Der vollständige Leitfaden zu BPO | • BUOM

15. März 2021

Viele Unternehmen lagern Prozesse aus, wenn sie Geld sparen oder sich stärker auf ihre Kernfunktionen konzentrieren möchten. Wenn Sie mehr über BPO erfahren, können Sie die Kosten und Vorteile des Outsourcings abwägen. In diesem Artikel definieren wir Business Process Outsourcing (BPO), beschreiben die Arten ausgelagerter Geschäftsabläufe, identifizieren drei Kategorien von BPO, erläutern detailliert die Funktionsweise von BPO und listen die Vorteile von Outsourcing auf.

Mehr lesen: Vorteile des Outsourcings

Was ist BPO?

BPO, auch bekannt als Business Process Outsourcing, ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen ein anderes anheuert, um das erste Unternehmen bei der Abwicklung seines Geschäftsprozesses zu unterstützen. Wenn beispielsweise ein Handelsunternehmen ein IT-Unternehmen mit der Lösung von Computerproblemen seiner Mitarbeiter beauftragt, lagert es die IT-Prozesse an das IT-Unternehmen aus. Wenn ein Unternehmen Funktionen oder Abläufe an ein anderes Unternehmen auslagert, wird das zweite Unternehmen manchmal als Lieferant bezeichnet.

Wie funktioniert BPO?

Ein Unternehmen kann einige Funktionen oder Vorgänge auslagern, wenn es nur über begrenzte Mittel oder Kapazitäten zur Ausführung der Funktion verfügt. Hier sind die Schritte, die ein Unternehmen unternehmen kann, um zu entscheiden, ob es einen Prozess auslagern sollte:

1. Bedürfnisse definieren

Ein Unternehmen ermittelt zunächst seinen Bedarf, um festzustellen, ob eine Funktion oder ein Betrieb seines Geschäfts ausgelagert werden sollte. Beispielsweise könnte ein wachsendes Softwareunternehmen seine Prozesse bewerten und entscheiden, dass es sich stärker auf die Softwareentwicklung konzentrieren könnte, wenn es Personalressourcen an ein anderes Unternehmen auslagert.

2. Wägen Sie Kosten und Nutzen des Outsourcings ab

Das Unternehmen kann dann die Vor- und Nachteile einer Auslagerung einiger seiner Arbeiten abwägen. Für ein Softwareunternehmen können die Vorteile des Outsourcings in Kosteneinsparungen und Produktivität liegen, während die Nachteile in der mangelnden Anpassung der Dienste und der einfachen Kommunikation liegen können. Ein Softwareunternehmen entscheidet sich möglicherweise für Produktivität statt Komfort und beschließt, Personalressourcen an einen Drittanbieter auszulagern.

3. Bewerten Sie BPO-Optionen

Sobald sich ein Unternehmen dazu entschließt, Arbeiten auszulagern, kann es die verfügbaren Dienstleistungen bewerten. Im Falle eines Softwareunternehmens, das seine HR-Dienstleistungen auslagern möchte, könnte es beschließen, seinen Tätigkeitsbereich einzuschränken, indem es nur nach lokalen Lieferanten sucht. Von dort aus kann ein Unternehmen verschiedene HR-Unternehmen bewerten, um die beste Lösung für sein Budget und seine Bedürfnisse zu finden.

4. Wählen Sie einen Lieferanten

Sobald ein Unternehmen Lieferanten recherchiert hat, kann es ein Unternehmen für BPO auswählen. Beispielsweise kann ein Softwareunternehmen HR-Dienstleister bewerten und einen lokalen Anbieter finden, der seinem Budget und seinen HR-Anforderungen entspricht.

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5. Verwalten Sie Ihre Beziehungen

Die BPO-Anforderungen eines Unternehmens können sich im Laufe der Zeit ändern, wenn das Unternehmen wächst und Innovationen die Geschäftsprozesse rationalisieren. Unternehmen können ihre Beziehungen zu Lieferanten verwalten, indem sie ihnen ständig ihre Bedürfnisse mitteilen. Unternehmen müssen möglicherweise Verträge mit neuen Lieferanten abschließen, wenn sich ihre Anforderungen ändern.

Arten von Outsourcing-Geschäften.

