Erfahren Sie, wie Sie Aktenschreiber werden • BUOM
Was macht ein Archivar?
Ein Aktensachbearbeiter ist für die Organisation und Pflege der Unterlagen eines Unternehmens sowie seiner Ablage- und Kategorisierungssysteme verantwortlich. Aktensachbearbeiter müssen über ein Verifizierungssystem verfügen, um die Genauigkeit der Akten sicherzustellen. Sie sind auch für die Erstellung von Materialien oder Papierakten zur Aufzeichnung verantwortlich. Sie aktualisieren und bestätigen auch die Richtigkeit der digitalen Dateien. Zu den weiteren Aufgaben eines Archivarbeamten können gehören:
Sammeln von Daten von Mitarbeitern oder Kunden
Scannen Sie Papierdokumente und laden Sie sie zur digitalen Speicherung herunter
Erstellen Sie ein organisiertes System zum Organisieren von Papier- und elektronischen Dateien
Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern, um ihnen mitzuteilen, wo sie bestimmte Dateien finden
Beantworten Sie Telefonanrufe und leiten Sie diese an den entsprechenden Mitarbeiter weiter
Durchschnittsgehalt
Das typische Gehalt eines Aktenführers hängt von seiner Erfahrung, der Branche, in der er arbeitet, und dem Standort der Stelle ab. Mit mehr Erfahrung sind höhere Einnahmen möglich. Für die aktuellsten Gehaltsinformationen von Indeed klicken Sie auf den Gehaltslink.
Übliches Gehalt in den USA: 13,54 $ pro Stunde
Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 22,70 US-Dollar pro Stunde.
Anforderungen an einen Archivar
Aktensachbearbeiter müssen vor der Bewerbung über eine entsprechende Ausbildung und Fähigkeiten verfügen, darunter:
Ausbildung
Die meisten Aktenbeamten können die Stelle mit einem Abitur erhalten. Einige Arbeitgeber bevorzugen jedoch, dass der Kandidat auch über einen Associate- oder Bachelor-Abschluss verfügt. Interessierte, die sich für den Beruf des Aktenführers interessieren, können ihre Chancen auf einen Job verbessern, indem sie Computerkurse belegen, in denen Fertigkeiten wie das Erstellen von Tabellenkalkulationen oder der Umgang mit einem Textverarbeitungssystem vermittelt werden.
Die Weiterbildung
Eine vorherige Schulung ist nicht erforderlich, Arbeitgeber bevorzugen jedoch möglicherweise Personen mit Erfahrung im Kundenservice oder in Büropositionen. Nach Arbeitsbeginn absolvieren die Mitarbeiter häufig eine Schulung vor Ort, die mehrere Wochen dauern kann. Während dieser Zeit erlernen sie den Umgang mit den Computerprogrammen des Unternehmens sowie alle bürokratischen Abläufe. Wenn ein Aktensachbearbeiter in einem Spezialbereich arbeitet, beispielsweise in der Regierung oder im Gesundheitswesen, muss er möglicherweise mehrere Monate lang geschult werden, um sich mit den Branchenvorschriften vertraut zu machen.
Zertifikate
Es sind keine besonderen Zertifizierungen erforderlich, um Case Manager zu werden. Der Erwerb dieser Zertifizierungen kann jedoch dazu beitragen, das Wissen, die Fähigkeiten und die Beschäftigungsfähigkeit eines Mitarbeiters zu verbessern. Einige dieser Zertifizierungen können Folgendes umfassen:
Microsoft Office-Zertifizierungen: Kandidaten können verschiedene Kurse belegen, um ihr Verständnis von Word und Excel zu verbessern. Viele dieser Kurse können online absolviert werden.
Zertifizierung zum Datei- und Dateneingabe-Sachbearbeiter: Mehrere Fach- und Volkshochschulen bieten eine Zertifizierung zum Datei- und Dateneingabe-Sachbearbeiter an, die einem Kandidaten einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann.
Zertifizierung für digitales Informationsmanagement: Diese Zertifizierung kann einem Kandidaten helfen, sich besser mit dem digitalen Informationsmanagement vertraut zu machen. Sie können es online über Fachschulen absolvieren.
Fähigkeiten
Aktensachbearbeiter müssen über vielfältige Fähigkeiten verfügen, um sich auf die Position vorzubereiten. Sie müssen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, wenn sie Informationen von Kunden oder Mitarbeitern einholen, da möglicherweise die Notwendigkeit besteht, anderen Mitarbeitern mitzuteilen, wo sie bestimmte Dateien finden können. Möglicherweise müssen sie auch auf mögliche Fehler in den Postanschriften achten und diese korrigieren. Aktensachbearbeiter müssen außerdem über die folgenden Fähigkeiten verfügen:
Organisation
Aktensachbearbeiter müssen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, da sie für eine große Anzahl von Akten verantwortlich sind. Sie benötigen ein effektives System zur Organisation von Papier- und digitalen Dateien, damit sie diese schnell finden können. Das System sollte für andere Mitarbeiter, die möglicherweise Zugriff darauf benötigen, leicht verständlich sein.
Selbstmotivation
Sie arbeiten oft mit minimaler Aufsicht, daher muss ein Aktenbeamter in der Lage sein, sich selbst zu motivieren, jeden Tag die erforderliche Menge an Arbeit zu erledigen. Es kann hilfreich sein, Methoden zur täglichen Organisation der Arbeit mithilfe von Checklisten oder Kalendern zu erstellen. Sie müssen auch wissen, wie sie ihre Aufgaben priorisieren und entscheiden, in welcher Reihenfolge sie die einzelnen Aufgaben erledigen.
