Der vollständige Leitfaden zum Verfassen von Notizen (mit Tipps und Beispielen) • BUOM

16. August 2021

Ein Memorandum oder Memorandum ist ein schriftliches Dokument, das Unternehmen zur Übermittlung einer Ankündigung oder Mitteilung verwenden. Obwohl Memos einst die primäre Form der schriftlichen internen Kommunikation in der Wirtschaft waren, werden sie heute meist in dieser Form verschickt Email.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Notiz ist und zeigen Ihnen, wie Sie die Standardbestandteile einer Notiz klar und prägnant zusammensetzen. Wir stellen auch ein Muster zur Verfügung, das Sie an Ihrem Arbeitsplatz verwenden können.

Was ist ein Memo?

Ein Memo ist eine kurze Nachricht, die typischerweise zur Kommunikation formeller Geschäftsrichtlinien und -verfahren innerhalb eines Unternehmens verwendet wird. Memos sind normalerweise als Masse gedacht Kommunikation an alle Mitglieder der Organisation statt einer persönlichen Nachricht. Es gibt viele Arten von Notizen, aber in der Regel stellen sie einen Fortschrittsbericht dar, bitten jemanden oder ein Team um etwas, bestätigen eine Vereinbarung zwischen Parteien oder fordern Informationen zur Lösung eines Problems an.

Vorlage-Memo

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Spickzettel, den Sie als Leitfaden für Ihr nächstes Dokument verwenden können:

Beschreibung des Bildes

Memorandum

An: Namen der vorgesehenen Empfänger. Von: Ihr Name, Titel, Datum: Monat, Tag, Jahr

Betreff: Betreff der Notizen

Beginnen Sie Ihr Memo mit einem Satz, der den Grund beschreibt, warum Sie schreiben. Es sollte sehr kurz sein – etwa ein oder zwei Sätze. In der Einleitung sollte der Zweck des Memos klar dargelegt werden, damit der Leser sofort versteht, worum es geht. Wenn das Memo darauf abzielt, ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Situation zu beantworten oder zu klären, fügen Sie dies im ersten Absatz ein.

Punkt Nr. 1 zur Auflistung wichtiger Informationen.
Punkt Nr. 2 zur Auflistung wichtiger Informationen.
Punkt Nr. 3 zur Auflistung wichtiger Informationen.

Vervollständigen Sie die Notiz mit den letzten Sätzen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Aufforderung zu allen Maßnahmen angeben, die die Leute nach dem Lesen Ihrer Notiz ergreifen sollen.

Danke,

Ihr Name
Ihre E-Mail-AdresseIhre Telefonnummer

Anhang: Hängen Sie ein Bild, eine Grafik oder ein Diagramm an, das Ihre beabsichtigten Empfänger möglicherweise benötigen.

Herunterladbare Erinnerungsvorlage
Um eine Vorlage in Google Docs zu bearbeiten, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ > „Hochladen“ und wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus.

Wann man ein Memo schreibt

Der Hauptzweck des Verfassens eines Memos besteht darin, zu informieren. Allerdings können Memos manchmal einen Aufruf zum Handeln oder ein Überzeugungselement enthalten.

Hier sind einige Fälle, in denen eine Erinnerung nützlich sein kann:

• Informieren der Mitarbeiter über Änderungen in den Unternehmensrichtlinien oder -prozessen

• Bereitstellung von Updates zu wichtigen Projekten oder Zielen

• Eine Ankündigung über ein Unternehmen, beispielsweise eine Beförderung oder die Einstellung eines neuen Mitarbeiters.

• Erinnern Sie Mitarbeiter an eine Aufgabe, die erledigt werden muss

• Ausfüllen einer Anfrage für alle Mitarbeiter

• Übermittlung einer Botschaft, auf die sich Mitarbeiter mehr als einmal beziehen, beispielsweise ein detaillierter Vorschlag oder eine Empfehlung.

