Definition und Beispiele • BUOM
29. April 2021
Prozesslandkarten sind Werkzeuge, mit denen Fachleute Projekte organisieren und verwalten können. Bei der Prozesszuordnung wird eine visuelle Karte der Projektaufgaben erstellt. Wenn Sie mehr über die Prozesszuordnung erfahren, können Sie die Effizienz Ihres Projekts verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was Prozesskarten sind, zeigen, warum sie nützlich sind, und geben Beispiele für die verschiedenen Arten von Prozesskarten.
Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Darstellung, die die Schritte oder Aufgaben eines Projekts zeigt. Es kann die zur Erledigung der Aufgabe erforderlichen Maßnahmen und die Rolle jedes Mitarbeiters umfassen. Beim Erstellen einer Prozesslandkarte wird eine Form gezeichnet, normalerweise ein Kreis oder ein Quadrat, und diese mithilfe von Pfeilen oder gepunkteten Linien mit anderen Formen verbunden. Unternehmen können Prozesslandkarten nutzen, um neue Projekte zu entwickeln und zu planen, Prozesse zu dokumentieren, Autonomie zu fördern, Ideen auszutauschen und Leistung zu analysieren. Viele Computerprogramme verfügen über Tools zum Erstellen von Prozesslandkarten.
Vorteile der Verwendung einer Prozesslandkarte
Hier sind einige Vorteile der Erstellung einer Prozesslandkarte für ein Projekt:
Steigert die Effizienz
Die Erstellung einer Prozesslandkarte verbessert die Gesamteffizienz, indem sie ein klares Bild der Kosten, Zeit und Qualität eines Projekts liefert. Es zeigt an, wie lange ein Projekt voraussichtlich dauern wird, und ermöglicht es den Mitarbeitern, die Projektaufgaben entsprechend zu planen.
Fördert die Organisation
Durch die Prozesszuordnung können Teammitglieder organisatorische Fähigkeiten nutzen, wenn sie Entscheidungen treffen und Probleme für ihr Unternehmen lösen. Sie können Aufgaben auf einer Prozesslandkarte organisieren, um unterschiedliche Prioritäten und Schwerpunktbereiche anzuzeigen.
Identifiziert mögliche Verzögerungen
Prozesslandkarten bieten einen breiten Überblick über Projektphasen und können den Mitarbeitern zeigen, wo es zu möglichen Verzögerungen kommen kann. Durch die Analyse der Prozesslandkarte können Teammitglieder Teile des Projekts identifizieren, die möglicherweise größere Auswirkungen haben. Mithilfe dieser Informationen können sie ihre Pläne anpassen und einen reibungslosen Projektablauf sicherstellen.
Ermöglicht Ihnen ein Brainstorming
Beim Erstellen einer Prozesslandkarte können Teammitglieder verschiedene Ideen besprechen, die in die Karte aufgenommen werden sollen. Dies kann ein kreatives Arbeitsumfeld fördern und die Teamarbeit fördern.
Spart Zeit
Prozesskarten sparen Zeit, da kein Handbuch erforderlich ist, da sie zeigen, welche Rolle jedes Teammitglied spielt und welche Aufgaben es ausführen muss. Dadurch kann ein effizienteres System geschaffen werden./p>
Zeigt, wo das Projekt verbessert werden muss
Eine Prozesslandkarte zeigt alle Teile eines Projekts auf einmal. Durch die Analyse dieser umfassenden Sicht können Fachleute ermitteln, welche Bereiche mehr Aufmerksamkeit erfordern.
Schafft Autonomie
Prozesslandkarten weisen jedem Mitarbeiter eine bestimmte Rolle zu. Dies kann dazu beitragen, Autonomie oder Unabhängigkeit für Teammitglieder zu schaffen. Wenn ein Mitarbeiter eine Frage zu seiner Rolle hat, kann er anhand der Karte den nächsten Schritt festlegen.
Prozesskartenvorlage
Obwohl Prozesslandkarten je nach Projekttyp variieren, folgen alle Prozesslandkarten in der Regel demselben Standardformat. Hier ist eine allgemeine Vorlage zum Erstellen von Prozesslandkarten:
(Identifizieren Sie ein Problem oder erstellen Sie ein Ziel)
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(Entscheiden Sie, wie Sie das Problem lösen oder das Ziel erreichen)
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(Fügen Sie eine umsetzbare Aufgabe hinzu)
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(Fügen Sie eine umsetzbare Aufgabe hinzu)
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(Fügen Sie eine umsetzbare Aufgabe hinzu)
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(Projektfortschritt bewerten)
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(Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor)
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(Dokument zum Abschluss des Projekts)
Beispiele für Prozesslandkarten
Hier sind einige Beispiele für verschiedene Arten von Prozesslandkarten:
Prozessverbesserungskarte
Mit einer Prozessverbesserungskarte können Sie Änderungen an einem Projekt vornehmen, um die Qualität zu verbessern, Kosten zu verwalten oder die Zeit zu verwalten. Dabei geht es darum, ein Projekt auszuwählen, das sich bereits in der Entwicklung befindet, das Problem zu definieren und die notwendigen Schritte zur Lösung aufzulisten. Hier ist ein Beispiel für eine Prozessverbesserungskarte:
Das Projekt liegt zwei Wochen über der ursprünglichen Frist.
