Definitionen, Gemeinsamkeiten und Unterschiede • BUOM

12. August 2021

Projektmanagement ist ein komplexer und tiefgreifender Prozess, der strategisches Denken und Liebe zum Detail erfordert. Projektmanager helfen bei der Ausführung und Bereitstellung von Projekten, einige Organisationen entscheiden sich jedoch dafür, Teams zu bilden, die den gesamten Projektzyklus überwachen, z. B. ein Project Management Office (PMO) oder ein Enterprise Project Management Office (EPMO). Das Erlernen jedes dieser Projektmanagementstile kann Ihnen dabei helfen, Entscheidungen zu treffen, die Ihnen beim Erreichen Ihrer eigenen Projektziele helfen. In diesem Artikel definieren wir jeden Typ und diskutieren die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen EPMOs und PMOs.

Was ist ein EPMO im Vergleich zu einem PMO?

Ein EPMO (Enterprise Project Management Office) ist den Führungskräften eines Unternehmens unterstellt und bietet der Unternehmensspitze Orientierung. Im Gegensatz dazu existiert ein PMO innerhalb oder als eigene Abteilung und bietet den Mitarbeitern, die direkt an Projekten arbeiten, seitliche Anleitung. Diese beiden Projektmanagementbüros repräsentieren die beiden Haupttypen von PMOs, wobei sich das EPMO auf Fachkräfte in Management- und Führungspositionen konzentriert.

Sowohl EPMO als auch PMO helfen Unternehmen, Projekte zu verwalten und sie an den kurz- und langfristigen Zielen des Unternehmens auszurichten. Sie agieren strategisch und taktisch, um eine Führungsrolle bei der Auswahl, Genehmigung, Durchführung und Umsetzung von Projekten zu übernehmen. Für Unternehmen ist der Einsatz einer Art Projektmanagementbüro eine effektive Möglichkeit, Unternehmensziele zu erreichen, das Budget einzuhalten und Projekte erfolgreich und termingerecht abzuschließen.

Was ist ein Enterprise Project Management Office (EPMO)?

Das Enterprise Project Management Office unterstützt Manager dabei, wichtige analytische Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte angenommen und zum Workflow hinzugefügt werden sollen. Für die EPMO ist es wichtig, Projekte auszuwählen, die mit den Zielen, der Vision und der Mission des Unternehmens übereinstimmen. EPMO leistet dabei wertvolle Unterstützung. Zu den Aufgaben und Zielen des EPMO gehören:

• Aufrechterhaltung der kurz- und langfristigen Vision und Strategie des Unternehmens

• Zusammenarbeit mit der C-Suite

• Datenanalyse zur Ressourcenallokationsplanung

• Beobachten Sie den Markt, um Prognosen zu erstellen und vorauszuplanen

• Schätzen Sie den ROI für potenzielle Projekte mithilfe analytischer Fähigkeiten

• Vereinfachen Sie komplexe Projekte zum Nutzen des Unternehmens

• Bieten Sie Führungskräften strategische Anleitung, um Projekte zu verwalten und Ziele zu erreichen

Was ist ein Projektmanagementbüro (PMO)?

Das Project Management Office ist ein sekundäres PMO, das sich um das grundlegende Projektmanagement kümmert. PMOs agieren häufig auf Abteilungsebene eines Unternehmens und bieten Projekt- und Programmmanagern Beratung, Anleitung und Unterstützung. PMOs entwickeln Projektmanagementstandards für die gesamte Organisation. Es gibt drei Haupttypen von PMOs, darunter:

• Unterstützung: Dieses Modell unterstützt Projektmanager, indem es Verfahren, Schulungsprotokolle und Best Practices vorschlägt oder implementiert und bei Bedarf Ressourcen bereitstellt.

• Führung: Dieses Modell entwickelt und etabliert die Verfahren und Protokolle, denen die Projektteams eines Unternehmens folgen müssen. Diese PMOs machen Projektmanager verantwortlich, indem sie Leistungsüberprüfungen durchführen oder Erfolgskennzahlen analysieren.

• Controlling: Dieses Modell ist am unabhängigsten, da eigene Projektmanager eingestellt, geschult und eingesetzt werden. Dadurch liegt der Großteil der Projektmanagementverantwortung beim PMO.

Unterschiede zwischen PMO und EPMO

Trotz ihrer Ähnlichkeiten gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen einem PMO und einem EPMO. Diese Unterschiede helfen Unternehmen dabei, anhand ihrer Anforderungen zu bestimmen, welche Art von Projektmanagement sie in ihrem Büro implementieren möchten. Zu den wichtigsten Unterschieden gehören:

Volumen

Der Umfang der einzelnen Büros variiert je nach Managementansatz. Da EPMOs auf Führungsebene arbeiten, helfen sie bei Entscheidungen darüber, welche Projekte angenommen und in den Arbeitsablauf der Projektmanager aufgenommen werden sollen. Normalerweise hat jedes EPMO einen Direktor, Leiter oder Manager, der andere EPMO-Mitarbeiter beaufsichtigt. Dieser Direktor ist für die Leitung und Überwachung aller Projekte sowie für die Verbindung mit dem Führungsteam verantwortlich.

