Definition, Bedeutung und Managementtipps • BUOM

27. Mai 2021

Unternehmensleiter planen sorgfältig die kurz- und langfristigen Projekte, an denen das Unternehmen während des normalen Geschäftsbetriebs arbeiten wird. Manchmal kommt es jedoch vor, dass ein temporäres Projekt in kurzer Zeit abgeschlossen werden muss. Wenn dies geschieht, beschließen Unternehmensleiter häufig, spezielle Projekte mit ihren eigenen Teams und Führungskräften zu erstellen. In diesem Artikel besprechen wir, was einmalige Projekte sind, was ein einmaliger Projektmanager tut und geben einige Tipps für die Verwaltung einmaliger Projekte.

Was sind besondere Projekte?

Sonderprojekte sind Projekte, die sich unerwartet entwickeln, meist dann, wenn ein Problem auftritt. Daher werden solche Projekte nicht im Voraus geplant. Es gibt mehrere Merkmale, die Spezialprojekte normalerweise von Standardprojekten unterscheiden, zum Beispiel:

• Erfordert eine schnelle Fertigstellung oder Abwicklung

• Konzentration auf ein Ziel oder eine Gruppe von Menschen

• Weniger Ressourcen und Teammitglieder verbrauchen

Beispielsweise könnte ein Cybersicherheitsunternehmen ein spezielles Marketingprojekt umsetzen, wenn in den Nachrichten über eine schwerwiegende Sicherheitsverletzung berichtet wird. Sie möchten damit werben, wie ihr Produkt gezielt vor dieser Art von Einbruch schützt. Dies ist ein besonderes Projekt, da diese Werbemöglichkeit ungeplant ist und nur so lange andauern wird, wie diese aufsehenerregende Sicherheitsverletzung in den Nachrichten ist.

Was ist ein Ad-hoc-Projektmanager?

Ein Sonderprojektmanager ist die Person, die für die Überwachung eines Sonderprojekts verantwortlich ist. In der Regel hat diese Person keine weiteren Führungsaufgaben, ist aber mit der Thematik des Projekts vertraut. Beispielsweise könnte ein Produktentwicklungsteam jemanden aus seinem Team damit beauftragen, für ein spezielles Projekt verantwortlich zu sein, das mit einer kürzlichen Zunahme von Kundenbeschwerden über ein bestimmtes Problem mit dem Produkt zusammenhängt. Diese Person kennt sich mit dem Design des Produkts aus und ist daher am besten in der Lage, das Problem zu lösen.

Ein spezieller Projektmanager ist derjenige, der die Ziele des Projekts definiert, Zeitpläne festlegt und dafür sorgt, dass das Budget eingehalten wird. Ein engagierter Projektmanager stellt außerdem ein Team zusammen, das bei der Fertigstellung des Projekts hilft. Anschließend leiten sie das Team und führen es zur Vollendung.

Warum ist es wichtig, spezielle Projekte zu verfolgen?

Aus mehreren Gründen ist es wichtig, Sonderprojekte genauso zu verfolgen wie andere Projekte, darunter:

Für ein besseres Ressourcenmanagement

Wenn Sie den Überblick über spezielle Projekte behalten, können Sie die dafür aufgewendeten Ressourcen besser verwalten. Sie können aufzeichnen, welche Ressourcen Sie in diesem Projekt verwenden, und sicherstellen, dass diese nicht von einem anderen Projekt verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise einen Kollegen für die Dateneingabe einsetzen müssen, möchten Sie möglicherweise sicherstellen, dass dieser nicht stattdessen an einem anderen Projekt arbeitet. Durch die Verfolgung eines bestimmten Projekts weiß jeder, welche Ressourcen verfügbar sind und wo sie gerade verwendet werden, was die Verwaltung erleichtert.

