Definition und wie man sie zusammensetzt • BUOM

Viele Branchen verwenden Projektkostenschätzungen, damit Unternehmen ihren Kunden eine Schätzung darüber geben können, wie viel sie für die Fertigstellung eines Projekts verlangen werden. Zu diesen Branchen können Technologien wie Softwareentwicklung und Konstruktion gehören. Wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der Ihr Arbeitgeber seinen Kunden Kostenvoranschläge vorlegen muss, kann es hilfreich sein, mehr über den Prozess zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Projektkostenvoranschlag ist, warum er wichtig ist, wie man einen Projektkostenvoranschlag erstellt und welche Tipps man bei der Erstellung beachten sollte.

Was ist eine Projektschätzung?

Ein Projektkostenvoranschlag ist eine Art Kostenvoranschlag, den ein Unternehmen erstellt, um einem Kunden mitzuteilen, wie viel es für die Arbeit an einem Projekt verlangen wird. Manchmal erstellt ein Unternehmen Kostenvoranschläge für ein Projekt, weil es darum gebeten wurde, aber manchmal lässt der Kunde zu, dass ihm unaufgefordert Kostenvoranschläge zur Prüfung vorgelegt werden. Abhängig von der Art des Projekts verfügt eine Organisation möglicherweise über einen professionellen Schätzer, der die Besonderheiten ihrer Branche versteht. Andere Unternehmen verfügen möglicherweise über einen Experten für diese Art von Projekt, der Kostenvoranschläge vorlegt.

Ein Projektkostenvoranschlag umfasst in der Regel eine Schätzung der Kosten für alles, was erforderlich ist, um das Projekt gemäß den Spezifikationen des Kunden abzuschließen. Dazu können Materialien, Arbeitskräfte und Ausrüstung gehören, einschließlich Computerhardware und -software. Abhängig von der Art des Projektkostenvoranschlags deckt der angegebene Betrag möglicherweise nur die vom Kunden gewünschten spezifischen Dinge ab oder enthält möglicherweise zusätzliche Preise für zusätzliche Dienstleistungen.

Warum ist eine Projektkostenschätzung wichtig?

Die Schätzung der Projektkosten ist wichtig, denn wenn ein Kunde Schätzungen verwendet, um zu bestimmen, wen er für ein Projekt einstellen wird, sind die enthaltenen Details oft der Grund, warum er ein Unternehmen einem anderen vorzieht. Wenn ein Kunde einen Kostenvoranschlag für ein Projekt anfordert, für das er Sie bereits beauftragt hat, erhält er dadurch lediglich eine gute Vorstellung davon, was Sie von dem Projekt erwarten. In beiden Fällen verwendet das Unternehmen, das Mitarbeiter für das Projekt anstellt, den Kostenvoranschlag, um das Projekt zu budgetieren und zu planen, was darin enthalten sein wird.

So erstellen Sie einen Projektvoranschlag

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um einen Kostenvoranschlag für ein Projekt zu erstellen:

1. Verstehen Sie die Anforderungen des Projekts

Es ist wichtig, dass Sie die Anforderungen des Projekts vollständig verstehen, bevor Sie einen Kostenvoranschlag erstellen. Wenn Sie im Baugewerbe arbeiten und eine Küchenrenovierung planen, unterscheiden sich die Kosten für eine komplett neue Küche von den Kosten für den Austausch nur der Arbeitsplatten und Schranktüren. Abhängig vom Projektformat stellt Ihnen der Kunde möglicherweise alle benötigten Informationen zur Verfügung oder Sie können Fragen zum Umfang des Projekts stellen.

2. Bestimmen Sie Ihr Zielbudget

Wenn möglich, ermitteln Sie vor der Erstellung eines Kostenvoranschlags das Zielbudget des Kunden, um besser zu verstehen, wie viel er ausgeben kann. Einige Kunden haben möglicherweise ein Zielbudget, das sie Ihnen geben können, andere hingegen nicht. Wenn es jedoch verfügbar ist, ist es hilfreich, es einfach zu haben, denn wenn Sie wissen, wofür sie ausgeben möchten, können Sie den Kostenvoranschlag für Ihr Projekt besser an ihre Bedürfnisse anpassen.

3. Wählen Sie ein Bewertungsformat

Es gibt viele Arten von Beurteilungen sowie unterschiedliche Beurteilungsformate, und die beste Option für Ihr Unternehmen und Ihren Kunden ist oft eine individuelle Entscheidung. Dazu gehört auch, wie Sie die Schätzung erstellen, z. B. Bottom-Up-, Top-Down-, ähnliche, Dreipunkt- und parametrische Schätzungen. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde über ein Format, das er für Beurteilungen bevorzugt und das als nützlicher Leitfaden dienen kann. Wenn Sie jedoch Ihren eigenen Bewertungstyp und Ihr eigenes Bewertungsformat wählen können, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, die Optionen zu erkunden und diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihnen passt.

