Ein Leitfaden zur Ressourcenplanung im Projektmanagement • BUOM
22. April 2021
Fast alle Projekte verfügen über begrenzte Fähigkeiten oder Ressourcen. Der Erfolg eines Projekts hängt daher davon ab, wie effektiv die Ressourcen verwaltet werden. Eine Ressource ist alles, was erforderlich ist, um ein Projekt erfolgreich auszuführen und abzuschließen. Dies können Arbeitskräfte, Ausrüstung, Materialien, Ausrüstung oder alles sein, was zur Fertigstellung des Projekts erforderlich ist.
Ein geplanter Ansatz zur Ressourcenzuweisung ermöglicht es Projektmanagern, Fristen für die Erledigung der ihren Teams zugewiesenen Aufgaben festzulegen. Anschließend können sie Stakeholdern wie Kunden oder dem Vorstand Bericht erstatten. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Ressourcenplanung ist, warum sie wichtig ist und wie man einen effektiven Ressourcenplanungsplan erstellt.
Was ist Ressourcenplanung?
Unter Ressourcenplanung versteht man den Prozess, mit dem Organisationen ihre Ressourcen effektiv den Aufgaben oder Projekten zuweisen, die sie erledigen müssen. Dazu gehört auch die Planung von Start- und Enddaten für jede Aufgabe oder jedes Projekt basierend auf Kapazität und Ressourcenverfügbarkeit. Abhängig von der Branche kann es sich bei den Ressourcen um Personen (Mitarbeiter oder Lieferanten), Ausrüstung, Materialien, Finanzmittel oder Einrichtungen handeln.
Bei der Ressourcenplanung werden Kapazitätsentscheidungen mithilfe zweier Methoden in den Planungsprozess einbezogen: zeitbeschränkt und ressourcenbeschränkt. Bei der zeitbeschränkten Planung wird die Zeit als kritische Variable verwendet. Begrenzte Ressourcen hingegen konzentrieren sich auf begrenzte Ressourcenkapazitäten und legen den Schwerpunkt auf die Lösung von Kapazitätsüberlastungsproblemen.
Wer nutzt Ressourcenplanung?
Projektmanager sind häufig für die Ressourcenplanung verantwortlich. Große Organisationen verfügen über dedizierte Ressourcenmanager, die sich um die Ressourcenplanung kümmern. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und ohne Qualitätseinbußen abgeschlossen wird. Wenn Ressourcen vor Projektbeginn nicht richtig genutzt und geplant werden, führt dies zu Zeitverzögerungen und sogar zum Scheitern des Projekts.
Warum ist Ressourcenplanung wichtig?
Die Ressourcenplanung bietet Projektmanagern eine intelligentere und effizientere Möglichkeit, ihrem Team Aufgaben basierend auf deren Erfahrung und Verfügbarkeit zuzuweisen. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, das Projekt von Anfang bis Ende zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Außerdem bietet es Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitskräfte möglichst effizient zu nutzen, sodass sie weder über- noch unterbelegt sind.
Die Verwaltung von Personalressourcen ist viel komplexer als die Verwaltung anderer Ressourcen wie Ausrüstung oder Materialien. So stellt eine richtige Ressourcenplanung sicher, dass die Menschen nicht mit Arbeit überlastet werden, ihre Zeit optimal genutzt wird und Ihr Budget so sinnvoll wie möglich eingesetzt wird. Die Verwaltung von Ressourcen kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein. Es ist jedoch ein wichtiger Aspekt, wenn es um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts geht.
Die Ressourcenplanung ist aus folgenden Gründen wichtig:
Erhöhen Sie die Projekteffizienz und -kosten
Verhinderung von Terminverzögerungen
Überlasten Sie die Menschen nicht mit zu viel Arbeit
Legen Sie Aufgaben fest und steuern Sie Projekte von Anfang bis Ende
Arbeitszeiten je nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit
Analysieren Sie die Auslastungsrate für jede Ressource und weisen Sie ungenutzten Ressourcen Aufgaben neu zu, bis diese vollständig ausgelastet sind.
