Fähigkeiten, die virtuelle Assistenten benötigen • BUOM

Da die Möglichkeiten, von zu Hause aus zu arbeiten, immer größer werden, wenden sich viele Menschen digitalen Rollen zu, beispielsweise der eines virtuellen Assistenten. Virtuelle Assistenten sind wertvolle Mitglieder der Belegschaft und helfen Geschäftsinhabern, Führungskräften und anderen Fachleuten, mehrere zeitaufwändige Aufgaben effizient auszuführen. In diesem Artikel besprechen wir die grundlegenden Fähigkeiten eines virtuellen Assistenten und warum sie wichtig sind.

Warum sind Fähigkeiten als virtueller Assistent wichtig?

Wenn Sie über die Fähigkeiten eines virtuellen Assistenten verfügen, demonstrieren Sie Ihre digitalen Kompetenzen und erhöhen Ihre Chancen auf einen Job im Homeoffice. Virtuelle Assistenten sind in vielen Branchen tätig und verfügen über viele übertragbare Fähigkeiten, die Arbeitgeber in der heutigen digitalen Welt schätzen. Viele virtuelle Assistenten bekleiden später Marketing- und Vertriebspositionen bei Top-Unternehmen.

Beste Fähigkeiten als virtueller Assistent

Hier sind die Grundfähigkeiten eines virtuellen Assistenten:

Zuverlässigkeit

Arbeitgeber müssen sich darauf verlassen können, dass die von ihnen eingestellten Personen zuverlässig sind, insbesondere virtuelle Assistenten, die nur online verfügbar sind. Virtuelle Assistenten müssen bei der Beauftragung einer Aufgabe zuverlässig sein und die Fragen und Anliegen ihrer Kunden beantworten. Dies schafft nicht nur Vertrauen zwischen Kunden und Klienten, sondern stärkt auch den Ruf der Marke auf ihrem weiteren Weg.

Kommunikation

Für die Arbeit als virtueller Assistent sind ausgezeichnete mündliche und schriftliche Fähigkeiten wichtig. Da es keinen physischen Kontakt gibt, sind Kunden zur Kommunikation auf E-Mails, Telefonanrufe, Messaging-Plattformen und Videoanrufe angewiesen. Die Fähigkeit, klar zu schreiben und zu sprechen, sorgt für ein positives Erlebnis für alle, die mit dem virtuellen Assistenten interagieren, und führt zu positiver Mundpropaganda für die Marke.

Zeiteinteilung

Virtuelle Assistenten müssen in der Lage sein, ihre Zeit sinnvoll zu verwalten, da sie normalerweise mehrere Kunden und Termine haben. Um Multitasking so effizient wie möglich zu gestalten, nutzen virtuelle Assistenten häufig Online-Kalender und priorisieren Aufgaben auf bestimmte Weise, um sicherzustellen, dass ihnen keine wichtigen Details entgehen. Manche Fachkräfte planen ihre Besprechungen zu bestimmten Tageszeiten, zu denen sie weniger Druck verspüren, bestimmte Aufgaben auszuführen. Der Stil des Zeitmanagements hängt letztendlich von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens und des Assistenten ab, der die Kunden betreut.

Einfallsreichtum

Für virtuelle Assistenten ist es wichtig, einfallsreich zu sein. Dazu kann es gehören, Material zu recherchieren und Lösungen für Probleme zu finden, mit denen Kunden konfrontiert sind. Kunden, die wenig Zeit haben, verlassen sich oft auf virtuelle Assistenten, um Fakten zu überprüfen, E-Mails zu beantworten und Social-Media-Konten zu verwalten. Das Wissen zur Ausführung dieser Aufgaben erfordert Informationen, die manchmal schwer zu finden sind. Virtuelle Assistenten, die bereit und willens sind, diese Arbeit zu übernehmen, werden von Arbeitgebern geschätzt.

Selbstmotivation

Da virtuelle Assistenten in der Regel alleine von zu Hause aus arbeiten, müssen sie über die nötige Disziplin und Motivation verfügen, um konzentriert zu bleiben. Sie müssen verstehen, wie sie dringende Anfragen priorisieren und andere Anfragen bearbeiten und gleichzeitig ihre Arbeit pünktlich erledigen können. Wenn virtuelle Assistenten organisiert sind und einem regelmäßigen Arbeitsablauf folgen, fällt es ihnen leichter, den ganzen Tag über motiviert zu bleiben.

