Definition, Prinzipien und Praxis • BUOM

29. April 2021

Kanban, das vom japanischen Wort für Werbetafel oder Schild kommt, ist ein Projektmanagementsystem, das von vielen modernen Unternehmen und Organisationen verwendet wird. Der Schwerpunkt liegt auf der Visualisierung von Arbeitsabläufen zur Verbesserung der Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Die Implementierung von Kanban in Ihren Arbeitsablauf kann positive Veränderungen und langfristige Vorteile auf allen Ebenen der Organisation mit sich bringen. In diesem Artikel definieren wir Kanban-Systeme und -Methoden, erklären, wie sie mithilfe einer Kombination von Prinzipien und Praktiken funktionieren, und bieten eine Liste der Vorteile von Kanban.

Was ist das Kanban-System?

Das Kanban-System ist ein Projektmanagement- und Planungssystem, das ursprünglich als Fertigungstechnologie in der Automobilindustrie entwickelt wurde. Kanban basiert auf der visuellen Organisation und den Kundenanforderungen, um Schritte in einem Produktionsprozess oder Arbeitsablauf zu definieren. Es kann Abfall reduzieren und die Effizienz steigern, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen, was es in vielen Branchen beliebt macht.

Was ist die Kanban-Methode?

Die Kanban-Methode bezieht sich auf modifizierte Systeme in anderen Branchen, die aus dem ursprünglichen Kanban-System hervorgegangen sind. Nachdem das Kanban-System bei Automobilherstellern populär wurde, erkannten auch andere Branchen den Wert des Kanban-Systems. Zu den Branchen, die ihre eigenen Versionen der Kanban-Methode übernommen haben, gehören IT, Software, Marketing, Vertrieb sowie Forschung und Entwicklung.

Wie funktioniert Kanban?

Kanban bietet eine visuelle Darstellung der Organisation eines Prozesses oder Arbeitsablaufs und zeigt die Aufgaben an, die von den Teammitgliedern erledigt werden müssen. Kanban basiert auf sechs Kernpraktiken und vier Grundprinzipien:

Kanban-Praktiken

Sechs grundlegende Kanban-Praktiken:

1. Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Um Ihren Workflow mithilfe von Kanban zu visualisieren, benötigen Sie ein Dashboard oder eine Workflow-Anzeige. Die Anzeige umfasst normalerweise Spalten, die Schritte in Ihrem Prozess darstellen, und Karten innerhalb dieser Schritte, die einzelne Aufgaben darstellen. Bevor Sie eine Workflow-Zuordnung entwickeln, ist es wichtig, jeden Schritt zu verstehen, der erforderlich ist, um ein Produkt oder System von Anfang bis Ende zu entwickeln. Sobald Sie die aktuellen Schritte Ihres Arbeitsablaufs verstanden haben, hilft Ihnen Kanban dabei, eine genaue visuelle Darstellung zu erstellen.

Während Personen Aufgaben erledigen, fließen Karten durch Spalten oder Workflow-Schritte, sodass Verzögerungen oder Verbesserungsbereiche leicht erkannt werden können.

2. Begrenzen Sie die laufende Arbeit.

Eine der Hauptfunktionen von Kanban besteht darin, Verzögerungen durch die Verwaltung der Anzahl der derzeit in Bearbeitung befindlichen Artikel zu reduzieren. In der Regel begrenzt Kanban den Umfang der laufenden Arbeit, indem in jeder Spalte eine maximale Anzahl lieferbarer Aufgaben festgelegt wird. Sie können weitere Aufgaben nur dann verschieben, wenn Platz verfügbar ist. Diese Methode fördert eine einheitliche Konzentration und verhindert Verschwendung und Ineffizienz.

3. Verwalten Sie Aufgaben, nicht Personen

Kanban zielt darauf ab, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Produktion zu beschleunigen, indem es sich darauf konzentriert, Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Anstatt Menschen zu verwalten, konzentriert sich Kanban auf die Verwaltung von Elementen, während sie sich durch einen Arbeitsablauf bewegen, um besser zu verstehen, wie die Geschwindigkeit erhöht werden kann, ohne dass die Qualität darunter leidet.

4. Definieren Sie klar Prozessrichtlinien

Beim Versuch einer gemeinsamen Verbesserung ist es wichtig, dass jedes Teammitglied die neuen Kanban-Prozessrichtlinien vollständig versteht. Um sicherzustellen, dass das gesamte Team es versteht, definieren Unternehmen Kanban häufig klar, veröffentlichen Richtlinien und stellen sie allen Teilnehmern zur Verfügung. Wenn Sie jedem Teammitglied ein gemeinsames Ziel bewusst machen, kann dies die Konsistenz der Arbeitsabläufe verbessern und Missverständnisse oder Verzögerungen verhindern.

