Erstellen Sie faire PTO-Richtlinien für Ihr Team. • BUOM

22. Februar 2021

Als HR-Experte sind Sie möglicherweise für die Erstellung wichtiger Richtlinien für Ihr Team verantwortlich. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Regeln, die Mitarbeiter befolgen müssen, um bei der Arbeit einen guten Ruf aufrechtzuerhalten. Durch die Erstellung fairer und einfach zu befolgender Richtlinien können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind und Ihre Personalabteilung floriert. In diesem Artikel befassen wir uns mit den PTO-Richtlinien und was Sie darin einbeziehen können.

Was ist eine PTO-Richtlinie?

Eine PTO-Richtlinie ist eine Möglichkeit für Personalabteilungen, Mitarbeitern die Freiheit zu geben, bezahlte Freizeit nach eigenem Ermessen zu nutzen. Bei herkömmlichen Urlaubsregelungen bestimmen Unternehmen, wie Mitarbeiter ihre bezahlte Freizeit nutzen. Beispielsweise werden Unternehmen eine bestimmte Anzahl von Tagen für Krankheitstage, Privatzeit und Urlaubszeit vorsehen. Mit einer PTO-Richtlinie können Sie Ihren Mitarbeitern eine bestimmte Anzahl an Tagen geben, die sie nach eigenem Ermessen nutzen können.

Vorteile einer PTO-Police

Hier sind die Vorteile einer PTO-Police:

• Erhöhte Autonomie: Wenn Mitarbeiter ihre bezahlte Freizeit nach Belieben nutzen können, fühlen sie sich tendenziell freier. Mit flexibleren bezahlten Urlaubsplänen können Mitarbeiter ihre eigenen Entscheidungen treffen. Viele Arbeitnehmer wissen es zu schätzen, dass ihr Arbeitgeber ihnen die Freiheit gibt, ihre Zeit nach Belieben zu gestalten, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt.

• Mehr Privatsphäre: Bei einer herkömmlichen Urlaubsregelung muss der Mitarbeiter offenlegen, wie er seine bezahlte Freizeit nutzt. Für Mitarbeiter, die ihre persönlichen Angelegenheiten lieber privat halten möchten, ist es nicht nötig, den Grund Ihrer Abwesenheit zu erklären.

• Bessere Work-Life-Balance: Mit einer PTO-Police nehmen sich Mitarbeiter tendenziell mehr frei. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie gesund sind und nicht sehr häufig auf Krankheitstage angewiesen sind. Die Möglichkeit, sich außerhalb der Arbeit zu entspannen, trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter erfrischt und motiviert fühlen, wenn es Zeit ist, ins Büro zurückzukehren.

Nachteile einer PTO-Police

Hier sind einige mögliche Nachteile einer PTO-Richtlinie:

• Mitarbeiter, die krank zur Arbeit kommen: Wenn der bezahlte Urlaub eines Mitarbeiters in einen Topf geworfen wird, versucht er möglicherweise, seine gesamte Zeit für den Urlaub aufzusparen. Dies könnte möglicherweise dazu führen, dass Mitarbeiter krank zur Arbeit kommen, da sie im Krankheitsfall lieber keine bezahlte Freizeit in Anspruch nehmen möchten. Aus diesem Grund müssen Personalabteilungen Krankheitstage berücksichtigen und Mitarbeiter dazu ermutigen, zu Hause zu bleiben, wenn sie sich krank fühlen.

• Weniger freie Tage: Beim Wechsel zu einer PTO-Richtlinie können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern weniger freie Tage gewähren als im Rahmen eines herkömmlichen Urlaubsplans. Bei der Erstellung einer Richtlinie ist es wichtig, den Mitarbeitern jedes Jahr ausreichend Urlaub zu gewähren.

Was in die PTO-Richtlinien aufzunehmen ist

Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer PTO-Richtlinie die folgenden Faktoren:

Anfrageprozess

Eine PTO-Richtlinie benötigt eine Struktur, um sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten. Wenn sich alle gleichzeitig dafür entscheiden, bezahlte Auszeit zu nehmen, kann es schwierig werden, das Unternehmen am Laufen zu halten. Aus diesem Grund sollte Ihre Police den Prozess für die Beantragung von bezahltem Urlaub beschreiben. Erklären Sie, wie Mitarbeiter Urlaub beantragen können. Geben Sie an, wie lange im Voraus Mitarbeiter ihre Anträge einreichen sollen und wie ihre Vorgesetzten sie darüber informieren, dass sie den Antrag genehmigt haben.

