Die besten E-Mail-Vorlagen für Stellenangebote (und wie man sie erstellt) • BUOM
9. April 2021
E-Mail-Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Arbeitskultur. Wissen was in einem Brief enthalten sein soll ist genauso wichtig wie wie gut es geschrieben ist. Viele Berufstätige nutzen Job-E-Mail-Vorlagen, um ihre Kommunikation mit potenziellen Arbeitgebern zu organisieren und zu strukturieren. In diesem Artikel beschreiben wir, was eine Job-E-Mail-Vorlage ist und wie man sie erstellt. Außerdem sehen wir uns einige Beispielvorlagen an, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen Job-E-Mail helfen.
Was ist eine Vorlage für ein Stellenangebot?
Eine Job-E-Mail-Vorlage bietet ein Design, das Ihnen bei der elektronischen Kommunikation mit aktuellen oder zukünftigen Arbeitgebern hilft. Die Vorlage enthält in der Regel wichtige Überschriften und Abschnittsplatzhalter, die beim Verfassen einzelner E-Mails mit entsprechenden spezifischen Inhalten gefüllt werden. Job-E-Mail-Vorlagen können unter verschiedenen Umständen nützlich sein, darunter:
Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Arbeitgeber bezüglich einer offenen Stelle
Antworten Sie auf eine zuvor unbeantwortete E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber
Nach dem Interview
Ein Stellenangebot ablehnen
Bitte um ein Empfehlungsschreiben
Suchen Sie Online-Hilfe zu einem vorgeschlagenen Job
So erstellen Sie eine Vorlage für ein Bewerbungsschreiben
Hier sind fünf Schritte zum Erstellen einer Job-E-Mail-Vorlage:
Überlegen Sie sich eingängige Handlungsstränge.
Beginnen Sie mit einer respektvollen und persönlichen Begrüßung.
Organisieren Sie Ihre Inhalte mit einer professionellen Struktur.
Beenden Sie mit einem Call-to-Action.
Fügen Sie eine offizielle Unterschrift bei.
1. Überlegen Sie sich einprägsame Themen
Unabhängig von der Art des Inhalts ist eine effektive Betreffzeile entscheidend für den Erfolg Ihrer Job-E-Mail. Ein nützlicher erster Schritt beim Erstellen einer Vorlage besteht darin, eine Reihe von Beispiel-Betreffzeilen zu erstellen, die zu den verschiedenen Arten von Job-E-Mails passen. Dies beschleunigt den Einrichtungsprozess beim Verfassen der eigentlichen E-Mails und erhöht Ihre Chancen auf eine Antwort.
2. Beginnen Sie mit einer respektvollen und persönlichen Begrüßung.
Jede professionelle E-Mail sollte mit einer höflichen und respektvollen Begrüßung beginnen, die mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Grüße“ beginnt und die Person dann namentlich anspricht. Auch wenn Sie die Person schon einmal kennengelernt haben, kann die Nennung ihres Nachnamens eine notwendige berufliche Höflichkeit sein, beispielsweise wenn Sie einem Personalmanager schreiben. Wenn Sie die Person gut kennen und häufig mit ihrem Namen kommunizieren, sollten Sie erwägen, nur ihren Vornamen zu verwenden.
Beim Erstellen einer Vorlage können Sie eine Titelzeile für die Begrüßung erstellen, die eine formelle Einleitung enthält und dann Platz für den tatsächlichen Namen der Person lässt.
3. Organisieren Sie Ihre Inhalte mithilfe einer professionellen Struktur
Während der tatsächliche Inhalt Ihrer E-Mail je nach Art der Vorlage variiert, sollten alle Kerninhalte aussagekräftig, aber prägnant sein. Jede Art von E-Mail sollte außerdem sowohl eine Einleitung als auch einen Text enthalten.
In der Einleitung sollte klar dargelegt werden, warum Sie die E-Mail senden, beispielsweise nach einem Vorstellungsgespräch. Ihre Einleitung kann auch einen Hinweis darauf enthalten, woher Sie den Empfänger kennen, zum Beispiel: „Es war großartig, letzten Freitag mit Ihnen über die Marketingposition in Ihrem Unternehmen zu sprechen.“
Der Text der E-Mail enthält zusätzliche Informationen darüber, warum Sie die E-Mail senden, z. B. um eine Frage zu stellen, eine Anfrage zu stellen oder Informationen bereitzustellen. Beispielsweise können Sie auf Wunsch eines Arbeitgebers nach einem tollen Vorstellungsgespräch Ihre Liste mit beruflichen Referenzen vorlegen.
Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, können Sie Überschriften oder Satzstämme auflisten, die die Art der Informationen angeben, die Sie einschließen möchten. Beispielsweise könnte Ihre Vorlage eine Einladung zur Angabe des Zwecks Ihrer E-Mail, ein oder zwei Sätze mit der genauen Anfrage und einen oder zwei Schlusssätze zur Erläuterung wichtiger Details enthalten.
4. Beenden Sie mit einem Aufruf zum Handeln
Wenn Sie Ihre Anfrage klar und einfach zu beantworten halten, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine Antwort. Dies können Sie erreichen, indem Sie die Nachricht mit einem Call-to-Action beenden, der dem Empfänger den gewünschten nächsten Schritt mitteilt. Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Ich möchte nächste Woche einen Termin vereinbaren, um die nächsten Schritte im Einstellungsprozess telefonisch zu besprechen.“ Das Einfügen eines Call-to-Action als letztes Element Ihrer Vorlage vor Ihrer Unterschrift kann Ihnen dabei helfen, diese Vorgehensweise zu standardisieren. Es ist auch hilfreich, Ihrem Aufruf zum Handeln einen positiven Ausdruck der Dankbarkeit hinzuzufügen, wie zum Beispiel: „Ich weiß es wirklich zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir zu sprechen.“
5. Fügen Sie eine offizielle Unterschrift bei
Alle Vorlagen müssen mit einem Signaturplatzhalter enden, der in jeweils einer separaten Zeile Platz für Ihren Namen und relevante Kontaktinformationen lässt.
Beispiele für Vorlagen für Stellenausschreibungen
Hier sind E-Mail-Vorlagen für Stellenausschreibungen, die Sie verwenden können, wenn:
Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Arbeitgeber bezüglich einer offenen Stelle
Nach dem Interview
Bitte um ein Empfehlungsschreiben
Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Arbeitgeber bezüglich einer offenen Stelle
Betrachten Sie diese Job-E-Mail-Vorlage als Hilfe beim Erstellen Ihrer eigenen:
Handlung: (Name des Unternehmens) Neu (Berufsbezeichnung) – (Ihr Name)
Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrter Arzt. (Familienname, Nachname),
Mein Name ist (Ihr Name) und ich (fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung und etwaige persönliche Verbindungen zum Unternehmen ein). Ich kontaktiere Sie, um mein Interesse an (Position einfügen) zu bekunden. Ich habe davon erfahren durch (Recherche oder Vorkenntnisse über das Unternehmen einfügen).
Ich bin davon überzeugt, dass meine Qualifikationen und Erfahrungen für diese Position hervorragend sind. Insbesondere für mich (fügen Sie ein bis zwei sehr relevante Leistungen ein, die nicht im Anschreiben erwähnt werden). Zur Überprüfung sind diesem Schreiben meine Unterlagen beigefügt (fügen Sie spezifische Dokumente ein, in der Regel Anschreiben und Lebenslauf).
Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie verfügbar sind (bitte konkrete Anfrage und Zeitrahmen angeben). Mein Name und meine Kontaktinformationen sind unten aufgeführt, damit Sie es bequemer haben.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich auf deine Antwort.
Aufrichtig,
(Name)
(Telefonnummer)
(E-Mail-Adresse)
Nach dem Interview
Hier ist eine Beispiel-E-Mail-Vorlage für ein Folgeinterview:
Thema: Fortsetzung des Interviews – (Ihr Name)
Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrter Arzt (Nachname),
Ich möchte Ihnen für Ihre Zeit am (Interviewdatum einfügen) danken. Es war mir eine Freude, Sie kennenzulernen und mehr über die Position bei (Firmennamen einfügen) zu erfahren. Unser Gespräch bestärkte mein echtes Interesse an dieser Gelegenheit und meine Überzeugung, dass meine bisherigen Fähigkeiten und Erfahrungen hervorragend zu Ihren Anforderungen passen.
Bitte wenden Sie sich an uns, wenn ich Ihnen weitere Informationen mitteilen kann, die Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung zu diesem Zeitpunkt helfen können.
Ich freue mich auf deine Antwort.
Herzliche Grüße,
(Name)
(Telefonnummer}
(E-Mail-Adresse)
Laden Sie die Vorlage für die Fortsetzung des Interviews herunter
Um eine Vorlage in Google Docs hochzuladen, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ > und wählen Sie die richtige hochgeladene Datei aus.
Bitte um ein Empfehlungsschreiben
Berücksichtigen Sie diese Vorlage, wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Vorlage für ein Empfehlungsschreiben erstellen:
Betreff des Schreibens: Empfehlungsschreiben Bitte um (Ihr Name)
Привет (Vorname oder Nachname von Herrn/Frau/Dr.),
Ich bewerbe mich gerade für eine Stelle (Stellenbezeichnung einfügen) bei (Firmennamen einfügen). Zu den Bewerbungsvoraussetzungen gehört ein Empfehlungsschreiben eines Referenzkreises, beispielsweise eines ehemaligen Arbeitgebers, der meine Qualifikationen in spezifischen inhaltlichen Bereichen einbringen kann. Da wir schon seit (Länge der Arbeitsbeziehung einfügen) zusammenarbeiten, bin ich mir sicher, dass Sie positiv über meine Fähigkeiten und Fertigkeiten sprechen konnten.
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ein Empfehlungsschreiben verfassen würden (bitte erforderliche Länge einfügen), in dem ich meine Kompetenz in Bereichen (Bereiche einfügen, die mit der gewünschten Stelle in Zusammenhang stehen) und meine erfolgreiche Managementerfahrung (Bereich mit klarer Stärke einfügen) darlegen würde.
Die Bewerbung muss (Frist einfügen) zur Einreichung über (Einreichungsvoraussetzungen einfügen) des potenziellen Arbeitgebers eingereicht werden. Eine Kopie meines aktuellen Lebenslaufs und (gegebenenfalls bereitgestellte unterstützende Materialien) ist für Ihre Durchsicht beigefügt. Gerne führe ich die Diskussion fort oder beantworte offene Fragen.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit.
Am besten,
(Name)
(Telefonnummer)
(E-Mail-Adresse)
Tipps zum Erstellen einer Job-E-Mail-Vorlage
Neben der zweckorientierten Gesamtstruktur müssen beim Verfassen einer effektiven E-Mail-Nachricht noch weitere Elemente berücksichtigt werden, beispielsweise die von Ihnen gewählten Wörter. Hier sind vier hilfreiche Tipps zum Erstellen einer Job-E-Mail-Vorlage:
Fass dich kurz
Wenn Sie Ihre Vorlage und den zugehörigen Inhalt prägnant halten, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine Antwort. Eine effektive Vorgehensweise könnte darin bestehen, eine gewünschte Wortanzahl festzulegen oder die E-Mail mehrmals zu lesen, um zu sehen, was Sie prägnanter sagen können.
Vermeiden Sie Fachjargon oder umgangssprachliche Ausdrücke
Kommunikation per E-Mail sollte genauso formell behandelt werden wie jede andere schriftliche oder persönliche Kommunikation, insbesondere mit einem potenziellen Arbeitgeber. Halten Sie die Kommunikation bei einer Bewerbung genauso formell wie jede andere Form der Kommunikation.
Machen Sie es ihnen leicht zu antworten.
Wenn Sie Ihren Call-to-Action so formatieren, dass der Empfänger mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann, indem er eine Multiple-Choice-Option auswählt oder eine andere einfache Antwort gibt, kann dies auch die Wahrscheinlichkeit und Aktualität einer Antwort erhöhen. Es kann hilfreich sein, dies in Ihrer Vorlage mithilfe von Satzstämmen zu formatieren. Fügen Sie beispielsweise einen Platzhalter mit einem Call-to-Action hinzu, der lautet: „Bitte teilen Sie mir mit, an welchem der folgenden Daten Sie eine Verbindung herstellen können.“
Passen Sie es an den Empfänger an
Zusätzlich zur Verwendung des korrekten Namens und Titels der Person kann die Anpassung Ihres E-Mail-Inhalts, um Forschungsnachweise und Vorkenntnisse nachzuweisen, Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie E-Mails an Unternehmen senden, mit denen Sie bisher noch nicht kommuniziert haben und die Sie nicht kennen. In Ihrer E-Mail-Vorlage können Sie Satzstämme oder Überschriften verwenden, um Sie zur Angabe dieser Informationen aufzufordern.
