Erfahren Sie, wie Sie ein persönlicher Assistent werden • BUOM

10. Dezember 2019

Was macht ein persönlicher Assistent?

Persönliche Assistenten unterstützen und verwalten Aufgaben. Sie helfen Privatkunden in Wohnumgebungen und Fachleuten in Büroumgebungen. Typischerweise sind sie verantwortlich für:

Erledige Besorgungen und Hausarbeiten

Persönliche Assistenten verbringen oft den Großteil ihrer Arbeitszeit damit, persönliche Besorgungen für ihren Arbeitgeber zu erledigen. Diese Besorgungen umfassen oft alles vom Kauf von Geschenken und Lebensmitteln über die chemische Reinigung und Lebensmittellieferung bis hin zur Überwachung von Autoreparaturen. Persönliche Assistenten erledigen diese Besorgungen oft mit dem Auto, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Besprechungsplan

Von Arzt- und Zahnarztterminen bis hin zu Besprechungen mit Kollegen vereinbaren persönliche Assistenten häufig Termine für ihre Arbeitgeber. Sie können dies per Telefon, E-Mail oder Online-Portalen tun. Persönliche Assistenten aktualisieren auch die Kalender ihrer Arbeitgeber, um sicherzustellen, dass sie an diesen Besprechungen teilnehmen.

Korrespondenzmanagement

Auch das Beantworten von Telefonanrufen, das Öffnen und Verteilen von Post sowie das Weiterleiten oder Beantworten von E-Mails gehören zu den Standardaufgaben persönlicher Assistenten. Da persönliche Assistenten häufig vertrauliche Korrespondenz bearbeiten, müssen sie vorsichtig sein.

Planen Sie Ihre Reise

Viele persönliche Assistenten organisieren auch Reisen für Arbeitgeber und ihre Familien. Von Geschäftsreisen bis hin zu Urlaubsreisen buchen persönliche Assistenten häufig Flüge, mieten Autos und nehmen Hotelreservierungen vor. Sie erstellen außerdem Reiserouten und empfehlen Aktivitäten für das Reiseziel ihres Arbeitgebers.

Haushaltsführung

Persönliche Assistenten, die für einzelne Arbeitgeber arbeiten, übernehmen häufig auch verschiedene Aufgaben in der Haushaltsführung. Sie können Termine für die Kinder ihres Arbeitgebers vereinbaren, Familienkalender aktualisieren oder Familienmitglieder zu Besprechungen und anderen Veranstaltungen fahren. Persönliche Assistenten können auch die Hausreinigung und -wartung organisieren und andere Dienstleister verwalten, während sie vertraglich vereinbarte Arbeiten ausführen.

Durchschnittsgehalt

Persönliche Assistenten können in Teilzeit oder Vollzeit arbeiten und auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten, beispielsweise abends und am Wochenende. Teilweise stehen sie in Kontakt. Persönliche Assistenten verdienen in der Regel einen Stundenlohn.

• Übliches Gehalt in den USA: 13,18 $ pro Stunde

• Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 33,80 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an einen persönlichen Assistenten

Persönliche Assistenten benötigen eine Hochschulausbildung, eine praktische Ausbildung und verschiedene zwischenmenschliche Fähigkeiten. Einige entscheiden sich auch für den Erwerb einer Berufszertifizierung oder eines Associate-Abschlusses.

Ausbildung

Um in diesem Bereich Einstiegsjobs zu erhalten, benötigen persönliche Assistenten einen High-School-Abschluss oder ein GED-Zertifikat (General Educational Development). Durch die Erfüllung dieser grundlegenden Bildungsvoraussetzung stellen persönliche Assistenten sicher, dass sie über grundlegende Sprach-, Mathematik- und Denkfähigkeiten verfügen.

Viele Arbeitgeber verlangen von persönlichen Assistenten außerdem einen Associate-Abschluss in Kommunikation, Betriebswirtschaft oder einem ähnlichen Bereich. Berufstätige, die diesen Abschluss nach dem Abitur erwerben, haben oft die Möglichkeit, eine höher bezahlte Stelle als persönlicher Assistent anzunehmen oder in eine Position als Verwaltungs- oder Assistent der Geschäftsleitung zu wechseln.

Die Weiterbildung

Da viele Arbeitgeber unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben haben, erhalten persönliche Assistenten in der Regel eine Schulung am Arbeitsplatz für jede Rolle. In der Regel lernen sie in den ersten Arbeitswochen die Anforderungen und Arbeitsabläufe ihres Arbeitgebers kennen und erhalten möglicherweise zusätzliche Schulungen.

Zertifikate

Während persönliche Assistenten keine Zertifizierungen benötigen, um Arbeit zu finden, erwerben viele diese professionellen Zertifizierungen, um ihre Netzwerke aufzubauen, ihre Kompetenz unter Beweis zu stellen und wichtige Fähigkeiten zu erlernen. Einige erwerben ein Zertifikat zum Certified Personal Assistant vom Starkey International Institute, das Kurse in Haushaltsführung und Körperpflege umfasst. Andere entscheiden sich für die Zertifizierung „Certified Administrative Professional“ der International Association of Administrative Professionals, die Kurse in Geschäfts- und Organisationskommunikation anbietet. Für beide Online-Programme müssen Sie einen persönlichen Assistentenkurs absolvieren und eine Prüfung bestehen.