Organisation

Organisiert zu bleiben ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Kundeninformationen, was virtuellen Assistenten hilft, den Zeitplan einzuhalten. Geschäftsinhaber wenden sich normalerweise an den Assistenten, um E-Mails, Passwörter, Kundeninformationen, Geburtstagslisten, Feiertagspläne, Termine, Erinnerungen und andere Listenelemente zu verwalten. Sie können auch die Social-Media-Konten des Unternehmens verwalten. Erfahrene virtuelle Assistenten verfügen über Systeme, die ihnen helfen, den Überblick über alle wichtigen Änderungen zu behalten.

Kreativität

Unternehmer, die unter Zeitdruck stehen, haben oft Schwierigkeiten, originelle Inhalte zu erstellen. Einige virtuelle Assistenten können je nach Erfahrung und Wissen in einer bestimmten Nische beim Brainstorming und der Entwicklung neuer Initiativen helfen. Aus diesem Grund suchen viele Unternehmen für digitales Marketing nach virtuellen Assistenten mit Fachkenntnissen in den Bereichen Anzeigenerstellung, Social-Media-Branding, Content-Erstellung, Lead-Generierung und E-Mail-Automatisierung. Wenn Sie diese Bereiche kennen, stärken Sie nicht nur Ihre Fähigkeiten, sondern helfen Ihrem Lebenslauf auch, sich von anderen Bewerbern abzuheben.

Eingeben

Tippen ist eine technische Fähigkeit, die von allen virtuellen Assistenten benötigt wird. Das macht Online-Kommunikation erst möglich. Die meisten Kunden erwarten bei der Übermittlung einer Anfrage schnelle Ergebnisse, und schnelles Tippen hilft Ihnen dabei, die Ihnen zugewiesenen Aufgaben effizient zu erledigen. Die meisten Unternehmen, die virtuelle Assistenten suchen, verlangen eine Schreibgeschwindigkeit von mindestens 60 Wörtern pro Minute mit 100 % Genauigkeit. Es gibt mehrere kostenlose Online-Tools, mit denen Sie Ihre Schreibfähigkeiten testen oder verbessern können.

Aufmerksamkeit fürs Detail

Virtuelle Assistenten müssen detailorientiert sein und Fehler erkennen, bevor sie öffentlich bekannt werden. Dies gilt für die Online-Kommunikation und andere Formen des Schreibens wie Instant Messaging, bei denen Tippfehler das professionelle Image eines Unternehmens gefährden können. Bei der Arbeit für einen Kunden müssen virtuelle Assistenten Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sie die Anweisungen des Kunden verstehen und sie wie beschrieben ausführen.

Dosierung

Eine wichtige technische Fähigkeit, die erfolgreiche virtuelle Assistenten nutzen, ist die Stapelverarbeitung. Anstatt zwischen verschiedenen Kundenbedürfnissen zu multitasking, erledigen sie möglichst viele ähnliche Aufgaben. Bei der E-Mail-Verwaltung handelt es sich um eine Art Stapelverarbeitung, die Zeit zwischen anderen Aufgaben freisetzt. Anstatt Kunden-E-Mails zu prüfen und sofort zu beantworten, nehmen sich virtuelle Assistenten tagsüber Zeit für die Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz. Beispielsweise dürfen sie nur um 9:00 Uhr und 15:00 Uhr auf E-Mails antworten. Indem Sie die Zeit, die Sie mit dem Wechseln zwischen Aufgaben verbringen, reduzieren, verbessern Sie Ihre Produktivität und Konzentration.

Grundlegende Buchhaltung

Virtuelle Assistenten arbeiten oft als unabhängige Auftragnehmer, daher ist es eine wichtige Geschäftspraxis, über grundlegende Buchhaltungskenntnisse zu verfügen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Kunden und Projekte am profitabelsten sind, und hilft Ihnen auch festzustellen, wann sich Geschäftsausgaben auf Ihr Endergebnis auswirken. Wenn Sie Hilfe benötigen, schauen Sie sich Online-Ressourcen an, die Geschäftsinhabern das Verständnis von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen erleichtern sollen.