Das auf Abteilungsebene tätige PMO übernimmt nach Genehmigung durch die Geschäftsleitung die Verantwortung für die Umsetzung und Durchführung von Projekten. Normalerweise verfügt jedes PMO über ein Team, das aus einem Direktor, Projekt- und Programmmanagern, Planern, Terminplanern und verschiedenen Verwaltungsmitarbeitern besteht. Jedes Teammitglied trägt dazu bei, ein Projekt zu liefern, das den Projektmanagementstandards der Organisation entspricht.

Strategie

Jedes Büro verfügt über eine eigene Projektmanagement- und Unterstützungsstrategie. EPMOs verfolgen in der Regel einen strategischen Ansatz, da ein Großteil ihrer Verantwortung die Entscheidungsfindung umfasst. Das EPMO-Team analysiert beispielsweise ein potenzielles Projekt, um festzustellen, ob ein potenzieller Konflikt mit aktuellen Projekten besteht, ob genügend Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts vorhanden sind und ob das Projekt das Potenzial für eine hohe Kapitalrendite hat.

PMOs verfolgen jedoch einen taktischen Ansatz bei der Art und Weise, wie das Team Projekte ausführt. Da PMOs auf Abteilungsebene agieren, haben sie Einfluss auf den täglichen Ablauf eines Projekts. Beispielsweise erstellt das PMO-Team Projektmanagementstandards, die auf jedes Projekt angewendet werden. Wenn das Team einem neuen Projekt zugewiesen wird, hält es sich an diese Standards, um eine pünktliche Lieferung des Projekts und qualitativ hochwertige Arbeit sicherzustellen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Trotz ihrer sich überschneidenden Ziele haben PMO und EPMO unterschiedliche Verantwortlichkeiten, die zu ihrem Erfolg beitragen. Zu den Kernfunktionen eines EPMO können beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen Managern und Projektteams, die Verwaltung mehrerer Projekte, das Delegieren von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder und die Verfolgung von Projektergebnissen gehören. Auf der Unternehmensebene des Projektmanagements bedeutet EPMO, dass leitende Manager und Führungskräfte oft ganze Prozesse und nicht jede einzelne Phase eines Projekts überwachen.

Umgekehrt überwacht das PMO die einzelnen Projekte und Komponenten jedes Projekts, das das Team abschließt. Zu den Hauptaufgaben eines PMOs gehören in diesen Fällen die Festlegung von Verfahren vom Management bis zum Personal, Einstellungs- und Schulungsprozesse, Überwachung von Leistung und Produktivität sowie Projektbudgetierung und -umsetzung. Während sich viele dieser Verantwortlichkeiten zwischen PMO und EPMO überschneiden können, konzentrieren sich die Teams im PMO ausschließlich auf laufende Projekte, während sich Manager im EPMO auf die Gesamtergebnisse der laufenden Projekte ihrer Organisation konzentrieren.

Ähnlichkeiten zwischen PMO und EPMO

Diese beiden Arten von Projektmanagementbüros weisen mehrere einzigartige Gemeinsamkeiten auf, darunter:

Verantwortungsbereiche

Diese Büros haben vergleichbare Verantwortungsbereiche für die Unterstützung bei der Projektabwicklung. Zu den spezifischen Duplikaten von Verantwortlichkeiten gehören:

• Implementierung der Projektmanagement-Methodik

• Bereitstellung nützlicher Portfolio- und Projektmanagement-Tools

• Projektbewertung anhand von Leistungsindikatoren

• Verwaltung der Unternehmensressourcen zur ordnungsgemäßen Zuweisung für jedes Projekt

• Wir unterstützen Unternehmen bei der Implementierung von Best Practices, um jedes Projekt erfolgreich zu verwalten

Ziele

Die allgemeinen Ziele jedes Typs sind ähnlich, trotz der unterschiedlichen Methoden zur Erreichung dieser Ziele. Das beinhaltet:

• Verfolgen Sie eine klar definierte Mission, Vision und eine Reihe von Zielen

• Projekte innerhalb des Budgets umsetzen

• Liefern Sie Projekte pünktlich

• Beratung zu Projektabläufen und -standards

• Beseitigen Sie Verwirrung, indem Sie Projekte für Ihr Team vereinfachen

• Identifizieren Sie das mit bestimmten Projekten verbundene Risiko

Kommunikation

Beide Arten von Projektmanagementbüros erfordern die Kommunikation zwischen Kunden, Projektmanagern, Teammitgliedern und Führungskräften. Obwohl die primären Kommunikationsmethoden zwischen PMO und EPMO unterschiedlich sein können, ist eine effektive und genaue Kommunikation in beiden Büros von größter Bedeutung. Da das Büro über wichtige Themen wie Zeitpläne oder Budgets kommunizieren muss, ist es wichtig, dass alle Erwartungen an das Projekt klar und effektiv kommuniziert werden.