Definition, Empfehlungen und Schritte • BUOM

1. Juli 2021

Unternehmen überwachen regelmäßig ihre Bilanzen, unabhängig davon, ob es sich um Gewinne, Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt. Dazu müssen sie ihre Transaktionen von verschiedenen Konten aus organisieren, damit sie wissen, woher ihr Geld kommt und wohin es fließt. Durch die Buchung in der Buchhaltung können Unternehmen diese Daten in einem Buchhaltungssystem organisieren, um die Nachverfolgung ihrer Gelder für die Erstellung von Finanzberichten oder Budgets zu erleichtern. In diesem Artikel definieren wir, was Buchhaltungsbuchung ist, stellen Best Practices für die Buchung vor und listen sechs Schritte auf, die Sie zum Buchen von Transaktionen unternehmen müssen.

Was ist ein Buchhaltungseintrag?

In der Buchhaltung bedeutet „Buchen“ das Verschieben eines Transaktionseintrags aus dem Journal in das Hauptbuch, das alle Finanzkonten des Unternehmens enthält. Journaleinträge werden in chronologischer Reihenfolge angeordnet, während ein Hauptbuch seine Transaktionen nach Konto erfasst, beispielsweise nach Vermögenswerten oder Verbindlichkeiten. Buchhalter verwenden Hauptbücher, um Finanzberichte oder Aufzeichnungen zu erstellen. Dazu muss der Buchhalter genaue Aufzeichnungen über die Geldtransaktionen des Unternehmens führen, damit er ein organisiertes Hauptbuch erstellen kann.

Empfehlungen zur Buchung im Rechnungswesen

Hier sind einige Richtlinien, die Sie beim Veröffentlichen von Journaleinträgen anwenden können:

Nutzen Sie sowohl Lastschrift als auch Kreditkarte

Der Buchhalter erfasst Soll- und Habentransaktionen. Die allgemeine Buchungsregel besagt, dass sowohl Haben- als auch Sollbuchungen gleich sein sollten, wenn der Buchhalter sie im Hauptbuch bucht. Der Buchhalter muss lediglich den gleichen Betrag vom ersten Eintrag in den zweiten Eintrag eingeben. Sie können zwei verschiedene Spalten erstellen, um Gutschrift und Soll darzustellen.

Doppelbuchung anwenden

Bei der doppelten Eingabe werden für jede Transaktion zwei Einträge erfasst: einer in der Haben-Spalte und einer in der Soll-Spalte. Dies basiert auf der Idee, dass Geld, das ein Konto verlässt, auf ein anderes Konto überwiesen wird, das von Buchhaltern doppelt erfasst werden muss. Dies geschieht, damit der Buchhalter weiß, woher die Transaktionen kommen und wohin sie gehen sollen. Die doppelte Buchführung kann Buchhaltern dabei helfen, Fehler zu erkennen, genaue Aufzeichnungen zu führen und finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Machen Sie genaue Tagebucheinträge

Bevor ein Buchhalter einen Eintrag im Hauptbuch buchen kann, erstellt er zunächst Journalbuchungen. Dazu müssen sie jede Transaktion ihres Unternehmens in ihrem Hauptbuch erfassen. Eine genaue Aufzeichnung kann das Schreiben des Datums und der Beschreibung jeder Transaktion umfassen. Sie können diese Einträge in einem Journal speichern, vorzugsweise in chronologischer Reihenfolge, um Ihre Transaktionen besser zu organisieren. Präzise und organisierte Journalbuchungen können Ihnen bei der Erstellung und Führung eines Hauptbuchs helfen.

Verwenden Sie ein Buchhaltungssystem

Obwohl Buchhalter Daten manuell eingeben und buchen können, ist es sinnvoll, für diese Aufgaben ein Computersystem zu verwenden. Buchhaltungssysteme können Aufzeichnungen problemlos verfolgen und Daten verarbeiten, um genaue Berichte zu erstellen. Buchhalter geben Daten manuell in das System ein, aber die Software verwaltet und analysiert die Daten auf benutzerfreundliche Weise. Durch die Verwendung eines Computerprogramms können auch künstliche Fehler minimiert werden, indem Ungenauigkeiten erkannt und hervorgehoben werden.

Poste regelmäßig

Buchhalter sollten die Transaktionsaufzeichnungen jedes Monats vor dem Ende des Zeitraums veröffentlichen, damit sie über die monatlichen Transaktionen ihres Unternehmens verfügen. Allerdings muss der Buchhalter entscheiden, wie oft im Monat gebucht werden soll. Die Buchung mehrmals im Monat kann dabei helfen, Transaktionen zu verwalten und einen Überfluss an Transaktionen zu vermeiden, die der Buchhalter noch eingeben muss.