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4. Wissen Sie, wie Sie das Projekt abschließen werden.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Erstellung eines Projektkostenvoranschlags besteht darin, zu wissen, was getan werden muss, um das Projekt abzuschließen. Dazu gehört zu wissen, welche Phasen das Projekt durchläuft, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wie viele Mitarbeiter beteiligt sein werden und alles andere, was für die Erledigung der Aufgabe relevant sein könnte. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, daher kann es sinnvoll sein, dies mit anderen Interessengruppen zu besprechen oder auf frühere Projekte zu verweisen. Dies kann in einem schriftlichen Dokument nützlich sein.

5. Verstehen Sie die Erwartungen des Kunden an die Bewertung

Bevor Sie alle Details eines Projektkostenvoranschlags zur Einreichung aufschreiben, müssen Sie alle Erwartungen des Kunden an den Kostenvoranschlag verstehen. Dazu gehört zu wissen, ob sie über ein Budget verfügen und wie hoch dieses ist, ob sie Präferenzen bei Formatierungs- oder Schätzungsmethoden haben und so viele Details wie möglich über ihre Erwartungen an das Projekt zu verstehen. Sie haben bereits ein Dokument mit Ihren Plänen für den Abschluss des Projekts erstellt, damit Sie Ihre Pläne mit den Erwartungen Ihres Kunden vergleichen können. Dies kann hilfreich sein, um letzte Details festzulegen, bevor Sie Ihre Beurteilung aufzeichnen und absenden.

6. Dokumentieren Sie alle notwendigen Details für Ihre Beurteilung.

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie alle notwendigen Vorbereitungen abgeschlossen, um tatsächlich einen Kostenvoranschlag für das Projekt zu erstellen. Je nachdem, welches Format Sie für Ihren Kostenvoranschlag wählen, kann es sich um eine einfache, nach Kostenart aufgeschlüsselte Kostenliste oder um ein viel komplexeres und detaillierteres Dokument handeln. Sie können zum Erstellen dieser Schätzung eine spezielle Kostenvoranschlagssoftware verwenden oder einfach eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden. Ihr endgültiger Kostenvoranschlag sollte alle vom Kunden angeforderten Informationen sowie alles enthalten, was Ihrer Meinung nach im Budget berücksichtigt werden muss.

7. Überprüfen Sie Ihren Kostenvoranschlag

Sobald Sie Ihren Projektkostenvoranschlag fertiggestellt haben, überprüfen und verfeinern Sie ihn, um sicherzustellen, dass Sie Ihrem Kunden den bestmöglichen Kostenvoranschlag unterbreiten. Dies kann bedeuten, dass Sie mit anderen Stakeholdern oder Teammitgliedern zusammenarbeiten, um Feedback zu Ihrer Bewertung zu erhalten, oder dass Sie diese selbst überprüfen und bei Bedarf anpassen müssen. Insbesondere wenn Sie mit anderen Unternehmen um ein Projekt konkurrieren, müssen Sie sicher sein, dass Sie einen Kostenvoranschlag abgeben, auf den Sie stolz sind.

Tipps zur Kostenschätzung eines Projekts

Hier sind einige Tipps für die Erstellung einer effektiven Projektkostenschätzung:

• Beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein. Auch wenn die Erstellung eines Kostenvoranschlags Ihre einzige Aufgabe ist, kann es von Vorteil sein, mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass der Kostenvoranschlag für Ihr Projekt so effizient wie möglich ist. Nur eine Person, die es betrachtet, kann Fehler erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben.

• Sorgen Sie für Genauigkeit. Sie möchten auf jeden Fall sicherstellen, dass Sie einen genauen Kostenvoranschlag abgeben, denn wenn Sie zu niedrig schätzen, könnten Sie Ihr Unternehmen Geld kosten oder den Kunden später um mehr Geld bitten müssen.

• Dokumentieren Sie Ihre Annahmen. Möglicherweise haben Sie verschiedene Quellen verwendet, um die Annahmen zu treffen, die zu Ihrer Schätzung geführt haben, beispielsweise die Anzahl der für ein ähnliches Projekt erforderlichen Arbeitsstunden oder die recherchierten Materialkosten. Wenn Sie diese Annahmen dokumentieren und protokollieren, können Sie diese Informationen bei Bedarf bereitstellen.

• Überprüfen Sie Ihre Mathematik. Manchmal kann ein einfacher Tippfehler oder eine falsche Formel in einer Tabelle zu einer falschen Berechnung in einer Berechnung führen. Daher ist es immer wichtig, die Berechnungen zu überprüfen. Sie können sogar einen Kollegen um Hilfe bitten.

• Erkundigen Sie sich beim Kunden. Sofern für eine effektive Budgetierung notwendige Informationen vorhanden sind, sollten diese nach Möglichkeit mit dem Auftraggeber geklärt werden. Dazu kann die Feststellung gehören, ob sie über ein ideales Budget verfügen oder wie groß der Gesamtumfang des Projekts ist.