Notizen sind auch eine effektive Möglichkeit, kurze, aber wichtige Nachrichten einem breiten Publikum innerhalb eines Unternehmens zu übermitteln. Dazu können Produktänderungen, Besprechungspläne, Verfahrensänderungen, Richtlinienergänzungen, Vertragszusammenfassungen und Erinnerungen gehören. Darüber hinaus können Sie eine Notiz senden, wenn Sie möchten, dass Ihr Publikum die in der Nachricht enthaltenen Informationen ausdruckt oder anderweitig zum späteren Nachschlagen speichert.

So schreiben Sie eine Notiz

Während jede Notiz unter Berücksichtigung ihrer individuellen Anforderungen verfasst werden sollte, können Sie einige Schritte befolgen, um ein klares, leicht lesbares Dokument zu erstellen. Wie viele andere auch professionelle GeschäftsdokumenteDie Notizen umfassen eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss.

1. Beginnen Sie mit einer Überschrift, aus der klar hervorgeht, dass es sich bei der Nachricht um ein Memorandum handelt, sowie die beabsichtigten Empfänger, den Absender, das Datum und den Betreff.

2. Schreiben Sie eine Einleitung, die einen Aussagesatz verwendet, um das Hauptthema der Notiz anzukündigen.

3. Fügen Sie einen Hauptabsatz mit Diskussionspunkten ein, die die Hauptgedanken im Zusammenhang mit dem Thema des Memos verdeutlichen oder auflisten. Damit Ihre Notizen leichter lesbar sind, schreiben Sie kurze Absätze und teilen Sie die Informationen in kleinere, leichter verständliche Abschnitte auf. Da die Empfänger die Notiz wahrscheinlich überfliegen, sollten Sie nach Möglichkeit auch Unterüberschriften und Listen mit Aufzählungszeichen verwenden.

4. Schließen Sie Ihre Notiz mit allen verbleibenden Informationen nach dem Hauptabsatz ab. Dies ist eine Zusammenfassung des Memorandums und soll den Leser klar über alle erforderlichen Maßnahmen informieren.

5. Schließen mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer, falls jemand Sie kontaktieren möchte.

6. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Anhänge beifügen, falls Ihre beabsichtigten Empfänger am Ende Ihrer Notiz auf andere Informationen wie eine Grafik, ein Bild oder ein Diagramm verweisen müssen.

Tipps zum Schreiben einer effektiven Notiz

Hier sind Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, um Ihre Notiz zu verbessern:

• Berücksichtigen Sie beim Schreiben eines Memos immer Ihr Publikum. Während ein Akronym oder eine Abkürzung in der Marketingabteilung häufig verwendet wird, ist es der IT-Abteilung möglicherweise unbekannt. Wenn Sie ein unternehmensweites Memo verfassen, verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache, die jeder verstehen kann. Seien Sie professionell, indem Sie die formale Geschäftssprache verwenden.

• Korrekturlesen und Prüfung vor dem Versand. Das laute Vorlesen Ihrer Notiz ist eine nützliche Methode, um auf Tippfehler, Inkonsistenzen und den Ton zu prüfen. Wenn Sie Zeit haben, teilen Sie diese mit einem vertrauenswürdigen Kollegen, der Ihnen eine zweite Augenpaarung anbieten kann. Wenn Sie ein unternehmensweites Memo versenden, sprechen Sie im Namen der Organisation. Stellen Sie daher sicher, dass Stil und Botschaft korrekt sind.

• Schreiben Sie ein Thema, das einfach und klar ist. Wenn Sie beispielsweise ein Memo senden müssen, in dem Sie die Einhaltung eines Feiertags ankündigen, geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail den Namen, das Datum und den Wochentag des Feiertags an, der gefeiert wird. Senden Sie Ihre Nachricht mindestens eine Woche vor der Veranstaltung oder dem Datum, um den Leuten Zeit zu geben, ihre Pläne anzupassen.