Definitionen und Beispiele • BUOM

5. März 2021

Die Fähigkeit, Büroaufgaben zu erledigen und gleichzeitig ein sympathisches Auftreten zu bewahren, ist für jeden Mitarbeiter an der Rezeption wichtig. Arbeitgeber suchen in den Lebensläufen der Bewerber nach Rezeptionskompetenzen, um ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob ein Bewerber über die erforderlichen Qualifikationen verfügt, um den täglichen Betrieb seines Unternehmens zu unterstützen. Indem Sie sich über die Fähigkeiten an der Rezeption informieren und erfahren, warum Arbeitgeber sie schätzen, können Sie eine Liste mit Fähigkeiten erstellen, die Sie in Ihren Lebenslauf für eine Stelle an der Rezeption aufnehmen können.

In diesem Artikel definieren wir Rezeptionskompetenzen und deren Zweck und listen 14 Beispiele für Rezeptionskompetenzen auf, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche in Ihren Lebenslauf aufgenommen werden sollten.

Was sind Rezeptionsfähigkeiten?

Rezeptionskompetenzen sind Fähigkeiten, die von Einzelpersonen in einer Büro- oder Kundendienstumgebung eingesetzt werden. Sie umfassen die körperlichen und sozialen Fähigkeiten einer Person in Bezug auf Kommunikation, Nutzung von Technologie oder Zeitmanagement. Rezeptionisten, Büroassistenten, Hotelassistenten oder Kundendienstmitarbeiter sind Beispiele für Fachkräfte, die ihre Fähigkeiten an der Rezeption nutzen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Wenn Sie in Ihrem Lebenslauf ein paar Rezeptionskenntnisse vorweisen, können Sie sich Arbeitgebern als geeigneter Kandidat für die Stelle präsentieren.

14 Rezeptionskompetenzen, die Sie in Ihrem Lebenslauf auflisten sollten

Die Fähigkeiten an der Rezeption decken ein breites Spektrum an technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten ab. Sehen Sie sich diese Liste an, um festzustellen, über welche Fähigkeiten Sie bereits verfügen, die Sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen können, und welche Fähigkeiten Sie verbessern möchten, um Ihre Beschäftigungsfähigkeit zu verbessern:

1. Zwischenmenschliche Kommunikation

Wenn Sie an der Rezeption arbeiten, interagieren Sie täglich mit den unterschiedlichsten Menschen, darunter der Geschäftsleitung, Kollegen, Kunden oder Geschäftskunden. Aufgrund dieses wichtigen Aspekts des Jobs müssen Sie Ihre Kommunikation optimieren, um effektiv mit ihnen zu sprechen. Arbeitgeber, die einen Front-Desk-Fachmann einstellen möchten, legen Wert auf zwischenmenschliche Kommunikation, weil sie ihnen zeigt, dass ein Bewerber mit Menschen aus unterschiedlichen Gesellschaftsschichten kommunizieren und so sein Unternehmen positiv repräsentieren kann.

2. Schriftliche Kommunikation

Wenn Sie an der Rezeption arbeiten, müssen Sie in der Lage sein, E-Mails, Notizen und andere Geschäftsdokumente mit korrekter Grammatik, Rechtschreibung, Tonfall und Sprache zu verfassen. Beispielsweise weist ein Büroleiter eine Firmensekretärin an, eine E-Mail an seinen Geschäftspartner zu verfassen, in der er über bevorstehende Veranstaltungen und Besprechungstermine informiert. Da Mitarbeiter an der Rezeption möglicherweise Dokumente für wichtige Interessengruppen verfassen müssen, sind Arbeitgeber auf der Suche nach Mitarbeitern mit hervorragenden schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten.

3. Aktives Zuhören

Aktives Zuhören ist der Prozess, bei dem eine Person nonverbale Kommunikationssignale wie Nicken, Lächeln und Augenkontakt oder kleine verbale Gesten nutzt, um der sprechenden Person ihre Aufmerksamkeit zu vermitteln. Aktives Zuhören ist eine wichtige Fähigkeit, um Kunden zu bedienen und Anweisungen zu Arbeitsaufgaben zu erhalten, da Mitarbeiter an der Rezeption täglich mit Kunden und Mitarbeitern des Unternehmens interagieren. Ihre Fähigkeit, aktiv zuzuhören, hilft dem Sprecher, sich respektiert und gehört zu fühlen. Beispielsweise nutzt ein Rezeptionsassistent in einem Hotel aktives Zuhören, um Hotelgästen das Gefühl zu geben, bei der Bearbeitung einer Beschwerde wertgeschätzt zu werden.

