Die Risk-Sharing-Struktur (RBS) verstehen • BUOM

14. Dezember 2021

Alle Unternehmen unterliegen Unsicherheiten und benötigen Prozesse zur Bewältigung der mit ihren Projekten verbundenen Risiken. Das Risk Breakdown Framework (RBS) ist ein wichtiges Instrument zum Verständnis und Management von Risiken. Wenn Sie im Projektmanagement tätig sind, können Sie von RBS profitieren, da es Ihnen bei der Planung und Ausführung hilft. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Risikoaufschlüsselungsstruktur und stellen Beispiele bereit, die Ihnen beim Management Ihrer eigenen Risiken helfen.

Wie sieht die Risikoteilungsstruktur aus?

Eine Risikoaufschlüsselungsstruktur, auch RBS genannt, ist ein Diagramm, das Projektunsicherheiten hierarchisch detailliert beschreibt. RBS kann Ihnen dabei helfen, die Verteilung von Risiken innerhalb eines Unternehmens oder Projekts zu verstehen, was es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das Risikomanagement macht. RBS ermöglicht:

• Stellen Sie Risiken strukturiert und leicht verständlich dar

• Beschreiben Sie kurz den Risikomanagementprozess

• Identifizieren von Teilen des Projekts mit erhöhtem Risikopotenzial

• Erkennen von Bereichen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern

• Finden Sie heraus, ob einige Risikothemen wiederkehren

• Bestimmen Sie die Gesamtrisikoexposition Ihres Projekts

Für Projektmanager ist es hilfreich zu wissen, welche Bereiche ihres Projekts mehr Aufmerksamkeit benötigen. Sobald sie das Ausmaß des Risikos verstanden haben, können sie versuchen, das Risiko zu reduzieren oder zu unterdrücken, um sicherzustellen, dass sie ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen.

RBS ist eines von vier Aufschlüsselungstools, mit denen Sie Ihr Projekt effektiv verwalten können. Die anderen drei Tools sind:

• Projektstrukturplan: Das Projekt ist in kleine Arbeitselemente unterteilt.

• Ressourcenaufschlüsselungsstruktur: Detaillierte Ressourcen (z. B. Personen, Ausrüstung und Materialien), die für ein Projekt verfügbar sind, nach Typ.

• Aufschlüsselung der Organisationsstruktur: Beschreibt die Organisationsstruktur und beschreibt detailliert die Beziehungen zwischen verschiedenen Positionen.

Vorteile einer Risikoaufschlüsselungsstruktur

RBS bietet folgende Vorteile:

• Vollständiger Risikoüberblick: RBS hilft bei der Identifizierung und Organisation von Risiken, indem es einen umfassenden Überblick über alle mit einem Projekt verbundenen Risiken bietet.

• Besseres Verständnis: Wenn es viele Daten gibt, erleichtert eine strukturierte Darstellung das Verständnis für Sie und Ihre Stakeholder.

• Bessere Ressourcenzuweisung: RBS hilft Projektmanagern bei der Zuweisung erforderlicher Ressourcen wie Gelder, Werkzeuge und Teammitglieder.

• Bessere Vorbereitung: RBS unterstützt Projektmanager bei der Planung und Vorbereitung auf die potenziellen Auswirkungen der von ihnen identifizierten Risiken.

Verwendung der Risikoidentifikation für die Risikoaufschlüsselungsstruktur

Risiko-Einschätzung stellt Ihnen Risikolisten zur Verfügung, sodass Sie auswählen können, welche Elemente Sie in Ihren Risikominderungsstrategien priorisieren möchten. Dazu können Sie folgende Tools nutzen:

• Listen: Sie können die Risiken in Ihrem Projekt einfach auflisten oder einen disziplinierteren Prozess nutzen, um potenzielle Risiken zu identifizieren und zu bewerten.

• Erfahrung: Innerhalb des Unternehmens können Branchenexperten oder erfahrene Teammitglieder dabei helfen, potenzielle Projektrisiken zu identifizieren.

• Kategorien: Sie können Risikoquellen auch nach Typ identifizieren. Durch die Erstellung von Kategorien zur Gruppierung ähnlicher Risiken können Sie die häufigsten potenziellen Projektrisiken identifizieren.

Es ist am besten, die Risikoidentifizierung mit RBS zu kombinieren, um die Natur aller Risiken zu verstehen und zu verstehen, wie man mit ihnen umgeht. Ein Risikoaufschlüsselungsrahmen hilft Ihnen, Ihre Risikoexposition besser zu verstehen.

Risikogliederungsstruktur im Projektmanagement

RBS erlaubt Projektmanager Ordnen und klassifizieren Sie die mit jedem Projekt verbundenen Risiken. Dies hilft ihnen, sich auf diese Risiken vorzubereiten und deren Auswirkungen zu reduzieren.

