Der vollständige Leitfaden für schriftliche Interviews (mit Schritten zum Erfolg) • BUOM

24. Juni 2021

Ein schriftliches Vorstellungsgespräch sowie ein mündliches Vorstellungsgespräch helfen potenziellen Arbeitgebern dabei, Ihre Qualifikationen für die Stelle einzuschätzen, um sicherzustellen, dass Sie gut in ihr Team passen. Abhängig von der Stelle können Sie in diesen Vorstellungsgesprächen auch bestimmte Fähigkeiten testen, um sicherzustellen, dass Sie den Anforderungen der Stelle gerecht werden. Wenn Sie mehr über dieses Interviewformat und seine Handhabung erfahren, können Sie sich bei der Bewältigung des Interviews wohler und selbstbewusster fühlen. In diesem Artikel besprechen wir schriftliche Vorstellungsgespräche, erklären, warum Arbeitgeber sie nutzen, und schlagen Schritte vor, mit denen Sie sie erfolgreich durchführen können.

Was sind schriftliche Vorstellungsgespräche?

Bei schriftlichen Vorstellungsgesprächen handelt es sich um Vorstellungsgespräche, bei denen Stellenbewerber schriftlich beurteilt werden. Ein schriftliches Vorstellungsgespräch ähnelt manchmal einem Live-Interview, allerdings schreiben die Kandidaten ihre Antworten, anstatt sie auszusprechen. Dieses Format ermöglicht es den Kandidaten, mehr Zeit damit zu verbringen, Antworten zu entwickeln, die ihre Fähigkeiten und Qualifikationen unter Beweis stellen. Die Fragen variieren je nach Arbeitgeber, beziehen sich jedoch häufig auf die spezifische Rolle und deren Erwartungen, Anforderungen oder Gedanken des Kandidaten. Ein Arbeitgeber könnte beispielsweise Webentwickler-Kandidaten bitten, Feedback zur Website des Unternehmens abzugeben.

Arbeitgeber können schriftliche Vorstellungsgespräche auch als Tests nutzen, um die spezifischen Fähigkeiten zu beurteilen, die sie von Bewerbern erwarten. Hier sind einige Beispiele für schriftliche Interviewübungen:

• E-Mail**:** Arbeitgeber können ein bestimmtes Szenario angeben und Kandidaten bitten, als Antwort darauf eine E-Mail zu schreiben, beispielsweise auf eine Kundenbeschwerde. In dieser Situation erwarten sie von den Kandidaten, dass sie ihre Fähigkeit unter Beweis stellen, eine prägnante und professionelle Botschaft zu vermitteln.

• Pressemitteilung: Arbeitgeber, die Fachkräfte aus den Bereichen Kommunikation, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit einstellen, können ein Skript bereitstellen und die Kandidaten bitten, eine Pressemitteilung vorzubereiten. Bei dieser Übung werden die Branchenkenntnisse, die schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit der Kandidaten getestet, die Organisation effektiv zu fördern.

• Aufsatz oder Bericht. Einige Arbeitgeber, beispielsweise Anwaltskanzleien, bitten Kandidaten möglicherweise, einen Aufsatz oder einen Bericht über ein bestimmtes Branchenthema zu schreiben. In diesen Übungen können die Kandidaten ihre Recherche- und Schreibfähigkeiten sowie ihre Fähigkeit, ein Argument zu konstruieren und zu untermauern, unter Beweis stellen.

• Übung zum Korrekturlesen: Arbeitgeber, die Kandidaten mit dem Schreiben und Lektorieren beauftragen, können ihnen einen Musterartikel zur Verfügung stellen und sie bitten, ihn Korrektur zu lesen und Änderungen daran vorzunehmen. In dieser Übung nutzen die Kandidaten ihre Liebe zum Detail, um Grammatik- oder Rechtschreibfehler zu erkennen, und ihr Wissen über die besten Stiltechniken, damit der Artikel gut aussieht und Sinn ergibt.

Warum nutzen Unternehmen schriftliche Interviews?

