Erste Schritte mit Zero-Based Budgeting • BUOM

22. Februar 2021

Die Budgetierung ist ein wichtiger Schritt für jede Person oder jedes Unternehmen, das finanziellen Erfolg erzielen möchte. Verschiedene Budgetierungsmethoden bieten unterschiedliche Vorteile, je nachdem, was Sie erreichen möchten. In diesem Artikel besprechen wir, was eine auf Null basierende Budgetierung ist und wie man ein auf Null basierendes Budget erstellt.

Was ist eine Null-basierte Budgetierung?

Nullbasierte Budgetierung oder Nullsummenbudgetierung ist eine Budgetierungsmethode, bei der Sie alle Ausgaben für jeden Budgetzeitraum oder jedes bestimmte Projekt begründen müssen. Sie beginnen Ihr Budget von Grund auf und erweitern es, indem Sie bestimmte Beträge hinzufügen. Jeder Betrag bezieht sich auf eine bestimmte Aufgabe, Abteilung oder Einzelperson. Um die Beträge für Ihr Budget zu ermitteln, überprüfen Sie frühere Budgets und Finanzberichte, um genaue Schätzungen zu berechnen.

Vorteile der Zero-Based Budgeting

Hier sind einige Vorteile der Verwendung einer auf Null basierenden Budgetierung:

Schafft eine Kultur des Kostenmanagements

Mit einer auf Null basierenden Budgetierung haben Mitarbeiter häufig ein besseres Verständnis für die Produktions- und Finanzkosten von Projekten. Dies trägt zum Aufbau einer Kultur des Kostenmanagements bei. Manager legen Budgets und Standards für jedes Projekt fest, und die Mitarbeiter arbeiten innerhalb dieser Parameter.

Rechtfertigung für jeden ausgegebenen Dollar

Mit einer auf Null basierenden Budgetierung können Sie genau sagen, wofür Sie Ihr Geld ausgeben. Jeder Dollar in Ihrem Budget hat einen Zweck. Wenn Sie beispielsweise ein Budget für ein bestimmtes Projekt erstellen, müssen Sie möglicherweise die Arbeits- und Materialkosten berücksichtigen.

Hilft, zu hohe Ausgaben zu vermeiden

Bei der auf Null basierenden Budgetierung geht es darum, die bisherige Leistung zu analysieren, sie mit den Erwartungen zu vergleichen und die Kosten zu rechtfertigen. Dies wird Ihnen helfen, Ausgabentrends zu erkennen und weit verbreitete, ungerechtfertigte Erhöhungen automatisch zu verhindern. Stattdessen erhöhen Sie die Budgetabschnitte nur dann, wenn dies nachweislich der Fall ist.

Nachteile der Null-basierten Budgetierung

Hier sind einige Nachteile der Null-basierten Budgetierung:

Kann lange dauern

Die auf Null basierende Budgetierung ist ein sehr detaillierter und langsamer Prozess. Die Budgetierung auf diese Weise kann Monate dauern, insbesondere weil dafür die Einnahmen und Ausgaben der vergangenen Monate überprüft werden müssen. Wenn Sie sich jedoch genau ansehen, wie und wo Ihr Unternehmen sein Geld ausgibt, können Sie Möglichkeiten finden, Geld zu sparen oder in Ihre Mitarbeiter zu investieren.

Einige Kosten werden möglicherweise nicht genau berücksichtigt

Bei vielen Unternehmen konzentriert sich die Zero-Based-Budgetierung möglicherweise stärker auf die Unternehmensbereiche, die den meisten Umsatz generieren. Beispielsweise ist es oft einfacher, Budgetvorteile für Ihre Vertriebsabteilung zu erkennen als für Ihre Forschungsabteilung. Die Einbeziehung von Abteilungsleitern in Budgetbesprechungen kann dazu beitragen, den Wert bestimmter Ausgaben für das Unternehmen zu klären.

Variable Kosten sind schwer vorherzusagen

Bei einer auf Null basierenden Budgetierung müssen Sie alle Ausgaben Ihres Unternehmens einplanen, unerwartete oder variable Ausgaben sind jedoch schwer vorherzusagen. Sie können jedoch versuchen, einen Teil Ihres Budgets speziell für diese Art von Ausgaben bereitzustellen. Um die zu planende Anzahl zu ermitteln, überprüfen Sie frühere Finanzberichte und berechnen Sie diese Kostenarten.

Angenommen, Sie leiten ein Team von Webentwicklern. Letztes Jahr wollte ein Kunde, dass Ihr Team eine neue Website für ihn erstellt, aber er brauchte ein neues Logo. Da die meisten Ihrer Kunden bereits über Logos verfügen, bieten Sie keine Logo-Design- oder Branding-Dienstleistungen an und mussten die Arbeit an einen Grafikdesigner auslagern. Berücksichtigen Sie die Designerhonorarkosten als mögliche variable Ausgabe in Ihrem Budget für das nächste Jahr.

