Definition, Vorteile und Umsetzungstipps • BUOM

8. Juli 2021

Viele Unternehmen verwalten einen komplexen Produktentwicklungszyklus, der aus vielen Phasen und Elementen besteht. Eine Möglichkeit für Unternehmen, ihre Produktentwicklungszyklen besser zu verwalten, ist ein Prozess namens Rückverfolgbarkeit. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der Rückverfolgbarkeit und geben einige Tipps, wie Sie diesen Prozess in Ihrem Unternehmen am besten nutzen können.

Was ist Rückverfolgbarkeit?

Unter Rückverfolgbarkeit versteht man den Prozess der Verfolgung Ihres Produktentwicklungszyklus. Mit der Rückverfolgbarkeit dokumentieren Sie jeden Schritt des Produktionsprozesses, vom Eingang der Rohstoffe bis zur Lieferung der fertigen Produkte. Diese Dokumentation kann Unternehmen dabei helfen, fehlerhafte Produkte schnell zurückzurufen, die Produktion zu optimieren und behördliche Anforderungen einzuhalten.

Warum ist Rückverfolgbarkeit wichtig?

Es gibt mehrere Gründe, warum es wichtig ist, Rückverfolgbarkeit im Produktentwicklungszyklus zu implementieren, zum Beispiel:

Erfüllung von Verpflichtungen

Viele Fertigungsindustrien arbeiten nach staatlichen Vorschriften. Wenn dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, kann die Implementierung der Rückverfolgbarkeit gesetzlich vorgeschrieben sein. Beispielsweise ist es für viele Lebensmittelverarbeitungsbetriebe wichtig, über ein zeitkritisches System zur Verfolgung und Rückrufung potenziell gefährlicher Lebensmittelprodukte in der Lieferkette zu verfügen.

Ermittlung der Grundursachen

Durch die Rückverfolgbarkeit kann Ihr Unternehmen eine Ursachenanalyse durchführen, bei der es sich um eine tiefgreifende Analyse handelt, um die Ursache eines Problems zu ermitteln. Die Durchführung dieser Analysen kann Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden und ineffektive Bereiche Ihrer Produktion zu verbessern.

Wenn Ihre Produkte beispielsweise am Ende der Produktionslinie einen Fehler aufweisen, ermittelt die Ursachenanalyse, welcher Teil der Produktionslinie den Fehler verursacht hat. Da die Rückverfolgbarkeit das Sammeln von Informationen über jeden Schritt des Herstellungsprozesses erfordert, erleichtert sie die Durchführung dieser Art von Analyse erheblich.

Mehr Wert schaffen

Durch die Rückverfolgbarkeit erfahren Unternehmen mehr über ihren Produktionsprozess. Mit diesen Informationen können sie dann Möglichkeiten finden, den Prozess zu ändern und effizienter zu gestalten. Dieser Prozess wird als Wertstrom-Mapping oder Material- und Informationsfluss-Mapping bezeichnet. Indem Sie die Schritte Ihrer Arbeit, die Menge der benötigten Materialien und die Zeit, die für die Fertigstellung jeder Produktionsphase erforderlich ist, sorgfältig prüfen, können Sie Wege finden, den Nutzen Ihrer Ressourcen zu steigern.

Gewährleistung der Verantwortlichkeit

Wenn ein Problem mit einem Produkt auftritt, ist es wichtig, es so schnell wie möglich zu lösen. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, Geld zu sparen oder Kundenverluste zu verhindern. Da die Rückverfolgbarkeit Ihnen hilft, die Ursache Ihres Problems schnell zu identifizieren, können Sie das Problem so schnell wie möglich beheben. Dies wird Ihrer Organisation helfen, ihre Verantwortung und Integrität aufrechtzuerhalten.

6 Tipps zur Verbesserung der Rückverfolgbarkeit

Um die Rückverfolgbarkeit in Ihrem Produktionsprozess zu verbessern, probieren Sie die folgenden sechs Tipps aus:

1. Führen Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen

Erfassen Sie alle möglichen Informationen über Ihre Produkte und Ihren Produktionsprozess. Dazu gehört auch, wo sich jedes Produkt in seiner Produktionsphase befindet. Wenn Sie ein Produkt zurückrufen müssen, wissen Sie auf diese Weise genau, welche Produkte zurückgerufen werden müssen und wo sie sich befinden. Halten Sie in Ihrem System Informationen wie Produktionsdaten, Ablaufdaten, Produktionszeitstempel und Produktbestellnummern fest.

