Definition und Beispiele • BUOM
3. Januar 2022
Virtuelle Assistenten sind Fachleute, die Kunden bei Büroarbeiten, Verwaltungsaufgaben und Website-Entwicklungsprojekten unterstützen. Sie arbeiten in der Regel von zu Hause aus und spezialisieren sich auf bestimmte Fähigkeiten wie Blog-Schreiben und Reisemanagement. Wenn Sie daran interessiert sind, als virtueller Assistent zu arbeiten, kann es hilfreich sein zu wissen, welche Fähigkeiten Kunden am meisten schätzen. In diesem Artikel beschreiben wir, was virtuelle Assistentenfähigkeiten sind, stellen eine Liste von 16 virtuellen Assistentenfähigkeiten bereit und erklären, wie Sie Ihre eigenen Fähigkeiten verbessern, wie Sie sie in Ihrem Job einsetzen und wie Sie Ihre Fähigkeiten hervorheben können Ihre Jobsuche.
Was sind virtuelle Assistentenfähigkeiten?
Virtuelle Assistentenfähigkeiten sind die Fähigkeiten, die Sie normalerweise einsetzen, wenn Sie Kunden bei Verwaltungsaufgaben unterstützen. Einige Kunden benötigen beispielsweise möglicherweise einen virtuellen Assistenten, um tägliche E-Mails zu organisieren, Telefonanrufe zu beantworten und Newsletter zu erstellen. Einige virtuelle Assistenten finden langfristige Kunden, indem sie ihre Fachkenntnisse weiterentwickeln und Experten für einzelne Aufgaben werden, beispielsweise Website-Design, Social-Media-Management oder Unterstützung bei PR-Projekten. Wenn Sie lieber aus der Ferne arbeiten, nutzen Sie häufig Soft Skills wie Selbstdisziplin und Zeitmanagement, um potenzielle Kunden zu finden und Ihre Aufgaben vor Ablauf der Fristen zu erledigen.
16 Beispiele für virtuelle Assistentenfähigkeiten
Hier ist eine Liste von 16 Fähigkeiten, die virtuelle Assistenten bei ihrer Arbeit nutzen:
1. Schreiben
Möglicherweise können Sie sich bei Ihren Kunden vermarkten, indem Sie Ihre Fähigkeit fördern, leicht lesbare E-Mails, Social-Media-Beiträge und Werbematerialien zu verfassen. Hier sind einige Beispiele für Themen, die Sie erkunden können, um Ihren Text zu stärken und ihn für Kunden attraktiver zu machen:
Geschwindigkeit
Genauigkeit
Grammatik
Strukturvorschläge
Formatierung
Tonne
Lesbarkeit
Kreativität
2. Kommunikation
Virtuelle Assistenten verbringen viel Zeit damit, sich Kundenanfragen anzuhören, neue Kunden davon zu überzeugen, sie einzustellen, und Kunden über Projektänderungen auf dem Laufenden zu halten. Erwägen Sie, sich mit einigen dieser Themen auseinanderzusetzen, wenn Sie effektiver mit Ihren Kunden kommunizieren möchten:
Aktives Zuhören
Konfliktverwaltung
Zusammenarbeit
Klarheit der Sprache
Fass dich kurz
3. Technisches Können
Einige virtuelle Assistenten sind auf technische Aufgaben wie Datenanalyse spezialisiert, um Kunden beim Wachstum ihres Unternehmens zu unterstützen. Hier sind einige Beispiele für Themen, die Sie studieren können, um Ihr technisches Wissen zu stärken:
Cloud-Speicherprogramme
Social-Media-Management
Website-Pflege
4. Kritisches Denken
Um bestimmte Situationen zu lösen, denken virtuelle Assistenten kritisch und prüfen alle möglichen Optionen, bevor sie Maßnahmen ergreifen. Bei der Ausführung von Aufgaben, die kritisches Denken erfordern, können Sie einige der folgenden Fähigkeiten einsetzen:
Analytisches Denken
Probleme lösen
Aufgeschlossenheit
5. Buchhaltung
Viele virtuelle Assistenten helfen ihren Kunden bei grundlegenden Buchhaltungsaufgaben. Wenn Sie Ihre Buchhaltungs- und Budgetierungsaufgaben verbessern möchten, sollten Sie sich über einige der folgenden Themen informieren:
Budgetierung
Finanzbericht
Buchhaltungssoftware
6. Zeitmanagement
Um Aufgaben früher als geplant zu erledigen, üben virtuelle Assistenten während der Arbeit ein effektives Zeitmanagement. Hier sind einige Beispiele für Themen, die Sie studieren können, um Ihre Zeitmanagementgewohnheiten zu verbessern:
Langfristige und kurzfristige Ziele
Priorisierung von Aufgaben
Outsourcing von Aufgaben
7. Organisation
