Definition, Bedeutung und Methoden • BUOM

27. Mai 2021

Die Schätzung der Aktivitätsdauer ist ein wichtiger Teil des Projektmanagementprozesses. Sie ermöglichen es Projektmanagern, abzuschätzen, wie lange Aufgaben dauern werden, und einen Projektplan zu erstellen. Wenn Sie als Manager oder Teammitglied an einem Projekt arbeiten oder ein Projekt starten, sollten Sie erwägen, Schätzungen für die Aktivitätsdauer zu erstellen, um Ihren Fortschritt besser zu organisieren und zu verstehen. In diesem Artikel besprechen wir Schätzungen der Aktivitätsdauer, ihre Bedeutung und verschiedene Methoden, um sie zu erhalten.

Was sind die Schätzungen für die Dauer der Aktivität?

Schätzungen zur Aktivitätsdauer liefern eine Schätzung der Zeit, die eine Projektaufgabe in Anspruch nehmen wird. Sie können in Form verschiedener Zeiträume wie Stunden, Tage, Wochen oder Monate vorliegen und beziehen sich in der Regel auf Arbeits- oder Geschäftszeiträume. Die Schätzung der Dauer bestimmter Aktivitäten kann dem Projektmanager dabei helfen, den gesamten Projektzeitplan abzuschätzen und einen detaillierten Projektzeitplan zu erstellen. Es kann ihnen sogar dabei helfen, Projektaktivitätskosten vorherzusagen und Projektziele den Stakeholdern mitzuteilen.

Um die Aktivitätsdauer abzuschätzen, untersuchen Projektmanager in der Regel den Umfang des Projekts, die Merkmale seiner einzelnen Aktivitäten, die zur Fertigstellung der Arbeit verfügbaren Ressourcen und historische Daten aus vergangenen Projekten. Die Dauer der Projektarbeit hängt oft von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten der Teammitglieder ab, die sie abschließen können. Projektmanager können auch Schätzungen zur Aktivitätsdauer auf der Grundlage ihrer eigenen Expertenmeinungen oder der Meinungen anderer technischer Experten auf ihrem Gebiet vornehmen. Jede Methode zur Schätzung der Aktivitätsdauer kann ihre eigenen Vorteile und Zuverlässigkeit haben.

Die Bedeutung der Schätzung der Aktivitätsdauer

Schätzungen der Aktivitätsdauer sind bei der Projektplanung sehr hilfreich, da sie es Managern ermöglichen, sich auf den Zeitaufwand des Projekts vorzubereiten. Hier sind einige weitere Gründe, warum sie wichtig sind:

• Erstellen Sie einen Projektplan. Projektmanager können einen Projektkalender und eine Projektroute basierend auf Schätzungen der Aktivitätsdauer erstellen, was den Teammitgliedern helfen kann, zu wissen, was wann zu tun ist, und die Gesamteffizienz zu verbessern. Sie können die Priorisierung von Aufgaben und die Tatsache, dass bestimmte Projekte parallel zueinander abgeschlossen werden, berücksichtigen, um einen möglichst genauen Projektzeitplan zu erstellen.

• Geben Sie eine Grundlinie an. Schätzungen der Aktivitätsdauer können eine Basis liefern, anhand derer der Projektfortschritt gemessen werden kann. Darüber hinaus können Projektmanager die Zeitschätzungen während des gesamten Projektlebenszyklus kontinuierlich anpassen, sobald mehr Informationen verfügbar sind.

• Testen Sie die Teamkapazität: Da für einige Projekte vorgegebene Fristen gelten, können Projektmanager anhand von Schätzungen der Aktivitätsdauer testen, ob ihre Teams diese einhalten können. Wenn Dauerschätzungen darauf hindeuten, dass ein Projekt länger als erwartet dauern könnte, passen Projektmanager möglicherweise die Projektfrist an, stellen mehr Teammitglieder ein, beschaffen mehr Ressourcen oder nehmen andere Änderungen vor.

• Schätzung der Projektkosten. Durch die Kenntnis des voraussichtlichen Projektzeitplans können Projektmanager in der Regel auch abschätzen, wie viel das Projekt kosten könnte. Dies liegt daran, dass für einige Ressourcen Kosten pro Zeiteinheit anfallen, beispielsweise für Mitarbeiter, die auf der Grundlage der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden.

• Kommunizieren Sie mit Stakeholdern: Projektmanager können Stakeholdern wie Führungskräften, Investoren und sogar Kunden Schätzungen zur Aktivitätsdauer und Projektpläne zeigen, um sie über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten. Obwohl sich die Zeitschätzungen ändern können, kann diese Transparenz dazu beitragen, bei anderen Vertrauen in die Ziele und den Erfolg des Projekts aufzubauen.

Methoden zur Schätzung der Aktivitätsdauer

Abhängig von den Techniken, die Projektmanager verwenden, können ihre Schätzungen der Aktivitätsdauer zu unterschiedlichen Ergebnissen und unterschiedlichen Zuverlässigkeitsniveaus führen. Der Projektmanager kann auch die zu verwendende Methode auswählen, je nachdem, wo er sich im Projektprozess befindet und wie viel Aufwand er in die Schätzung investieren möchte. Wenn er beispielsweise keine Berechnungen durchführen möchte, kann sich der Projektmanager bei der Schätzung der Dauer der Aktivität auf seine eigenen Erfahrungen stützen.