Fähigkeiten

Um in diesem Bereich erfolgreich zu sein, benötigen persönliche Assistenten die folgenden Fähigkeiten:

Aufmerksamkeit fürs Detail

Da sie so viele Aufgaben fehlerfrei erledigen müssen, müssen persönliche Assistenten detailorientiert sein. Um die Liebe zum Detail zu steigern, können persönliche Assistenten ihre Korrespondenz Korrektur lesen und Informationen noch einmal überprüfen, bevor sie ein Meeting beginnen oder einen Auftrag abschließen.

Kommunikationsfähigkeit

Persönliche Assistenten interagieren während eines typischen Arbeitstages ständig mit anderen. Sie benötigen ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um mit ihren Arbeitgebern zu sprechen, mit Lieferanten zu korrespondieren und Anrufe zu tätigen, um Termine erfolgreich zu vereinbaren.

Kompetenz im Kundenservice

Um die Bedürfnisse ihrer Arbeitgeber zu verstehen und Probleme schnell zu lösen, müssen persönliche Assistenten über ausgezeichnete Kundendienstfähigkeiten verfügen. Um diese Fähigkeiten zu erwerben, können persönliche Assistenten aktives Zuhören und den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen üben.

Organisatorische Fähigkeiten

Persönliche Assistenten übernehmen oft viele kleine Aufgaben und laufende Projekte gleichzeitig. Um Fristen einzuhalten, komplexe Aufgaben zu erledigen und mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, benötigen sie einen ausgeprägten Sinn für Organisation.

Problemlösende Fähigkeiten

Obwohl persönliche Assistenten eine Ausbildung am Arbeitsplatz erhalten, müssen sie sich ständig neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten aneignen, manchmal mit minimaler Hilfe von außen. Sie benötigen Problemlösungsfähigkeiten, um Herausforderungen zu meistern und Ziele konsequent zu erreichen.

Zuverlässigkeit

Arbeitgeber müssen sich oft darauf verlassen, dass persönliche Assistenten vertrauliche Aufgaben und persönliche Informationen erledigen. Diese Fachleute müssen vorsichtig sein und persönliche Daten sicher aufbewahren.

Persönliche Assistenten-Arbeitsumgebung

Persönliche Assistenten arbeiten in fast jeder Branche. Sie arbeiten typischerweise in Wohnheimen oder professionellen Büros. An einem typischen Tag kann sich ihre Arbeitsumgebung mehrmals ändern. Beispielsweise können sie an ihrem Schreibtisch Notizen machen und Akten aufbewahren, mit dem Auto fahren, um Besorgungen an verschiedenen Orten zu erledigen, und Anrufe tätigen, um Termine zu vereinbaren.

So werden Sie persönlicher Assistent

Befolgen Sie diese vier Schritte, um ein erfolgreicher persönlicher Assistent zu werden:

1. Holen Sie sich Ihr Abitur

Holen Sie sich zunächst Ihren High-School-Abschluss oder legen Sie die GED-Prüfung ab, um den Bildungshintergrund zu erlangen, der für die Tätigkeit als persönlicher Assistent erforderlich ist. Sie müssen keine spezifischen Studienleistungen erbringen, aber sobald Sie Ihre High-School-Ausbildung abgeschlossen haben, werden Sie in der Lage sein, grundlegende Kommunikations-, Mathematik- und Denkfähigkeiten unter Beweis zu stellen.

2. Erlernen Sie verwandte Fähigkeiten

Um als persönlicher Assistent erfolgreich zu sein, benötigen Sie wichtige Fähigkeiten wie Liebe zum Detail, Organisation und Problemlösung. Sie können sie in der Regel erlernen, sobald Sie Erfahrung als persönlicher Assistent der Einstiegsklasse gesammelt haben.

3. Erwägen Sie eine Zertifizierung

Mit der professionellen Zertifizierung können Sie Ihre Fähigkeiten und Ihr Engagement unter Beweis stellen. Erwägen Sie den Erwerb der Zertifizierung „Certified Administrative Professional“ der International Association of Administrative Professionals oder der Zertifizierung „Certified Personal Assistant“ des Starkey International Institute, die beide über Online-Kurse und Prüfungen erhältlich sind.

4. Erstellen Sie einen Lebenslauf

Sobald Sie alle Grundvoraussetzungen für die Stelle erfüllt haben, erstellen Sie Ihren persönlichen Assistenten-Lebenslauf. Geben Sie Ihre Karriereziele, Berufserfahrung, Ausbildung und technischen Fähigkeiten an.

Beispiel für eine Stellenbeschreibung als persönlicher Assistent

Pat Lee, Manager der Edison Gallery, sucht einen persönlichen Assistenten, der bei alltäglichen Aufgaben hilft. Der ideale Kandidat verfügt über mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als persönlicher Assistent und sollte wissen, wie man Besprechungen und Reisen plant, einfache Besorgungen erledigt, Aufgaben ohne Aufsicht erledigt und die Bedürfnisse eines vielbeschäftigten Berufstätigen antizipiert. Der erfolgreiche Kandidat verfügt außerdem über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und versteht es, die Vertraulichkeit beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu wahren. Wenn Sie ein motivierter, organisierter und vertrauenswürdiger persönlicher Assistent sind, befolgen Sie bitte die Anweisungen, um Frau Lee bezüglich dieser Position zu kontaktieren.

Verwandte Karrieren

Wenn Sie über ausgeprägte Kundendienstfähigkeiten, Liebe zum Detail und die Fähigkeit verfügen, organisiert zu bleiben, ziehen Sie eine der folgenden verwandten Karrieren in Betracht: