Der vollständige Leitfaden für Hauptversammlungen • BUOM

3. Januar 2022

Eine Jahreshauptversammlung (AGM) ist die jährliche Versammlung der Großaktionäre eines Unternehmens. Unabhängig von Ihrer Rolle in der Führungsstruktur einer Organisation kann die Vertrautheit mit Hauptversammlungssitzungen dazu beitragen, die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung eines Unternehmens und seinen Aktionären zu verbessern. Daher kann es im weiteren Verlauf Ihrer Karriere von Vorteil sein, etwas über Hauptversammlungen zu lernen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Jahreshauptversammlung ist, warum sie wichtig ist, wie sie funktioniert und Tipps für die Durchführung.

Was ist eine Jahreshauptversammlung (Hauptversammlung)?

Eine Jahreshauptversammlung ist eine einmal im Jahr stattfindende Versammlung zwischen den Aktionären einer Organisation und ihrem Vorstand. Dies ist in der Regel das einzige Treffen zwischen den Leitern der Organisation und ihren Eigentümern. Daher ist es ein guter Zeitpunkt, den Jahresbericht zum ersten Mal vorzustellen. Private Unternehmen und andere Institutionen wie Schulen, Universitäten, Gewerkschaften und Wohltätigkeitsorganisationen halten Hauptversammlungen der Aktionäre ab. Ihr Zweck ist im Allgemeinen unabhängig von der Institution derselbe, und Hauptversammlungen bieten den Interessengruppen die Möglichkeit, zukünftige Entscheidungen ihrer Organisation zu diskutieren.

Gesetze in jedem Bundesstaat verlangen von öffentlichen Unternehmen, dass sie Hauptversammlungen der Aktionäre abhalten, auf denen sie ihren Vorstand wählen und andere Angelegenheiten besprechen, die eine direkte Zustimmung der Aktionäre erfordern. Einige Staaten verlangen von Unternehmen außerdem, dass sie allen Mitgliedern innerhalb einer bestimmten Frist vor der Jahreshauptversammlung eine formelle Mitteilung zukommen lassen. Die Gesetze verlangen außerdem von allen börsennotierten Unternehmen, alle relevanten Materialien zu Jahresversammlungen online auf einer öffentlich zugänglichen Website zu veröffentlichen.

Warum ist es wichtig, eine Hauptversammlung abzuhalten?

Hier sind einige der Hauptgründe, warum die Abhaltung einer Jahreshauptversammlung wichtig ist:

• Dies gibt den Stakeholdern einer Organisation die Möglichkeit, ihre Geschäftstätigkeit und Finanzberichte zu überprüfen, was ihr helfen kann, den Erfolg früherer Geschäftstätigkeiten zu verstehen und für die Zukunft zu planen.

• Dies ist eine geeignete Gelegenheit, wichtige Entscheidungen in Bezug auf die Finanzen eines börsennotierten Unternehmens zu treffen, beispielsweise die Bekanntgabe von Dividenden an seine Aktionäre oder die Ernennung von Wirtschaftsprüfern zur Überprüfung seiner Finanzlage.

• Dies ist auch eine geeignete Gelegenheit, um offene Stellen im Vorstand der Organisation zu besprechen und andere Entscheidungen in Bezug auf die Personen zu treffen, die für das Tagesgeschäft verantwortlich sind, beispielsweise Entscheidungen über die jährliche Vorstandsvergütung.

• Die Direktoren einer Organisation können offen über die Leistung der Organisation im vergangenen Jahr sprechen, und Aktionäre können direkt ihre Unterstützung zum Ausdruck bringen oder sie für ihre Entscheidungen zur Rechenschaft ziehen.

• Dies kann einen direkten Einfluss auf die Leistung der Organisation haben, da Aktionäre und Direktoren Entscheidungen treffen können, die einen großen Einfluss auf die Zukunft ihrer Organisation haben.

• Für börsennotierte Unternehmen kann die Abhaltung einer öffentlich zugänglichen Jahreshauptversammlung dazu beitragen, ein Bild der Offenheit und Transparenz zu vermitteln, das potenzielle neue Investoren für das Unternehmen gewinnen kann.

Wie funktioniert die Hauptversammlung?

