Der vollständige Leitfaden zum Schreiben von Interviewprotokollen • BUOM
1. März 2021
Das Schreiben eines Interviewprotokolls erfordert Geduld, Zuhörfähigkeit und sorgfältige Bearbeitung. Interviewprotokolle tragen dazu bei, den Einstellungsprozess zu optimieren und eine genaue Aufzeichnung der Ereignisse während des Interviews zu liefern. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess der Interviewtranskription und stellen Ihnen eine Liste der Vorteile zur Verfügung, die das Verfassen von Interviewtranskriptionen für Sie und Ihr Unternehmen bringen kann.
Was ist ein Interviewprotokoll?
Ein Interviewprotokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung eines abgeschlossenen mündlichen Interviews. Der Prozess der Interviewtranskription dokumentiert ein Gespräch zwischen zwei oder mehr Personen. Dieser Vorgang kann in Echtzeit oder per Audio- oder Videoaufzeichnung erfolgen.
Vorteile des Verfassens eines Interviewprotokolls
Transkribierte Interviews haben viele Vorteile für den Interviewer und das Unternehmen, das sie verwendet. Hier sind einige der Hauptvorteile des Verfassens eines Interviewprotokolls:
Erfasst jedes Detail
In Vorstellungsgesprächen werden oft Details ausgelassen und es kann für den Interviewer schwierig sein, sich bestimmte Antworten auf wichtige Interviewfragen zu merken. Interviewprotokolle erfassen jedes Detail, damit der Interviewer es später überprüfen kann.
Ermöglicht anderen den Zugriff auf Interviews
Am Einstellungsprozess können mehrere Entscheidungsträger beteiligt sein. Anstatt sich zu treffen, um die Antworten des Kandidaten im Vorstellungsgespräch zu besprechen, können Sie anderen eine Abschrift des Vorstellungsgesprächs zur Durchsicht zur Verfügung stellen. Es ist einfach, Kopien per E-Mail an diejenigen zu senden, die ein Mitspracherecht bei der Einstellung haben. Sie können Vorstellungsgespräche auch nach der Einstellung in der Personalakte Ihrer Mitarbeiter speichern.
Ermöglicht dem Interviewer, sich zu konzentrieren
Interviewer machen sich häufig Notizen zu den Antworten der Kandidaten auf Fragen. Dies kann verwirrend sein und den aktiven Zuhörprozess stören. Das Protokoll des Interviews kann später eingesehen werden und die Aufzeichnungen ersetzen. Dadurch kann der Interviewer dem Kandidaten seine volle Aufmerksamkeit schenken.
Bietet Ihnen eine direkte Dokumentation
Durch die direkte Bezugnahme auf die Dokumentation kann Ihr Interviewer die Ereignisse der gesamten Interaktion im Detail nachvollziehen. Dies verbessert das Verständnis der Interviewer für die Interaktion und hilft ihnen bei der Auswahl des richtigen Kandidaten für die Organisation.
Spart wertvolle Zeit
Der Einstellungsprozess kann vereinfacht werden, wenn Sie eine Abschrift des Vorstellungsgesprächs verwenden, da Sie bei jedem Vorstellungsgespräch über alle benötigten Informationen verfügen, ohne sich kleinere Details oder Fakten über das Gespräch merken zu müssen. Sie können zeitraubende Aufgaben wie das Verfassen von Notizen, Treffen mit Ihrem Vorgesetzten zur Kandidatenbesprechung oder Zweit- und Drittgespräche vermeiden.
So transkribieren Sie ein Interview
Es gibt verschiedene Techniken, die Sie beim Transkribieren von Interviews verwenden können. Hier sind die häufigsten Schritte zum Verfassen eines erfolgreichen Interviewprotokolls:
Hören Sie sich die vollständige Aufnahme an.
Bestimmen Sie, wie viel Zeit Sie benötigen.
Wählen Sie die richtigen Werkzeuge.
Schreiben Sie zunächst einen Entwurf.
Nehmen Sie Abkürzungen.
Überprüfen Sie Ihren Entwurf.
Formatieren Sie ein Transkript.
1. Hören Sie sich die vollständige Aufnahme an
Einige Einträge können komplex sein. Es ist wichtig, dass Sie die Aufnahme analysieren, bevor Sie sich für eine Transkriptionsmethode entscheiden. Hören Sie sich die Aufnahme von Anfang bis Ende an, bevor Sie sich entscheiden, einen Audio-zu-Text-Konverter zu verwenden, sie an eine Agentur auszulagern oder sie selbst zu transkribieren. Suchen Sie nach Artikeln wie:
Anzahl der Sprecher
Aufnahmedauer
Fachsprache
Werden Sie einen Teil der Interaktion oder das gesamte Gespräch transkribieren?
2. Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie benötigen
Wenn Sie sich entscheiden, das Interview selbst zu transkribieren, schätzen Sie Ihre Tippgeschwindigkeit und die Aufnahmelänge ein, um abzuschätzen, wie lange der Transkriptionsprozess dauern wird. Wenn Sie Anfänger sind, kann es 7 bis 10 Stunden dauern. Sie sollten auch die Zeit angeben, die Sie für die Formatierung und Zeitcodierung der Transkription benötigen.
3. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge
Um eine Interviewtranskription zu verfassen, benötigen Sie verschiedene Tools. Zu diesen Artikeln gehören unter anderem:
Audio-Abspielgerät; Audio-Player; Musikabspielgerät
Texteditor
Kopfhörer
Wahrscheinlich möchten Sie die kostenlose Audiotranskription auf Ihren Computer herunterladen, da Sie damit Hotkeys für die Funktionen „Wiedergabe/Pause/Schnellvorlauf/Vorlauf/Zeitcodierung“ verwenden können, ohne die Hände von der Tastatur nehmen zu müssen. Zum Schreiben des Dokuments benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm. Sie können dies mit dem in Ihrer installierten Transkriptionssoftware integrierten Texteditor tun oder andere Textverarbeitungsprogramme verwenden. Das letzte Werkzeug, das Sie benötigen, sind Kopfhörer, damit Sie die Aufnahme ungestört anhören und den Ton so genau wie möglich transkribieren können.
