Gemeinsamkeiten und Unterschiede • BUOM

22. März 2021

Obwohl Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen administrative Unterstützung am Arbeitsplatz leisten, gibt es einige Unterschiede zwischen den beiden Berufen. Wenn Sie die Unterschiede zwischen den Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Positionen kennen, können Sie bei der Arbeitssuche fundiertere Entscheidungen treffen.

In diesem Artikel erläutern wir die Unterschiede zwischen einem Verwaltungsassistenten und einer Sekretärin, die Vorteile und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Rolle und wie man in diesen Bereichen eine Karriere startet.

Was ist ein Verwaltungsassistent?

Ein Verwaltungsassistent kümmert sich um die Instandhaltung des Arbeitsplatzes, indem er Mitarbeiter, Manager und Besucher bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben unterstützt. Je nach Unternehmen übernehmen einige Verwaltungsassistenten sogar Führungspositionen, um Nachwuchskräfte zu betreuen und auszubilden. Die tägliche Arbeitsbelastung eines Verwaltungsassistenten kann je nach Größe der Organisation und Erfahrung in der Position stark variieren. Die meisten Verwaltungsassistenten üben folgende Aufgaben aus:

• Begrüßung der Besucher

• Wir beantworten Anrufe und E-Mails

• Korrespondenz am Arbeitsplatz erfassen

• Postbearbeitung

• Pflege elektronischer Archivierungssysteme

• Diagramme organisieren

• Erstellen einer Agenda

• Kauf von Verbrauchsmaterialien

• Erstellung von Spesenabrechnungen

• Machen Sie sich während Besprechungen Notizen

• Reisevorbereitungen

Was ist eine Sekretärin?

Die Sekretärin ist normalerweise die erste Person, mit der ein Besucher interagiert, wenn er anruft oder den Arbeitsplatz besucht. Sekretärinnen erledigen grundlegende Büroaufgaben wie die Begrüßung von Gästen oder Kunden, das Aufzeichnen wichtiger Informationen, das Beantworten von Telefongesprächen und die Planung von Terminen. Sie erledigen die meisten Verwaltungsaufgaben in einem Unternehmen.

Sekretäre können folgende Aufgaben haben:

• Begrüßen Sie Besucher, sobald sie ankommen

• Bereitstellung von Kundenservice

• Wir beantworten Anrufe und E-Mails

• Korrespondenz am Arbeitsplatz erfassen

• Aufzeichnungen führen

• Betriebsbereite Büroausstattung

• Ausführung von Aufträgen

Verwaltungsassistent vs. Sekretär

Hier sind einige Unterschiede zwischen einem Verwaltungsassistenten und einer Sekretärin:

Gehalt

Der Verwaltungsassistent tut es 15,74 $ pro Stundeund die Sekretärin tut es 13,79 $ pro Stunde. Da Verwaltungsassistenten in der Regel mehr Verantwortung tragen, verdienen sie höher als Sekretärinnen. Allerdings können beide Gehälter je nach Erfahrung, Ausbildung, Standort und Unternehmensgröße variieren. Beispielsweise verdient eine Sekretärin mit umfassender Erfahrung möglicherweise mehr als ein Verwaltungsassistent auf Einstiegsniveau.

Anforderungen

Sekretäre und Verwaltungsassistenten müssen im Allgemeinen keine anderen Anforderungen als einen High-School-Abschluss oder einen GED erfüllen. Da Verwaltungsassistenten häufig mehr Verantwortung tragen, suchen Arbeitgeber möglicherweise nach Kandidaten mit mindestens einem Associate-Abschluss. Bildung kann auch einschlägige Erfahrung ersetzen.

Die Erfahrung kann je nach Rolle und Unternehmen variieren. Sekretärinnen benötigen im Allgemeinen keine Erfahrung, um Einstiegsjobs zu finden, während für einige Stellen als Verwaltungsassistenten möglicherweise etwa ein Jahr Erfahrung erforderlich ist. Unternehmen, die von Sekretärinnen oder Verwaltungsassistenten komplexere Aufgaben erwarten, benötigen möglicherweise entsprechende Erfahrung.

Sowohl Sekretärinnen als auch Verwaltungsassistenten, die in einem Spezialgebiet arbeiten möchten, benötigen möglicherweise etwas Erfahrung. Beispielsweise können Anwaltskanzleien von Sekretären oder Verwaltungsassistenten verlangen, dass sie über Erfahrung oder Kenntnisse im Rechtsbereich verfügen. In Stellenanzeigen kann die Art der erforderlichen Erfahrung angegeben werden, z. B. Anwaltssekretär.

