Der vollständige Leitfaden zur Projektüberprüfung • BUOM

Ein Projektüberprüfungsprozess kann einem Unternehmen dabei helfen, Best Practices zu optimieren und verschiedene Aspekte des Projekts zu verfolgen, die verbessert werden könnten. Das Verständnis der Komponenten einer Projektüberprüfung und ihrer Organisation kann Ihnen oder Ihrem Unternehmen bei diesem Prozess helfen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was eine Projektbewertung ist, warum sie für die Verfolgung des Geschäftserfolgs wichtig ist, welche Merkmale sie aufweist und wie man sie durchführt.

Was ist eine Projektbewertung?

Eine Projektüberprüfung ist ein Prozess, den ein Unternehmen verwendet, um den Erfolg eines bestimmten Projekts zu bewerten und zu entscheiden, ob es weiterhin Ressourcen erhalten soll. Eine Projektüberprüfung kann entweder ein Treffen mit dem Projektteam zur Beurteilung des Status des aktuellen Projekts oder eine Überprüfung am Ende des Projekts sein. Das Unternehmen nutzt Projektüberprüfungen, um bestimmte Kennzahlen zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt die gewünschten Ergebnisse liefert.

Das Projektüberprüfungsteam ist bestrebt, eine realistische Fortschrittsberechnung vorzunehmen und potenzielle Wachstums- oder Verbesserungsbereiche zu analysieren. Eine Projektüberprüfung kann auch dann nützlich sein, wenn das Projekt erfolgreich war, da sie dabei helfen kann, die Tools und Techniken zu identifizieren, die zu seiner Wirksamkeit geführt haben. Das Team kann diese Methoden für den Einsatz in zukünftigen Projekten dokumentieren.

Wer führt Projektreviews durch?

Das Projektprüfungsteam führt Entwurfsprüfungen durch und trifft sich mit Projektteams, um den Erfolg des Projekts zu überprüfen, zu diskutieren und zu bewerten. Das Prüfteam kann das Projekt anhand mehrerer Kriterien bewerten, darunter erreichte Geschäftsziele, Kundenzufriedenheit und Einhaltung etablierter Unternehmensprozesse und -strategien. Das Prüfteam liest die Dokumentation des Projektteams, um sicherzustellen, dass sie mit den Projektplänen und -zielen übereinstimmt.

Das Projektprüfungsteam kann aus den folgenden Rollen bestehen:

• Projektüberprüfungsleiter: Der Projektüberprüfungsleiter führt die Überprüfung durch und erleichtert sie, führt Risikobewertungen von Bereichen durch, in denen das Projekt von Verbesserungen profitieren könnte, und überprüft Projektdokumente.

• Qualitätssicherungsanalyst: Der Qualitätssicherungsanalyst unterstützt den Projektprüfungsmanager bei der Analyse und dem Vergleich von Projektstrategien und -standards.

• Rekorder: Der Rekorder macht sich während des gesamten Überprüfungsprozesses Notizen. Diese Position kann ein Qualitätssicherungsanalyst innehaben, oder eine Rezeptionistin kann eng mit dem Qualitätssicherungsanalysten zusammenarbeiten.

Während des Überprüfungsprozesses trifft sich das Überprüfungsteam mit dem Projektteam, zu dem Folgendes gehören kann:

• Projektmanager. Der Projektmanager stellt sicher, dass die erforderlichen Ergebnisse dem Prüfteam organisiert und leicht zugänglich zur Verfügung stehen. Sie sind außerdem Vertreter des Projektteams und kommunizieren direkt mit dem Review-Team.

• Testkoordinator. Der Testkoordinator ist der Vertreter der Testprobleme des Projekts während des Überprüfungsprozesses.

• Andere wichtige Mitglieder: Andere wichtige Mitglieder des Projektteams besprechen zusätzliche Prozesse mit dem Prüfteam, einschließlich der Beurteilung, ob sie dem Projekt die richtigen Leute zugewiesen haben und ob das Projekt wie erwartet funktioniert hat.

Warum ist eine Projektbewertung wichtig?

Die Projektanalyse ist ein wichtiger Aspekt des Gesamtprojekts und hilft festzustellen, ob sich die weitere Arbeit daran lohnt. Es kann auch hilfreich sein, um zu beurteilen, ob ein Projekt die gewünschten Geschäftsergebnisse liefert, und bietet dem Unternehmen eine wertvolle Gelegenheit, Feedback zum Verlauf und Erfolg des Projekts zu erhalten. Da eine ständige Weiterentwicklung stattfindet, kann ein Projektüberprüfungsprozess dazu beitragen, die effizientesten und effektivsten Methoden für die Arbeit an einem Projekt beizubehalten.

Unternehmen können die aus diesen Überprüfungen gewonnenen Erkenntnisse für die zukünftige Projektplanung und -verwaltung nutzen und so dem Projektteam Zeit, Energie und Geld sparen. Positive Beiträge des Prüfteams können auch die Mitglieder des Projektteams ermutigen und motivieren. Das Prüfteam möchte dem Projektteam möglicherweise mitteilen, dass sich ihre harte Arbeit positiv auf ihr Projekt und das Unternehmen auswirkt.

Merkmale einer Projektbewertung

Zu den Merkmalen einer Projektprüfung gehören der Zweck der Prüfung, die Gruppe der Prüfer, der Ort und die Dauer. Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Unternehmen ein Projekt überprüft, und Prüfer können daran interessiert sein, einen oder mehrere spezifische Aspekte des Projekts zu bewerten.

