Häufig gestellte Fragen zu Projektmanagement-Software

Projektmanagement ist eine wichtige Rolle, die Unternehmen dabei hilft, Initiativen umzusetzen und ihr Geschäft auszubauen. Für Projekte, die die Beteiligung mehrerer Teammitglieder erfordern, können Sie Projektmanagement-Tools verwenden. Sie können Team-Projektmanagementsoftware verwenden, um Ihrem Team dabei zu helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.

In diesem Artikel beantworten wir häufig gestellte Fragen zu Projektmanagement-Software, einschließlich Themen wie „Was ist Projektmanagement-Software“, welche Vorteile und Komponenten bietet sie und wie Sie den für Sie besten Typ auswählen.

Was ist Projektmanagement-Software?

Bei Projektmanagementsoftware handelt es sich um eine Art von Software, die zur Organisation eines Projekts verwendet werden kann, an dem mehrere Personen und Anbieter beteiligt sind. Diese Software verfügt in der Regel über Planungsfunktionen und Flussdiagramme, die Ihnen dabei helfen, festzustellen, wie jede Aufgabe mit anderen Aufgaben zusammenhängt.

Mit diesen Funktionen können Sie Ihren Ansatz zur schnellen und effizienten Fertigstellung Ihres Projekts organisieren. Häufig verfügt diese Software auch über Budgetierungs- und Kommunikationsfunktionen, mit denen Sie aktuelle Informationen zu Ihrem Projekt an einem Ort aufbewahren können.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Team-Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software kann für Teamprojekte die folgenden Vorteile bieten, darunter:

Bieten Sie Einblick in das gesamte Projekt

Mit einer Projektmanagementsoftware können Sie Ihre Projekte, Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne in ein System eingeben, das Grafiken für Sie erstellt. Diese Zeichnung kann Ihnen einen Überblick über Ihr Projekt als Ganzes geben und Ihnen helfen, es besser zu verstehen.

Sie können die Beziehung zwischen jeder Aufgabe und dem Fortschritt Ihres Teams anzeigen, basierend darauf, wie viel von dem Projekt Ihr Team noch abschließen muss. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, den effizientesten Weg zu planen, um das Projekt pünktlich abzuschließen. Die Überprüfung des gesamten Projektumfangs und seiner Ressourcen kann Ihnen auch dabei helfen, Ihr Budget und dessen Schwankungen zu überprüfen.

Helfen Sie beim Festlegen von Aufgaben

Der Einsatz von Projektmanagement-Software kann Ihnen bei der Organisation Ihrer Projekte und Aufgaben helfen. Sie können Aufgaben verschieben, sie verschiedenen Personen zuweisen und ihre Priorität nach Bedarf ändern. In Projektmanagement-Software sind diese Aufgaben häufig bereits in die Benutzeroberfläche integriert, sodass Sie problemlos Änderungen an Ihren Projektaufgaben vornehmen können. Diese Art von Software kann diese Aufgabenänderungen auch in Ihrem Zeitplan, Budget und den Kommunikationskanälen Ihres Teams aktualisieren.

Berichterstellung zulassen

Sie können jeden Aspekt Ihres Projekts in eine Projektmanagement-Software eingeben, sodass alle Ihre Informationen an einem Ort sind. Dazu gehört die Aufzeichnung, wie viele Personen an dem Projekt arbeiten, wie lange es dauert, das Projekt abzuschließen, und Ihr Budget. Auf diese Daten können Sie später in Ihrer Software zugreifen, um festzustellen, wie gut Sie Ihre Ziele im Vergleich zu früheren Projekten erreicht haben.

Wenn Sie beispielsweise daran arbeiten, die Geschwindigkeit Ihres Forschungs- und Entwicklungsprojekts zu erhöhen, können Sie Berichte darüber erhalten, wie schnell das Team seine Aufgaben erledigt hat, und feststellen, ob es seine Ziele erreicht hat.

Kommunikation verbessern

Wenn Teams zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, ist es hilfreich, die Prioritäten und Erwartungen des Projekts zu kennen. Die Verwaltung Ihres Projekts an einem Ort mit allen Zeitplänen und Aufgaben kann eine klare Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ermöglichen, die für das Projektmanagement unerlässlich ist. Projektmanagement-Software verfügt in der Regel über einen Bereich, der die Kommunikation erleichtert und Teams dabei helfen kann, ihre Kommunikation zum besseren Verständnis aufzuzeichnen und zu referenzieren.

