Definition und Beispiele • BUOM

28. Oktober 2021

Wenn Ihr Job es erfordert, dass Sie häufig zu Arbeitsveranstaltungen oder Besprechungen reisen, können Sie während Ihrer Abwesenheit möglicherweise Geld für eine Vielzahl von Waren und Dienstleistungen ausgeben, beispielsweise für Verpflegung und Unterkunft. Bei diesen Kosten handelt es sich um T- und E-Kosten. Da diese Kosten teuer sein können, ist es gut zu wissen, dass Ihr Unternehmen möglicherweise bestimmte in Ihrer Reisekostenrichtlinie aufgeführte Kosten übernimmt. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung von T und E und Beispiele für typische T- und E-Ausgaben, damit Sie Ihre Ausgaben richtig melden können.

Was bedeuten T und E?

Der T&E- oder T&E-Wert auf Spesenabrechnungen bedeutet je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens entweder Reisekosten und Spesen oder Reisekosten und Bewirtung. T und E sind die täglichen Ausgaben des Mitarbeiters während einer Geschäftsreise, wie z. B. Übernachtung, Verpflegung und Transport. Zu diesen Ausgaben können auch Geschäftsausgaben gehören, die einem Mitarbeiter außerhalb des Büros entstehen, auch wenn es sich dabei nicht um Reisen außerhalb der Stadt oder des Landes handelt, in dem er lebt und arbeitet.

Warum sind T- und E-Kosten wichtig?

In vielen Unternehmen machen die T- und E-Kosten einen erheblichen Teil der jährlichen Ausgaben des Unternehmens aus. Deshalb ist es wichtig zu wissen, was als Reise- und Bewirtungskosten gilt und was Sie tun können, um diese Ausgaben effektiv zu verwalten und Ihr Geld zurückzubekommen.

Das Beste an T- und E-Ausgaben ist, dass sie nicht auf die Einkünfte des Unternehmens angerechnet werden, das Unternehmen jedoch nachweisen muss, dass es sich um angemessene Ausgaben handelt, um von diesem Vorteil profitieren zu können. Es ist wichtig, dass Unternehmen alle Belege für etwaige Ausgaben aufbewahren und bereithalten, falls der Internal Revenue Service (IRS) sie bei der nächsten Prüfung um Nachweise bittet.

Was beinhalten die T- und E-Kosten?

Was in den T- und E-Kosten enthalten ist, kann von der Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens abhängen, in der festgelegt ist, was ein Mitarbeiter rechtfertigen und als Ausgabe zurückfordern kann und was nicht. Einige Unternehmen arbeiten möglicherweise auch mit bevorzugten Anbietern zusammen und geben die genauen Standorte an, an denen der Mitarbeiter einkaufen, übernachten und essen kann. Dabei kann es sich beispielsweise um ein bestimmtes Lebensmittel-Franchise, eine Hotelkette oder einen bestimmten, vom Arbeitgeber vorab ausgewählten Airline-Partner handeln.

Zu den T- und E-Kosten können gehören:

Gehäuse

Mitarbeiter können während einer Geschäftsreise die Unterkunft auch unterwegs bezahlen. Das Unternehmen kann Unterkünfte, beispielsweise eine bestimmte Hotelkette, auflisten, bei denen das Unternehmen Vorzugspreise erhält. Sofern nicht anders angegeben, kann ein Mitarbeiter angemessene Kosten für Unterkunft, Apartment und Kurzzeitmiete als Teil seiner Transport- und Lohnkosten einkalkulieren.

Ernährung

Ein Mitarbeiter kann die Mahlzeiten bezahlen, die er während einer Geschäftsreise zu sich genommen und bezahlt hat. Dazu gehören Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie alle anderen angemessenen Snacks. Dazu gehört möglicherweise nicht immer Alkohol, den einige Unternehmen möglicherweise als Luxusartikel einstufen. Überprüfen Sie daher unbedingt die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens, um sicherzugehen.