4. Fremdsprache

Mitarbeiter an der Rezeption, die im Gastgewerbe oder als Teil eines Weltkonzerns arbeiten, treffen möglicherweise auf Menschen, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Daher wünschen sich Arbeitgeber Kandidaten, die mehr als eine Sprache sprechen und schreiben können. Beispielsweise nutzt eine Sekretärin, die in einer Anwaltskanzlei arbeitet, ihre zweisprachigen Fähigkeiten, um mit einem Mandanten am Telefon zu kommunizieren und ihn bei einem Anwaltsbesuch zu unterstützen.

5. Liebe zum Detail

Die Liebe zum Detail ist eine wichtige Fähigkeit für Rezeptionstechniker, da sie eine Vielzahl von Aufgaben ausführen, die Präzision erfordern. Beispielsweise müssen Rezeptionsspezialisten Informationen an die Unternehmensleitung oder die Mitarbeiter übermitteln, indem sie Nachrichten von Telefonanrufern entgegennehmen. Sie müssen die korrekten Kontaktdaten angeben, damit der Empfänger sie später zurückrufen kann. Auch bei der Eingabe und Überprüfung digitaler Terminpläne müssen Rezeptionsassistenten auf Details achten, um sicherzustellen, dass Datum und Uhrzeit korrekt sind.

6. Planung

Terminplanung ist eine technische Fähigkeit, mit der Mitarbeiter an der Rezeption digitale Planer oder Zeitpläne für Unternehmensabläufe erstellen, aktualisieren und verwalten. Sie arbeiten eng mit dem Büroleiter zusammen, um Termine und Zeiten für bevorstehende Firmentreffen, Geschäftsreisen, Inventarlieferungen, Leistungsbeurteilungen und Kandidatengespräche festzulegen. Wenn Arbeitgeber im Lebenslauf eines Bewerbers Terminplanung als Fähigkeit aufführen, bedeutet das, dass der Bewerber über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügt, um wichtige Termine und Aufgaben zu verwalten.

7. Stressmanagement

Rezeptionstechniker haben viele Aufgaben, die sie jeden Tag erledigen müssen. Auch Bürobesuchern oder Hotelgästen sollen sie bei Fragen weiterhelfen. Daher müssen Personen in diesen Positionen über ausgezeichnete Fähigkeiten zur Stressbewältigung verfügen. Fähigkeiten zur Stressbewältigung helfen Menschen, ruhig zu bleiben und Aufgaben nach Wichtigkeit zu priorisieren. Arbeitgeber schätzen Kandidaten, die über Fähigkeiten zur Stressbewältigung verfügen, denn das bedeutet, dass sie die richtige Einstellung haben, um ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen, egal, was um sie herum passiert.

Beispielsweise verbringt eine Rezeptionistin ihre Zeit damit, Kopien für Mitarbeiter anzufertigen und Anrufe von Kunden entgegenzunehmen, die darum bitten, mit einem Manager über Produktmängel zu sprechen.

8. Problemlösung

Als Rezeptionstechniker müssen Sie in der Lage sein, Probleme zu erkennen und Problemlösungsfähigkeiten einzusetzen, um Lösungen bereitzustellen. Dies ist eine wichtige Fähigkeit, da sie sicherstellt, dass die normalen Geschäftsaktivitäten fortgesetzt werden können. Beispielsweise überprüft ein Büroassistent ein Handbuch, um Probleme mit einem Kopierer zu diagnostizieren, nachdem er regelmäßig nur die Hälfte des Dokuments auf jede Seite gedruckt hat. Sie führen mehrere Tests durch, um festzustellen, dass der Druckmodus geändert werden muss.

9. Kundendienst

Kundenservice ist der Prozess, bei dem Mitarbeiter positiv und verständnisvoll mit Kunden kommunizieren, um ihnen dabei zu helfen, Lösungen für ihre Fragen oder Probleme zu finden. Das Personal an der Rezeption muss über ausgezeichnete Kundendienstfähigkeiten verfügen, um die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten. Beispielsweise erhält ein Administrator einen Anruf von einem verwirrten Kunden, der Hilfe beim Aktualisieren der von seinem Unternehmen gekauften Software benötigt. Die Sekretärin unterstützt sie, indem sie sie in die IT-Abteilung überweist, wo sie spezielle Unterstützung erhalten können.