Es wird empfohlen, dass der Projektmanager einen „Schätzungsrahmen“ erstellt, ein Dokument, das die endgültige Schätzung zusammen mit der Methode, mit der er sie erhalten hat, den Stärken und Einschränkungen der Methode sowie der Genauigkeit der Schätzung darstellt. Sie können dieses Dokument mit ihren Vorgesetzten, Teammitgliedern und anderen interessierten Parteien teilen. Auch wenn sie zu Beginn des Projekts zunächst eine grobe Schätzung erstellen, können sie diese im Laufe des Projekts verfeinern.

Hier sind einige Methoden zur Schätzung der Aktivitätsdauer:

Ähnliche Einschätzung

Bei einer ähnlichen Schätzmethode stützen Projektmanager ihre Schätzungen auf historische Daten, die Dauerwerte früherer ähnlicher Projekte. Sie nutzen diese vergangenen Beobachtungen als „Analogie“ oder Vergleich, um abzuschätzen, wie lange eine aktuelle Aktivität dauern wird. Sie können ihre Schätzung basierend auf verschiedenen Faktoren anpassen, beispielsweise der Größe des Projekts, dem Bedarf an Spezialprodukten oder der Erfahrung der Teammitglieder. Wenn beispielsweise bei einem früheren Projekt ein Gerät kaputt ging und eine Verzögerung verursachte, muss der Projektmanager dies möglicherweise in seine Berechnungen einbeziehen.

Parametrische Schätzung

Projektmanager, die parametrische Schätzungen durchführen, stützen ihre Annahmen auf statistische Berechnungen. Sie untersuchen die Zeiteinheitenwerte vergangener Projekte und extrapolieren Dauerschätzungen, wobei sie ihre Prognose auf den Trend stützen. Wenn der Bau einer Mauer in der Vergangenheit beispielsweise drei Tage gedauert hat, kann der Projektmanager im aktuellen Projekt eine Aktivitätsdauer von neun Tagen für den Bau von drei Mauern veranschlagen. Oder wenn ein Team eine Stunde braucht, um eine Wand zu streichen, könnte es 10 Stunden brauchen, um 10 Wände zu streichen.

Expertenbewertung

Bei der Peer-Review-Methode handelt es sich um den Prozess der Rücksprache mit einem Experten auf diesem Gebiet, um die Dauer einer Aktivität abzuschätzen. Projektmanager, die bereits ähnliche Projekte abgeschlossen haben, oder Fach- und Fachexperten mit langjähriger Erfahrung in einem bestimmten Bereich können genau abschätzen, wie lange eine bestimmte Aktivität dauern wird. Darüber hinaus können Projektmanager Peer-Reviews in Kombination mit anderen Methoden nutzen, um die Gründlichkeit und Genauigkeit von Schätzungen zu verbessern. Da diese Methode keine Berechnungen erfordert, kann es sich um einen einfachen Vorgang handeln.

Gruppenentscheidung

Ähnlich wie bei der Expertenschätzungsmethode kann der Projektmanager mit seinen Teammitgliedern eine Gruppenentscheidung über die Schätzung der Dauer einer Aktivität treffen. Durch die Einbindung des Projektteams in den Schätzungsprozess kann der Projektmanager Annahmen auf der Grundlage zusätzlicher Informationen und Perspektiven treffen, wodurch die Schätzung zuverlässiger wird. Es kann auch die Zusammenarbeit im Team fördern und es allen Teammitgliedern ermöglichen, sich auf Faktoren wie Zieltermine und Lieferpläne zu einigen. Letztendlich kann dadurch die Effizienz des Projekts verbessert werden.

Drei-Punkte-Bewertung

Mithilfe der Drei-Punkte-Schätzmethode erhalten Projektmanager drei Datenpunkte: optimistisch, pessimistisch und höchstwahrscheinlich. „Wahrscheinlich“ ist eine Schätzung der realistischen Projektdauer, die ein Projektmanager mit einer anderen Technik erreichen könnte. „Optimistisch“ ist die ideale Dauer, während „pessimistisch“ das Worst-Case-Szenario ist. Sie stellen Ober- und Untergrenzen dar, die bei Aktivitäten wahrscheinlich nicht überschritten werden, sofern kein größerer Notfall eintritt. Der Projektmanager kann diese Zahlen dann entweder mithilfe der Dreiecksmethode oder der PERT/Beta-Verteilungsmethode in eine endgültige Schätzung umwandeln.

Hier ist die Formel für die Dreiecksberechnung:

E = (O + M + P) / 3

In dieser Formel ist E die erwartete Dauerschätzung, O die optimistische Dauerschätzung, M die wahrscheinlichste Dauerschätzung und P die pessimistische Dauerschätzung.

Hier ist die Formel für die PERT/Beta-Verteilungsmethode:

E = (O + 4M + P) / 6

Dieser Prozess erzeugt eine gewichtete Adresse, die etwas genauer ist als der normale Durchschnitt.

Steigende Punktzahl

Bei der Bottom-up-Schätzung schätzt der Projektmanager die Dauer kleinerer Komponenten der Projektaktivität und addiert sie, um die endgültige Dauer der Aktivität zu ermitteln. Wenn eine Projektaktivität beispielsweise drei verschiedene Vorgänge umfasst, deren Abschluss jeweils 10 Stunden dauert, kann die endgültige Schätzung für die Aktivitätsdauer 30 Stunden betragen. Dieser Prozess kann zeitaufwändig sein, aber er kann es dem Projektmanager ermöglichen, seine Schätzung im Detail zu verstehen. Es kann ihnen auch ermöglichen, bei Bedarf bestimmte Änderungen an Komponenten der Aktivität vorzunehmen, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.