Transport

Zu den Reise- und Transportkosten können Flüge, häufig mit einer bestimmten Partnerfluggesellschaft, Mietwagen, Busfahrten, Benzin, Taxis und alles andere gehören, was es einem Mitarbeiter ermöglicht, zu reisen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Dies umfasst nicht die typischen Fahrten von zu Hause ins Büro, kann aber zusätzliche Fahrten umfassen, die über das normale Pendeln hinausgehen, wie z. B. Fahrten zu einem Kundentreffen tagsüber oder außerhalb der Geschäftszeiten. Zu den Reisekosten können auch die Erstattung von Wartungs- und Betriebskosten bei der Nutzung des Fahrzeugs zur Arbeit und zum Parken sowie Mautgebühren gehören.

Unterhaltung

Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern oft Tagegelder, damit sie jeden Tag außer Haus verbringen können, um den Bedürfnissen des Unternehmens nachzukommen. Abhängig von den Unternehmensrichtlinien können Mitarbeiter ihr Tagesgeld für Essen und Geschenke oder als Geldleistung ausgeben, die der Mitarbeiter für alles ausgeben kann, was er möchte. Im Jahr 2018 beschloss der IRS, Unterhaltungs- und Freizeitaktivitäten als steuerlich absetzbare Ausgaben auszuschließen. Unternehmen können nicht länger so tun, als würden sie ihre Kunden mit rauschenden Partys, Sportveranstaltungen und anderen großen, unangemessenen Ausgaben unterhalten.

andere Ausgaben

Zu den weiteren Ausgaben, die ein Mitarbeiter nach einer Geschäftsreise möglicherweise erstattet bekommen möchte, gehören Dienstleistungen wie Trinkgelder und Trinkgelder, Wäscheservice und Versandkosten. Sie können auch eine Erstattung für jegliche Kommunikation, Software oder Ausrüstung verlangen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dabei kann es sich um Verträge über die Miete von Computern und Mobiltelefonen handeln.

Registrierung von T- und E-Kosten

Verfügt ein Mitarbeiter nicht über eine Firmenkarte, die er für jeden Einkauf während einer Geschäftsreise nutzen kann, kann das Unternehmen verlangen, dass er seine Reise- und Transportkosten während der Reise mit einer persönlichen Debitkarte, Kreditkarte oder in bar bezahlt . Wenn sie von einer Reise zurückkehren, können sie ihre Ausgaben manuell erfassen, indem sie Quittungen für alle Ausgaben aufbewahren oder die vom Unternehmen gewählte Software verwenden. Sie können dann vom Unternehmen die Erstattung dieser Kosten verlangen.

So melden Sie T- und E-Kosten

Hier sind ein paar einfache Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie Ihre Reise- und Arbeitskosten nach einer Geschäftsreise melden:

1. Bewahren Sie Ihre Quittungen auf

2. Listen Sie alle Ausgaben im entsprechenden System oder in der entsprechenden Anwendung auf oder erledigen Sie die erforderlichen Unterlagen.

3. Fügen Sie Ihre Quittungen bei, um zu beweisen, dass Sie diese Einkäufe getätigt haben.

4. Erhalten Sie Ihre Rückerstattung

Wie Sie Ihre Meldung einreichen, hängt von den Richtlinien und dem Verfahren des Unternehmens ab. Dies kann das manuelle Ausfüllen eines Spesenformulars oder die Verwendung einer Computersoftware umfassen, die alles für Sie aufzeichnet und verfolgt. Sie können Ihre Ausgaben auch während der Reise verwalten, indem Sie Fotos von Ihren Belegen machen und diese in einer auf Ihr Mobiltelefon heruntergeladenen App speichern.

Unabhängig davon, ob Sie Papierformulare oder digitale Nachverfolgung verwenden, können Sie Ihre Geschäftsausgaben ganz einfach erfassen und melden, indem Sie alle Ihre Quittungen und Rechnungen während der gesamten Geschäftsreise aufbewahren. Sie können also das Unternehmen bitten, einen Nachweis Ihrer Einkäufe in das Kostenverfolgungssystem hochzuladen, damit es eine Quittung ausstellen und eine Rückerstattung beantragen kann.