Definition, wann zu verwenden und Beispiele • BUOM
25. November 2021
Die Aufgabenanalyse ist eine Beobachtungstechnik, die Ziele in kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben zerlegt. Der Prozess der Aufgabenanalyse wird in vielen Branchen eingesetzt, um die Effektivität bei der Festlegung von Zielen, der Schulung neuer Teammitglieder oder der Verbesserung der Aufgabenleistung zu verbessern. Wenn Sie lernen, was eine Aufgabenanalyse ist und wie Sie sie am Arbeitsplatz anwenden können, können Sie den Alltag Ihres Unternehmens verbessern. In diesem Artikel besprechen wir die Definition der Aufgabenanalyse, wann man sie verwendet, wie man sie durchführt und stellen Ihnen einige praktische Anwendungsbeispiele zur Verfügung.
Was ist Aufgabenanalyse?
Die Aufgabenanalyse ist eine Methode des Lernens durch Beobachtung. Eine Person beobachtet eine andere Person aufmerksam, um zu verstehen, wie sie Aufgaben ausführt. Anschließend zerlegen sie diese größere Aufgabe in Teilaufgaben, um sie leichter handhabbar zu machen. Der Hauptzweck der Aufgabenanalyse besteht darin, Dinge herauszufinden wie:
Wie jemand seine Ziele erreicht
Die spezifischen Schritte, die jemand unternimmt, um eine Aufgabe abzuschließen
Die individuellen Erfahrungen und Fähigkeiten, die jemand für die Aufgabe mitbringt
Wie wirkt sich die Umgebung auf die Person aus, die die Aufgabe ausführt?
Die Stimmung und Gedanken der Person über die Aufgabe
Der aktuelle Workflow, der zum Abschluss der Aufgabe führt
Wann sollte die Aufgabenanalyse verwendet werden?
Es gibt viele praktische Anwendungen für die Problemanalyse, darunter:
Projektplanung
Eine Aufgabenanalyse kann bei der Planung eines bevorstehenden Projekts hilfreich sein. Teammitglieder können Projektziele im Voraus überprüfen und sie in kleinere Aufgaben aufteilen, um besser zu verstehen, welche Ressourcen erforderlich sind. Der Aufgabenanalyseprozess kann auf verschiedene Arten von Projekten angewendet werden, einschließlich Website-Design, Softwareentwicklung oder Inhaltsplanung.
Neuer Produktprototyp
Produktdesigner nutzen häufig auch die Problemanalyse, wenn sie Prototypen für ein neues Produkt entwickeln. Durch die Beobachtung der Schritte, die unternommen werden müssen, um ein Produktdesign in die Produktion zu bringen, kann der Designer diese Informationen nutzen, um Effizienz und Prozesse zu verbessern. Sie können eng mit Herstellern oder Designern zusammenarbeiten, um die vielen Teilaufgaben zu verstehen, die zum Abschluss des Prozesses erforderlich sind.
Schulung neuer Teammitglieder
Der Aufgabenüberprüfungsprozess kann Teammitgliedern auch dabei helfen, den neuen Mitarbeiter auf die Stelle vorzubereiten. Indem Sie ein neues Teammitglied dazu ermutigen, zu beobachten, was andere Teammitglieder an einem typischen Tag tun, können Sie die Anforderungen der Position besser verstehen. Wenn der neue Mitarbeiter mehrere Teammitglieder in einer ähnlichen Rolle beobachtet, kann dies ihm auch dabei helfen, eine für ihn funktionierende Methode zu übernehmen.
Unterrichten von Schülern mit Lernschwierigkeiten
Für Schüler mit Lern- oder kognitiven Schwierigkeiten ist die Problemanalyse oft Teil der Lernaktivitäten im täglichen Leben. Beispielsweise kann ein Lehrer einem Schüler mit Autismus-Spektrum-Störung dabei helfen, die notwendigen Fähigkeiten zu erwerben, indem er sie in kleinere, überschaubare Aufgaben aufteilt. Rehabilitationstherapeuten können die Aufgabenanalyse auch nutzen, um Patienten bei der Genesung nach einer Krankheit oder Operation zu helfen.
So führen Sie eine Aufgabenanalyse durch
Sie können eine Aufgabenanalyse durchführen, indem Sie die folgenden fünf Schritte ausführen:
1. Setzen Sie sich Ziele
Einer der ersten Schritte bei der Aufgabenanalyse besteht darin, die Ziele der Beobachtung zu identifizieren. Dazu gehört die Identifizierung des spezifischen Problems, das analysiert werden soll, sowie des Zwecks der Analyse. Definieren Sie Ihre Start- und Endpunkte, damit Sie genau wissen, wann Sie mit der Datenverfolgung und dem Erstellen von Notizen beginnen müssen.
2. Teilen Sie die Aufgabe in Teilaufgaben auf
Sobald Sie ein Ziel oder eine Aufgabe definiert haben, teilen Sie es in mehrere Unteraufgaben auf. Entscheiden Sie an dieser Stelle, wie Sie die Informationen am besten sammeln. Es gibt verschiedene Methoden zum Sammeln von Informationen während der Beobachtung, darunter Befragungen, Notizen, Stichproben oder Planungssimulationen. Obwohl die Anzahl der Unteraufgaben je nach Hauptziel variiert, ist eine gute Anfangszahl sechs bis acht Unteraufgaben.