Ein Unternehmen, das Prozess-Outsourcing in Betracht zieht, kann ein umsatzbasiertes Prozess-Outsourcing in Betracht ziehen. Unternehmen können sich auch dafür entscheiden, die Arbeit weiterer Supportfunktionen auszulagern. Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsvorgängen, die ein Unternehmen auslagern kann:

Front-Office-Betrieb

Im Gegensatz zum Back-Office-Betrieb handelt es sich beim Front-Office-Betrieb um kundenorientierte Prozesse. Diese Funktionen können auch Einnahmen für das Unternehmen generieren. Hier einige Beispiele für Front-Office-Arbeit:

• Vertrieb: Ein Unternehmen kann seine gesamten Vertriebsaktivitäten oder kleinere Vertriebsfunktionen an einen externen Anbieter auslagern.

• Marketing. Werbeaktionen und Lead-Qualifizierung sind Beispiele für Marketingfunktionen, die ein Unternehmen auslagern kann.

• Kundendienst: Einige Unternehmen stellen fest, dass sie Kundendienstfunktionen auslagern und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten können.

• Personalbeschaffung: Personal-Outsourcing kann Unternehmen dabei helfen, Schwankungen im Betriebsablauf zu bewältigen, ohne Zeit und Ressourcen für die Einstellung von Saisonpersonal zu verschwenden.

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Backoffice-Betrieb

Backoffice-Funktionen oder „interne Geschäftsfunktionen“ sind die Supportaktivitäten eines Unternehmens, an denen keine Kunden beteiligt sind. Hier einige Beispiele für Backoffice-Arbeit:

• Personalwesen: Schulung, Einstellung und Einarbeitung sind die Aufgaben der Personalabteilung.

• Informationstechnologie: Zu den IT-Funktionen gehören Netzwerkwartung, Fehlerbehebung und Updates.

• Qualitätssicherung: Prüfung und Fehlervermeidung sind Aufgaben der Qualitätssicherung.

• Buchhaltung: Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, alle seine Buchhaltungsvorgänge an einen anderen Anbieter auszulagern oder eine bestimmte Funktion, beispielsweise die Gehaltsabrechnung, auszulagern.

Andere Arten von Outsourcing

Einige Unternehmen klassifizieren Outsourcing auch anhand der Art der Dienstleistungen, die der Lieferant erbringen kann. Hier sind einige gängigere Arten des Outsourcings:

• Knowledge Process Outsourcing (KPO): Diese Anbieter können einem Unternehmen Fachwissen zur Verfügung stellen, um Mitarbeitern bei der Durchführung eines neuen Projekts oder der Bewertung von Prozessen zu helfen. Webdesign und Content Writing sind Beispiele für KPOs.

• Research Process Outsourcing (RPO): Ein Unternehmen kann analytische Funktionen an andere Unternehmen auslagern. RPO ist im Wissenschafts- und Marketingbereich weit verbreitet.

• Legal Process Outsourcing (LPO): Ein Unternehmen kann juristische Dienstleistungen wie Beratung und Risikobewertungen auslagern. Dies gibt Unternehmen die finanzielle Flexibilität, kostengünstige Beratung und mehrere Meinungen einzuholen.

• Projektmanagement-Outsourcing: Unternehmen, die ein neues Projekt in Angriff nehmen, können die Arbeit an Spezialisten auslagern, die in der Vergangenheit ein ähnliches Projekt abgeschlossen haben. Outsourcing-Projekte können einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen und zusätzliches Fachwissen bereitzustellen.

BPO-Kategorien

Die Möglichkeiten eines Unternehmens für BPO hängen davon ab, wohin das Unternehmen die Arbeit auslagern möchte. Vorschriften und Budgets können Einfluss darauf haben, wo ein Unternehmen Outsourcing-Dienstleistungen finden kann. Zusätzlich zu den verschiedenen Tätigkeiten, die ein Unternehmen auslagern kann, ist die BPO-Branche auch in drei Teile unterteilt:

• Onshore: Onshore-BPO-Anbieter haben ihren Sitz im Heimatland des Unternehmens, das die Funktionen auslagert.

• Offshore: Diese Unternehmen befinden sich in einem anderen Land als das auslagernde Unternehmen.

• Nearshore: Wenn ein Unternehmen Verträge mit einem Nachbarland abschließt, gilt der BPO-Anbieter als Nearshore.