Um sicherzustellen, dass Sie genügend Teammitglieder haben

Durch die Verfolgung eines speziellen Projekts ist es auch einfacher, die richtige Anzahl an Teammitgliedern zu finden, um das Projekt abzuschließen. Indem Sie Ihr spezielles Projekt detailliert beschreiben, können Sie zeigen, warum Sie die Anzahl der Personen benötigen, die Sie benötigen. Sie können auch anzeigen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für ein Projekt aufwenden sollte, damit andere Abteilungen nicht davon ausgehen, dass Ihre Teammitglieder einfachen Zugriff haben.

Um die Überwachung des Projektfortschritts zu erleichtern

Wenn es ein Tracking-System gibt, wird es für alle einfacher, den Fortschritt eines speziellen Projekts zu verfolgen. Spezielle Projektmanager können Updates zum Projektstatus an einem Ort finden, anstatt Teammitglieder für Updates kontaktieren zu müssen. Sie können dann fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie das Projekt verwaltet werden soll, beispielsweise ob sie zusätzliche Ressourcen oder Zeit für die Fertigstellung benötigen. Durch die Verfolgung eines speziellen Projekts kann die Geschäftsleitung auch den Fortschritt sehen, den Sie bei dem Projekt machen.

Tipps zur Verwaltung spezieller Projekte

Hier sind einige Tipps, die Sie für die Verwaltung Ihres speziellen Projekts verwenden können:

Formulieren Sie das Projekt

Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Parameter des Projekts in Ihrem Unternehmen zu formalisieren. Typischerweise vergeben Mitarbeiter spezielle Projekte innerhalb des Unternehmens, formalisieren diese jedoch nicht. Dies kann zu einem Problem führen, wenn einigen Personen zu viel Arbeit zugewiesen wird, weil andere nicht wissen, wer an anderen Projekten arbeitet. Erstellen Sie ein Dokument, in dem die Parameter des Projekts dargelegt werden, und machen Sie das Projekt dann im gesamten Unternehmen sichtbar, sodass jeder sehen kann, woran andere arbeiten.

Stellen Sie ein Team zusammen

Wählen Sie die richtigen Leute, die Sie bei Ihrem speziellen Projekt unterstützen. Die richtigen Leute in Ihrem Unternehmen sind diejenigen, die über projektbezogene Fähigkeiten verfügen und aktuell Zeit haben, sich dem Projekt zu widmen. Abhängig vom Projekt müssen Sie möglicherweise Rücksprache mit anderen Abteilungsleitern halten, um herauszufinden, wen sie für das Projekt haben oder wer ihrer Meinung nach für das Projekt geeignet ist. Entscheiden Sie, wie viele Personen Sie für das Projekt benötigen, und senden Sie dann Anfragen, um diese Personen zu Ihrem Projekt hinzuzufügen.

Vereinbaren Sie einen Termin

Oftmals ist ein spezielles Projekt nicht das Einzige, woran Sie und Ihre Teammitglieder arbeiten müssen. Daher ist es wichtig, dass sich jeder Zeit für die Arbeit nimmt. Besprechen Sie mit Ihrem Team, wie viel Zeit jeder für dieses Projekt aufwenden sollte, und stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder in ihren Zeitplänen genügend Zeit einplanen. Wenn Ihr spezielles Projekt die Bearbeitung von Echtzeitsituationen wie Kundenbeschwerden beinhaltet, planen Sie Schichten mit Ihrem Team ein, in denen jede Person das Projekt zu der ihnen zugewiesenen Zeit bearbeitet.

Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf

Erstellen Sie ein Protokoll aller Aufgaben, die mit Ihrem speziellen Projekt verbunden sind. Beschreiben Sie in diesem Protokoll detailliert die Aufgabe, wer daran arbeitet und wann sie abgeschlossen sein soll. Wenn Sie ein Protokoll aller damit verbundenen Aufgaben führen, können Sie sicherstellen, dass Sie sich an alles erinnern. Außerdem kann jeder im Team sehen, woran andere arbeiten, was den Kommunikationsprozess verbessern kann, da jeder im Team weiß, an wen er sich in bestimmten Situationen wenden kann. Ermutigen Sie Ihr Team, das Protokoll zu aktualisieren, wenn sich eine Aufgabe ändert, und neue Aufgaben hinzuzufügen, sobald diese auftreten.