3. Analysetyp auswählen
Bestimmen Sie, welche Art von Analyse bei der Beobachtung verschiedener Aufgaben verwendet werden soll. Die gebräuchlichsten Arten der Analyse sind kognitive und hierarchische. Bei der hierarchischen Analyse wird eine Aufgabe in Untertypen zerlegt. Dabei muss im Vorfeld entschieden werden, wie tief die Analyse gehen kann.
Die kognitive Analyse verwendet ein Modell, das dem hierarchischen Analysemodell ähnelt, umfasst jedoch auch Informationen darüber, wie sich der kognitive Denkprozess des Benutzers auf seine Aufgabe auswirkt. Kognitive Einflüsse können das Ergebnis einer Aufgabe erheblich beeinflussen, da Teammitglieder über unterschiedliche Wissens- und Erfahrungsniveaus verfügen, die für die Aufgabe relevant sind.
4. Analyse
Nachdem Sie geplant haben, was und wie beobachtet werden soll, ist es an der Zeit, mit der Analyse zu beginnen. Während der Analyse macht sich der Beobachter viele Notizen. Sie analysieren jede Aufgabe, die eine Person ausführt, und listen die spezifischen Schritte auf, die sie zur Erledigung von Teilaufgaben unternimmt. Sie können auch Dinge umfassen wie:
Die Gesamtzahl der Aufgaben, die zum Abschließen jedes Schritts erforderlich sind.
Häufigkeit jeder Teilaufgabe.
Die Schwierigkeit, jede Aufgabe zu erledigen.
Wenn zur Durchführung von Teilaufgaben besondere Fähigkeiten oder Kenntnisse erforderlich sind.
Wenn die Aufgabe besondere Ressourcen, Werkzeuge oder körperliche Trainingsfähigkeiten erfordert.
Die Zeit, die für die Erledigung von Teilaufgaben sowie der gesamten Aufgabe benötigt wird.
5. Teilen Sie die Ergebnisse mit Ihrem Team
Teilen Sie Ihre Ergebnisse nach der Analyse Ihrem Team mit, einschließlich Personen, die mit dem Problem vertraut sind. Dies hilft Ihnen, Ihre Analyse auf Konsistenz zu überprüfen und wichtige Teilaufgaben zu erkennen, die Ihnen möglicherweise fehlen. Wenn die primäre Methode zum Sammeln von Informationen die Beobachtung von Teammitgliedern ist, können zwischen einzelnen Personen Unterschiede festgestellt werden. Das Team kann besprechen und entscheiden, welche Schritte es einschließen oder nicht einbeziehen soll.
Sie können ein Diagramm oder ein Präsentationsmodell verwenden, um diese Informationen mit Teammitgliedern zu teilen. Erlauben Sie anderen Teammitgliedern, während dieses Prozesses zusammenzuarbeiten.
Beispiele für Aufgabenanalysen
Hier einige Beispiele für die Aufgabenanalyse:
Beispiel eins
Eine Arbeitsgruppe möchte einen Marketingmanager einstellen. Sie beginnen den Prozess mit der Definition eines Ziels, nämlich der Einstellung eines Marketingmanagers, der einen Mehrwert für das Team schaffen kann. Sie unterteilen das Ziel in Teilaufgaben, die sie erledigen. Dazu können Dinge wie das Erstellen einer Stellenbeschreibung, Online-Werbung und die Planung von Vorstellungsgesprächen gehören.
Ein Teammitglied beobachtet HR-Mitarbeiter, um mehr darüber zu erfahren, wie sie diese Aufgaben ausführen. Mithilfe eines kognitiven Ansatzes lernen sie, wie Erfahrungen und Fähigkeiten Einstellungsentscheidungen beeinflussen können. Sie machen sich Notizen und teilen sie mit dem Rest des Marktes. Einzelne Teammitglieder fügen der Analyse Aufgaben hinzu, bis sie einen Prozess haben, von dem sie glauben, dass er ihnen dabei helfen kann, den richtigen Kandidaten zu finden.
Beispiel zwei
Das Team gestaltet die Website eines lokalen Auftragnehmers neu. Um eine Website und deren Inhalte zu planen, möchten sie sich im Detail über die Leistungen und Angebote des Unternehmens informieren. Dies ermöglicht es ihnen, Inhalte zu erstellen, die korrekt sind und das Unternehmen und seine tatsächliche Tätigkeit widerspiegeln. Im ersten Schritt definieren sie das Hauptziel, das sie ansprechen: die User Experience.
Sie planen, die Schritte ihres Webdesign-Teams von Anfang bis Ende zu beobachten. Sie planen auch, einen typischen Kunden und seine Interaktion mit der Website zu beobachten. Sie verfolgen einen hierarchischen Ansatz und sammeln Informationen, bevor sie diese mit ihrem Team teilen. Sie passen ihre Teilaufgaben nach Bedarf an und übermitteln diese Informationen an den Kunden, um zu zeigen, dass sie den Zweck und die Absicht des Projekts verstehen.