Definition und Umsetzung • BUOM

10. September 2021

Die Business-Impact-Analyse bewertet die mit der Geschäftstätigkeit verbundenen Risiken und gibt einem Unternehmen einen langfristigen Überblick über seine Branche. Eine solche Analyse kann einem Unternehmen helfen, sich auf alle Trends vorzubereiten, die sich auf seine Rentabilität auswirken könnten. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der Durchführung einer Business-Impact-Analyse und wie Sie eine solche für Ihr Unternehmen durchführen können.

Was ist eine Business-Impact-Analyse?

Eine Business Impact Analysis (BIA) ist eine detaillierte Analyse der potenziellen Bedrohungen, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist. Es bewertet die Auswirkungen einer Finanz-, Natur- oder Geschäftskatastrophe auf den täglichen Betrieb eines Unternehmens und seine Fähigkeit, langfristig weiterhin profitabel zu sein. Die BIA geht davon aus, dass jeder Bereich des Unternehmens von den anderen abhängig ist, einige jedoch für die Priorisierung während der Notfallwiederherstellung wichtiger sind.

Die Bedeutung der Business-Impact-Analyse

Es gibt viele Gründe, warum sich ein Unternehmen für die Durchführung einer Business-Impact-Analyse entscheiden könnte. Zu den vielen Vorteilen der Business-Impact-Analyse gehört Folgendes:

• Mindern Sie potenzielle Schäden durch eine Naturkatastrophe oder eine Finanzkatastrophe

• Entwickeln Sie einen Plan zum Schutz der Vermögenswerte und Daten des Unternehmens

• Identifizieren Sie die Prozesse, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind

• Bestimmen Sie, in welcher Beziehung die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens zu den anderen stehen

• Bestimmen Sie, welche Ressourcen erforderlich sind, um den Betrieb des Unternehmens mit der geringstmöglichen Produktivität aufrechtzuerhalten.

• Bestimmen Sie, wie lange Ihr Unternehmen ohne volle Funktionalität überlebensfähig bleiben kann

• Bereiten Sie sich auf sich ändernde Branchentrends vor und verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil

So führen Sie eine Business-Impact-Analyse durch

Bei der Business-Impact-Analyse werden die Auswirkungen eines potenziell gefährlichen Ereignisses auf die kritischsten Punkte des Unternehmens untersucht. Diese Informationen werden dann verwendet, um eine Strategie zur Minderung dieser Verluste zu erstellen, falls sie auftreten. Hier sind die Schritte zur Durchführung einer BIA für Ihre Organisation:

1. Organisieren Sie eine Business-Impact-Gruppe

Der erste Schritt zur Durchführung einer Business-Impact-Analyse besteht darin, einen Unternehmensvertreter mit der Durchführung der Analyse zu beauftragen. Anschließend stellen sie ein Team aus vertrauenswürdigen Personen zusammen, um die Analyse durchzuführen. Ein IT-Manager, ein Manager, der für die Kontinuitätsplanung verantwortlich ist, oder ein Manager mit umfassenden Geschäftskenntnissen sind ideale Kandidaten für ein Business-Impact-Team. Es ist auch üblich, dass Organisationen ein Drittunternehmen mit der Durchführung einer BIA beauftragen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ergebnisse korrekt sind und das Team Erfahrung mit den häufigsten Risiken hat, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist, und wie diese vermieden werden können.

Was ein Unternehmen als Katastrophe betrachtet, kann je nach Branche unterschiedlich sein, aber die meisten Unternehmen sind den gleichen allgemeinen Bedrohungen ausgesetzt:

• Veränderung in der Lieferkette

• Veränderte Geschmäcker auf dem Markt

• Neue Gesetze machen ein Produkt/einen Prozess illegal oder teuer

• Katastrophe

• Cyberkriminalität wie Hacking

• Schäden an Gebäuden

• Veränderungen in der Wirtschaft

• Eintritt neuer Wettbewerber in den Markt

• Saisonale Veränderungen, insbesondere wenn das Geschäft von bestimmten Wetterbedingungen abhängig ist.