Verfolgen Sie Projektschätzungen und -ergebnisse, um die zukünftige Planung zu erleichtern
Was sind die Schritte für eine effektive Ressourcenplanung?
Bei der Ressourcenplanung geht es um mehr als nur Fristen und Ergebnisse. Es geht auch darum, die Motivation Ihrer Teammitglieder aufrechtzuerhalten und sie herauszufordern, ihnen aber niemals mehr Aufgaben zu geben, als sie bewältigen können. Hier sind sechs Schritte zu einer effektiven Ressourcenplanung, zusammen mit Beispielen:
1. Teilen Sie Aufgaben auf
Der erste Schritt zur Ressourcenplanung besteht darin, das Projekt als Ganzes zu verstehen und dann jeden Teil in einzelne Aufgaben aufzuteilen. Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein wichtiges Instrument, mit dem Projektmanager ein Projekt strukturieren, indem sie alle Funktionen auf eine grundlegende Ebene herunterbrechen und so eine umfassende Liste aller durchzuführenden Aktivitäten erhalten.
Wenn Ihre Agentur beispielsweise einen digitalen Marketingplan für ein Startup-Unternehmen entwickelt, könnte Ihre Aufgabenliste wie folgt aussehen:
Erstellen Sie Statusaktualisierungen für soziale Medien, Blogbeiträge, Bilder, Audio- und Videoinhalte, um Menschen anzusprechen und den Verkehr auf Ihre Website zu steigern.
Automatisieren Sie Ihre digitale Marketingstrategie mit E-Mail-Automatisierung, Facebook-Messenger-Bots und Gruppenplanung von Social-Media-Beiträgen.
Analysieren Sie die Marketingstrategien konkurrierender Unternehmen, um herauszufinden, was Ihrem Kunden fehlt
Einrichten von Werbung, Analysen, Berichten und Tracking für jeden Kanal
Aktualisieren Sie Inhalte auf jedem Kanal innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums und entfernen Sie alle veralteten Informationen.
Sobald die Liste fertig ist, können Sie den Ressourcen- und Arbeitsaufwand abschätzen, der für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist.
2. Bewerten Sie die Ressourcenfähigkeiten
Der nächste Schritt besteht darin, die benötigten Ressourcen zu identifizieren und zu bewerten. In den meisten Projekten handelt es sich bei den erforderlichen gemeinsamen Ressourcen um Ausrüstung und Personal. Wenn es um Hardware geht, müssen Sie die Art der benötigten Software, Hardware oder Tools sowie alle spezifischen Versionen oder Industriestandards bestimmen, die erfüllt werden müssen. Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist, ob es wirtschaftlich sinnvoller ist, zu kaufen oder zu leasen.
Bewerten Sie Ihre Personalressourcen und weisen Sie die richtige Person mit den richtigen Fähigkeiten zu, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Der schnellste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, über eine Datenbank mit den Fähigkeiten aller Ihrer Teammitglieder zu verfügen, sodass Sie Aufgaben problemlos an deren Zeitpläne anpassen können.
Berücksichtigen Sie die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Zertifizierungen und überlegen Sie, ob Sie vorhandene Mitarbeiter einsetzen oder einstellen möchten. Um beispielsweise einen hochqualifizierten Grafikdesigner für Ihr Team zu finden, der an einer Marketingkampagne arbeitet, können Sie vorab die Kompetenzdatenbank prüfen oder einen externen Auftragnehmer beauftragen.
3. Weisen Sie den Mitarbeitern Aufgaben entsprechend ihrer Verfügbarkeit zu
Sobald die Ressourcenkapazitäten richtig bewertet sind, hängt die Zuweisung der richtigen Person zu den richtigen Aufgaben von deren Verfügbarkeit ab. Es wäre besser, wenn Sie eine genaue Schätzung darüber hätten, wie viel Zeit für die Erledigung jeder dieser Aufgaben benötigt wird. Es ist wichtig herauszufinden, ob jemand mit zu viel Arbeit überlastet ist oder ob jemand möglicherweise nicht genug Arbeit hat.