Nullbasierte Budgetierung im Vergleich zur traditionellen Budgetierung

Eine auf Null basierende Budgetierung beginnt bei Null und erfordert die Begründung mehrerer Arten von Ausgaben. Dazu gehören alte, neue und wiederkehrende Ausgaben. Diese Budgetierungsmethode nutzt vergangene Ergebnisse, um ein völlig neues Budget zu erstellen, das der Finanzlage des Unternehmens besser entspricht. Dies kann dazu beitragen, den Gesamtwert zu verbessern, indem sowohl Kosten als auch Einnahmen optimiert werden.

Die traditionelle Budgetierung basiert auf standardmäßigen schrittweisen Erhöhungen zur Entwicklung des Budgets. Obwohl er sich möglicherweise auf frühere Budgets als Ausgangspunkt bezieht, verlässt er sich bei der Erstellung eines Budgets in erster Linie auf zukünftige Ausgaben. Die traditionelle Budgetierung konzentriert sich mehr auf die Umsatzoptimierung als darauf, wie effektiv ein Unternehmen sein Geld ausgibt.

Beispiel einer Budgetierung von Grund auf

Nehmen wir an, Sie möchten analysieren, wie viel Ihr Unternehmen jedes Jahr für die Erstellung Ihrer Steuerunterlagen durch einen Buchhalter ausgibt. Wenn Sie ein auf Null basierendes Budget erstellen, stellen Sie fest, dass die Kosten für einen Buchhalter jedes Jahr um 7 % steigen. Ihr Unternehmen verfügt über Mitarbeiter mit ausreichend Erfahrung in der Buchhaltung, um Steuerdokumente mithilfe von Lohn- und Gehaltsabrechnungs- oder Steuervorbereitungssoftware zu erstellen. Sie bewerten die Kosten eines Buchhalters, die Kosten der Software und die Arbeitsbelastung dieser Mitarbeiter und kommen zu dem Schluss, dass es günstiger wäre, die Steuerunterlagen intern zu erstellen.

Bei der herkömmlichen Budgetierung haben Sie möglicherweise den Teil Ihres Budgets erhöht, den Sie jedes Jahr für die Steuervorbereitung aufwenden. Dank der Null-basierten Budgetierung können Sie jedoch verstehen, warum Sie so viel bezahlen. Mit diesem detaillierteren Prozess können Sie eine kostengünstigere und dennoch effektive Lösung finden.

So erstellen und verwenden Sie ein auf Null basierendes Budget

Hier sind ein paar Schritte zum Erstellen und Verwenden einer Null-basierten Budgetierung:

1. Definieren Sie Ihr Ziel

Das Festlegen eines Ziels für Ihr Budget ist bei der Null-Budgetierung hilfreich, da es sich darauf auswirken kann, wie Sie Ihre Ausgaben rechtfertigen oder kategorisieren. Ihr jährliches Budgetziel könnte beispielsweise darin bestehen, Ihr Einkommen um 10 % zu steigern. Wenn Sie ein Budget für ein Projekt erstellen, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, ein angemessenes Budget zu erstellen, das Sie nicht überschreiten.

2. Bestimmen Sie, wie Sie das Ziel erreichen könnten.

Berücksichtigen Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens oder Teams. Bewerten Sie Ihre Fähigkeit, Ihr Ziel zu erreichen. Erstellen Sie einen allgemeinen Überblick darüber, was das Ziel erfordert, und listen Sie alles auf, was Sie benötigen.

3. Überprüfen Sie vergangene Ausgaben

Sammeln Sie frühere Budgets und Finanzberichte. Nutzen Sie sie als Ressourcen, um die notwendigen Ausgaben und deren Kosten zu ermitteln, um Ihr Ziel zu erreichen. Behalten Sie den Überblick über die Ausgaben, die Sie eliminieren können, um Geld zu sparen.

4. Bewerten und begründen Sie Kosten und Ausgaben

Listen Sie alle notwendigen Ausgaben auf und schätzen Sie deren Kosten ab. Bewerten Sie die Bedeutung der Ausgaben. Wenn Sie die Kosten der Ausgabe rechtfertigen können, addieren Sie den geschätzten Betrag zu Ihrem Budget, beginnend bei Null und steigern Sie sich. Stellen Sie sicher, dass jeder Dollar in Ihrem Budget einem Zweck dient.

5. Halten Sie sich an Ihr Budget.

Sobald Sie Ihre Ausgaben rechtfertigen, setzen Sie Ihr Budget um. Legen Sie die Parameter fest, die Ihren Erfolg ausmachen. Legen Sie außerdem fest, wie oft Sie Ihr Ziel und Budget überprüfen sollen, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Da es sich bei der Null-Budgetierung um einen schrittweisen Prozess handelt, sind monatliche Überprüfungen möglicherweise am besten, bis Sie das Gefühl haben, dass das Budget Ihnen am besten dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

6. Messen Sie Ihren Erfolg

Bewerten Sie den Erfolg Ihres nullbasierten Budgets anhand des im vorherigen Schritt erstellten Zeitplans. Stellen Sie sicher, dass Ihre Schätzungen korrekt sind und dass Sie Ihre Ausgaben noch rechtfertigen können. Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor und setzen Sie das überarbeitete Budget um. Überprüfen, überarbeiten und implementieren Sie Ihr Budget so lange, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.