2. Identifizieren Sie wichtige Geschäftsprozesse

Der nächste Schritt der Analyse besteht darin, zu bestimmen, welche Bereiche des Unternehmens für den gesamten laufenden Betrieb am kritischsten sind. Dazu müssen Sie jeden Aspekt/ jede Abteilung des Unternehmens, die erforderlichen Ressourcen und seine Beziehung zum Rest der Organisation identifizieren. Identifizieren Sie in diesem Teil der Analyse wichtige Teammitglieder, die über umfassende Kenntnisse der Abteilung oder des Geschäftsprozesses verfügen.

Wichtige Geschäftsprozesse sind Prozesse, die:

• Notwendig für den Betrieb des Unternehmens: Beispielsweise ist die Funktionsfähigkeit von Maschinen für die Aufrechterhaltung des Unternehmens erforderlich.

• Hohes Risiko: Prozesse mit hohem Risiko sind Elemente, ohne die das Unternehmen nicht funktionieren kann, wie z. B. Cashflow oder Produktlegitimität.

• Prozesse, die mit Kundenkontakt verbunden sind: Beispielsweise sind Kundenverwaltungssoftware für eine Arztpraxis oder Abonnements von Zahlungsgateways, die es Kunden ermöglichen, Einkäufe zu tätigen, Prozesse, die mit Kundenkontakt verbunden sind.

Beispiele für wichtige Geschäftsbereiche sind:

• Verkäufe

• Buchhaltung

• Personalwesen

• Produktion

• Suche nach Produkt/Materialien

3. Erstellen Sie ein Profil

Der nächste Schritt bei der Durchführung einer BIA ist die Erstellung eines Fragebogens. Der Fragebogen hilft Ihnen, den BIA-Prozess zu dokumentieren und die Konsistenz im gesamten Umfang der Überprüfung sicherzustellen. Es muss gründlich sein und klare, auf Recherchen basierende Antworten liefern.

Fügen Sie diese Abschnitte in Ihre Bewerbung ein:

• Einflussbereich: zum Beispiel Abteilung oder einzelne Geschäftsprozesse.

• Zeit/Dauer: Dies ist die Zeit, bevor die Auswirkung eintritt, die Zeitspanne, in der sie andauert, oder der Zeitpunkt, zu dem sie am größten ist, z. B. eine Stunde, ein Monat oder eine Jahreszeit.

• Art der betrieblichen Auswirkung: Hierbei kann es sich um jedes Risiko handeln, das mit einer zentralen Abteilungsfunktion verbunden ist, beispielsweise eine Datenschutzverletzung in einer Einzelhandelsumgebung.

• Finanzielle Auswirkungen: Die finanziellen Auswirkungen sind eine Quantifizierung der betrieblichen Auswirkungen.

• Nichtfinanzielle Auswirkungen: Beispiele für nichtfinanzielle Auswirkungen sind der Verlust des Kundenvertrauens oder der Verlust der Marktposition.

4. Sammeln Sie Informationen

Damit die Analyse objektiv und genau ist, muss jeder die Bedeutung des BIA-Prozesses verstehen. Wählen Sie neben dem Management auch Mitglieder aus allen Bereichen des Unternehmens aus. Diese Mitglieder haben möglicherweise einen genaueren Blick auf den Prozess als die Geschäftsleitung und bieten eine neue Perspektive. Wenn Ihre Organisation beispielsweise Software zur Ausführung ihrer Kerngeschäftsfunktionen einsetzt, weiß der IT-Manager, wie sich eine Geschäftsunterbrechung aus technologischer Sicht auf jede Abteilung auswirken wird.

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, eine Reihe von Interviews mit wichtigen Mitgliedern der Organisation durchzuführen, während andere es vorziehen, die Umfrage zu verteilen. Welche Methode Sie wählen, hängt von der Größe Ihrer Organisation sowie dem Umfang Ihrer Analyse ab. Durch die Durchführung eines Vorstellungsgesprächs können alle Fragen der Befragten zum Prozess schnell beantwortet werden. Ein Fragebogen kann den Teammitgliedern mehr Zeit geben, detaillierte Antworten zu geben, die sie in ihrer Freizeit ausfüllen können.