Denken Sie beim Verfassen dieses Teils Ihrer Police daran, dass Mitarbeiter nicht planen können, wann sie krank werden. Schreiben Sie einen separaten Abschnitt, in dem erläutert wird, wie sie ihren Vorgesetzten darüber informieren sollen, dass sie krankheitsbedingt nicht zur Arbeit erscheinen. Möglicherweise möchten Sie eine separate Police für Langzeiterkrankungen oder eine chronische Erkrankung abschließen, die dazu führt, dass Mitarbeiter viel Krankheitszeit in Anspruch nehmen müssen.

Verlängerungszuschläge

Einige Arbeitgeber gestatten ihren Mitarbeitern, bezahlten Urlaub anzusammeln und in das neue Jahr zu übertragen. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung einer solchen Richtlinie, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen, um im neuen Jahr über eine konstante Belegschaft zu verfügen. Erwägen Sie, festzulegen, wie viele aufeinanderfolgende Tage bezahlten Urlaub Mitarbeiter haben dürfen. Einige Mitarbeiter mögen möglicherweise die Möglichkeit, bezahlten Urlaub mit einem längeren Urlaub zu kombinieren. In solchen Situationen benötigen Sie möglicherweise eine längere Kündigungsfrist, damit sich Ihr Büro auf deren Abwesenheit vorbereiten kann.

Abgrenzungssätze

Während sich einige Arbeitgeber möglicherweise dafür entscheiden, ihren Mitarbeitern den gesamten bezahlten Urlaub auf einmal zu gewähren, bieten sie ihn möglicherweise auch auf periodengerechter Basis an. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer in jeder Lohnperiode einen bestimmten Betrag an bezahltem Urlaub erhält. Eine solche Richtlinie kann Arbeitgebern dabei helfen, sicherzustellen, dass Arbeitnehmer bezahlte Freistellung gewähren. Dies ist auch eine Möglichkeit, leitende Mitarbeiter zu belohnen, damit sie schneller bezahlte Freizeit erhalten.

Prämien für langjährige Betriebszugehörigkeit

Da ein Mitarbeiter schon länger im Unternehmen beschäftigt ist, entscheiden sich viele Personalabteilungen dafür, die bezahlte Freizeit im Laufe des Jahres schrittweise zu erhöhen. Dies ist eine großartige Strategie, um Mitarbeiter dafür zu belohnen, dass sie im Unternehmen bleiben, und kann Ihnen sogar dabei helfen, Ihre Bindungsraten zu verbessern. Einige Unternehmen bieten sogar bezahlte Sabbaticals für Mitarbeiter an, die mehrere Jahre im Unternehmen bleiben.

Auszahlungsmöglichkeiten

Während einige Mitarbeiter ihre bezahlte Freizeit sofort nutzen, gehen andere möglicherweise sparsamer damit um. Sie können Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich bezahlten Urlaub am Jahresende auszahlen zu lassen. Dies kann natürlich einen Präzedenzfall dafür schaffen, dass Mitarbeiter niemals bezahlten Urlaub nehmen, was zu Stress und Burnout führen kann. Stattdessen können Sie einen Mindestbetrag an bezahltem Urlaub festlegen, den Mitarbeiter jedes Jahr nehmen müssen.

Kündigungsgebühr

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bevor er seine angesammelte bezahlte Freizeit in Anspruch genommen hat, muss das Unternehmen ihn für diese Zeit bezahlen. Dieser Abschnitt Ihrer PTO-Richtlinie hängt möglicherweise von den Arbeitsgesetzen in Ihrer Region ab.

Beispielhafte PTO-Richtlinien

Hier sind einige Beispiele für PTO-Richtlinien:

Beispiel 1

Hier ist eine mildere PTO-Richtlinie:

Anfrageprozess

Arbeitnehmer müssen mindestens eine Woche bezahlten Urlaub im Voraus beantragen. Bitte nutzen Sie für die Platzierung Ihrer Anfrage die HR-Software des Unternehmens. Wenn Sie mehr als fünf Tage hintereinander frei nehmen, informieren Sie Ihren Vorgesetzten mindestens zwei Wochen im Voraus. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihr Vorgesetzter Ihre Anfrage genehmigt.