Vorstellungsgespräche sind ein wesentlicher Bestandteil des Einstellungsprozesses. Arbeitgeber nutzen Vorstellungsgespräche, um Kandidaten zu bewerten und festzustellen, wie gut sie die Anforderungen der Stelle erfüllen. Es gibt mehrere sinnvolle Gründe, warum sie schriftliche Interviews nutzen können, darunter:

In schriftlichen Vorstellungsgesprächen werden die Fähigkeiten der Kandidaten geprüft

Arbeitgeber können schriftliche Interviews nutzen, um die spezifischen Fähigkeiten der Kandidaten zu beurteilen. Wie bereits erwähnt, können sie Übungen anbieten, mit denen die Fähigkeit der Kandidaten getestet wird, typische Arbeitstätigkeiten auszuführen, beispielsweise das Verfassen von Pressemitteilungen oder Artikeln. Wenn Sie greifbare Beweise für die Schreibfähigkeiten der Kandidaten sehen, erhalten Sie ein tieferes Verständnis, als wenn Sie in Vorstellungsgesprächen davon hören. Sie können diese Ideen nutzen, um zusätzliche Fähigkeiten wie Leseverständnis, klare und prägnante Kommunikation oder das Entwickeln und Untermauern einer Argumentation zu beurteilen.

Schriftliche Vorstellungsgespräche können Kandidaten dabei helfen, sich wohler zu fühlen

Das Vorstellungsgespräch kann einige Kandidaten nervös machen, da sie direkt vor potenziellen Arbeitgebern antworten müssen. Bei einem schriftlichen Vorstellungsgespräch haben Kandidaten in der Regel mehr Zeit, sich zu entwickeln und durchdachte Antworten zu geben, die ihre Fähigkeiten und Qualifikationen unter Beweis stellen. Diese Übung kann dazu beitragen, mögliche Vorurteile seitens der Interviewer zu beseitigen, die möglicherweise die Nervosität der Kandidaten spüren, wenn sie sprechen. Ein schriftliches Vorstellungsgespräch ermöglicht es diesen nervösen Kandidaten, sich auf eine Weise auszudrücken, die ihnen ein sichereres und selbstbewussteres Gefühl gibt.

Schriftliche Interviews tragen dazu bei, den Interviewprozess zu optimieren.

Einige Arbeitgeber nutzen möglicherweise schriftliche Vorstellungsgespräche, um potenzielle Bewerber zu prüfen. In solchen Situationen bitten sie die Kandidaten möglicherweise, einen schriftlichen Test zu absolvieren oder eine Reihe schriftlicher Fragen zu beantworten, bevor sie sie für ein formelleres Vorstellungsgespräch kontaktieren. Diese Arbeitgeber erhalten möglicherweise viele Bewerbungen, und ein schriftliches Vorstellungsgespräch oder eine schriftliche Übung kann ihnen dabei helfen, ihre Liste auf die praktikabelsten oder qualifiziertesten Optionen einzugrenzen.

So gelingt ein schriftliches Vorstellungsgespräch

Um ein schriftliches Vorstellungsgespräch erfolgreich durchzuführen, können Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:

1. Bereiten Sie sich vor und üben Sie

Wenn Sie wissen, dass Sie im Voraus ein schriftliches Vorstellungsgespräch führen müssen, können Sie die Zeit davor zur Vorbereitung nutzen. Wie bei einem normalen Vorstellungsgespräch können Sie die Organisation und Rolle recherchieren, um sicherzustellen, dass Sie die Erwartungen des Arbeitgebers verstehen. Sie können sich Notizen zu diesen Erwartungen machen, um sie beim Verfassen von Antworten oder beim Durchführen von Schreibübungen als Leitfaden zu verwenden. Sie können beispielsweise bestimmte Fähigkeiten oder Qualifikationen hervorheben, um die Übereinstimmung mit den Werten der Organisation zu zeigen.

Wenn Ihnen der Personalmanager das Format des schriftlichen Vorstellungsgesprächs mitteilt, können Sie auch im Vorfeld relevante Fähigkeiten recherchieren und üben. Beispielsweise können Sie vor einer Pressemitteilungsübung die veröffentlichten Pressemitteilungen eines Unternehmens durchsehen, um sich ein Bild vom Markenstil zu machen. Diese Recherche trägt dazu bei, Ihr Engagement für das Positive zu beweisen und zeigt, dass Sie sorgfältige Anstrengungen unternommen haben, um die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen.