Erstellen Sie eine Organisation

Mit einer Projektmanagementsoftware haben Sie die Möglichkeit, alle Elemente Ihres Projekts einzugeben. Wenn Sie alle Ihre Dateien, Nachrichten und Aktualisierungen an einem Ort aufbewahren, bleibt Ihr Projekt organisiert. Diese Art von Software bietet auch vorgefertigte Organisationsstrukturen für die Erstellung von Grafiken und anpassbaren Präsentationen Ihres Projekts. Durch die Organisation können andere Aspekte eines Projekts besser verwaltet werden, da Sie während des gesamten Prozesses problemlos auf Elemente verweisen können.

Welche Faktoren sollten Sie bei der Verwendung von Team-Projektmanagement-Software berücksichtigen?

Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Verwendung von Projektmanagement-Software berücksichtigen sollten:

Aufgaben

Sie können Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuweisen und diese weiter in Schritte oder Unteraufgaben unterteilen. Projektmanagement-Software kann diese Aufgaben auf unterschiedliche Weise anzeigen, beispielsweise als Karten, Nachrichten oder als Zeitleiste. Es kann auch die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben anzeigen.

Zeitpläne

Zeitpläne sind wichtig, um Ihr Projekt im Zeitplan zu halten. Sie können jede Aufgabe so planen, dass der Fortschritt Ihres Projekts während der gesamten Dauer konstant bleibt. Sie können auch Zeitpläne mit Ihren Teammitgliedern teilen, damit jeder über seine Fristen und Beiträge zum Projekt informiert ist.

Datenaustausch

Die Dateifreigabe kann Ihnen bei der Organisation Ihrer Projekte helfen, insbesondere für die digitale Industrie. Mithilfe der Dateifreigabe können Sie Anweisungen, Bilder und Nachrichten zwischen Lieferanten, Kunden und Ihrem Team senden. Wenn Sie an einem digitalen Projekt arbeiten, kann die Dateifreigabe die gemeinsame Nutzung von Assets, Liefergegenständen und Endprodukten umfassen.

Welche Software eignet sich für die Verwaltung von Teamprojekten?

Hier sind sechs Beispiele für Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihr Team verwalten können:

1. Bienenstock

Hive ist ein Projektmanagement-Tool, das auf seiner Projektmanagement-Website Chat- und E-Mail-Funktionen umfasst. Mit diesem Tool können Sie Projektaktivitätskarten erstellen, die verschiedene Aufgaben darstellen. Ihre Teammitglieder können Dateien hinzufügen, Karten kommentieren, genehmigen und den Fortschritt der anderen bei jedem Auftrag verfolgen. Hive bietet außerdem verschiedene Projektmanagement-Ansichten wie Gantt und Kanban, sodass Sie Ihr Projekt sehen können, während Sie bewerten, wie es weitergehen soll.

2. Monday.com

Monday.com konzentriert sich auf die visuelle Präsentation des Projekts. Es organisiert jedes Projekt in einem Zentrum und spiegelt den Fortschritt jeder Aufgabe mithilfe eines Zeitleistendiagramms wider. Diese Software ist webbasiert, was bedeutet, dass Teams von überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, darauf zugreifen können.

Remote-Teams oder Personen, die häufig reisen, bevorzugen möglicherweise diese Art von Teamprojektmanagement-Software. Diese Seite eignet sich möglicherweise auch für Teams, die gleichzeitig an mehreren kleinen Projekten arbeiten.

3.Drücken Sie nach oben

ClickUp ist eine Projektmanagement-Software mit einer tragbaren Online-Version, die anpassbare Ansichten bietet. Sie können Ihr Projekt als Liste, nach Frist oder nach Arbeitsbelastung einzelner Teammitglieder organisiert anzeigen. Es verfügt außerdem über eine Zeiterfassungsintegration und zwei Möglichkeiten zum Synchronisieren von Kalendern, d. h. durch die Aktualisierung eines Datums oder Ereignisses in einem Kalender werden auch zugehörige Kalender aktualisiert.

4. Asana

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das sich auf die Benutzererfahrung konzentriert. Mit diesem Tool können Benutzer ihre Felder weiterentwickeln, um den Überblick über wichtige Elemente eines Projekts zu behalten. Es bietet viele zusätzliche Bereiche für die Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Teamseiten, auf denen Teammitglieder offen zusammenarbeiten können, und Smart Box, wo Teammitglieder Massennachrichten über wichtige Updates senden können. Diese Software bietet auch eine nahtlose Integration mit anderer beliebter Projektmanagement- und Kommunikationssoftware.