5. Analysieren Sie die Ergebnisse

Sammeln Sie die Ergebnisse Ihrer Business-Impact-Analyse. Ermöglichen Sie den Teilnehmern, ihre Beiträge zu überprüfen und notwendige Änderungen vorzunehmen, um neue Beobachtungen hinzuzufügen. Organisieren Sie Informationen nach Häufigkeit der Erwähnung und nach Art der Probleme. Mithilfe dieses Prozesses können Sie bestimmen, worauf die Organisation ihre Prioritäten konzentrieren sollte.

Datensätze enthalten typischerweise Anomalien oder Informationen, die ein- oder zweimal erwähnt werden. Untersuchen Sie diese seltenen Fälle, um festzustellen, ob sie wirklich Anlass zur Sorge geben. Einige Mitglieder der Organisation verfügen möglicherweise über wichtige Informationen, die andere noch nicht kennengelernt haben.

6. Erstellen Sie einen Bericht

Ihr Bericht ist eine Dokumentation der Ergebnisse, die Sie der Geschäftsleitung und den Stakeholdern präsentieren. Der Bericht zur Geschäftsauswirkungsanalyse sollte Folgendes enthalten:

• Zusammenfassung Ihrer Erkenntnisse

• Listen Sie Ihre Ergebnisse von der häufigsten bis zur seltensten Häufigkeit auf.

• Interne und externe organisatorische Abhängigkeiten, einschließlich Grad der Abhängigkeit

• Kritische Geschäftsfunktionen nach Rang

• Plan zur Eindämmung potenzieller Bedrohungen

• An der Analyse beteiligte Mitglieder, einschließlich des BIA-Teams und der befragten Mitglieder, sowie deren Abteilungen und Positionen.

• Schlussfolgerungen

7. Erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan

Nach der Analyse besteht der nächste Schritt darin, eine Strategie oder einen Plan zur Geschäftskontinuität zu erstellen. Dieser Plan beschreibt, was zu tun ist, wenn eine der erwarteten Betriebsunterbrechungen eintritt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen in kritischen Zeiten lebensfähig bleibt.

Zu den Elementen eines Business-Continuity-Plans gehören:

• Wer ist der Verantwortliche oder eine Erläuterung zum Auswahlverfahren für den Verantwortlichen

• Kommunikationsverfahren

• Pläne zur Schadensbegrenzung

• Wo sollen Ressourcen verteilt werden?

• Verfahren zur Personal- und Managementschulung

• Restaurative Verfahren

• Prüfverfahren zur Sicherstellung der Wirksamkeit des Kontinuitätsplans

Wie sind die Ergebnisse zu interpretieren?

Die Ergebnisse Ihrer Business-Impact-Analyse zeigen, welche Bereiche für Ihren Geschäftsbetrieb am kritischsten sind. Dies sind die Bereiche, in denen Ihr Unternehmen im Falle einer größeren Störung die meisten Ressourcen einsetzen muss.

Wenn die Ergebnisse beispielsweise zeigen, dass sich Ihre Branche so verändert, dass Ihr Unternehmen obsolet wird, sollten Sie dies als kritischen Schwerpunkt interpretieren. Ihre Pläne konzentrieren sich dann auf die Entwicklung oder Aktualisierung eines neuen Produkts, die Gewinnung eines neuen Kundenstamms oder die Verlagerung Ihrer Aufmerksamkeit und Ressourcen auf einen anderen Geschäftsbereich.

Wie unterscheidet sich die Business-Impact-Analyse von der Risikobewertung?

Die Risikobewertung konzentriert sich auf interne und externe Faktoren, die die Aktivitäten des Unternehmens beeinflussen, und auf die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens. Die Analyse der geschäftlichen Auswirkungen konzentriert sich in erster Linie auf den Zeitpunkt der Bedrohung und darauf, wie lange das Unternehmen das Ereignis überleben kann. Darüber hinaus geht es über die Risikobewertung hinaus und identifiziert kritische Geschäftsprozesse und -funktionen. Darüber hinaus konzentriert sich die BIA auf wahrscheinliche Ereignisse sowie Worst-Case-Szenarien.