Definition, Bedeutung und Prinzipien • BUOM

Die Projektbuchhaltung ist eine der Arten der Buchhaltung, die Organisationen häufig verwenden. Diese Art der Buchhaltung unterscheidet sich von der allgemeinen Buchhaltung durch ihre allgemeine Verwendung und die Art und Weise, wie Ausgaben und Einnahmen erfasst werden. Wenn Sie dies lernen, können Sie die Prinzipien bei der Arbeit an verschiedenen Projekten anwenden. In diesem Artikel definieren wir die Projektbuchhaltung, erklären, warum sie wichtig ist, beschreiben ihre verschiedenen Prinzipien, sagen Ihnen, wann Sie sie verwenden können und listen die Unterschiede zwischen der allgemeinen Buchhaltung und der Projektbuchhaltung auf.

Was ist Projektbuchhaltung?

Bei der Projektbuchhaltung handelt es sich um die genaue Verfolgung der während der Projektlaufzeit anfallenden Kosten. Zu diesen Kosten können Materialien, Arbeitskräfte und Investitionsgüter gehören. Beispielsweise kann die Projektabrechnung während eines Bauprojekts die Verfolgung der Kosten aller Baumaterialien, der Löhne der Mitarbeiter und der Genehmigungskosten umfassen.

Warum ist Projektbuchhaltung wichtig?

Es ist wichtig, den ausgegebenen Geldbetrag im Laufe der Zeit zu verfolgen, da dies dem Projektinhaber dabei helfen kann, Ressourcen auf verschiedene Projekte aufzuteilen. Um ein Projekt, insbesondere ein Projekt mit mehreren Phasen, effektiv zu verwalten, ist es hilfreich zu verstehen, wie viel das Unternehmen für jede Phase ausgibt. Dies kann es Managern ermöglichen, die für jede Phase benötigten Ressourcen und andere damit verbundene Aufgaben und Prozesse zu planen und zu bestimmen, die abgeschlossen werden müssen, bevor mit der nächsten Entwicklungsstufe fortgefahren wird.

Grundsätze der Projektbuchhaltung

Hier ist eine Liste einiger Grundsätze der Projektbuchhaltung mit einer Beschreibung jedes Grundsatzes:

• Kostenprinzip: Das Kostenprinzip besagt, dass Sie Projektkosten zu ihren ursprünglichen Kosten erfassen und nicht ihren Marktwert schätzen. Wenn Sie beispielsweise Ausrüstung für 1.000 US-Dollar kaufen, deren Marktwert jedoch 2.000 US-Dollar beträgt, erfassen Sie die Kosten dennoch mit 1.000 US-Dollar.

• Das Prinzip der Korrespondenz. Das Matching-Prinzip besagt, dass Sie die im Produktionsprozess anfallenden Kosten dem Zeitraum zuordnen können, in dem sie Ihrem Team entstanden sind. Auf diese Weise entsprechen Einnahmen und Ausgaben den entsprechenden Kosten und Aktivitäten im Zeitverlauf.

• Das Prinzip der Konsolidierung. Beim Konsolidierungsprinzip handelt es sich um eine Anforderung, bei der zusammengehörige, an einem Projekt durchgeführte Arbeiten nach Zeit gruppiert werden, um die Gesamtkosten des Projekts konsistent zu halten. Sie können dies erreichen, indem Sie einem systematischen Prozess zur Ermittlung von Einnahmen und Kosten folgen und mit anderen Parteien zusammenarbeiten, um die finanziellen Aktivitäten des Projekts in einem einzigen Konto zu konsolidieren.

• Der Grundsatz der vollständigen Offenlegung von Informationen. Der Grundsatz der vollständigen Offenlegung erfordert, dass Sie alle wesentlichen Ereignisse im Jahresabschluss angeben. Dies ermöglicht eine größere Transparenz, was zu einer besseren Rechenschaftspflicht unter den Projektbeteiligten führen kann.

• Grundsatz der Vorsicht: Der Grundsatz der Vorsicht besagt, dass Sie die Höhe der Einnahmen und Ausgaben auf einer Grundlage bestimmen, die der bestmöglichen Schätzung des Managements darüber entspricht, wie viel Einnahmen oder Ausgaben für das Projekt wahrscheinlich tatsächlich anfallen werden.

• Haftungsprinzip: Das Haftungsprinzip erfordert, dass Sie alle mit zukünftigen Projektverpflichtungen verbundenen Kosten anerkennen, einschließlich etwaiger Vertragsstrafen und pauschalierter Schadensersatzkosten, bei denen es sich um Kosten im Zusammenhang mit Vertragsverletzungen handelt.