Die für die Hauptversammlung geltenden Regeln variieren je nach Organisation und Standort, da einige Regeln von den Leitern der Organisation festgelegt werden und andere staatliche Gesetze sind. Unabhängig von ihrem Bundesstaat müssen börsennotierte Unternehmen eine jährliche Aktionärsversammlung abhalten und vorab eine Erklärung bei der Securities and Exchange Commission (SEC) einreichen, in der Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung sowie andere Verfahren bezüglich der Tagesordnung angegeben werden. Die Satzung der Organisation enthält Regeln für die Durchführung der Versammlung, einschließlich des Veranstaltungsorts und der Frist, die die Organisation den Aktionären im Voraus mitteilen muss. In den meisten Ländern schreiben die Gesetze vor, dass Hauptversammlungen der Aktionäre Folgendes umfassen:

• Protokoll der letztjährigen Versammlung: Bevor die Direktoren der Organisation neue Entwicklungen besprechen, stellen sie zunächst das Protokoll der Jahreshauptversammlung vor und bewerten gemeinsam mit den Aktionären deren Erfolg.

• Organisationsabschlüsse: Gesetze verlangen von einem Unternehmen, dass es seinen Aktionären einen Jahresabschluss vorlegt.

• Zustimmung zu Beschlüssen der Unternehmensleitung: Die Aktionäre der Gesellschaft besprechen die Zustimmung oder Ablehnung von Entscheidungen, die der Vorstand im vergangenen Jahr getroffen hat.

• Wahl des Vorstands: Die Aktionäre wählen oder genehmigen einen Vorstand, der für die Leitung der Aktivitäten der Organisation für das kommende Jahr verantwortlich ist.

Darüber hinaus besprechen Direktoren und Aktionäre weitere Themen, die auf den Ergebnissen und Ereignissen des Vorjahres basieren. Wenn beispielsweise die Leistung einer Organisation hinter den Erwartungen zurückbleibt, können Aktionäre den Vorstand nach den Gründen befragen und spezifische Strategien fordern, die von den Direktoren umgesetzt werden können, um die Ergebnisse zu verbessern. Weitere mögliche Diskussionsthemen könnten eine Analyse einer geplanten Fusion oder Übernahme oder eine Darstellung der Vision der Direktoren für die Zukunft der Organisation oder der Branche insgesamt sein.

Tipps für die Durchführung einer Hauptversammlung

Befolgen Sie diese Tipps, um eine effektive Jahreshauptversammlung durchzuführen:

• Stellen Sie sicher, dass das Treffen den staatlichen Gesetzen entspricht. Bevor Sie eine jährliche Hauptversammlung planen und organisieren, ist es wichtig, die örtlichen Gesetze zu Hauptversammlungen zu recherchieren. Beispielsweise müssen Unternehmensdirektoren allen Aktionären und Vertretern bei privaten Unternehmen eine Frist von mindestens 14 Tagen, bei öffentlichen Unternehmen mindestens 21 Tage und bei einer von Gesellschaftsmitgliedern beantragten Hauptversammlung der Aktionäre mindestens 28 Tage im Voraus mitteilen.

• Bereiten Sie sich auf das große Ereignis vor. Die Jahreshauptversammlung einer großen Organisation ist in der Regel eine Großveranstaltung, die einer angemessenen Vorbereitung bedarf. Durch grundlegende Maßnahmen wie das Vorbereiten und Überprüfen der Tagesordnung und das Testen aller elektronischen Geräte, die der Vorstand für Präsentationen, Registrierung und Abstimmungen benötigt, können sich die Chancen auf einen planmäßigen Ablauf der Veranstaltung verbessern.

• Stellen Sie sicher, dass die Stimmabgabe für Aktionäre einfach ist. Der Hauptzweck einer Hauptversammlung besteht darin, den Aktionären die Möglichkeit zu geben, über die zukünftige Strategie der Organisation abzustimmen. Die Einführung klarer Abstimmungsverfahren und die ordnungsgemäße Information aller Aktionäre oder unabhängigen Stimmrechtsvertreter können den Prozess verbessern.

• Sorgen Sie für Sicherheit und Privatsphäre. Hauptversammlungen sind möglicherweise öffentlich zugänglich, die Organisatoren ergreifen jedoch häufig besondere Maßnahmen, um die Sicherheit aller Dokumente und Abstimmungsergebnisse zu gewährleisten. Darüber hinaus legen einige Direktoren, Aktionäre oder andere Teilnehmer möglicherweise Wert auf ihre Privatsphäre, und der Veranstalter ist dafür verantwortlich, dies sicherzustellen.