5. Implementieren Sie Feedbackschleifen

Feedbackschleifen sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr neu implementiertes Kanban korrekt funktioniert. Feedbackschleifen können viele Formen annehmen, am häufigsten umfassen sie jedoch wiederkehrende Treffen von Teammitgliedern, um die Zuordnung des Kanban-Workflows zu besprechen und kürzlich abgeschlossene und anstehende Aufgaben auszutauschen. Dies ist auch eine Gelegenheit, etwaige Verzögerungen oder Hindernisse während des Arbeitsprozesses zu besprechen und wie diese Probleme in Zukunft gelöst werden können.

6. Gemeinsam Verbesserungen vornehmen.

Kanban bietet eine gemeinsame Vision für Verbesserungen und fördert langfristige Veränderungen innerhalb einer Organisation. Die Schaffung eines kollektiven Verständnisses der Ziele und die Ermutigung der Teammitglieder zur Zusammenarbeit, um diese Ziele zu erreichen, ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung des Arbeitsablaufs. Durch Visualisierung und Zusammenarbeit fördert Kanban das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Teamarbeit, was zu nachhaltigen Verbesserungen der Arbeitsprozesse und -systeme führen kann.

Kanban-Prinzipien

Die vier Hauptprinzipien von Kanban sind:

1. Setzen Sie Ihren bestehenden Workflow fort

Kanban ist flexibel, sodass Sie es problemlos in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren können, ohne etablierte Prozesse zu stören. Aufgrund seiner Fähigkeit, einen Arbeitsablauf visuell darzustellen, kann es auf Probleme oder Verzögerungen aufmerksam machen. Sie können auch Computersoftware verwenden, die Systemänderungen und -verbesserungen empfiehlt, sobald diese Probleme entdeckt werden.

2. Erlauben Sie schrittweise Veränderungen

Mit Kanban können Sie inkrementelle Änderungen vornehmen, sodass Teammitglieder neue Techniken leicht verstehen und auf ihre Arbeitsprozesse anwenden können. Sie können nach und nach Elemente des Kanban-Systems in die Arbeit Ihres Teams einführen und jeden Schritt für Schritt mit der Methode vertraut machen.

3. Respektieren Sie den aktuellen Prozess

Kanban respektiert und bewahrt den Wert aktueller Prozesse, Teammitglieder und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Arbeitsablaufs. Kanban fördert schrittweise Veränderungen, sodass eine vollständige Umstrukturierung nicht erforderlich ist, wenn Sie diese Methode in Ihre aktuelle Praxis implementieren.

4. Fördern Sie Führungsqualitäten auf allen Ebenen

Kanban schätzt die täglichen Führungshandlungen auf allen Ebenen des Prozesses. Um optimale Ergebnisse bei der Kanban-Implementierung zu erzielen, übernehmen Mitarbeiter aller Ebenen die Verantwortung für die Qualität ihrer Arbeit und streben gemeinsam nach Verbesserungen.

Beispielsweise fühlen sich Mitarbeiter, die am ersten Entwurf einer E-Mail-Marketingkampagne arbeiten, motiviert, ihre Aufgaben effizient und pünktlich zu erledigen, sodass Mitarbeiter, die für die Prüfung und den Versand von E-Mails verantwortlich sind, vor der Kampagne keine Änderungen am Material anfordern müssen. Frist.

Vorteile des Kanban-Systems

Kanban bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:

Erkennt Verzögerungen

Durch die visuelle Darstellung eines Arbeitsablaufs bietet Kanban Einblick in Prozessschritte, die zu Verzögerungen führen können. Wenn Sie verstehen, wann und wo Verzögerungen in Ihrem Arbeitsablauf auftreten, können Sie die angemessene Größe und Komplexität einzelner Aufgaben besser einschätzen, um die Arbeit für Teams leichter zu bewältigen.

Bietet Flexibilität

Kanban-Prinzipien und -Methoden sind mit jedem System und jeder Branche kompatibel. Unabhängig von Ihrem Fachgebiet oder Unternehmen können Sie das System individuell anpassen und eine Methode erstellen, die am besten zu Ihrer Teamgröße und Ihren Verantwortlichkeiten passt.

Verbessert die Reaktionsfähigkeit

Kanban bringt Produkte basierend auf Kundenbedürfnissen und Marktnachfrage auf den Markt und ermöglicht es Unternehmen, entsprechend zu reagieren. Diese Systeme passen sich schnell und ohne Unterbrechung der Produktion oder des Arbeitsablaufs an sich ändernde Kundenbedürfnisse, Prioritäten und Markttrends an und erhöhen so die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität.

Verbessert die Produktivität

Kanban ermutigt Teammitglieder, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bis diese abgeschlossen ist, und begrenzt so den Umfang der laufenden Arbeit. Durch die Begrenzung der Anzahl der Elemente, auf die sich Teammitglieder gleichzeitig konzentrieren können, werden sie dazu ermutigt, gemeinsam einzelne Aufgaben in einer Reihenfolge zu erledigen, die den Arbeitsablauf verbessert, was zu weniger Ablenkungen und höherer Produktivität führt.