Definition, Vorteile und Tipps • BUOM

Wenn Projektmanager Entscheidungen über neue oder bestehende Projekte treffen, verlassen sie sich auf Prognosen. Die Prognose des Projektmanagements stellt Managern die Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um Lösungen für zukünftige Unsicherheiten zu entwickeln. Wenn Projektmanager lernen, wie Prognosen funktionieren, können sie bei der Planung von Projekten auch unbekannte Variablen berücksichtigen. In diesem Artikel definieren wir Projektmanagement-Prognosen, zeigen, wie man Prognosen angeht, und geben Tipps für die Prognose Ihres Projekts.

Was ist Prognose im Projektmanagement?

Prognosen im Projektmanagement versuchen, Fragen im Zusammenhang mit dem zukünftigen Status eines Projekts zu beantworten, z. B. wann neue Projekte gestartet werden sollen und wie Ressourcen auf laufende Projekte verteilt werden sollen. Mithilfe von Prognosen können Entscheidungen auf der Grundlage vergangener und aktueller Daten getroffen werden, und einige Projekte können aufgrund ungünstiger Prognosen ins Stocken geraten oder ins Stocken geraten.

Die Prognose beginnt normalerweise in der Mitte des Projekts, um Zeit für das Benchmarking zu haben. Abhängig von der Dauer des Projekts können während des gesamten Projekts in regelmäßigen Abständen Prognosen erstellt werden. Dies hilft Projektmanagern, den Stakeholdern den Projektstatus mitzuteilen und Maßnahmen zur Verbesserung der Rentabilität zu ergreifen. Im Allgemeinen betrifft die Prognose drei Hauptbereiche des Projekts. Hier sind Beispiele:

• Dauer: Das Projekt kann nach einem Zeitplan von sechs Monaten beginnen, Prognosen deuten jedoch darauf hin, dass das Projekt einen Monat länger dauern wird. Das Team passt die Ressourcenzuteilung an, um sich auf zusätzliche Aufgaben oder Meilensteine ​​vorzubereiten.

• Kosten: Das für das Projekt vorgesehene Budget beträgt 350.000 US-Dollar, die Prognose geht jedoch davon aus, dass das Projekt mehr als 100.000 US-Dollar unter dem Budget bleiben wird.

• Produktivität: Das Start-up-Unternehmen hofft, innerhalb von vier Monaten 10.000 Einheiten verkaufen zu können. Nach zwei Monaten hat das Unternehmen 2.500 Einheiten verkauft und es wird prognostiziert, dass der Absatz in den verbleibenden zwei Monaten nicht steigen wird.

Welche Vorteile bieten Prognosen im Projektmanagement?

Prognosen im Projektmanagement liefern Managern Daten, um die zukünftige Arbeitsbelastung ihres Teams abzuschätzen. Weitere Vorteile sind:

Definition von KPIs

Mithilfe von Prognosen lässt sich ermitteln, welche KPIs für das Projekt am besten geeignet sind. Ein Projekt kann mit bestimmten Leistungserwartungen beginnen, aber die Prognose kann diese Festlegung ändern. In diesem Fall verfolgt der Projektmanager den relevanten KPI und kann die Werbung entsprechend der Prognose verschieben.

Ermittlung der benötigten Fähigkeiten

Im Verlauf des Projekts können sich Aufgaben oder Verantwortlichkeiten ändern. Manager nutzen Prognosen, um herauszufinden, ob Teamrollen angepasst werden müssen oder ob sie mehr Fachkräfte in das Team aufnehmen müssen. Wenn die Prognose beispielsweise einen zukünftigen Bedarf erkennen lässt, kann der Projektmanager die Zuweisung eines qualifizierten Teammitglieds planen.

Finanzielle Überlegungen

Da Budgets projektbegleitend sind, berücksichtigen sie zunächst die zu erwartenden Kosten des Projekts. Während ein Projekt seine Phasen durchläuft, messen Prognosen vergangene und aktuelle Kosten, um Budgeterhöhungen oder -kürzungen vorzuschlagen. Manager können durch Prognosen zukünftige Kosten vorhersehen und entscheiden, wie sie Mittel ausgeben, um die Projektkosten zu senken.

Organisation von Ressourcen

Durch die Organisation von Ressourcen können Projektmanager sicherstellen, dass die Teammitglieder ihre Rolle und den Umfang des Projekts verstehen. Prognosen ermöglichen es Projektmanagern, Ressourcen so zu verwalten, dass die Teammitglieder eine optimale Leistung erbringen. Prognosen mobilisieren Ressourcen, wenn die Reaktion auf Veränderungen kritisch oder dringend ist. Außerdem wird die Verschwendung von Ressourcen vermieden, indem sichergestellt wird, dass sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen und ihre optimalen Fähigkeiten erbringen.

Mit Verzögerungen rechnen

Projektverzögerungen können einem Unternehmen Geld und Reputation kosten. Da Verzögerungen ursächlich sind, wirken sie sich auf andere Abteilungen wie den Vertrieb oder die Buchhaltung aus. Prognosen im Projektmanagement analysieren Trends, um Verzögerungen vorherzusehen, damit Manager vorbeugende Maßnahmen ergreifen können. Dazu könnte die Positionierung eines zweiten Lieferanten oder die Entwicklung eines Schulungsprogramms für zusätzliche Kundendienstmitarbeiter gehören.