5. GantPro

GanttPro nutzt die Gantt-Methode für das Projektmanagement. Benutzer können Projekte mit interaktiven Diagrammen planen, die ihre Aufgaben in Schritte und Unteraufgaben aufteilen. Sie können ihre Zeitleiste verwenden, um den Fortschritt zu markieren und die für jede Aufgabe zugewiesenen Ressourcen zu messen. Dieser Rahmen ermöglicht es ihnen auch, die Kosten des Projekts zu messen.

6. Trello

Trello ist eine Projektmanagement-Website, die es kleinen Teams ermöglicht, die einfache Kanban-Methode zu nutzen. Dadurch können Sie für jedes Projekt unterschiedliche Dashboards erstellen und Aufgaben in Karten unterteilen. Sie können jeder Karte mehrere Nachrichten hinzufügen, um einzelne Elemente jeder Aufgabe oder Aufgabenphase darzustellen.

Wenn Sie beispielsweise an einem Innenarchitekturprojekt arbeiten, könnte jede Karte einen anderen Raum darstellen und jeder Beitrag könnte ein Element im Raum darstellen. Anschließend können die Teammitglieder jeden Beitrag bearbeiten und kommentieren, um sich gegenseitig über den Fortschritt bestimmter Meilensteine ​​zu informieren.

Wie können Sie entscheiden, welche Software für die Verwaltung des Arbeitsablaufs Ihres Teams am besten geeignet ist?

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software die folgenden Faktoren:

Kosten

Verschiedene Projektmanagement-Softwareprogramme bieten kostenlos wertvolle Dienste an. Projektmanagement-Software kann auch unterschiedliche Kosten verursachen. Berücksichtigen Sie daher bei Ihrer Entscheidung, wie viel sich Ihr Team leisten kann.

Wenn Ihre Projekte beispielsweise aufgrund der Größe Ihres Teams oder der Art Ihrer Projekte zusätzliche Funktionen oder Bandbreite erfordern, gibt es möglicherweise Optionen, bei denen Sie Preise für eine benutzerdefinierte Funktionsliste aushandeln können. Sie können auch so viel bezahlen, wie Sie sich leisten können, und ein gutes Projektmanagementprodukt mit vielen Optionen nutzen.

Teamgröße

Überlegen Sie, wie viele Personen Ihr Team hat, denn dies kann sich darauf auswirken, wie viele Organisationsfunktionen Sie benötigen und wie viel die Software kostet. Wenn Sie ein großes Team haben, das an verschiedenen Projekten arbeitet, erfordert die Komplexität Ihrer Projekte möglicherweise eine ausgefeiltere Projektmanagement-Software. Einige Softwareunternehmen berechnen pro Lizenz oder pro Benutzer. Wenn Sie also ein kleines Team haben, könnte diese Gebührenstruktur für Sie funktionieren. Möglicherweise möchten Sie bei der Auswahl der Software auch berücksichtigen, wie viele Projekte gleichzeitig ausgeführt werden und wie viele Personen Zugriff auf jedes Projekt benötigen.

Zugang

Überlegen Sie, wie viele Personen von wie vielen Orten aus Zugriff auf die Software benötigen. Wenn viele Benutzer remote arbeiten oder reisen, können Sie Software verwenden, die hauptsächlich online verfügbar ist. Sie können auch nach Software suchen, die auf verschiedenen Geräten funktioniert.

Remote- oder reisende Mitarbeiter können ihre Telefone oder Tablets verwenden, um auf ihre Projektmanagement-Tools zuzugreifen. Berücksichtigen Sie daher bei Ihrer Auswahl die Benutzeroberfläche dieser Geräte. Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise nach Software suchen, die den Zugriff bestimmter Teams auf verschiedene Projekte einschränken kann. Dies kann für bestimmte Organisationen erforderlich sein, die im Sicherheitsbereich tätig sind.

Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Projekte wachsen, stellen Sie sicher, dass Sie über ein Projektmanagementsystem verfügen, das Sie skalieren können, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Berücksichtigen Sie bei der Betrachtung von Kosten und Teamgröße, wie lange Sie die Projektmanagement-Software voraussichtlich nutzen werden und wie stark Sie in dieser Zeit wachsen werden. Die Planung der Skalierbarkeit kann Ihnen dabei helfen, Entscheidungen zu treffen, die Ihr Wachstum unterstützen und Sie auf den zukünftigen Erfolg vorbereiten.

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