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Das Projekt benötigt mehr Teammitglieder, um das Projekt zu beschleunigen.
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Formelle Anfrage für fünf neue Teammitglieder
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Senden Sie eine Anfrage per E-Mail an den Teamleiter
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Stellen Sie fünf neue Teammitglieder ein
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Benachrichtigen Sie das Personal über Änderungen
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Stellen Sie den Teammitgliedern das Projekt vor
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Überprüfen Sie die Projektzeitpläne
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Dokumentieren Sie, wie Änderungen dazu beigetragen haben, die Projektzeitpläne zu verkürzen.
Helpdesk-Prozesskarte
Helpdesk-Prozesskarten helfen bei der Lösung von IT-Softwareproblemen. Durch die Erstellung von Helpdesk-Prozesskarten können IT-Experten effektiv auf Serviceanfragen reagieren und Probleme lösen, um technische Fehler zu beheben. Hier ist ein Beispiel für eine Helpdesk-Prozesslandkarte:
Analyse der Serviceanfrage eines Mitarbeiters
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Überprüfen Sie frühere Softwarefehler im Zusammenhang mit diesem Vorfall
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Fragen Sie den Mitarbeiter nach der Art des Fehlers, auf den er gestoßen ist.
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Ausführen von Softwarediagnosetests
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Testergebnisse auswerten
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Durchführung von Reparaturen auf Basis diagnostischer Tests
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Antrag auf Dokumentendienste
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Softwareüberprüfung zwei Wochen nach der Serviceanfrage, um die Wirksamkeit sicherzustellen
Karte des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses
Die Abbildung des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses kann Personalmanagern bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter helfen. Diese Prozesslandkarte hilft Unternehmen bei der Recherche potenzieller Stellenkandidaten und der Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Dabei geht es darum, den Einstellungsprozess eines Unternehmens von Anfang bis Ende zu planen, sodass Unternehmen über einen organisierten Plan verfügen können, der ihre Einstellungsrichtlinien begleitet. Hier ist ein Beispiel für eine Rekrutierungs- und Auswahlprozesskarte:
Unser Unternehmen sucht 30 neue, hochqualifizierte Mitarbeiter
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Formulieren Sie Anforderungen an neue Mitarbeiter
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Veröffentlichen Sie Stellenangebote in sozialen Netzwerken
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Bieten Sie Geldanreize für Mitarbeiterempfehlungen
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Analysieren Sie Bewerbungen
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Wählen Sie Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch aus
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Führen Sie virtuelle Interviews durch
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Auswahl der Kandidaten für das Abschlussgespräch
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Entscheiden Sie, ob Sie für die Stelle geeignet sind oder nicht.
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Wenn Sie geeignet sind, machen Sie ein formelles Stellenangebot.
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Wenn nicht passend, senden Sie eine Dankes-E-Mail.
Verkaufsprozesskarte
Bei der Abbildung des Verkaufsprozesses geht es darum, Maßnahmen zur Verbesserung des Gesamtumsatzes eines Unternehmens zu ergreifen. Die Karte kann Möglichkeiten zur Interaktion mit dem Kunden, Möglichkeiten zur Steigerung des Umsatzes oder zur Verbesserung der Produktivität enthalten. Hier ist ein Beispiel für eine Verkaufsprozesskarte, die darauf abzielt, den Verkauf durch Marketing an Verbraucher zu verbessern:
Unser Vertriebsteam hat sich zum Ziel gesetzt, den Umsatz um 25 % zu steigern.
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Um unser Ziel zu erreichen, benötigen wir täglich 35 zusätzliche Kunden, die in unserem Geschäft einkaufen.
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Werbung in sozialen Netzwerken kaufen
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Bitten Sie Mitarbeiter, Kunden in Ihrer Nähe anzurufen
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Lassen Sie Mitarbeiter Flugblätter verteilen
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Notieren Sie nach der ersten Woche die Veränderung der Verkaufszahlen.
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Setzen Sie Ihre Werbung in sozialen Netzwerken fort
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Unterbrechen Sie die Kaltakquise und das Verteilen von Flugblättern, damit die Mitarbeiter im Laden arbeiten können.
