Finden Sie heraus, wie Sie Koordinator werden können • BUOM

10. Dezember 2019

Was macht ein Koordinator?

Der Koordinator kümmert sich um die Veranstaltungslogistik, die Verwaltung, die Planung und den Geschäftsbetrieb. Sie sind branchenübergreifend tätig und konzentrieren sich vor allem auf die Verbindung von Menschen, Produkten, Kunden und Ressourcen für ein Unternehmen. Zu den zusätzlichen Aufgaben der Koordinatoren können gehören:

• Entgegennahme von Telefonanrufen und Beantwortung von Kundenfragen

• Erstellen und exportieren Sie Daten mit Informationen zu jedem Ereignis

• Helfen Sie bei der Planung von Großveranstaltungen

• Budgetierung für jede Veranstaltung und entsprechende Verteilung der Mittel

• Bearbeitung von Rechnungen von Lieferanten

• Buchung von Veranstaltungsorten, Rednern und Ständen

• Inspektion öffentlicher Bereiche vor und nach Veranstaltungen

• Führung des Sicherheits- und Logistikpersonals

• Unterstützung bei der Förderung des Markenimages in sozialen Netzwerken

• Bearbeitung von Abschlussberichten

• Teilnahme an Veranstaltungen und Einhaltung des Zeitplans

Durchschnittsgehalt

Der Koordinator arbeitet normalerweise Vollzeit und kann Überstunden, Abende oder Wochenenden leisten, wenn Veranstaltungen geplant sind. Die Gehälter der Koordinatoren variieren je nach geografischem Standort des Arbeitgebers und der Erfahrung des Koordinators.

• Übliches Gehalt in den USA: 15,96 $ pro Stunde

• Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 35,65 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an einen Koordinator

Für die Stelle als Koordinator sind Erfahrungen erforderlich, die für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, relevant sind, darunter:

Ausbildung

Für die meisten Koordinatorpositionen ist ein Associate- oder Bachelor-Abschluss erforderlich. Ein Koordinatorabschluss kann in verschiedenen Disziplinen erworben werden, darunter Eventmanagement, Gastgewerbe, Betriebswirtschaft oder einem anderen verwandten Bereich. Da ein Koordinator in verschiedenen Branchen tätig sein kann, ist es hilfreich, einen für die gewählte Branche relevanten Abschluss zu haben.

Die Weiterbildung

Der Koordinator erhält eine Ausbildung durch Hochschulkurse, Praktika und Berufserfahrung auf Einstiegsebene. College-Kurse vermitteln den Studierenden die grundlegenden Kenntnisse und Fähigkeiten, die sie für den Einstieg in die Veranstaltungskoordination, Logistik oder den Geschäftsbetrieb benötigen. Studierende suchen häufig nach Praktika oder entsprechenden Teilzeitjobs, um die Branche, auf die sie sich vorbereiten, besser zu verstehen und praktische Erfahrungen in der Veranstaltungskoordination zu sammeln. Einstiegspositionen als Koordinatoren in der Veranstaltungs- und Dienstleistungsbranche bieten kurzfristige Schulungen am Arbeitsplatz, um den Studenten zu helfen, die Standardarbeitsabläufe des Unternehmens zu erlernen und sich als Koordinator weiterzuentwickeln.

Zertifikate

Zertifikate bestätigen die Fähigkeiten eines Koordinators und fördern seine Karriere. Zu den am häufigsten erhaltenen Zertifizierungen gehören:

Certified Special Events Professional (CSEP)

Diese Lizenz wird an Veranstaltungsprofis vergeben, die nachweislich Erfahrung in allen Bereichen der Produktion von Sonderveranstaltungen haben. Diese Zertifizierung wurde von der International Life Events Association entwickelt, um den Beruf der Veranstaltungsplaner zu standardisieren und zu verbessern. Die Lizenzprüfung wird am Computer durchgeführt, muss jedoch persönlich in einem örtlichen Prüfungszentrum abgelegt werden.