Computerfähigkeiten
Ein Archivar muss über gute Computerkenntnisse verfügen und eine Vielzahl von Computerprogrammen beherrschen. Dies können Microsoft Office und andere Textverarbeitungsprogramme sein. Sie können die Dateneingabe auch auf der Grundlage der erhaltenen Papierdateien durchführen. Dateisachbearbeiter müssen möglicherweise wissen, wie sie Dokumente auf einem Computer erstellen, ausdrucken und scannen.
Aufmerksamkeit fürs Detail
Sie müssen detailorientiert sein, damit sie Dokumente an den richtigen Stellen aufbewahren können. Der Archivar kann dem Unternehmensorganisator bei der Beantragung der für die Steuerzahlung erforderlichen Unterlagen behilflich sein und muss daher wissen, wie er die Daten sicher verwahrt. Möglicherweise geben sie auch große Datenmengen in den Computer ein und müssen vor der Übermittlung bestätigen, dass alle Informationen korrekt sind.
Kommunikationsfähigkeit
Abhängig von der Umgebung, in der sie arbeiten, können Aktensachbearbeiter Kunden beim Betreten des Unternehmens begrüßen. Sie sollten wissen, wie sie häufige Fragen von Kunden oder Besuchern beantworten und diese an die entsprechenden Mitarbeiter weiterleiten können. Ein Archivar kann bei Bedarf auch für die Beantwortung von Telefonanrufen und die Weiterleitung von Telefonanrufen verantwortlich sein.
Körperliches Training
Obwohl die meisten ihrer Aufgaben nicht anstrengend sind, müssen Aktenbeamte manchmal schwere Kisten voller Akten heben und tragen. Sie müssen die Kraft haben, sie anzuheben und bei Bedarf durch das Büro zu tragen. Der Archivar muss außerdem über die richtigen Hebe- und Biegetechniken verfügen, um Verletzungen vorzubeugen.
Arbeitsumgebung für einen Aktensachbearbeiter
Aktensachbearbeiter arbeiten in einer Vielzahl von Umgebungen, darunter Büros, Regierungsgebäude, Schulen, Bibliotheken und Gemeindeorganisationen. Der Großteil ihrer Arbeit wird im Büro ihres Unternehmens erledigt, es kann aber auch sein, dass sie reisen, um die benötigten Daten zu erhalten. Sie verbringen die meiste Zeit ihres Tages vor dem Computer, stehen aber auch auf, um Dokumente zu scannen oder manuell abzulegen. Einige Angestellte arbeiten hauptsächlich alleine und haben nur minimale Interaktion mit anderen Mitarbeitern, während andere möglicherweise regelmäßig mit Kollegen und der Öffentlichkeit interagieren.
Ein Sachbearbeiter verwendet eine Vielzahl von Geräten, darunter Computer, Aktenvernichter, Telefone, Scanner und Drucker. Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens kann ein Sachbearbeiter in Teilzeit oder Vollzeit arbeiten. Sie arbeiten oft in Tagesschichten, können aber auch abends oder am Wochenende benötigt werden.
So werden Sie Sachbearbeiter
Bei manchen Stellen als Aktenführer können Bewerber mit minimaler Berufserfahrung beginnen, es kann jedoch hilfreich sein, über einschlägige Berufserfahrung oder Ausbildung zu verfügen. Kandidaten müssen die folgenden Schritte unternehmen, um Archivar zu werden:
1. Holen Sie sich Ihr Abitur.
Alle Kandidaten müssen ihre Sekundarschulbildung mit einem Diplom oder einem gleichwertigen Abschluss abschließen. Obwohl es sich bei der Position oft um eine Einstiegsposition handelt, kann es hilfreich sein, einen Associate-Abschluss zu erwerben, um sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Kandidaten zu verschaffen.
2. Nehmen Sie an relevanten Kursen oder Zertifizierungen teil.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Chancen auf eine Anstellung als Büroangestellter zu erhöhen, besteht darin, Kurse zu belegen, die für die Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, relevant sind. Der Besuch von Computerkursen kann hilfreich sein, um mit dem Erlernen der Fähigkeiten zu beginnen, die für eine Position als Archivar erforderlich sind. Sie können auch online oder persönlich an örtlichen Hochschulen Kurse in Datenmanagement, Computersoftware und Organisation belegen.
3. Aktualisieren Sie Ihren Lebenslauf.
Jeder Kandidat sollte sicherstellen, dass sein Lebenslauf die aktuellsten Bildungs- und Berufserfahrungen enthält. Stellen Sie außerdem sicher, dass es relevant ist, und listen Sie alle für die Position des Sachbearbeiters erforderlichen Fähigkeiten auf. Sie können Ihren Lebenslauf entsprechend den in der Stellenanzeige aufgeführten Fähigkeiten und Anforderungen anpassen.
Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen Sachbearbeiter
Wir suchen den idealen Kandidaten für die Position des Sachbearbeiters bei Mountain Insurance. Diese Person muss hoch motiviert sein und in der Lage sein, mit minimaler Aufsicht zu arbeiten. Sie sind für das Scannen aller Papierdokumente und deren elektronische Archivierung sowie für die Archivierung von Dokumenten verantwortlich. Der Kandidat muss über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen und wissen, wie man Aufzeichnungen sicher führt. Sie müssen außerdem körperlich in der Lage sein, Kisten mit einem Gewicht von bis zu 30 Pfund zu heben.
Bei dieser Stelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle, die tagsüber und unter der Woche besetzt ist, möglicherweise jedoch gelegentliche Abendstunden erfordert. Alle Bewerber müssen über einen High-School-Abschluss verfügen, ein Associate-Abschluss wird jedoch bevorzugt. Sie müssen außerdem über grundlegende Computerkenntnisse, Kenntnisse in Textverarbeitungsprogrammen und Erfahrung in der Dateneingabe verfügen.