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Verbesserung des Dokumentenverkaufs
Kundenservice-Prozesskarte
Die Prozesszuordnung im Kundenservice umfasst die Erstellung von Aktivitäten, Aufgaben und Projekten, um den Kundenbedürfnissen besser gerecht zu werden. Unternehmen können diese Karte nutzen, um ihre Fähigkeiten im Kundenservice zu verbessern. Hier ist ein Beispiel für eine Kundenservice-Prozesskarte:
Ein Kunde berichtet, dass die Kassiererin bei seiner Essensbestellung zu viel berechnet hat.
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Zurück zum Kunden
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Kommunizieren Sie mit Mitarbeitern über Bargeldangelegenheiten
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Führen Sie zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter zur Bedienung der Registrierkasse durch
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Verfolgen Sie die Anzahl der Kundenbeschwerden über Checkout-Probleme
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Überwachen Sie den Fortschritt der Mitarbeiter an der Kasse
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Dokumentationsfortschritt
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Bieten Sie alle drei Monate eine zusätzliche Kassenschulung an
Karte des Zahlungsakzeptanzprozesses
Die Zahlungseingangsprozesskarte verfolgt den Zahlungsprozess von Anfang bis Ende. Diese Karte ist in der Regel kürzer, da sie ausschließlich der Dokumentation von Zulassungsprozessen dient. Dies kann Mitarbeitern helfen, Zahlungen für Kunden abzuwickeln, oder den Kunden helfen, den Zahlungsprozess zu verstehen. Hier ist ein Beispiel für eine Zahlungseingangsprozesskarte:
Der Kunde zahlt per Scheck
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Der Mitarbeiter gibt die Scheckdaten in das System ein
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Ein Mitarbeiter scannt einen Beleg mit einem Bargeldscanner.
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Der Kunde erhält eine Kopie der Quittung
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Der Mitarbeiter legt die Quittung in das untere Fach der Kasse)
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Wenn das Geschäft schließt, nimmt der Manager den Scheck entgegen, um ihn bei der Bank einzuzahlen.
FAQ
Hier sind einige Fragen im Zusammenhang mit Prozesskarten:
Wann würden Sie eine Prozesslandkarte verwenden?
Sie können eine Prozesslandkarte jederzeit verwenden, wenn Ihr Team ein Projekt hat, das organisiert, geplant oder geändert werden muss. Einige Fachleute erstellen Prozesslandkarten, bevor sie ein Projekt starten, damit sie das Projekt von Anfang bis Ende abbilden können, während einige Fachleute Prozesslandkarten nur zur Entwicklung von Projektänderungen verwenden.
Was ist der beste Ansatz zur Prozessabbildung?
Der beste Ansatz zur Prozessabbildung besteht darin, zunächst ein Brainstorming darüber durchzuführen, was Ihr Projekt benötigt und welche Ziele Sie erreichen möchten. Sobald Sie Ihre Brainstorming-Sitzung abgeschlossen haben, werden Sie wahrscheinlich eine bessere Vorstellung davon haben, welche Aufgaben und Ideen in Ihre Prozesslandkarte aufgenommen werden sollten.
Welche Berufe nutzen Process Mapping?
Jeder Fachmann, der Projekte verwaltet, kann die Prozesszuordnung nutzen, um seine Aufgaben zu organisieren. Hier sind einige gängige Berufe, die Prozesszuordnung verwenden:
Finanzmanager: Diese Fachleute können die Prozesszuordnung nutzen, um klare und effektive Finanzpläne für Kunden zu erstellen.
Architekten: Architekten können bei der Recherche und Planung eines Designprojekts Prozesslandkarten verwenden.
Ingenieure: Diese Fachleute können Prozesskarten verwenden, um einen detaillierten Überblick über ihre Aufgaben zu erstellen und so bei der Arbeit mit vielen Messungen und Werkzeugen organisiert zu bleiben.
Mitarbeiter des Gesundheitswesens. Angehörige der Gesundheitsberufe können Prozesskarten verwenden, um den Fortschritt des Patienten zu verfolgen, Behandlungspläne zu erstellen und alle Änderungen im Gesundheitszustand des Patienten zu überwachen.
Benötigen Sie spezielle Software zur Erstellung von Prozesslandkarten?
Für die Erstellung von Prozesslandkarten benötigen Sie keine spezielle Software. Obwohl es Software gibt, mit der Benutzer komplexe Prozesskarten erstellen können, können Sie Prozesskarten auch selbst mithilfe kostenloser Online-Ressourcen erstellen, mit denen Sie Prozesskarten erstellen können, oder Sie können eine Prozesskarte mit Bleistift und Papier zeichnen.