An diesem Punkt der Ressourcenplanung haben Sie auch die Möglichkeit, die Größe des Projektteams nach Bedarf anzupassen. Nehmen wir an, Sie haben den Arbeitsaufwand in irgendeiner Phase des Projekts unterschätzt, beispielsweise beim Grafikdesign oder bei der Qualitätskontrolle. In diesem Fall ist es an der Zeit, zusätzliche Ressourcen anzuschließen.
4. Identifizieren Sie Engpässe und nehmen Sie schnelle Anpassungen in Echtzeit vor
Wenn ein Teammitglied in den Urlaub geht oder krankgeschrieben wird, müssen Sie seine Aufgaben neu zuweisen oder Fälligkeitstermine ändern. Es stehen zahlreiche Projektplanungsprogramme zur Verfügung, die Sie bei der Planung, Verfolgung und Analyse Ihrer Projekte unterstützen. Mit dieser Software können Sie ganz einfach Arbeitsaufgaben zuweisen und verwalten, die Arbeitsbelastung Ihres Teams überwachen, Benachrichtigungen über Projektstatusaktualisierungen erhalten und die Ressourcenverfügbarkeit (Krankheitstage, Feiertage und freie Tage) verfolgen.
Oftmals bleiben Teammitglieder bei einem Problem oder Problem stecken, das sie nicht lösen können. Es ist wichtig, den Überblick über Ihre Ressourcen und die aufgewendete Zeit zu behalten und schnell Hilfe von ihnen zu erhalten.
5. Implementieren Sie einen Risikoplan für kritische Ressourcen
Wichtige Mitarbeiter Ihres Projekts werden möglicherweise einem Projekt mit höherer Priorität zugewiesen oder sind aus irgendeinem Grund für Ihr Projekt nicht verfügbar. Es ist von entscheidender Bedeutung, einen Risikoplan zu implementieren, um kritische Ressourcen zu identifizieren und einen kostengünstigen Notfallplan für solche Umstände zu entwickeln.
Die Identifizierung eines Risikos, die anschließende Analyse seiner Auswirkungen auf das Gesamtprojekt und die Bewältigung des Risikos, ohne den Zweck Ihres Projekts zu gefährden, sind ein wichtiger Schritt in der Projektplanung.
6. Verfolgen Sie die für Aufgaben und Aktivitäten aufgewendete Zeit
Behalten Sie abschließend den Überblick über Ihr Projekt, damit es noch reibungsloser abläuft. Indem Sie ermitteln, wie viele Ressourcen Sie für jede Aufgabe verbraucht haben und wie lange es gedauert hat, sie abzuschließen, können Sie diese Daten zur Feinabstimmung zukünftiger Ressourcenplanungsaufgaben verwenden. Das Hinzufügen von Zeiterfassungsfunktionen zu Ihrer Ressourcenplanungssoftware ist der effektivste Weg, dies zu erreichen.
Ressourcennivellierung und Ressourcenglättung
In der pragmatischen Welt des Projektmanagements werden sowohl Ressourcennivellierung als auch Ressourcenglättung verwendet. Beim Ressourcennivellieren handelt es sich um den Prozess der Zuweisung widersprüchlicher Ressourcen. Wenn Ressourcen überbeansprucht werden, erfolgt eine Nivellierung, um eine faire und effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen. Die Ressourcennivellierung kann durch die Implementierung vieler Schritte erreicht werden, z. B. durch Verzögern der Startzeit, Erhöhen der Dauer des Plans oder Zuweisen neuer Ressourcen und mehr.
Bei der Ressourcenglättung geht es eher um die Bewältigung der Zeitbeschränkungen Ihres Projekts. Ziel ist es, ein Projekt pünktlich abzuschließen und gleichzeitig Spitzen und Täler im Ressourcenbedarf zu vermeiden.