• Das Prinzip der Kontrolle. Das Kontrollprinzip besagt, dass Sie bei der Überwachung finanzieller Aktivitäten Verfahren und Prozesse einsetzen, um die Regulierung sicherzustellen. Das Kontrollprinzip ermöglicht es Managern, die tatsächliche Leistung eines Projekts genau zu verfolgen, nachdem sie sich an einmalige Ereignisse angepasst haben.

• Das Prinzip der Ressourcenverteilung. Das Ressourcenallokationsprinzip besagt, dass Sie Ressourcen auf viele Projekte verteilen können. Dies bedeutet, dass Manager je nach finanziellen Chancen und Risiken die gleiche Menge an Ressourcen verschiedenen Projekten zuweisen können, ohne in späteren Zeiträumen erneut Geld umverteilen zu müssen.

Wann sollte die Projektbuchhaltung verwendet werden?

Hier ist eine Liste der Fälle, in denen Sie die Projektbuchhaltung nutzen können:

• Erfassen oder prognostizieren Sie anfallende Kosten basierend auf direkten Arbeitsstunden, Maschinenstunden oder anderen Aktivitäten.

• Verfolgen Sie die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen für alle Projekte

• Erfassen Sie die Kosten, die Ihnen in Zukunft je nach Lieferplänen oder Fertigstellungsterminen entstehen können

• Notieren Sie das Datum, an dem Sie eine rechtliche Vereinbarung mit dem Kunden unterzeichnet haben, damit Ihr Team das Projekt abschließen kann

• Bestimmen Sie die Kosten basierend auf bestimmten Projektphasen von Anfang bis Ende

• Erfassen Sie Einnahmen aus Kaufverträgen oder Kundenverträgen für Projekte, sobald diese eingehen.

Wie unterscheidet sich die Projektbuchhaltung von der allgemeinen Buchhaltung?

Es gibt viele Ähnlichkeiten zwischen der Projektbuchhaltung und der allgemeinen Buchhaltung, es gibt jedoch auch einige wesentliche Unterschiede. In den folgenden Abschnitten wird verglichen, wie Buchhalter Einnahmen und Ausgaben für Projekte und Unternehmen erfassen:

Allgemeiner Gebrauch

Sie können die allgemeine Buchhaltung für viele Arten von Geschäftsaktivitäten verwenden, z. B. für die Einreichung von Steuern, die Erfassung von Ausgaben und die Erstellung von Finanzberichten. Alternativ nutzen Sie die Projektbuchhaltung nur, wenn Sie an geschäftsbezogenen Projekten arbeiten, beispielsweise an Bauprojekten. Beispielsweise können Sie die Projektbuchhaltung verwenden, wenn Sie Steuern einreichen, Ausgaben erfassen und Jahresabschlüsse für Projekte erstellen, jedoch nicht, wenn Ihr Arbeitgeber gerade nicht an dem Projekt arbeitet.

Abrechnung von Einnahmen und Ausgaben

Die allgemeine Buchhaltung identifiziert Ausgaben, die bereits in der Vergangenheit angefallen sind, während die Projektbuchhaltung die Geschäftskosten für zukünftige Aktivitäten auf der Grundlage aktueller Schätzungen verfolgt. Der wesentliche Unterschied zwischen der Unternehmensbuchhaltung und der Projektbuchhaltung besteht darin, wann Unternehmen Ausgaben erfassen. In einem unternehmensweiten System erfassen Unternehmen Ausgaben, wenn sie anfallen oder wenn das Unternehmen große Beträge ausgibt, um die tatsächliche Leistung besser widerzuspiegeln. Im Gegensatz dazu erfasst ein projektbasiertes System die Kosten so, dass sie sich auf den Zeitpunkt von Ereignissen beziehen, beispielsweise Arbeitsmeilensteine ​​oder Schlüsselmeilensteine.

Aufnahmezeiträume

In der allgemeinen Buchhaltung werden Geschäftsjahre als Start- und Enddatum für Abrechnungen verwendet. Ein Geschäftsjahr kann jederzeit beginnen und dauert genau ein Jahr. Wenn Sie Ihr Geschäftsjahr beispielsweise am 1. Februar beginnen, endet Ihr Geschäftsjahr am 31. Januar des folgenden Jahres. Wenn Sie die Projektbuchhaltung nutzen, erstellen Sie Berichte basierend auf den Start- und Enddaten bestimmter Projekte. Wenn ein Projekt beispielsweise im Januar 2020 beginnt und im März 2021 endet, erstellen Sie Finanzberichte für den gesamten Zeitraum.