Wenn Sie sich unwohl fühlen und eine Auszeit von der Arbeit nehmen müssen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Vorgesetzten. Sobald sie von Ihrer Abwesenheit erfahren, beantragen Sie einen freien Tag in Ihrem HR-System.

Verlängerungszuschläge

Der gesamte bezahlte Urlaub kann auf das neue Jahr übertragen werden. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, jedes Jahr mindestens 40 Stunden bezahlten Urlaub zu nehmen.

Abgrenzungssätze

Unser Unternehmen verfügt über einen zweiwöchentlichen Zahlungsplan, was 26 Zahlungsperioden im Laufe des Jahres bedeutet. Für jede Lohnperiode stehen dem Arbeitnehmer fünf Stunden von insgesamt 130 bezahlten Urlaubsstunden für das Jahr zu. Mitarbeiter, die seit mindestens zwei Jahren im Unternehmen sind, erhalten zu Beginn eines jeden neuen Jahres vollen Zugriff auf ihre 130 bezahlten Urlaubstage. Wenn Sie ein Mitarbeiter mit weniger als zwei Dienstjahren sind und bezahlte Freistellung im Voraus in Anspruch nehmen müssen, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, um entsprechende Vereinbarungen zu treffen.

Prämien für langjährige Betriebszugehörigkeit

Nach zwei Dienstjahren erhalten Sie jedes Jahr zusätzlich 16 Stunden bezahlten Urlaub. Diese endet nach 10 Betriebsjahren.

Auszahlungsmöglichkeiten

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre PTO für das Jahr zu konsolidieren, können Sie sich 20 Stunden davon auszahlen lassen. Der Satz richtet sich nach Ihrem aktuellen Gehalt.

Kündigungsgebühr

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, bevor sie ihre gesamte bezahlte Freizeit in Anspruch genommen haben, erhalten für diese Zeit eine abschließende direkte Anzahlung.

Beispiel 2

Hier ist eine strengere PTO-Richtlinie:

Anfrageprozess

Mitarbeiter müssen den gesamten bezahlten Urlaub mindestens zwei Wochen im Voraus beantragen. Wir bitten Sie, den bezahlten Urlaub auf 10 aufeinanderfolgende Arbeitstage zu beschränken, es sei denn, Sie beantragen eine Sondergenehmigung. Sie können eine Freistellung beantragen, indem Sie direkt eine E-Mail an die Personalabteilung senden. Wir erwarten jedoch, dass die Mitarbeiter auch ihre Vorgesetzten benachrichtigen.

An Tagen, an denen Sie sich nicht wohl fühlen, können Sie dies der Personalabteilung und Ihrem Vorgesetzten per E-Mail melden. Wenn Sie über den bezahlten Urlaub hinaus einen längeren Krankheitsurlaub benötigen, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

Verlängerungszuschläge

Mitarbeiter müssen den gesamten bezahlten Urlaub in dem Jahr in Anspruch nehmen, in dem sie ihn beziehen. Wir bieten keine Zeitverschiebung an.

Abgrenzungssätze

Die Mitarbeiter beginnen das Jahr mit 16 Stunden bezahltem Urlaub und kommen in jeder Lohnperiode um vier Stunden hinzu. Das ganze Jahr über gibt es 26 bezahlte Zeiträume, sodass Sie jedes Jahr bis zu 120 Stunden bezahlten Urlaub sammeln können.

Prämien für langjährige Betriebszugehörigkeit

Mitarbeiter, die länger als drei Jahre im Unternehmen sind, erhalten jedes Jahr zusätzlich acht Stunden bezahlten Urlaub.

Auszahlungsmöglichkeiten

Bezahlte Urlaubstage können Sie sich nicht auszahlen lassen. Unser Unternehmen legt Wert auf freie Zeit, damit Sie erfrischt und produktiv an die Arbeit zurückkehren können.

Kündigungsgebühr

Wenn Sie unser Unternehmen verlassen, bevor Sie Ihre angesammelte bezahlte Freizeit aufgebraucht haben, erstatten wir Ihnen Ihr Geld direkt zurück.