4. Schreiben Sie zunächst einen Entwurf.
Sobald Sie die notwendigen Tools eingerichtet haben, können Sie mit der Transkription beginnen. Geben Sie die Konversation, die Sie hören, ohne Formatierung in ein Textverarbeitungsprogramm ein. Es kann besser sein, für kurze Zeit zu transkribieren, damit Sie konzentriert bleiben.
5. Verwenden Sie Verknüpfungen
Der beste Weg, beim Transkribieren Zeit zu sparen, ist die Verwendung von Tastenkombinationen wie Autokorrektur oder Autovervollständigung. Mit diesen Tools können Sie weiter tippen, ohne dabei jeden kleinen Tippfehler korrigieren zu müssen. Beispielsweise korrigiert die Autokorrektur Ihre Rechtschreibung, wenn Sie versehentlich „THNAK“ statt „DANKE“ eingeben. Sie können in Ihrem Textverarbeitungsprogramm auch die automatische Vervollständigung einrichten, um „YK“ in „Sie wissen schon“ oder eine andere Abkürzung Ihrer Wahl zu ändern. Außerdem müssen Sie Zeitcodes neben fehlenden Wörtern, Pausen oder Phrasen platzieren, damit der Leser weiß, dass die Wörter oder Phrasen zu diesem Zeitpunkt fehlen.
Es kann auch hilfreich sein, Alternativtext zu verwenden, den Sie ersetzen können, sobald Sie mit dem Transkriptionsprozess fertig sind. Sie können beispielsweise „S1“ und „S2“ für Lautsprecher 1 und Lautsprecher 2 verwenden und die spezifischen Namen später eingeben.
6. Überprüfen Sie Ihren Entwurf
Nachdem Sie das gesamte Transkript vorbereitet und Zeitvorgaben festgelegt haben, sollten Sie das gesamte Interview noch einmal abspielen und Ihren Text Korrektur lesen, um Fehler zu erkennen. Auf diese Weise können Sie die Lücken füllen und notwendige Details hinzufügen, um das Transkript klarer zu machen.
7. Transkript formatieren
Das Transkript muss korrekt formatiert sein, damit es für den Leser leicht zu entziffern ist. Sie müssen wahrscheinlich die Schriftart ändern, den Text in Absätze unterteilen und Überschriften, Überschriften und Seitenzahlen hinzufügen.
Beispiel-Interviewprotokoll
Abhängig vom Zweck des Interviews kann es unterschiedliche Formate für Interviewprotokolle geben. Hier ist ein typisches Beispiel für ein Interviewprotokoll:
Befragter: Michael Stowfield, 555-4242, m.stowfield@abccompany
Interviewer: Lincoln Burnnos, 555-7788, l.burnnos@xyzcompany
Datum: Mittwoch, 23. Juli
Treffpunkt: Raum N102
Teilnehmer: MS = Michael Stowfield (Interviewer), LB = Lincoln Bernnos (Interviewer)
MS: Willkommen zurück, Lincoln. Dies ist der dritte Teil unseres Interviews und ich möchte Sie so effizient wie möglich durch das Gespräch führen, da ich weiß, dass Sie später am Tag ein weiteres Interview haben werden.
LB: Danke. Ich würde das wirklich zu schätzen wissen.
MS: In Ihrem Lebenslauf steht, dass Sie bei JKL in der Vertriebsabteilung arbeiten. Was hast du dort gemacht?
LB: Ja. Dort war ich zwei Jahre lang als Vertriebsleiter tätig. In diesen zwei Jahren stieg mein Umsatz von 500.000 US-Dollar auf 1 Million US-Dollar.
MS: Sie haben Ihren Umsatz also in nur zwei Jahren um 500.000 US-Dollar gesteigert?
LB: Ja, und ich bin sehr stolz darauf.
MS: Ja, das ist sehr beeindruckend, Lincoln. Entschuldigung, eine Sekunde. Susan wird uns Kaffee bringen.
(Tür geht auf)
Susan: (unhörbar 02:40)
MS: Nein, nein, das ist großartig. Danke, Susan. Bußgeld.
(Tür schließt)
MS: Wie ich sehe, haben Sie auch eine eigene Vertriebsgesellschaft eröffnet. War das Absicht oder ist es so passiert?
LB: Tatsächlich beides. Ich stieg in den Vertrieb ein, um einem Freund zu helfen, und bevor ich mich versah, leitete ich mein eigenes Unternehmen. Anfangs wusste ich nicht wirklich, wie das funktioniert, aber ich konnte mich schnell anpassen und gleichzeitig den Umsatz steigern.
MS: Wieder einmal ziemlich beeindruckend. Ich wollte schon immer ein eigenes Unternehmen gründen, aber es hat nie geklappt. Vor welchen Herausforderungen standen Sie in dieser Zeit, als das Unternehmen gerade erst startete?
POUND: (lacht) Probleme? Damals war jeder Tag eine Herausforderung, weil so viel los und so viel zu tun war. Rückblickend war dies jedoch wahrscheinlich das Anfangskapital zur Finanzierung des Unternehmens. Als ich anfing, hatte ich 2.000 Dollar auf der Bank. Ich musste mehr als 12 Banken aufsuchen, bevor mir jemand einen Kredit gewährte.
Steve: Das klingt sehr kompliziert.
(Ende des Interviews)