Da sie zahlreiche Datensätze verwalten und mehrere Kunden gleichzeitig betreuen, nutzen virtuelle Assistenten häufig Organisationstechniken, um effizient zu bleiben. Hier sind einige Themen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie lernen, wie Sie Ihre Projekte organisieren:
Resourcenmanagement
Buchhaltung, Rechnungswesen, Aufzeichnungen
Einen Termin machen
8. Kundendienst
Unabhängig davon, ob Sie eine Kundenbeschwerde per E-Mail lösen oder einen Kunden anrufen, um nach Abschluss eines Projekts nachzufragen, legen virtuelle Assistenten häufig Wert auf einen hochwertigen Kundenservice. Hier sind einige Beispiele für Kundendienstfähigkeiten, die Sie in Ihrem Job einsetzen können:
Überzeugende Rede
Emotionaler Intellekt
Kenntnisse über Produkte und Dienstleistungen
9. Marketing
Um für sich und ihre Arbeit zu werben, erstellen virtuelle Assistenten physische Anzeigen und vermarkten sich online. Bei der Werbung für Ihre Arbeit können Sie die folgenden Marketingelemente berücksichtigen:
Suchmaschinenoptimierung
Werbung per E-Mail
Öffentliches Reden
10. Verkäufe
Da virtuelle Assistenten ihre Dienste häufig potenziellen Kunden anbieten, möchten Sie vielleicht einige Verkaufstechniken erlernen. Sie können einige der folgenden Vertriebsfähigkeiten nutzen, um potenzielle Kunden in Stammkunden umzuwandeln:
Beziehungsaufbau
Erstellen einer Präsentation
Verhandlung
11. Selbstbildung
Da virtuelle Assistenten häufig unabhängig arbeiten, sind sie dafür verantwortlich, Möglichkeiten zum Erlernen neuer Fähigkeiten zu schaffen. Hier sind einige Techniken, mit denen Sie Ihre Verwaltungsaufgaben kontinuierlich verbessern können:
Selbstlernen, passend zu Ihrem Lernstil
Erstellen eines Trainingsplans
Nutzung verfügbarer Ressourcen
12. Anpassungsfähigkeit
Wenn sich Pläne ändern, müssen virtuelle Assistenten schnell denken, um die Situation zu lösen und ein Ergebnis zu erzielen, das alle Parteien zufriedenstellt. Wenn Sie sich schneller an plötzliche Veränderungen anpassen möchten, können Sie einige der folgenden Fähigkeiten erlernen:
Nehmen Sie Kritik an und lernen Sie daraus
Überraschungen in Chancen für Innovation verwandeln
Bleiben Sie auch bei plötzlichen Veränderungen widerstandsfähig
13. Projektplanung
Virtuelle Assistenten arbeiten oft an mehreren Projekten gleichzeitig und erstellen Pläne für jedes einzelne. Hier sind einige Fächer, die Sie studieren können, um Ihre Projektplanungsfähigkeiten zu verbessern:
Führung
Management von Risiken
Rezensionen und Bewertungen
14. Inhaltserstellung
Abhängig von der Art der Kunden, die Sie betreuen, können Sie Inhalte erstellen, die gemeinsam genutzt werden können und für die Leser nützlich sind. Hier sind einige Fähigkeiten, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Inhalte für Zuschauer attraktiver machen möchten:
Metrikanalyse
Planung einer Veröffentlichung
Markenanalyse
15. Geschäftsentwicklung
Viele virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig als Kleinunternehmer. Das Studium der folgenden Fächer kann Ihre Strategien als Unternehmer verbessern und Ihre Kundenliste schneller vergrößern:
Kapitalrendite
Geschäftsanalysen
Datenanalyse
16. Zuverlässigkeit
Kunden bevorzugen häufig virtuelle Assistenten, die schnell auf Nachrichten reagieren und Projekte stets vor Ablauf der Fristen abschließen. Die folgenden Gewohnheiten sind nützlich, wenn Sie bei Ihrer Zielgruppe einen positiven Ruf aufbauen möchten:
Priorisierung der Verpflichtungen
Fristen
Bereitstellung von Updates
So verbessern Sie Ihre Fähigkeiten als virtueller Assistent
Erwägen Sie die folgenden Schritte, wenn Sie Ihre Fähigkeiten als virtueller Assistent verbessern möchten:
Investieren Sie in einen Karrierecoach. Erwägen Sie, Zeit und Geld in einen Berufsberater zu investieren. Sie finden Karrieremöglichkeiten, die zu Ihren Fähigkeiten passen und Ihnen dabei helfen, Ihre wichtigsten Fähigkeiten zu verbessern.
Finden Sie einen Mentor. Sie können Coaching- und Mentoring-Programme online oder in Ihrer Nähe erkunden. Der richtige Mentor kann Ihnen bei der Bewertung Ihres Geschäftsplans helfen und nützliche Änderungen vorschlagen.
Melden Sie sich für ein Zertifizierungsprogramm für virtuelle Assistenten an. Es gibt Kurse und Zertifizierungen, die Sie erwerben können, um Ihnen die grundlegenden Aspekte der Arbeit als virtueller Assistent beizubringen. Erwägen Sie, online verfügbare Ausbildungsmöglichkeiten für virtuelle Assistenten zu erkunden.
Virtuelle Assistentenfähigkeiten am Arbeitsplatz
Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihre Fähigkeiten als virtueller Assistent bei Ihrer Arbeit einsetzen können:
Erstellen Sie gemeinsam nutzbare Inhalte. Einer Ihrer Kunden möchte möglicherweise, dass Sie Infografiken für seine Social-Media-Beiträge erstellen. Sie können Ihre Designfähigkeiten nutzen, um Infografiken zu erstellen, oder den Auftrag an einen bildenden Künstler vergeben.
Passen Sie sich veränderten Situationen an. Reisearrangements können sich plötzlich ändern und Sie finden möglicherweise ein neues Flugzeug oder Taxi für einen Ihrer Kunden. Dazu gehört die Kommunikation mit den Mitarbeitern des Reisebüros und die Information Ihrer Kunden über die Änderungen.
Führen Sie eine Website-Wartung durch. Einige Kunden möchten, dass Sie ihre Websites pflegen, Analysen verfolgen und Blogbeiträge planen. Möglicherweise werden Sie auch um die Durchführung weiterer technischer Aufgaben gebeten, beispielsweise um die Umstellung ihrer Website auf eine neue Domain.
So heben Sie die Fähigkeiten Ihres virtuellen Assistenten hervor
Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten als virtueller Assistent bei Ihrer Jobsuche hervorzuheben:
Virtuelle Assistentenfähigkeiten für Lebenslauf und Anschreiben
Hier ist eine Liste einiger Strategien, mit denen Sie bestimmte Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben hervorheben können:
Erstellen Sie in Ihrem Lebenslauf einen separaten Abschnitt über Fähigkeiten. Wenn Sie Ihre Fertigkeiten einprägsamer gestalten möchten, können Sie einen separaten Abschnitt für Fertigkeiten erstellen. Sie können eine kurze Liste erstellen und Beschreibungen darüber hinzufügen, wie gut Sie in den einzelnen Fertigkeiten sind.
Entdecken Sie die gefragtesten Fähigkeiten. Bevor Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben verfassen, können Sie sich über die Fähigkeiten informieren, die Kunden an ihren virtuellen Assistenten am meisten schätzen. Sie können Ihre Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf auflisten und das Anschreiben als Gelegenheit nutzen, relevante Fähigkeiten zu erwähnen, die der Kunde in seiner Stellenanzeige ausgelassen hat.
Machen Sie Ihre Verantwortlichkeiten genau. Wenn Sie über Ihre Berufserfahrung schreiben, beschreiben Sie Ihre Rolle und Verantwortlichkeiten ausführlich. Erwähnen Sie die Arten von Kunden, mit denen Sie zusammengearbeitet haben, an welchen Projekten Sie gearbeitet haben und welche Fähigkeiten Sie eingesetzt haben, um diese abzuschließen.
Virtuelle Assistentenfähigkeiten für Vorstellungsgespräche
Hier ist eine Liste von Strategien, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten in einem Vorstellungsgespräch hervorheben können:
Geben Sie bei der Beantwortung von Fragen Beispiele an. Erzählen Sie bei der Beantwortung der Fragen eine Geschichte über eine Ihrer Arbeitserfahrungen. Nachdem Sie die Geschichte erzählt haben, verbinden Sie sie mit der Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit für aktuelle Kunden erledigen.
Bringen Sie Hard- und Soft Skills in Einklang. Kunden legen oft Wert auf virtuelle Assistenten, die technische Aufgaben erledigen können, viele bevorzugen aber auch Kandidaten, mit denen sie effektiv kommunizieren können.
Sprechen Sie darüber, wie Sie helfen können. Erwägen Sie, sich darauf zu konzentrieren, wie Ihre Berufserfahrung Sie dazu qualifiziert, dem Kunden beim Erreichen seiner Ziele zu helfen. Wenn Sie Ihre Antworten so formulieren, dass deutlich wird, welchen Nutzen Sie daraus ziehen können, können Sie mehr Kunden davon überzeugen, Sie zu engagieren.