2. Arbeiten Sie sowohl mit Lieferanten als auch mit Einzelhändlern zusammen

Am Herstellungs- und Produktionsprozess sind häufig Dritte beteiligt. Es ist wichtig, dass Ihr Rückverfolgbarkeitssystem sowohl Ihren Teil des Produktionsprozesses als auch diejenigen abdeckt, die andere Parteien betreffen. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt zurückrufen müssen, möchten Sie wissen, ob der Grund darin liegt, dass ein Lieferant Ihnen minderwertige Materialien geliefert hat oder ob der Verkäufer Ihr Produkt falsch behandelt hat. Arbeiten Sie mit anderen Beteiligten zusammen, um Informationen in allen Phasen der Produktion, des Versands und der Verarbeitung auszutauschen, damit Sie gemeinsam die Ursachen eventuell auftretender Probleme ermitteln können.

3. Nutzen Sie Echtzeitkommunikation

Versuchen Sie nach Möglichkeit, Echtzeitkommunikation in Ihr Rückverfolgbarkeitssystem zu implementieren. Dadurch kann Ihr Team schnell auf etwaige Probleme reagieren. Zur Echtzeitkommunikation gehört Software, die es mehreren Personen ermöglicht, Dokumente gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten und sich schnell gegenseitig Nachrichten zu senden. Diese Tools haben gegenüber E-Mails den Vorteil, dass sie den Empfänger schnell über neue Nachrichten benachrichtigen und einfache Möglichkeiten bieten, schnell zu reagieren.

4. Prozesse automatisieren

Eine weitere Möglichkeit, in Ihrem Rückverfolgbarkeitssystem Zeit zu sparen, ist die Automatisierung von Prozessen. Installieren Sie dazu Automatisierungssoftware, die einfache Aufgaben zu bestimmten Zeitpunkten ausführen kann. Sie können beispielsweise eine Risikomatrix erstellen und Ihr Automatisierungssystem aktualisiert die Risikostufen basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass ein Mitarbeiter diese Aufgabe übernimmt, und es wird sichergestellt, dass das Risikoniveau aktuell bleibt.

Die Automatisierung von Prozessen kann auch dazu beitragen, potenzielle Verzerrungen bei der Entwicklung eines standardisierten Ansatzes zu reduzieren. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Rückverfolgbarkeitssysteme zu analysieren und sich wiederholende Aufgaben zu finden, die Automatisierungssoftware bewältigen kann.

5. Führen Sie eine Probebewertung durch

Eine gute Möglichkeit, Ihr Rückverfolgbarkeitssystem zu testen, besteht darin, von Zeit zu Zeit Testrückrufe durchzuführen. Ein gefälschter Rückruf liegt vor, wenn Sie ein Produkt auswählen, bei dem es kein Problem gibt, und so tun, als ob es ein Problem damit gäbe. Anschließend können Sie die Prozesse durchlaufen, die Sie befolgen müssen, um einen tatsächlichen Rückruf dieses Produkts durchzuführen. Schreiben Sie alle Ihre Aktionen auf und analysieren Sie dann die Ergebnisse. Sehen Sie, wie gut Ihr Unternehmen Produkte schnell zurückrufen kann und ob es Bereiche gibt, die Sie verbessern könnten.

Simulierte Rückrufe gehören in vielen Branchen, in denen Rückverfolgbarkeit zum Einsatz kommt, zum Standardverfahren. Es ist gängige Praxis, allen Kunden, die Sie im Rahmen des Rückrufprotokolls kontaktieren, zu erklären, dass Sie eine Simulation durchführen, um die Sicherheit des Produkts in Zukunft zu gewährleisten.

6. Finden Sie die richtige Software

Um jeden dieser Tipps umzusetzen, ist es hilfreich, eine Tracking-Software zu verwenden. Viele Rückverfolgbarkeitssoftwareoptionen verfügen über Funktionen, die Sie bei diesen Aufgaben unterstützen können. Sie können beispielsweise Software finden, die Ihren Produktionsprozess aufzeichnet, ihn automatisch aktualisiert und Ihnen Analysen liefert. Die Implementierung einer Rückverfolgbarkeitssoftware kann sich positiv auf Ihre Investition auswirken, da Sie so Ressourcen im Prozess einsparen und diese an anderer Stelle einsetzen können.