2. Bleiben Sie ruhig

Auch wenn es in einem anderen Format vorliegt, sind Sie möglicherweise dennoch nervös, bevor Sie mit einem schriftlichen Interview beginnen. Es gibt ein paar Tricks, mit denen Sie sich vor dem Vorstellungsgespräch beruhigen können. Sie können zum Beispiel ein paar Minuten damit verbringen, tiefe Atemübungen zu machen. Wenn Sie während des gesamten Vorstellungsgesprächs ruhig bleiben, können Sie klarer denken und sich sicherer fühlen. Denken Sie daran, dass es sich bei dieser Übung immer noch um ein Vorstellungsgespräch handelt und Sie möchten, dass Ihre Arbeit Ihre Fähigkeiten positiv widerspiegelt. Nehmen Sie sich Zeit und geben Sie durchdachte Antworten, anstatt zu hetzen und möglicherweise Fehler zu machen.

3. Lesen Sie die Anweisungen

Wenn Sie ein schriftliches Interviewdokument oder einen schriftlichen Auftrag erhalten, lesen Sie die Anweisungen sorgfältig durch. Ihre Fähigkeit, Anweisungen zu lesen und zu befolgen, beweist auch Ihr Verständnis. Als Mitarbeiter erhalten Sie häufig Anweisungen zur Ausführung einer Aufgabe am Arbeitsplatz. Arbeitgeber können diese Interviews nutzen, um diese Fähigkeiten zu beurteilen und sicherzustellen, dass Sie die Anweisungen verstehen und befolgen.

Der Personalchef wird häufig wichtige Informationen für die Übung angeben, die je nach Art des schriftlichen Vorstellungsgesprächs variieren. Einige Arbeitgeber stellen beispielsweise in Vorstellungsgesprächen eine Reihe von Fragen zu Ihren Fähigkeiten und Qualifikationen und bitten Sie, die Antworten aufzuschreiben oder einzutippen. Wie bereits erwähnt, werden Sie bei anderen schriftlichen Interviews möglicherweise dazu aufgefordert, eine E-Mail oder eine Pressemitteilung zu schreiben. Stellen Sie vor dem Schreiben sicher, dass Sie die Aufgabe und die Anweisungen verstanden haben, um Fehler zu vermeiden.

4. Verwalten Sie Ihre Zeit

Neben den Anweisungen geben Personalmanager den Kandidaten häufig auch eine Frist für ihr schriftliches Vorstellungsgespräch. Die fristgerechte Abgabe einer Aufgabe beweist Ihre Zeitmanagementfähigkeiten und hilft Ihnen, professionell zu wirken. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie haben, können Sie entsprechend planen. Auch dieser Schritt kann je nach Format Ihres Vorstellungsgesprächs variieren.

Sie können sich beispielsweise ein paar Minuten Zeit nehmen, um einige allgemeine Ideen aufzuschreiben oder die Struktur Ihres Schreibens zu planen, bevor Sie beginnen. Wenn das Vorstellungsgespräch mehrere Abschnitte umfasst, möchten Sie möglicherweise eine bestimmte Zeit einplanen, um sich auf jeden Abschnitt zu konzentrieren. Nehmen Sie sich unbedingt genügend Zeit, Ihre Arbeit zu überprüfen, bevor Sie sie einreichen.

5. Seien Sie ehrlich

Wenn Ihr schriftliches Vorstellungsgespräch die Beantwortung einer Reihe von Fragen zu Ihren Fähigkeiten, Qualifikationen oder Meinungen zu Aspekten der Stelle beinhaltet, beantworten Sie diese stets ehrlich. Dieser Interviewprozess soll Ihnen und Ihren potenziellen Arbeitgebern dabei helfen, zu beurteilen, ob dies für Sie geeignet ist. Sie möchten ein genaues Bild Ihrer Persönlichkeit und Ihrer Fähigkeiten vermitteln, um realistische Erwartungen zu erfüllen. Wenn Sie eingestellt werden, aber nicht halten können, was Sie im Vorstellungsgespräch versprochen haben, kann das zu Problemen bei der Arbeit führen.