Die Prüfung dauert 4,5 Stunden und besteht aus 100 Multiple-Choice-Fragen und einem schriftlichen Teil. Berufstätige behalten ihre Zertifizierung bei, indem sie alle fünf Jahre 25 Punkte erwerben. Punkte können durch Berufserfahrung, Mitgliedschaft in Branchenorganisationen, Weiterbildungskurse und ehrenamtliche Tätigkeiten gesammelt werden.

Zertifizierter Tagungsplaner (CMP)

Der Events Industry Council (EIC) verwaltet diese internationale Lizenz zur Bewertung der Fähigkeiten von Tagungs-, Konferenz- und Ausstellungsfachleuten. Zu den Voraussetzungen für die Teilnahme an der CMP-Prüfung gehören 36 Monate Vollzeit-Branchenerfahrung und 25 Stunden Weiterbildung.

Wenn Sie jedoch über einen Abschluss im Veranstaltungsmanagement oder Gastgewerbe verfügen, benötigen Sie nur 24 Monate Vollzeitbeschäftigung. Darüber hinaus kann das entsprechende Praktikum auf 25 Stunden Weiterbildung angerechnet werden. Nach Erhalt muss diese Zertifizierung alle fünf Jahre erneuert werden.

ServSafe Food Handler

Diese Zertifizierung umfasst ordnungsgemäße Verarbeitungsmethoden zur Gewährleistung der Lebensmittelsicherheit und kann persönlich oder online erworben werden. Diese Zertifizierung ist in der Regel drei Jahre lang gültig, dies kann jedoch je nach Bundesstaat und Arbeitgeber variieren.

Fähigkeiten

Ein erfolgreicher Koordinator verfügt über eine Reihe von Fähigkeiten und Qualitäten, darunter die folgenden:

Kommunikation

Diese Fähigkeit beinhaltet die klare schriftliche und mündliche Kommunikation mit anderen am Arbeitsplatz. Die Fähigkeit, Pläne, Anweisungen und Zeitpläne zu formulieren, ist für starke Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Koordinatoren müssen in der Lage sein, Veranstaltungspläne und logistische Anforderungen effektiv an andere Mitarbeiter zu kommunizieren. Sie kommunizieren außerdem regelmäßig mit Kunden und Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie verstehen, was während der Veranstaltung passieren wird.

Führung

Eine Führungskraft bietet Anleitung und Motivation, um Ziele für andere zu erreichen. Der Koordinator leitet das Eventlogistikteam und sorgt dafür, dass die Veranstaltung wie geplant abläuft.

Fähigkeit zur Problemlösung

Dazu gehört es, Bereiche mit Ineffizienz zu identifizieren und diese Probleme schnell und effektiv anzugehen. Der Koordinator muss in der Lage sein, schnell zu denken, um etwaige Probleme oder Verzögerungen am Tag der Veranstaltung zu beheben. Sie entscheiden auch, ob und wann sie den Kunden über etwaige Probleme informieren.

Zeiteinteilung

Koordinatoren arbeiten gleichzeitig mit vielen Kunden, Lieferanten und Logistikmitarbeitern zusammen und müssen sicherstellen, dass alle Parteien über ihre Rollen auf dem Laufenden bleiben. Der Koordinator ist auch dafür verantwortlich, seine Zeit effektiv zu verwalten, um sicherzustellen, dass alle Kunden einen qualitativ hochwertigen Service erhalten.

Aufmerksamkeit fürs Detail

Bei dieser Soft Skill geht es darum, bei der Ausführung einer Aufgabe gründlich und vorsichtig zu sein. Der Koordinator analysiert komplexe Pläne und stellt sicher, dass alle Details während der Planungs- und Ausführungsphase berücksichtigt werden.