Aufstiegsmöglichkeiten

Sowohl als Sekretärin als auch als Verwaltungsassistentin haben Sie viele Aufstiegsmöglichkeiten. Der übliche Weg für Sekretärinnen besteht darin, nach dem Sammeln einiger Erfahrungen eine Stelle als Verwaltungsassistentin anzunehmen. Verwaltungsassistenten und Sekretäre können außerdem folgende Berufe erlernen:

• Büroleiter

• Büroverwalter

• Verwaltungskoordinator

• Vorstandsassistent

• Verwaltungsdirektor

Da diese Rollen alle Berufe unterstützen und verschiedene Aspekte vieler Berufe erlernen, können sie zu einer anderen Karriere in einem neuen Bereich wechseln. Beispielsweise kann ein Verwaltungsassistent, der für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeitet, Buchhalter oder Buchhalter mit einiger Erfahrung werden.

Fähigkeiten

Sekretärinnen und Verwaltungsassistenten verfügen häufig über ähnliche Fähigkeiten, darunter die folgenden:

• Kommunikation: Diese Verwaltungsfachleute kommunizieren den ganzen Tag über regelmäßig mit Kollegen, Kunden und Managern. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten helfen ihnen bei der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und bei der Betreuung von Kunden.

• Zeitmanagement: Viele Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen planen Besprechungen, treffen Reisevorbereitungen und verwalten die Zeitpläne der Führungskräfte. Zeitmanagement hilft ihnen bei der Planung ihrer Arbeit sowie der Zeitpläne anderer Mitarbeiter.

• Organisation. Die Hauptaufgabe von Verwaltungsfachkräften besteht darin, die Ordnung am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten, einschließlich physischer und digitaler Elemente. Sie können diese Fähigkeit nutzen, um einfach auf Dateien zuzugreifen, den Bestand auszuwerten und anderen beim Auffinden von Geräten oder Informationen zu helfen.

• Computerkenntnisse: Verwaltungsfachleute erledigen den Großteil ihrer Arbeit am Computer, daher sind Computerkenntnisse unerlässlich. Sie müssen effektiv mit E-Mail-Plattformen, Planungssoftware und allen spezifischen Plattformen arbeiten, die ihre Unternehmen nutzen.

• Kritisches Denken: Da von Managementfachkräften möglicherweise viele Arten von Aufgaben übernommen werden müssen, ist kritisches Denken eine nützliche Fähigkeit, die es zu entwickeln gilt. Dadurch können sie lernen, bestimmte Probleme ohne oder mit geringer Aufsicht zu lösen.

• Teamarbeit: Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen interagieren in der Regel mit allen Kollegen in ihren Büros. Sie müssen über ausgezeichnete Teamfähigkeiten verfügen, um mit anderen zusammenzuarbeiten und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Zertifikate

Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen können Zertifizierungen erwerben, um ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Hier sind einige allgemeine Zertifizierungen, die beiden Fachleuten zur Verfügung stehen:

• Zertifizierter Verwaltungsfachmann: Die International Association of Administrative Professionals bietet diese Zertifizierung an. Um für das CAP-Programm in Frage zu kommen, benötigen Sie eine Kombination aus Berufserfahrung und Ausbildung. Je höher Ihr akademischer Abschluss, desto weniger Berufsstunden benötigen Sie, obwohl Sie sich auch ohne Hochschulabschluss qualifizieren können.

• Microsoft Office Specialist: Microsoft bietet mehrere Zertifizierungen an, die auf verschiedenen Office-Programmen basieren. Um MOS-Zertifizierungen zu erhalten, sind weder Erfahrung noch Ausbildung erforderlich. Allerdings müssen Sie in jedem Fachgebiet Zertifizierungsprüfungen bestehen. Da viele Unternehmen Microsoft-Programme verwenden, kann es hilfreich sein, ein MOS zu sein, um Ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.

Vorteile

Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen genießen viele Vorteile, darunter Aufstiegschancen und Flexibilität. Beide Positionen sind typischerweise in kleinen Verwaltungsabteilungen tätig und arbeiten manchmal unabhängig voneinander. Dieser Aspekt könnte für diejenigen interessant sein, die gerne ohne große Aufsicht arbeiten. Da Verwaltungsfachkräfte jedoch mit vielen Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten, eignen sich diese Rollen auch für Personen, die gerne im Team arbeiten.