Häufig gestellte Fragen zu Meetings und Design (mit Tipps) • BUOM

3. August 2021

Die meisten Unternehmen nutzen Besprechungen, um wichtige Informationen auszutauschen und Input von vielen Teammitgliedern zu erhalten. Wenn sichergestellt wird, dass Meetings ihre Ziele erreichen, kann ein Unternehmen seine Ziele erreichen und seinen Mitarbeitern ein besseres Erlebnis bieten.

Durch die Planung und Moderation von Besprechungen können Sie Ihre Besprechungen optimieren und Ihrem Unternehmen dabei helfen, diese Ergebnisse zu erzielen. In diesem Artikel beantworten wir einige häufig gestellte Fragen zur Moderation von Besprechungen, darunter, was es ist, welche Vorteile es bietet, welche Aufgaben damit verbunden sind und wie Sie es zum Nutzen Ihres Unternehmens nutzen können.

Was ist Meeting-Design und -Moderation?

Bei der Gestaltung und Moderation von Meetings handelt es sich um den Prozess der Planung und Vorbereitung eines Meetings. Dieser Prozess liegt oft in der Verantwortung einer qualifizierten Person, die als „Besprechungskoordinator“ bezeichnet wird, obwohl manchmal auch andere Team- oder Projektleiter diese Rolle übernehmen können. Moderatoren sind in der Regel für zwei Hauptelemente eines Meetings verantwortlich: Inhalt und Ablauf.

Bei der Besprechung geht es um den Inhalt, und um den Prozess geht es darum, wie Mitarbeiter Probleme besprechen und Entscheidungen treffen. Wenn Sie sicherstellen, dass der Inhalt und der Prozess auf dem neuesten Stand bleiben, kann das Meeting erfolgreicher sein.

Welche Vorteile bietet die Moderation von Meetings?

Ein guter Besprechungsplan kann dazu beitragen, dass eine Besprechung ihre Ziele erreicht, indem er sich auf die Tagesordnung konzentriert und es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell und einfach Entscheidungen zu treffen. Es kann auch dazu führen, dass Diskussionen konfliktfrei verlaufen und ein besseres Arbeitsumfeld für die Teilnehmer geschaffen wird. Effektive Meetings können auch dafür sorgen, dass ein Unternehmen von den Ideen und Fähigkeiten aller seiner Mitarbeiter profitiert.

Vor welchen Herausforderungen stehen Meeting-Moderatoren?

Meeting-Moderatoren können vor und nach Meetings eine Vielzahl von Aufgaben erledigen. Vor dem Treffen entwickelt der Moderator oft einen Plan, einschließlich Zielen und Prozessen. Zu Beginn des Meetings kann der Moderator sicherstellen, dass es dem Plan entspricht. Hier sind einige der spezifischen Aufgaben, die ein Meeting-Moderator haben kann:

Aufgaben vor dem Meeting

Eine gute Vorbereitung ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Meetings. Vor dem Treffen kann der Moderator:

• Legen Sie den Zweck des Treffens fest

• Entwickeln Sie eine Agenda

• Wählen Sie angemessene Konditionen

• Erstellen Sie eine Teilnehmerliste

• Standort finden

• Stellen Sie sicher, dass der Tagungsraum über alle notwendigen Utensilien verfügt und für alle Teilnehmer komfortabel ist.

• Stellen Sie allen Teilnehmern die Materialien zur Verfügung, die sie möglicherweise zur Vorbereitung auf das Meeting benötigen.

• Weisen Sie den Teilnehmern Rollen zu

Aufgaben während des Meetings

Während des Treffens kann der Moderator:

• Konzentrieren Sie die Teilnehmer auf das Ziel

• Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer alle Tagesordnungspunkte nacheinander vollständig abdecken

• Fördern Sie die Diskussion, indem Sie ruhige und erfahrene Menschen zum Reden ermutigen.

• Lösen Sie etwaige Konflikte zwischen den Teilnehmern

• Erstellen Sie ein schriftliches Protokoll des Treffens

• Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer bei Bedarf eine Pause einlegen

• Schließen Sie die Besprechung pünktlich ab

Welche Fähigkeiten sind für Meeting-Moderatoren wichtig?

Die folgenden Fähigkeiten können es jemandem ermöglichen, ein effektiver Meeting-Moderator zu sein:

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten. Für den Meeting-Moderator ist es wichtig, das Team, mit dem er zusammenarbeitet, zu respektieren und eine gute Beziehung zu ihm aufrechtzuerhalten. Dies kann eine stärkere Zusammenarbeit und Kreativität innerhalb des Teams fördern.

• Aktives Zuhören: Das Zuhören und Verstehen aller Teilnehmer kann sicherstellen, dass die Teilnehmer die besten Ideen hören. Es kann auch eine Atmosphäre des Vertrauens schaffen und Spannungen zwischen den Mitarbeitern verhindern.

• Durchsetzungsvermögen: Durchsetzungsvermögen kann dem Besprechungsleiter dabei helfen, das Meeting selbstbewusst in eine neue Richtung zu lenken, wenn es von seinen Zielen abweicht.

