Erfahren Sie, wie Sie Assistent der Geschäftsleitung werden • BUOM
Was macht ein stellvertretender Geschäftsführer?
Ein Assistent der Geschäftsleitung ist ein Verwaltungsspezialist, der den Manager einer Organisation oder einen anderen hochrangigen Administrator unterstützt. Sie nehmen vielfältige Aufgaben im Büromanagement wahr, leisten Bürounterstützung und kümmern sich oft um Aufgaben, die sich direkt auf den Erfolg des Unternehmens auswirken, wie beispielsweise die Schulung des Personals.
Die Zuständigkeiten variieren je nach Büro, ein Assistent der Geschäftsleitung kann jedoch auch die folgenden Funktionen wahrnehmen:
Nehmen Sie Anrufe entgegen, beantworten Sie E-Mails und empfangen Sie Faxe
Bieten Sie allgemeine administrative oder bürokratische Unterstützung.
Direkte Interaktion mit Kunden
Vorbereitung wichtiger Unternehmensdokumente
Besprechungsplan
Reisemanagement
Durchschnittsgehalt
Die meisten Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten Vollzeit, einige arbeiten jedoch je nach Bedarf ihres Arbeitgebers auch Teilzeit oder vorübergehend. Ihre Gehälter basieren auf jahrelanger Verwaltungserfahrung und Dienstzeit in einer bestimmten Position. Die Gehälter können auch abhängig vom geografischen Standort der Stelle, der Größe des Unternehmens und der Position der Führungskraft, die sie unterstützen, variieren.
Übliches Gehalt in den USA: 54.658 $ pro Jahr
Einige Gehälter liegen zwischen 14.000 und 121.000 US-Dollar pro Jahr.
Anforderungen an einen stellvertretenden Geschäftsführer
Für die Position des Assistenten der Geschäftsleitung sind bestimmte Fähigkeiten und Zertifizierungen erforderlich:
Ausbildung
Die Mindestvoraussetzung für eine Einstiegsposition als Assistent der Geschäftsführung ist in der Regel ein High-School-Abschluss, viele Assistenten der Geschäftsführung verfügen jedoch auch über einen Associate- oder Bachelor-Abschluss. Einige Berufstätige wählen Kurse in allgemeiner Betriebswirtschaft, Verwaltung und Computerkenntnissen, um grundlegende Fähigkeiten und Kenntnisse zu entwickeln. Einige Arbeitgeber akzeptieren möglicherweise jahrelange Erfahrung anstelle von Bildungsanforderungen.
Die Weiterbildung
Assistenten der Geschäftsleitung erhalten in der Regel innerhalb der ersten Wochen oder Monate ihrer Anstellung eine berufsbegleitende Schulung. Während dieser Zeit werden sie möglicherweise in spezifischer Software oder Computerprogrammen sowie in den für ihren Arbeitgeber spezifischen Prozessen und Verfahren geschult. Sie können einen anderen Assistenten begleiten oder bei Arbeitsbeginn streng beaufsichtigt werden.
Zertifikate
Assistenten der Geschäftsleitung können vom Erwerb von Zertifizierungen profitieren, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und ihre Verdienstmöglichkeiten zu erhöhen. Die folgenden Zertifizierungen sind üblich und können für Assistenten der Geschäftsleitung in jeder Branche nützlich sein:
Zertifizierter Verwaltungsfachmann
Die International Association of Administrative Professionals sponsert diese Zertifizierung. Es bescheinigt Ihnen, dass Sie Experte in allen Bereichen der Verwaltungsarbeit sind. Um sich zu qualifizieren, müssen Sie über mindestens vier Jahre Erfahrung als Verwaltungsfachkraft, einen Associate-Abschluss und drei Jahre Berufserfahrung verfügen. Alternativ sind ein Bachelor-Abschluss und zwei Jahre Berufserfahrung akzeptabel. Sobald Ihre Bewerbung und Ihre Erfahrungen geprüft wurden, legen Sie eine Prüfung ab, die etwa drei Stunden dauert.