Erwägen Sie beispielsweise die Entwicklung einer Risikoaufschlüsselungsstruktur und die Definition von vier Risikokategorien: externes Risiko, Projektrisiko, organisatorisches Risiko und technisches Risiko. Anschließend können Sie als Projektmanager diese in Unterkategorien unterteilen. Die technische Kategorie kann Technologie, Analyse, Prozess, Anforderungen und Komplexität umfassen. Wenn Sie möchten, können Sie abschließend die spezifischen Risiken jeder Unterkategorie auflisten.

Sobald Sie alle potenziellen Risiken kategorisiert und identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie zu priorisieren. Wenn Sie eine methodische numerische Rangfolge bevorzugen, können Sie Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung einstufen:

Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos

• Hohe Wahrscheinlichkeit: 80 % bis 100 %

• Mittlere bis hohe Wahrscheinlichkeit: gleich oder größer als 60 %

• Mittlere bis niedrige Wahrscheinlichkeit: gleich oder höher als 30 %

• Geringe Wahrscheinlichkeit: weniger als 30 %

Risiko beeinflussen

• Hoch: Katastrophal (Bewertung A oder 100)

• Durchschnitt: Kritisch (Bewertung B oder 50)

• Niedrig: marginal (Bewertung C oder 10)

Sobald Sie die Risiken auf diese Weise eingestuft haben, können Sie sie bewerten. Die Risikobewertung ist die Auswirkungsbewertung multipliziert mit der Wahrscheinlichkeit. Beispielsweise hat ein potenzielles Risiko, das eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 30 % hat und als kritische Risikoauswirkung definiert ist, einen Risikowert von 15 von 100.

So erstellen Sie eine Risikoaufschlüsselungsstruktur

So können Sie eine RBS-Vorlage für Ihre Organisation erstellen, die Sie in allen Projekten verwenden können:

1. Risikokategorien definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Risikokategorien für Ihr Projekt oder Ihre Branche am besten geeignet sind. Zu den Projektrisikokategorien können gehören:

• Organisatorische Risiken. Interne Risiken sind solche, die innerhalb der Organisation auftreten, wie etwa Priorisierungsfehler, Finanzierungsverzögerungen oder Ressourcenknappheit.

• Externe Risiken. Externe Risiken sind solche, die Sie nicht kontrollieren können, wie etwa Wettbewerber, Lieferanten, regulatorische oder umweltbedingte Bedrohungen.

• Risiken im Projektmanagement. Projektmanagementrisiken können sich auf die Kommunikation, Planung oder das Projektmanagement auswirken.

• Technische Risiken. Zu den technischen Risiken können die Veralterung der Technologie oder Unklarheiten bei der Definition des Geltungsbereichs gehören.

2. Erstellen Sie Unterkategorien

Im nächsten Schritt werden Unterkategorien für die zuvor identifizierten Risiken erstellt. Die oben genannten Kategorien umfassen möglicherweise die meisten Risiken, in einigen Projekten müssen Sie jedoch möglicherweise Unterkategorien erstellen. Beispielsweise könnte ein Bauunternehmen, das „Umweltgefahren“ als Risikokategorie auflistet, Unterkategorien für Unwetter und extreme Hitze erstellen.

3. Erstellen Sie ein Diagramm

Ihr letzter Schritt besteht darin, ein Risikoaufschlüsselungsdiagramm nach Kategorie und Unterkategorie zu erstellen. Dadurch können Sie und andere während des gesamten Projekts problemlos auf Risiken verweisen.

Beispiel einer Risikoaufschlüsselungsstruktur

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines RBS für ein IT-Projekt, das auf die Aktualisierung des Datenbanksystems einer Organisation abzielt. Es beschreibt detailliert die Hauptrisikokategorien und ihre entsprechenden Unterkategorien:

Technische Risiken

• Hardwareprobleme

• Softwareprobleme

• Netzwerkprobleme

Externe Risiken

• Lieferantenverzögerung

• Mitbewerber-Updates schneller

• Cashflow

Organisatorische Risiken

Risiken im Projektmanagement

• Teamkommunikation

• Kostenberechnungen

• Verfügbarkeit von Projektressourcen

Um diese Risiken mithilfe einer numerischen Rangfolge zu priorisieren, kann der Projektmanager wie oben beschrieben die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts und die Risikoauswirkungen jeder Unterkategorie zuordnen. Die Multiplikation dieser Zahlen für jede Unterkategorie führt zu Risikobewertungen im Bereich von null bis 100, sodass der Projektmanager eine numerische Hierarchie der wahrscheinlichsten Risiken erstellen kann.