So verwenden Sie Prognosen im Projektmanagement

Typischerweise erfolgt die Prognose im Projektmanagement dann, wenn das Projekt zu 15–33 % abgeschlossen ist. Eine Prognose innerhalb dieses Zeitrahmens bedeutet, dass das Projekt über genügend aktuelle Daten verfügt, um sie mit früheren Daten zu vergleichen und eine Prognose zu erstellen. Zu den schnellen Reaktionen auf die Prognose gehören das Ergreifen von Abhilfemaßnahmen oder Anpassungen. Wenn der Projektstatus zwischen den oben genannten Prozentsätzen liegt, werden sich die Änderungen höchstwahrscheinlich positiv auswirken. Hier sind drei Arten von Analysen, die durchgeführt werden müssen, um das Projektmanagement vorherzusagen:

1. Führen Sie eine Trendanalyse durch

Bei der Trendanalyse bewerten Manager historische Aktivitäten und Muster, um Vorhersagen über die Zukunft zu treffen. Dies können Einkaufstrends, saisonale Trends oder Produkte sein, die als Reaktion auf ein Ereignis erscheinen, beispielsweise Merchandise-Artikel für ein Team nach einem Super-Bowl-Sieg. Prognosen analysieren Trends, um zu bestimmen, wann und wo man sich dem Markt nähern sollte.

Beispielsweise untersucht ein neues Sonnenbrillenunternehmen Kauftrends und stellt fest, dass unterschiedliche Bevölkerungsgruppen zu unterschiedlichen Jahreszeiten Sonnenbrillen kaufen. Daten aus ihren aktuellen Projekten stützen diese Theorie. Das Unternehmen prognostiziert, wann sich der Trend ändern wird, um sich darauf vorzubereiten, die nächste Zielgruppe zu erreichen.

2. Führen Sie eine Break-Even-Analyse durch

Unternehmen müssen eine bestimmte Menge an Waren oder Dienstleistungen verkaufen, um die Produktionskosten zu decken. Bei dieser Analyse legen Unternehmen die Erwartung fest, innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine bestimmte Anzahl von Einheiten zu verkaufen. Prognosen ziehen Schlussfolgerungen auf der Grundlage der Anzahl der Einheiten, die ein Unternehmen derzeit verkauft, sowie der Erwartungen für zukünftige Verkäufe. Abhängig von den Ergebnissen passen Unternehmen möglicherweise den Preis an oder verpacken das Produkt neu, um ein breiteres Publikum anzusprechen.

Ein Fahrradunternehmen plant beispielsweise, sein neuestes Rennrad herauszubringen und es bei Menschen im Alter zwischen 18 und 35 Jahren zu bewerben. Die Herstellung jedes Fahrrads kostet das Unternehmen 100 US-Dollar. Das Unternehmen berücksichtigt weitere Ausgaben, etwa Gebäudemiete, Gehälter oder Nebenkosten. Das Unternehmen kommt zu dem Schluss, dass es innerhalb von vier Monaten 50 Fahrräder verkaufen muss, um alle Kosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen. Nach dem ersten Monat erstellen sie eine Prognose, dass die Fahrradverkäufe im Frühjahr steigen werden. Sie beschließen, den Preis für das Fahrrad im dritten Monat zu erhöhen.

3. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Wenn Projektmanager entscheiden müssen, welches Projekt Vorrang vor einem anderen haben soll, liefert die Kosten-Nutzen-Analyse Daten für die Entscheidungsfindung. Wenn es mehr als ein laufendes Projekt gibt, hilft die Prognose bei der Bewertung der Leistung, um zu entscheiden, welches Projekt Aufmerksamkeit erfordert und welches vollständig gestoppt werden sollte. Bei einer Kosten-Nutzen-Analyse hilft die Auflistung der Kosten und Vorteile jedes Projekts dabei, zu beurteilen, welches Projekt das beste Ergebnis erzielen wird.

Projekt A wird beispielsweise zwei Jahre dauern und 200.000 US-Dollar kosten. Projekt B wird sechs Monate dauern und 150.000 US-Dollar kosten. Manager vergleichen Projektdaten und -prognosen und stellen fest, dass ein kurzfristiges Projekt einfacher zu verwalten ist und mehr Wert liefert als ein langfristiges Projekt. Projektmanager beschließen, Projekt B zu starten, und Prognosen bestätigen, dass die kurzfristige Strategie besser funktioniert als erwartet.

Tipps zur Verwendung von Prognosen im Projektmanagement

Befolgen Sie diese Tipps, bevor Sie eine Prognose für Ihr Projekt erstellen.

• Bleiben Sie technisch auf dem Laufenden. Technologie ändert sich sehr schnell und die Tools, die Projektmanager heute verwenden, können sich morgen ändern. Indem Sie über die technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben, berücksichtigen Prognosen, ob im Projekt Verbesserungen umgesetzt oder Teammitglieder mit den richtigen Fähigkeiten eingestellt werden müssen.

• Achten Sie auf zukünftige Anforderungen: Berücksichtigen Sie bei der Prognose die zukünftigen Bedürfnisse des Kunden. Achten Sie auf Trends und Veränderungen auf dem Markt, damit Ihre Prognose bestimmen kann, wie Angebots- und Nachfragelücken geschlossen oder ausreichende Ressourcen beschafft werden können.

• Stärken und Schwächen kennen: Wenn Prognosen Änderungen an einem Projekt oder seinen Teams erfordern, überprüfen Sie unbedingt die Leistung der Teammitglieder, damit Sie die richtigen Leute den richtigen Aufgaben zuweisen können. Kennen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams, um das Teampotenzial zu maximieren und die Arbeitszufriedenheit zu steigern.

• Daten sammeln und integrieren. Die Daten können aus mehreren Quellen oder Abteilungen stammen, die jeweils eine andere Perspektive auf das Unternehmen oder Projekt bieten. Vereinheitlichen Sie Daten, um ein vollständiges Bild des Projekts und seiner Ziele zu erstellen, und stellen Sie sicher, dass die Prognosen Sektoren der Organisation berücksichtigen, die vom Projekt betroffen sein könnten.