Microsoft Office-Spezialist
Mit dieser Zertifizierung können Sie nachweisen, dass Sie Erfahrung mit einem oder mehreren der folgenden Microsoft Office-Produkte haben: Word, Excel, PowerPoint, Access, SharePoint, Outlook und OneNote. Die Prüfungen dauern ca. 90 Minuten und testen Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten im Umgang mit diesen Programmen.
Fähigkeiten
Jeder Job als Assistent der Geschäftsleitung erfordert leicht unterschiedliche Fähigkeiten, da Manager ihren Assistenten unterschiedliche Verantwortlichkeiten zuweisen. Einige übernehmen möglicherweise im Laufe ihrer Karriere neue Aufgaben. Es gibt jedoch viele übertragbare Fähigkeiten, die jeder Assistent der Geschäftsleitung benötigt, darunter:
Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Diese Fachleute interagieren häufig mit Klienten, Klienten, den von ihnen betreuten Führungskräften, anderem Büropersonal und vielen anderen internen und externen Parteien. Um ein positives Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Assistenten der Geschäftsleitung über ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Freundlichkeit und Geduld in schwierigen Situationen verfügen.
Organisation
Von Dateiordnern bis hin zu freigegebenen Online-Laufwerken müssen Assistenten der Geschäftsleitung ein Meister der Organisation sein. Um den reibungslosen Betrieb eines Büros oder Unternehmens zu gewährleisten, verfügt der beste Assistent der Geschäftsleitung über ein effektives Dokumentenablagesystem und nutzt Aufgabenverwaltungstools. Sie pflegen Zeitpläne und Budgets und verwalten große Mengen an Informationen, Telefonnachrichten, E-Mails oder Dateien.
Sie schreiben
Von einem Assistenten der Geschäftsleitung wird oft erwartet, dass er E-Mails, Notizen, Dokumente, Berichte und andere schriftliche Materialien schreibt. Sie müssen die Grammatik gut verstehen und einen professionellen Ton verwenden. Die Teilnahme an einem College-Schreibkurs oder an Fortbildungskursen in geschäftlichem und professionellem Schreiben kann dazu beitragen, die Schreibfähigkeiten eines Assistenten der Geschäftsleitung zu stärken.
Flexibilität
Assistenten der Geschäftsleitung sind für viele Aufgaben verantwortlich und ihre Zeitpläne können sich ändern, wenn der von ihnen unterstützte Manager oder Administrator dringende Bedürfnisse hat. Sie müssen oft Multitasking betreiben und müssen sich wohlfühlen, zwischen Aufgaben zu wechseln, mitten in der Aufgabe innezuhalten und neue Verantwortungen zu übernehmen, wenn sich diese ergeben.
Computerfähigkeiten
Grundlegende Computerkenntnisse sind für jede Position als Assistent der Geschäftsleitung wichtig, einschließlich der Erstellung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Erfahrung mit Textverarbeitungssoftware, Recherche und allgemeiner Fehlerbehebung sind oft entscheidend für den Erfolg eines Assistenten der Geschäftsleitung.
Arbeitsumgebung des Assistenten der Geschäftsleitung
Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten typischerweise in einer Büroumgebung, die variieren kann, aber es gibt ein paar Elemente, die für die meisten Positionen als Assistent der Geschäftsleitung oft konstant sind:
Viele Assistenten der Geschäftsleitung sitzen bis zu acht Stunden am Tag am Schreibtisch. Die meisten verfügen über einen eigenen Arbeitsplatz mit Computer und Telefon.
Sie arbeiten mit Computern und müssen sich dabei wohlfühlen, längere Zeit vor einem Bildschirm zu verbringen.
Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten möglicherweise mit einem kleinen Team von Kollegen und Managern zusammen, und einige arbeiten einzeln mit einem hochrangigen Manager, sodass viele Aufgaben unabhängig voneinander erledigt werden.
Zu den Branchen, in denen Assistenten der Geschäftsleitung beschäftigt sind, gehören juristische und medizinische Einrichtungen, Krankenhäuser, Schulen, Regierungsbehörden und verschiedene Privatunternehmen.