Arbeitsbedingungen des Koordinators

Koordinatoren arbeiten in einer Vielzahl von Umgebungen, darunter Büros, Konferenzzentren und Veranstaltungsorten. Ihr Arbeitstag variiert stark, umfasst jedoch häufig Folgendes:

• Am Schreibtisch am Computer sitzen, sich mit Kunden treffen oder Unterlagen ausfüllen

• Reisen Sie zu Standorten und verschiedenen Anbietern

• Verbringen Sie einen Großteil des Tages damit, im Veranstaltungsort zu stehen und zu gehen

So werden Sie Koordinator

Hier sind die häufigsten Schritte, um ein qualifizierter Moderator zu werden:

1. Setzen Sie Ihre Ausbildung fort

Überprüfen Sie die Bildungsvoraussetzungen für den Job, an dem Sie interessiert sind, und erwerben Sie den entsprechenden Abschluss, der normalerweise erforderlich ist. Die meisten Koordinatoren verfügen über einen Associate- oder Bachelor-Abschluss, der für die von ihnen angebotenen Koordinierungsdienste relevant ist.

2. Besorgen Sie sich die erforderlichen Zertifikate

Erwägen Sie, die Prüfungen zum Certified Special Events Professional oder Certified Meeting Planner abzulegen, sofern dies für Ihre Branche relevant ist. Wenn Sie auf der Suche nach einer Position sind, in der Sie Speisen zubereiten, servieren oder beaufsichtigen können, lassen Sie sich von ServSafe im Bereich Lebensmittelhandhabung zertifizieren. Der Besitz dieser Lizenzen zeigt potenziellen Arbeitgebern, dass Sie motiviert sind, in die Branche einzusteigen und in Ihrer Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen.

3. Suchen Sie nach offenen Stellen

Finden Sie verfügbare Stellen als Veranstaltungs- oder Servicekoordinator in Ihrer Nähe. Koordinatorpositionen stehen in der Regel sowohl Einsteigern als auch erfahrenen Kandidaten zur Verfügung. Überprüfen Sie die einzelnen Stellenbeschreibungen auf die gewünschten Qualifikationen, um festzustellen, ob die Stelle für Sie geeignet ist.

4. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Lebenslauf

Erstellen Sie einen Lebenslauf, der Ihre Ausbildung, relevante Erfahrungen, Fähigkeiten und alle von Ihnen erworbenen Zertifizierungen enthält. Erwägen Sie, in Stellenbeschreibungen Sprache zu verwenden, um Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten zu beschreiben und Ihre Qualifikationen besser mit den Erwartungen Ihrer potenziellen Arbeitgeber in Einklang zu bringen.

5. Bereiten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vor

Heben Sie bei Vorstellungsgesprächen für eine Koordinatorposition Ihre Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Ihre gesammelten Berufserfahrungen hervor. Während des Interviews können Sie Beispiele erfolgreicher Veranstaltungen nennen, an denen Sie teilgenommen haben, und welche Herausforderungen Sie bei der Koordination der Veranstaltung bewältigen mussten.

Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen Koordinator

Unser Full-Service-Kongresszentrum sucht einen Veranstaltungskoordinator zur Verstärkung unseres Veranstaltungsteams. Sie sind dem Director of Events and Operations unterstellt und für die Beaufsichtigung des Veranstaltungspersonals verantwortlich. Wir veranstalten eine Vielzahl von Veranstaltungen, darunter Geschäftskonferenzen, Ausstellungen, Konzerte und offizielle Bälle. Diese Position erfordert drei bis fünf Jahre Erfahrung in der Koordination von Großveranstaltungen und der Leitung eines Teams. Der ideale Kandidat wird eine Leidenschaft für die Planung einzigartiger und unvergesslicher Veranstaltungen haben. Darüber hinaus sollten Sie über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und eine charismatische Persönlichkeit verfügen. Wenn das nach Ihnen klingt, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Verwandte Karrieren

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