Zu den möglichen Bewertungsbereichen gehören:

• Geschäftsziele erreichen

• Einhaltung der Projektmanagementrichtlinien und der allgemeinen strategischen Methode

• Verfolgen Sie die Finanzen, einschließlich Budget, voraussichtliches Einkommen und Leistungen

Der Projektüberprüfungsmanager kann diese Merkmale in einer Agenda organisieren, um sie mit Stakeholdern und Projektteammitgliedern zu teilen. Projektüberprüfungen sind zielorientiert und umfassen die Bewertung direkter und sekundärer Ziele. Explizite Ziele überwachen, ob das Projekt sein explizites Ziel erreicht. Zu den sekundären Zielen gehört die Analyse differenzierterer Aspekte des Projekterfolgs, einschließlich Projektmanagementprozessen, Projektstärken und Bereichen, die verbessert werden könnten. Sekundäre Ziele befassen sich auch damit, wie das Projekt zum beruflichen Erfolg und zur Weiterentwicklung der Beteiligten beitragen kann.

So führen Sie eine Projektüberprüfung durch&

Ein Prozessplan kann eine gründliche und effiziente Entwurfsprüfung gewährleisten. Die folgenden Schritte können Ihnen bei der Durchführung einer Projektprüfung für Ihr Unternehmen oder Ihren Betrieb helfen:

1. Richten Sie Prüferrollen ein

Durch die klare Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten für Überprüfungen vor Beginn des Überprüfungsprozesses kann sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer ihre Rollen verstehen und das Team vor Beginn der Studie für alle Ergebnisse verantwortlich ist. Durch die Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten auf die Teammitglieder bleibt jeder konzentriert und hat den Überblick über alle Aspekte des Überprüfungsprozesses.

2. Legen Sie Feedback-Regeln fest

Ein klarer Feedbackfluss trägt dazu bei, die Kommunikation zwischen dem Review-Team und dem Projektteam zu optimieren und eine erfolgreiche Zusammenarbeit während des gesamten Review-Prozesses sicherzustellen. Projektbeteiligte möchten wahrscheinlich in den Überprüfungsprozess einbezogen werden, sodass Sie möglicherweise auch Feedback-Richtlinien für ihre Eingaben haben. Da am Überprüfungsprozess mehrere Personen beteiligt sind, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, wie oft das Projekt überprüft und überarbeitet wird.

3. Entscheiden Sie, was das Prüfteam bewerten wird.

Vor Beginn der Überprüfung kann das Überprüfungsteam seine Ziele definieren und bestimmte Bereiche identifizieren, die es bewerten möchte. Dies kann dazu beitragen, dass Gutachter ihre Arbeit optimieren und sich weiterhin auf die Erfüllung der spezifischen Anforderungen des Projekts konzentrieren. Sobald das Prüfteam seine Ziele festgelegt hat, ist es wichtig, dies dem Projektmanager mitzuteilen, damit alle Beteiligten den Zweck der Projektprüfung verstehen.

4. Beginnen Sie mit der Überprüfung

Während der Initiierungsphase erstellt das Überprüfungsteam eine Reihe von Materialien, manchmal auch als Eingabepaket bezeichnet, die das Projektteam über den Überprüfungsprozess und die Dokumentation informieren, die das Überprüfungsteam möglicherweise vom Projektmanager benötigt. Der Projektprüfungsmanager kann eine Reihe von Prüfungsfragen und eine Agenda erstellen. Der Projektmanager kann sich mit anderen Projektteammitgliedern treffen, um sich auf die Überprüfung vorzubereiten und den bevorstehenden Prozess zu besprechen.

5. Forschung

In dieser Phase bewertet das Prüfteam das Projekt vollständig. Das Prüfteam kann die Projektergebnisse mit den bestehenden Projektstandards des Unternehmens vergleichen. Mitglieder des Prüfteams können auch informelle Einzelgespräche mit Projektteammitgliedern führen, einschließlich Teamleitern, Testkoordinatoren, dem Teamplaner und anderen Teilnehmern. Aus diesen Interviews kombiniert der QA-Analyst Notizen, um eine kurze Liste der vorläufigen Ergebnisse des Teams zu erstellen. Abhängig von der Größe des Teams und der Komplexität des Projekts kann der Review-Prozess ein bis zwei Tage dauern.

6. Bericht an das Projektteam

Das Prüfteam sammelt die Ergebnisse von Dokumentenprüfungen, Einzelinterviews und zusätzlichen Forschungsmaterialien und berichtet seine Ergebnisse an das Projektteam und die Beteiligten. Beim Melden des Status eines Projekts kann das Prüfteam die Ergebnisse nach den Farben Grün, Gelb und Rot kodieren:

• Grün: Wenn sie ein Projekt als grün markieren, sind keine Maßnahmen erforderlich und sie werden wahrscheinlich eine Zusammenfassung ihrer Ergebnisse melden.

• Gelb: Wenn ein Projekt gelb markiert ist, kann das Prüfteam innerhalb eines Monats eine Folgebesprechung oder Prüfung anfordern, um den Fortschritt des Projekts weiterhin zu überwachen.

• Rot: Ein „gefährdetes“ Projekt ist ein Projekt, das das Prüfteam rot codiert hat, was darauf hinweist, dass das Projektteam möglicherweise Anpassungen und Verbesserungen an dem von den Prüfern überprüften Bereich des Projekts in Betracht zieht und das Prüfteam diese übernehmen wird Maßnahmen innerhalb eines Monats, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen.