Definition und Anleitung • BUOM

27. November 2020

Zu wissen, wie und wann Aufgaben den richtigen Personen zugewiesen werden müssen, ist eine wertvolle Fähigkeit. Ein effektiver Manager kann Autorität an Teammitglieder delegieren und sicherstellen, dass sie jede Aufgabe ordnungsgemäß erledigen. In diesem Artikel definieren wir die Delegation und schauen uns an, wie man sie am Arbeitsplatz nutzt.

Was ist die Delegation von Befugnissen?

Unter Delegation versteht man die Übertragung der Verantwortung für eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter. Als Manager können Sie die Verantwortung normalerweise an jedes Ihrer unmittelbaren Teammitglieder delegieren. Dieser Mitarbeiter kann dann bei Bedarf beschließen, einige dieser Verantwortlichkeiten an Mitglieder seines Teams zu delegieren.

Der Zweck der Delegation besteht darin, einen produktiven und gut funktionierenden Arbeitsplatz sicherzustellen. Wenn dieser Prozess mit Bedacht durchgeführt wird, können Sie, Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes davon profitieren:

• Erhöhte Produktivität. Dadurch können Mitarbeiter ihre Arbeit schneller erledigen, da die Aufgaben auf eine Gruppe von Einzelpersonen verteilt werden und nicht eine Person alle erforderlichen Schritte ausführt.

• Kontinuität. Wenn Sie mit anderen Aufgaben beschäftigt sind oder nicht bei der Arbeit sind, können andere Mitarbeiter einige oder alle Ihrer Aufgaben übernehmen, um weiterhin Produktivität und Effizienz sicherzustellen.

• Persönliche Entwicklung. Wenn Sie Aufgaben an Ihre Teammitglieder delegieren, haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu verbessern und ihre Fähigkeiten in einem bestimmten Bereich unter Beweis zu stellen, beispielsweise in den Bereichen Führung und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

• Mitarbeitermotivation. Mitarbeiter sind möglicherweise motivierter, Höchstleistungen zu erbringen, wenn ihnen neue Aufgaben anvertraut werden.

• Berufschancen. Durch das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene erhalten diese die Erfahrung und die Entwicklung von Fähigkeiten, die sie für einen möglichen Aufstieg innerhalb der Organisation benötigen.

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Möglichkeiten, Autorität zu delegieren

Abhängig von den Anforderungen Ihres Arbeitsplatzes gibt es verschiedene Möglichkeiten, Verantwortlichkeiten an Mitarbeiter zu delegieren. Mit den folgenden Delegationsarten können Sie Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern am Arbeitsplatz zuweisen:

Abteilung für

Sie können die Aufsicht über eine bestimmte Abteilung an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Wenn Sie beispielsweise der CEO sind, können Sie die Autorität über die gesamte Marketingabteilung an den CMO delegieren.

Projekte

Sie können einen Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern damit beauftragen, ein bestimmtes Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen. In der Marketingabteilung kann der Marketingleiter eine Werbekampagne einem Projektmanager zuweisen, der ein Team aus Textern und Designern zusammenstellt, um an dem Projekt zusammenzuarbeiten.

Entscheiden

Sie können einem Ihrer Mitarbeiter die Befugnis geben, bestimmte Entscheidungen zu treffen, damit Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Als Marketingdirektor können Sie beispielsweise die Befugnis an den stellvertretenden Marketingdirektor delegieren, bei Bedarf Mitarbeiter für die Abteilung einzustellen.

Analyse

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, können Sie die Mitarbeiter bitten, eine detaillierte Recherche zu diesem Thema durchzuführen. Wenn Sie der Manager eines Marketingprojekts sind, können Sie Abteilungsanalysten bitten, die demografischen Statistiken der Zielgruppe ihrer Werbekampagne zu untersuchen.

Verwaltungsprozesse

Sie können administrative Aufgaben, wie beispielsweise die Dateneingabe, auch an andere Mitarbeiter delegieren. Als Marketingmanager könnten Sie beispielsweise die Kundenkommunikation (Planung von Besprechungen, Folge-E-Mails usw.) an einen Marketingassistenten delegieren.

In jeder dieser Kategorien kann die Delegation von Befugnissen vorübergehend oder dauerhaft erfolgen. Mitarbeiter erledigen vorübergehende Aufgaben auf einmaliger oder kurzfristiger Basis, während laufende Aufgaben langfristige Verantwortlichkeiten beinhalten, die zu einem integralen Bestandteil der Rolle des Mitarbeiters werden.

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So delegieren Sie Autorität

Eine erfolgreiche Delegation erfordert klar definierte Erwartungen, die Überwachung des Fortschritts und die Bewertung der Ergebnisse. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um effektiv zu delegieren:

1. Setzen Sie sich Ziele

Wählen Sie den oder die Mitarbeiter aus, denen die Aufgabe zugewiesen wird, um den Umfang der Arbeit mit dem Mitarbeiter oder Mitarbeiterteam zu vereinbaren, das über die für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Erfahrung verfügt.

2. Setzen Sie klare Erwartungen

Kommunizieren Sie die Verantwortlichkeiten, die Sie für den oder die Mitarbeiter haben, erläutern Sie Ihre Erwartungen und legen Sie Fristen für dringende Aufgaben fest. Die Klärung der Erwartungen zu Beginn gibt ihnen die Orientierung, die sie benötigen, um mit der Arbeit anzufangen und sie korrekt und effizient abzuschließen.

3. Überwachen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte

Fordern Sie von Ihren Mitarbeitern regelmäßige Updates an, um den Fortschritt jeder delegierten Aufgabe zu überwachen. Sie können regelmäßige Treffen mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren, um detailliertere Informationen über die Aufgaben zu erhalten, für die sie verantwortlich sind. Indem Sie den Fortschritt verfolgen, können Sie bei Bedarf Korrekturen oder Empfehlungen vornehmen und sicherstellen, dass jede Aufgabe pünktlich erledigt wird. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen auch, in Kontakt zu bleiben, wenn Fragen oder Bedenken auftauchen.

4. Üben Sie Verantwortung

Bewerten Sie die Qualität der Arbeit, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder sie korrekt ausgeführt haben. Bei einer vorübergehenden Delegation von Befugnissen kann dieser Schritt eine einmalige Überprüfung nach Abschluss der Aufgabe umfassen. Wenn die Delegation noch andauert, möchten Sie möglicherweise von Zeit zu Zeit Leistungsüberprüfungen durchführen, um die Leistung des Mitarbeiters zu bewerten. Ob positiv oder negativ, Ihr Feedback sollte konstruktiv sein, um ihnen zu helfen, ihre Leistung zu verbessern und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

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Diese Schritte tragen dazu bei, klare Erwartungen bei der Delegation von Befugnissen am Arbeitsplatz zu schaffen. Jeder Ihrer Mitarbeiter sollte genau verstehen, wie viel Kontrolle er über das Projekt hat und was Sie von ihm erwarten. Im Gegenzug sollten Sie ehrliches Feedback zu seiner Leistung geben, damit der Mitarbeiter seine Stärken erkennen und sich bei zukünftigen Projekten verbessern kann.

Durch die Verwendung dieser Delegationsmethode entsteht eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Teammitgliedern. Während Sie Zeit sparen können, indem Sie eine Aufgabe an jemand anderen delegieren, kann Ihr Mitarbeiter auch neue Aufgaben übernehmen, die seinen Wert am Arbeitsplatz steigern können.