• Neutralität: Durch die Wahrung der Neutralität können alle Teilnehmer dem Besprechungsprozess vertrauen und wissen, dass ihre Rolle wertgeschätzt wird.

• Kommunikation: Eine sichere Kommunikation kann dem Besprechungsleiter dabei helfen, den Zweck der Diskussion zu erklären und sie effektiv zu moderieren.

Irgendwelche Tipps zur Erleichterung von Besprechungen?

Hier sind einige Tipps, die dazu beitragen, dass Ihre Meetings reibungslos verlaufen und Sie Ihre Ziele erreichen:

Teilen Sie Materialien im Voraus

Erwägen Sie, Materialien im Voraus mit den Teilnehmern zu teilen. Das Material kann eine Tagesordnung für die Besprechung, Informationen zum Besprechungsthema oder Fragen sein, die den Teilnehmern helfen sollen, über das Thema nachzudenken. Sie können physische Materialien oder sie über soziale Medien, E-Mail oder Business-Messaging-Plattformen teilen. Wenn Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer mit einem klaren Verständnis der Diskussion zum Meeting kommen, können sie eine gemeinsame, zeitnahe Entscheidung treffen.

Organisieren Sie einen geeigneten Treffpunkt

Die Schaffung eines komfortablen Raums kann ein wesentlicher Bestandteil eines guten Meetings sein, damit sich die Teilnehmer ohne Ablenkungen voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren und über einen längeren Zeitraum am selben Ort bleiben können. Der Tagungsleiter kann bei der Organisation des Tagungsortes Folgendes berücksichtigen:

• Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer auf bequemen Sitzen mit guter Sicht sitzen.

• Schaffen Sie eine Sitzordnung, die Inklusivität vermittelt.

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter hören und gehört werden können

• Sorgen Sie für Erfrischungen

• Stellen Sie eine angenehme Raumtemperatur ein

• Sorgen Sie für Zugang zu Toiletten

Bewahren Sie es für den vorgeschriebenen Zeitraum auf

Die Aktualität einer Besprechung ist in der Regel für alle Beteiligten sehr wichtig, insbesondere wenn die Besprechung später am Tag oder außerhalb der Geschäftszeiten stattfindet. Stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechung innerhalb der vorgegebenen Zeit beenden können, damit die Mitarbeiter an anderen Besprechungen teilnehmen oder ihrer regulären Arbeit nachgehen können. Ein ausgewiesener Zeitnehmer kann Ihnen dabei helfen, die Diskussion zu leiten und die Besprechung pünktlich zu beenden.

Behalten Sie eine positive Einstellung

Eine positive Einstellung kann dem Meetingleiter dabei helfen, eine offene und motivierende Atmosphäre zu schaffen. Sie können das Meeting mit der Erinnerung eröffnen, Rücksicht auf alle Teilnehmer und deren Meinungen zu nehmen. Es kann auch hilfreich sein, die Diskussion sachlich und fokussiert zu halten, damit sich jeder im Besprechungsraum wohl fühlt, daran teilzunehmen.

Finden Sie einen Helfer

Manchmal kann es hilfreich sein, die Hilfe eines stellvertretenden Moderators in Anspruch zu nehmen, der Ihnen dabei helfen kann, die Zeit im Auge zu behalten, Materialien zu verteilen oder Erfrischungen bereitzustellen. Sie können Sie auch ersetzen, wenn Sie sich direkter an der Diskussion beteiligen möchten. Für diese Rolle könnten Verwaltungsfachleute geeignet sein, die nicht direkt an Besprechungen beteiligt sein müssen.

Bleiben Sie neutral und anpassungsfähig

Während es wichtig ist, die Tagesordnung des Meetings einzuhalten, können sich die Diskussionen manchmal erweitern oder weiterentwickeln, um andere wichtige Themen abzudecken. In diesem Fall kann es für den Besprechungsleiter hilfreich sein, sich frei an neuen Entwicklungen zu beteiligen. Anpassungsfähigkeit während Besprechungen kann neue Lösungen bringen und dazu beitragen, dass die Besprechung ihre Ziele erreicht.

Sorgen Sie für Pausen

Regelmäßige Pausen können den Teilnehmern helfen, sich auf die Diskussion zu konzentrieren. Dies kann besonders bei Besprechungen wichtig sein, die länger als eine Stunde dauern. Sie können die Einstellungen und das Verhalten der Teilnehmer überwachen, um zu wissen, wann eine Pause angebracht ist.

Leiten Sie die Diskussion

Eine Ihrer Hauptaufgaben könnte darin bestehen, das Gespräch auf den Zweck des Meetings auszurichten. Sie können dies erreichen, indem Sie die Diskussion zusammenfassen, Meinungen miteinander verknüpfen und Folgefragen nutzen, um die Situation zu klären und alle Beteiligten einzubeziehen. Dies kann dazu beitragen, dass das Meeting zu einem klaren und für alle zufriedenstellenden Ergebnis kommt.