10. Flexibilität

Flexibilität ist eine Fähigkeit, die es einer Person ermöglicht, ihr Handeln an neue Bedürfnisse oder Erwartungen anzupassen. Mitarbeiter an der Rezeption müssen über die nötige Flexibilität verfügen, um auf Änderungen in den Zeitplänen des Unternehmens, auf Änderungen in den Protokollen oder Verfahren des Unternehmens oder auf Änderungen in den Anweisungen der Mitarbeiter bezüglich ihrer Fax- oder Kopieranforderungen reagieren zu können. Wenn Arbeitgeber Flexibilität im Lebenslauf eines Bewerbers sehen, bedeutet das, dass der Bewerber über die richtigen Persönlichkeitsmerkmale verfügt, um sich schnell an Veränderungen in seinem täglichen Arbeitsumfeld anzupassen.

11. Körperliche Ausdauer

Als Mitarbeiter an der Rezeption müssen Sie über eine gewisse körperliche Ausdauer verfügen. Dies ist wichtig, da das Personal an der Rezeption schwere Kisten mit Büromaterialien heben und tragen muss, um sie im Büro zu verteilen. Sie müssen auch in der Lage sein, Post und andere Pakete für Mitarbeiter zu transportieren. Assistenten an der Rezeption müssen möglicherweise auch zu Fuß gehen, um Besorgungen zu erledigen und Bürobesuchern bei der Suche nach ihrem gewünschten Büro zu helfen. Indem Sie körperliche Ausdauer als Fähigkeit in Ihren Lebenslauf aufnehmen, zeigen Sie, dass Sie in der Lage sind, eine Reihe von Büroaufgaben auszuführen, die körperliche Fähigkeiten erfordern.

12. Computerkenntnisse

Angesichts der zunehmenden Nutzung von Computersystemen zur Ausführung von Arbeitsaufgaben müssen Mitarbeiter an der Rezeption wissen, wie sie diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen können. Dazu gehört auch das Verständnis für die Nutzung bestimmter Computersysteme oder Programme. Beispielsweise verwenden Rezeptionstechniker Computersoftware, um Planungsdaten in eine Tabellenkalkulation einzugeben. Sie verwenden auch Textverarbeitungssoftware, um Dokumente zu verfassen und digitale Dokumentenspeichersysteme zu verwalten.

Arbeitgeber schätzen Kandidaten, die in ihrem Lebenslauf Computerkenntnisse aufführen, da dies ihre Kenntnisse über Computersysteme und ihre Fähigkeit, diese zur Erledigung alltäglicher Aufgaben zu nutzen, zeigt.

13. Telefonetikette

Telefonetikette ist der Prozess, durch den Menschen am Telefon effektiv kommunizieren, indem sie den Anrufer begrüßen, sich vorstellen, einen positiven Tonfall beibehalten und das Gespräch beenden. Das Personal an der Rezeption verbringt viel Zeit damit, Anrufe entgegenzunehmen und Anrufern dabei zu helfen, die entsprechende Abteilung oder den entsprechenden Mitarbeiter zu erreichen. Deshalb müssen sie wissen, wie sie mit anderen am Telefon kommunizieren.

Wenn Arbeitgeber die Telefonetikette im Lebenslauf eines Bewerbers als eine Fähigkeit betrachten, gehen sie davon aus, dass der Bewerber weiß, wie man am Telefon kommuniziert, um geschäftliche Transaktionen voranzutreiben.

14. Teamarbeit

Front Desk Associates arbeiten eng mit Firmenmitarbeitern und anderen Rezeptionsmitarbeitern (abhängig von ihrem Standort) zusammen, um alltägliche Aufgaben zu erledigen. Daher sollten sie Spaß an der Arbeit im Team haben und verstehen, wie Teamarbeit zum erfolgreichen Geschäftsbetrieb beiträgt. Ein Rezeptionsassistent arbeitet beispielsweise mit anderen Rezeptionsmitarbeitern zusammen, um sich die Aufgabe zu teilen, Telefonanrufe von Hotelgästen zu beantworten und während der Stoßzeiten bei persönlichen Anfragen zu helfen.