So führen Sie eine Buchhaltung durch

Hier sind sechs Schritte zum Buchen von Journalbuchungen im Hauptbuch:

1. Geben Sie Ihre Kontodaten ein

Der erste Schritt zum Buchen von Journalbuchungen im Hauptbuch besteht in der Eingabe von Kontoinformationen wie Name, Typ und Nummer. Dies sollte auch sowohl Bilanzen als auch Gewinn- und Verlustrechnungen umfassen. Bilanzen spiegeln wider, was ein Unternehmen besitzt, wie zum Beispiel:

• Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente

• Einlagen

• Schulden auf Konten

• Inventar

• Vorausbezahlte Kosten

• Langfristige und kurzfristige Investitionen

Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Erträge eines Unternehmens, einschließlich der Kosten und Aufwendungen, die zur Erzielung von Gewinnen erforderlich sind. Dies kann Folgendes umfassen:

• Verkäufe

• Bruttogewinn

• Kosten der verkauften Waren

• Zinsen und Steuern

• Kosten für den Verkauf von Waren

2. Erstellen Sie einzigartige Journaleinträge

Sie können Einträge erstellen, indem Sie das Datum und die Beschreibung jeder Transaktion in jedem Konto für den Berichtszeitraum veröffentlichen. Sie können jeden Eintrag auch mit einer eindeutigen Nummer identifizieren. Es ist auch nützlich, das Datum einzugeben, an dem das Unternehmen jede Transaktion durchgeführt hat. Wenn ein Unternehmen beispielsweise dieselbe Art von Ausrüstung zweimal gekauft hat, ist es sinnvoll, ein Datum anzugeben, um herauszufinden, wann das Unternehmen den jeweiligen Kauf getätigt hat. In der Beschreibung kann angegeben werden, um welche Transaktion es sich handelte oder woher sie kam. Beschreibende Einträge können dazu beitragen, sie besser erkennbar zu machen, wodurch genauere Protokolle erstellt werden können.

3. Geben Sie Soll und Haben ein

Bei der Methode der doppelten Eingabe muss jede Transaktion mindestens zwei Einträge haben: einen in der Haben-Spalte und einen in der Soll-Spalte. Wenn Ihre Belastung ein Konto mindert, muss sich Ihr Guthaben auf dem Gegenkonto erhöhen. Daher müssen Haben- und Sollbuchungen einander gleich sein, das heißt, sie müssen in jeder Spalte gleich sein. Belastungen erhöhen das Guthaben des Kontos und Gutschriften erhöhen die Verbindlichkeiten des Kontos.

4. Verschieben Sie Einträge in das Hauptbuch

Behalten Sie beim Verschieben jedes Eintrags in das Hauptbuch die gleichen Informationen bei. Dies kann dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden und zu einem klaren und korrekten Hauptbuch zu führen. Geben Sie Transaktionseinträge manuell in das Hauptbuch ein, das über Konten verfügen sollte, die Ihre Einträge abdecken. Das heißt, wenn Sie Ihre Einträge in das Hauptbuch verschieben, landen sie auf verschiedenen Konten. Beispielsweise müssen alle immobilienbezogenen Aufzeichnungen im Immobilienkonto und alle Kapitalaufzeichnungen im Kapitalkonto geführt werden.

5. Kontostände berechnen

Sobald Sie alle Ihre Einträge in das Hauptbuch übertragen haben, können Sie die Kontostände berechnen, sodass Sie nach der Buchung den Betrag jedes Ihrer Konten kennen. Um den Saldo des Aktiv- und Aufwandskontos zu berechnen, subtrahieren Sie die Gutschriften von den Belastungen. Um den Saldo des Passiv- und Einkommenskontos zu berechnen, subtrahieren Sie die Belastungen von den Haben. Sie können die Beträge manuell berechnen oder ein Programm verwenden, das dies für Sie erledigt.

6. Fehler prüfen und beheben

Sie können nach dem Erstellen Ihrer Beiträge nach Fehlern suchen und diese korrigieren. Fehler können dazu führen, dass Ihre Bilanzen ungenau sind, was zu einer fehlerhaften Finanzberichterstattung führt. Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, Fehler zu erkennen und zu reduzieren, aber auch eine manuelle Prüfung auf Ungenauigkeiten ist in Betracht zu ziehen. Sie können beispielsweise nach falsch eingegebenen Daten suchen, darunter falsch geschriebene Zahlen, ungleiche Kredit- und Sollsalden oder ungenaue Eintragsbeschreibungen.