wert an. Vergleichen Sie Ihren Bericht mit gedruckten Quittungskopien, um Ihre Behauptungen zu untermauern.

4. Berechnen Sie die Summe

Die Zusammenfassung sollte klar und korrekt sein und am Ende Ihres Berichts vor den Unterschriften aufgeführt werden. Ziehen Sie alle Vorschüsse oder Tagegelder ab, die Sie erhalten haben, und überprüfen Sie den Gesamtbetrag noch einmal, um Streitigkeiten zu vermeiden. Zusätzlich zu Ihrer eigenen Unterschrift benötigen Sie möglicherweise einen Vorgesetzten, der Ihren Bericht unterschreibt, bevor Sie ihn einreichen und Ihre Rückerstattung erhalten.

5. Fügen Sie Quittungen bei

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ausgaben nachverfolgen können, indem Sie Belege für berufsbedingte Einkäufe aufbewahren. Möglicherweise können Sie von Lieferanten, die zum Zeitpunkt des Verkaufs zunächst keine Quittung anbieten, eine Quittung anfordern. Bedenken Sie, dass Ihre Kredit- oder Debitkartentransaktionshistorie keine Quittung ist und möglicherweise nicht genügend Informationen enthält, damit Ihr Arbeitgeber sie als Spesennachweis akzeptieren kann. Erstellen Sie Kopien aller Belege, die Sie Ihrem Bericht beifügen.

6. Reichen Sie eine Spesenabrechnung ein

Befolgen Sie die Anweisungen Ihres Unternehmens zum Einreichen Ihrer Spesenabrechnung und stellen Sie sicher, dass diese eingeht und als vollständig betrachtet wird. Bewahren Sie Kopien aller Ihrer Kontoauszüge und Quittungen für Ihre persönlichen Unterlagen auf.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein in einem Tabellenformat organisierter Ausgabenbericht. Tabellenkalkulationen sind eine einfache Möglichkeit, Ausgaben mithilfe von Software zu verfolgen und zu berechnen. Es stehen zahlreiche Buchhaltungsprogramme für Privatpersonen und Unternehmen zur Verfügung, mit Vorlagen für Spesenabrechnungen und der Möglichkeit, eigene zu erstellen. Genau wie ein Bericht enthält die Spesentabelle Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Daten, aufgeschlüsselte Ausgaben, Zwischensummen und Gesamtsummen.

Welche Vorteile bieten Spesentabellen?

Die Verwendung einer Spesentabelle gegenüber einem Bericht bietet mehrere mögliche Vorteile. Möglicherweise stellen Sie beispielsweise fest, dass Tabellenkalkulationen es einfacher machen, Ausgaben sofort hinzuzufügen, anstatt bis zum Ende einer Periode zu warten, um alle Ausgaben auf einmal zu erfassen. Dies kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Sie am Ende des Berichtszeitraums Angaben zu Ausgaben oder Einkäufen vergessen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Tabellenkalkulationen leicht durchsuchbar sind, was sie ideal für lange Berichte mit vielen Datensätzen macht. Sie können beim Versenden des Berichts auch Platz für Unterschriften vorsehen.

Was gehört in eine Spesenabrechnung oder ein Arbeitsblatt?

Die Kategorien oder Posten, die in einer Spesenabrechnung oder Spesenabrechnung enthalten sein müssen, können je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens und der Art Ihrer Ausgaben variieren. Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was in Ihrem Dokument erwartet wird. Hier finden Sie jedoch eine Liste häufiger Ausgaben, die häufig in einer Spesenabrechnung oder -tabelle aufgeführt werden müssen:

• Reserven

• Werkzeuge

• Flugpreis

• Benzin

• Kilometerstand

• Bezahlung der Reise

• Unterhaltung für Kunden

• Gehäuse

• Ernährung

• Parkgebühr

• Kosten für die Autovermietung