Ebenso sind Sie sich selbst gegenüber nicht ehrlich, wenn Sie Fragen auf der Grundlage der Antworten beantworten, die Arbeitgeber Ihrer Meinung nach von Ihnen erwarten. Infolgedessen sind Sie möglicherweise desillusioniert von der Rolle oder bleiben desinteressiert. Beispielsweise kann es sein, dass Sie in der Bewerbung eines Arbeitgebers gefragt werden, ob Sie für längere Geschäftsreisen bereit sind. Wenn Sie nicht gerne reisen, ist dieser Job möglicherweise nicht das Richtige für Sie, und Ihre Antwort sollte dies widerspiegeln. Ein für Sie passender Job bringt Ihre Fähigkeiten ein und berücksichtigt Ihre Interessen und Bedürfnisse.

6. Passen Sie auf Ihre Zunge auf

Sie können Ihre effektiven Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen, indem Sie Antworten schreiben, die jeder Leser verstehen kann. Der Einsatz dieser Fähigkeit beweist, dass Sie mit einer Vielzahl von Menschen kommunizieren und zusammenarbeiten können. Sie sollten außerdem darauf achten, Ihre Antworten oder schriftlichen Aufgaben prägnant zu halten und nur die relevantesten Informationen bereitzustellen. Auch diese Techniken tragen dazu bei, Respekt für die Zeit des Personalmanagers zu zeigen, da dieser möglicherweise viele schriftliche Übungen gleichzeitig durchgehen muss.

Abhängig von Ihrer Zielgruppe müssen Sie möglicherweise die Verwendung von Fachjargon oder Akronymen vermeiden, um Klarheit zu gewährleisten. Wenn der Personalmanager beispielsweise eine simulierte Pressemitteilung verfasst, ist er möglicherweise mit der Branchensprache vertraut. Die Zielgruppe Ihrer Pressemitteilung, beispielsweise Mitglieder Ihrer örtlichen Gemeinde, tut dies jedoch möglicherweise nicht. Für diesen Auftrag müssen Sie bei der Werbung für die Organisation und ihre Angebote eine Sprache verwenden, die sie verstehen und auf ihre Interessen oder Bedürfnisse eingehen.

7. Überprüfen Sie Ihre Arbeit

Nehmen Sie sich nach Abschluss Ihres schriftlichen Vorstellungsgesprächs ein paar Minuten Zeit, um es auf Rechtschreib- und Grammatikfehler Korrektur zu lesen. Ein fehlerfreies Dokument hilft Ihnen dabei, ein professionelles Image zu bewahren. Wenn Sie Zeit haben, lesen Sie das Dokument genauer durch und bearbeiten Sie es auf Klarheit oder unpassende Sprache. Dieser Schritt ist wichtig, wenn Sie sich für Stellen bewerben, die umfangreiches Schreiben erfordern, da er Ihre Liebe zum Detail und Ihre ausgeprägten schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten zeigt. Wenn Sie das Interview handschriftlich führen mussten, stellen Sie sicher, dass es für den Leser lesbar ist, damit er Ihre Antworten klar verstehen kann.

Was erwartet mich im schriftlichen Vorstellungsgespräch?

Schriftliche Vorstellungsgespräche können je nach Arbeitgeber und Art des schriftlichen Vorstellungsgesprächs variieren. Sie können dieses Interview online oder persönlich führen. Ein Arbeitgeber kann Ihnen beispielsweise eine E-Mail mit einer Liste schriftlicher Interviewfragen oder einer schriftlichen Aufgabenstellung senden. Andernfalls müssen Sie möglicherweise im Büro des potenziellen Arbeitgebers einen Fragebogen oder eine Vorstellungsgesprächsaufgabe ausfüllen. Manchmal können Sie diesen Prozess selbst durchführen, während Sie sich mit anderen Bewerbern im selben Raum befinden.

Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Formate für schriftliche Interviews. Sie können typische Interviewfragen beantworten oder schriftliche Übungen absolvieren, die Ihre Kommunikations- oder technischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Ganz gleich, welches Format der Arbeitgeber verwendet, er gibt in der Regel einen Zeitrahmen an, innerhalb dessen Sie das Vorstellungsgespräch abschließen müssen. Wenn sie an einem Auftrag oder einem persönlichen Vorstellungsgespräch arbeiten, geben sie den Kandidaten oft bis zu einer Stunde Zeit. Wenn Sie die Aufgabe von zu Hause aus erledigen, haben Sie möglicherweise mindestens ein oder zwei Tage Zeit, um sie zu erledigen.