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Vorteile von BPO

Unternehmen können sich aus mehreren Gründen für die Auslagerung von Abläufen und Funktionen entscheiden. Der Outsourcing-Prozess hat eine Reihe von Vorteilen:

Einsparmaßnahmen

In vielen Fällen ist BPO günstiger, als Ihre eigene Abteilung für die gleiche Arbeit zu bezahlen. Offshore- und Onshore-Mitarbeiter haben oft niedrigere Lebenshaltungskosten und können für weniger Geld arbeiten als Onshore-Mitarbeiter. Auch staatliche Vorschriften und Steuern können dazu beitragen, die Kosten für Offshore-Arbeiten zu senken. Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, einen Prozess auszulagern, um seinen Mitarbeitern mehr zu bezahlen oder Geld für die Zukunft zu sparen.

Untersuchung

Manchmal entscheidet sich ein Unternehmen dafür, einen Geschäftsprozess auszulagern, wenn ein anderes Unternehmen mehr Fachwissen in dieser Angelegenheit bietet. Beispielsweise kann ein Lieferant mit nachgewiesenem Wissen und Verkaufserfolg in manchen Fällen bessere Leistungen erbringen als ein internes Vertriebsteam. Diese Erfahrung kann einem Unternehmen helfen, seine Gewinnziele zu erreichen und ein besseres Produkt anzubieten.

Sicherheits- und Risikomanagement

BPO kann Unternehmen dabei helfen, Risiken besser zu managen. Die Expertise externer Lieferanten kann zum Schutz des Unternehmens beitragen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Anwaltskanzlei mit der Durchführung einer unabhängigen Prüfung beauftragt, kann das Unternehmen Probleme proaktiv und nicht reaktiv lösen und Lösungen umsetzen.

Qualitativ

Aufgrund der größeren Erfahrung können einige Drittanbieter möglicherweise bessere Dienstleistungen erbringen als die interne Abteilung. Wenn ein Unternehmen feststellt, dass die Qualität seiner Arbeit in einer Abteilung mangelhaft ist, kann es beschließen, die Arbeit an einen Anbieter auszulagern, der höherwertige Dienstleistungen anbietet. Wenn ein Unternehmen beispielsweise feststellt, dass seine Kundendienstabteilung ineffektiv ist, kann es beschließen, den Kundendienst an einen Anbieter auszulagern, der einen besseren Kundenservice bietet.

Möglichkeit, sich auf Schlüsselpraktiken zu konzentrieren

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, Geschäftsfunktionen auszulagern, um sich auf Schlüsselelemente ihres Geschäfts zu konzentrieren. Outsourcing kann kleinen Betrieben dabei helfen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen. Ein Technologie-Startup könnte beispielsweise Personal- und Gehaltsabrechnungsfunktionen auslagern, damit sich seine Mitarbeiter mehr auf die Technologieentwicklung konzentrieren können.

Flexibilität

Outsourcing bietet Unternehmen zudem eine größere Flexibilität in ihren Abläufen. Sie können einen größeren Teil ihrer Ressourcen und Zeit anderen Geschäftsfunktionen widmen. Unternehmen können auch mit einer Kombination aus Inhouse- und BPO-Arbeit experimentieren, um herauszufinden, was für ihre Anforderungen am besten funktioniert.

Darüber hinaus kann BPO Unternehmen mehr Flexibilität bei der Personalbesetzung verschaffen. Wenn beispielsweise eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft während der Steuererklärungssaison ein erhebliches Geschäftswachstum verzeichnet, kann das Unternehmen einen Vertrag mit einem Anbieter abschließen, um bei der Einstellung saisonaler Steuerexperten behilflich zu sein.

Höhe

BPO kann einem Unternehmen auch dabei helfen, ein Gebiet oder einen Sektor zu werden. Einige Anbieter können Unternehmen einen 24/7-Service in mehreren Sprachen anbieten, was BPO zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen macht, die wachsen und Kunden international bedienen möchten.

Effizienz

Unternehmen können sich dafür entscheiden, Prozesse auszulagern, um die Geschwindigkeit oder Gesamteffizienz dieser Prozesse zu erhöhen. Effizienz kann ein starker Motivator sein, da Unternehmen mehr Produkte schneller verkaufen können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise feststellt, dass sein eigener Qualitätssicherungsprozess langsam ist, kann ein Lieferant den Prozess schneller und genauer abschließen.

Mehr Zugang zu Innovationen

Die mit Outsourcing-Prozessen verbundenen geringeren Kosten können Unternehmen auch einen besseren Zugang zu technologischen Innovationen ermöglichen. Die Erfahrung der Lieferanten kann ihnen Einblicke in neue Technologien und Innovationen geben, sodass BPO in manchen Fällen Unternehmen dazu ermutigen kann, Best Practices zur Vervollständigung ihrer Prozesse zu nutzen.