Einige Assistenten der Geschäftsleitung müssen möglicherweise reisen, um Veranstaltungen zu planen, an Besprechungen teilzunehmen und bestimmte Aufgaben auszuführen.
So werden Sie stellvertretender Geschäftsführer
Wenn Sie sich für eine Bewerbung als Assistent der Geschäftsleitung entschieden haben, können Sie folgende Schritte unternehmen:
1. Machen Sie eine Ausbildung
Erwerben Sie Ihren High-School-Abschluss oder GED und erwägen Sie den Erwerb eines Associate- oder Bachelor-Abschlusses, um möglicherweise Ihre Verdienstmöglichkeiten zu erhöhen und eine Ausbildung zu erhalten, die Ihrer Erfahrung entspricht. Nehmen Sie unbedingt an verschiedenen Kursen teil, auch solchen, die Ihre Schreib-, Kommunikations-, Computer- und Mathematikkenntnisse verbessern.
2. Sammeln Sie Verwaltungserfahrung
Bei den meisten Stellenausschreibungen für Assistenten der Geschäftsleitung werden Bewerber mit mindestens drei Jahren Verwaltungserfahrung bevorzugt. Erfahrungen können durch einen Job, eine ehrenamtliche Tätigkeit oder ein Praktikum gesammelt werden. Erwägen Sie eine Stelle als Sekretärin, Verwaltungsassistentin, Büroassistentin oder Forschungsassistentin, um die Fähigkeiten zu erlernen, die Sie als qualifizierte Assistentin der Geschäftsleitung benötigen.
3. Erwägen Sie eine Zertifizierung
Sobald Sie Erfahrung gesammelt haben, können Sie sich für administrative Unterstützungsfähigkeiten zertifizieren lassen, um sich besser von anderen Kandidaten abzuheben und möglicherweise Ihre Verdienstmöglichkeiten zu erhöhen.
4. Erstellen Sie einen Lebenslauf
Heben Sie bei der Vorbereitung Ihres Lebenslaufs und Anschreibens Ihre Verwaltungserfahrung und -fähigkeiten hervor, einschließlich Organisations- und Computerkenntnisse. Fügen Sie alle Zertifizierungen bei, die Sie möglicherweise haben. Passen Sie Ihr Anschreiben an die Branche und das Unternehmen an. Wenn Sie sich beispielsweise für eine Stelle als Assistent der Geschäftsleitung in einem Bildungsbereich bewerben, heben Sie alle Bildungserfahrungen hervor, die Sie möglicherweise gesammelt haben, einschließlich ehrenamtlicher Tätigkeiten.
5. Bewerben Sie sich für eine Stelle als Assistent der Geschäftsleitung
Suchen Sie online nach Jobs als Assistent der Geschäftsleitung und wählen Sie Positionen in Branchen aus, die Sie interessieren oder mit Ihren allgemeinen beruflichen Zielen übereinstimmen. Sehen Sie sich die Stellenbeschreibungen an, um die Erwartungen und Anforderungen des Arbeitgebers besser zu verstehen, und bewerben Sie sich für ein Vorstellungsgespräch auf die Stellen, für die Sie am besten geeignet sind. Sie können sich auch an andere Verwaltungsfachkräfte wenden, um bei der Suche nach offenen Stellen behilflich zu sein.
Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Geschäftsführer
Wir suchen einen erfahrenen und zuverlässigen Assistenten der Geschäftsleitung zur Unterstützung unseres Führungsteams. Sie arbeiten direkt mit leitenden Führungskräften zusammen und verwalten die Geschäftsziele des Teams. Sie sind für Reisevorbereitungen, Berichterstattung, Kundenkommunikation und andere Verwaltungsaufgaben verantwortlich. Der ideale Kandidat ist mit der gesamten Microsoft Office-Suite vertraut, kann Probleme lösen und ist ein ausgezeichneter Multitasker. Sie müssen außerdem über einen High-School- oder GED-Abschluss und mindestens drei Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung verfügen. Erfahrung kann einen Associate- oder Bachelor-Abschluss ersetzen.
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