Definition, 12 Gründe und Beispiele • BUOM

23. Dezember 2021

Scope Creep tritt auf, wenn sich Projektumfänge wie Budget, Termin oder Endziel ändern, nachdem das Projekt bereits begonnen hat. Wenn dies geschieht, kann es Finanzen und Ressourcen belasten. Daher kann es die Auswirkungen begrenzen, wenn man weiß, wie man sich schnell an das Scope Creep anpasst. In diesem Artikel definieren wir Scope Creep, seine Ursachen und wie man es verhindern kann.

Was ist eine Umfangserweiterung?

Scope Creep bedeutet wörtlich, dass der Fokus oder Umfang eines Projekts über die erwarteten Grenzen hinausgeht. Typischerweise beginnt ein Team ein Projekt mit einem Umfang, einem Budget und einer Frist zur Erreichung eines Ziels. Diese Informationen ermöglichen es dem Team, das Projekt innerhalb des Budgets und pünktlich abzuschließen. Scope Creep kann jederzeit nach Projektbeginn auftreten und sich letztendlich auf einzelne oder alle Teile des Projekts auswirken, einschließlich des Endziels und der Frist.

Beispiele für eine Skalierung sind:

• Aus einem angeforderten Ergebnis werden viele Ergebnisse

• Die Anzahl der benötigten Produktfunktionen nimmt zu

• Kundenbedürfnisse ändern sich

• Der Client hat versehentlich das falsche Ergebnis angefordert

• Das endgültige Ziel des Projekts wird vom Stakeholder geändert

Während Sie im Verlauf des Projekts mit Änderungen und Anpassungen rechnen müssen, kann eine erhebliche Ausweitung des Projektumfangs das Projekt verzögern oder dazu führen, dass das Budget überschritten wird. Jeder Projektmanager sollte eine mögliche Ausweitung des Umfangs einplanen und wissen, wie er diese verhindern oder kontrollieren kann.

12 Gründe für Grenzkriechen

Wenn Sie die häufigsten Ursachen für Scope Creep identifizieren, können Sie Maßnahmen ergreifen, um Verzögerungen und Hindernisse zu vermeiden, bevor sie entstehen. Hier sind 12 mögliche Gründe für eine Skalierung:

1. Verlängerte Projektdauer

Bei langen Projekten ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sich der Umfang ausweitet, da mehr Zeit und Gelegenheit zur Verfügung steht, ihnen zusätzliche Komponenten hinzuzufügen. Wenn das Projekt eine lange Laufzeit und viele Anforderungen hat, teilen Sie es in mehrere Projekte oder Phasen mit kürzeren Fristen (weniger als einem Monat) und spezifischen Ergebnissen auf. Wenn Ihr Team jede Phase des Projekts abschließt, markieren Sie sie als abgeschlossen, damit Sie nicht noch einmal darauf zurückgreifen und später Änderungen vornehmen müssen.

Die Aufteilung eines langen Projekts in kürzere Phasen oder Teilprojekte trägt auch dazu bei, dass Ihr Team und Ihre Stakeholder motiviert und engagiert bleiben und häufiger Ergebnisse erzielen. Feiern Sie den Abschluss jeder Phase des Projekts und konzentrieren Sie sich dann auf die nächste.

2. Unscharfe Projektgrenzen

Bei einem Projekt mit unklaren Parametern und Anforderungen besteht ein erhebliches Risiko einer Scope Creep. Vermeiden Sie dies, indem Sie den Umfang des Projekts von Anfang an für alle Teammitglieder und Stakeholder festlegen. Schreiben Sie dazu eine Umfangserklärung, in der die Hauptziele und Ergebnisse des Projekts beschrieben werden. Verwenden Sie Diagramme, Diagramme und Modelle, um Projektprozesse und -prioritäten darzustellen und klare Erwartungen und einen strengen Zeitplan für alle Teammitglieder festzulegen.

3. Mangelnde Kontrolle

Jedes Projekt braucht einen Leiter, der seinen Umfang und seine Anforderungen verwaltet. Ohne wirksame Aufsicht können der Fokus und die Richtung eines Projekts unerwartet ins Wanken geraten oder sich ändern. Projektmanager sollten Umfangsverwaltungsprozesse einrichten, die sie bei der Entscheidungsfindung über den Umfang unterstützen. Wenn Manager Anfragen nach neuen Funktionen oder Projektergebnissen erhalten, müssen sie diese prüfen und so einbeziehen, dass sich alle Beteiligten und Teammitglieder darauf einigen können. Ein gut etablierter Scope-Change-Management-Prozess kann dazu beitragen, dass ein Projekt vorankommt und organisiert bleibt.

4. Stakeholder haben unterschiedliche oder unrealistische Endziele

Unternehmensbeteiligte können den Umfang beeinflussen, wenn sie das Projekt nicht vollständig verstehen oder andere Ziele verfolgen als das am Projekt arbeitende Team. Stakeholder möchten möglicherweise, dass Sie Ihre Ergebnisse verbessern oder Ihre Richtung ändern. Ein Stakeholder legt beispielsweise möglicherweise mehr Wert auf Beziehungen zu seinen Kunden als auf die Aufrechterhaltung des Projektumfangs.

Versuchen Sie, diese Art von Scope Creep zu vermeiden, indem Sie die erwarteten Ergebnisse bereits zu Beginn des Projekts festlegen. Wenn sie vorschlagen, den Umfang eines Projekts mittendrin zu ändern, erläutern Sie deutlich die Auswirkungen der Anfrage, die finanzieller, qualitätskontrollbezogener oder kundendienstbezogener Natur sein können.

5. Schlechte Kommunikation

Mangelnde Kommunikation und Aktualisierungen können dazu führen, dass das Projekt von seinen ursprünglichen Zielen abweicht. Kommunizieren Sie vor und während des Projekts regelmäßig mit Teammitgliedern, Stakeholdern und Kunden, um sicherzustellen, dass jeder den Umfang des Projekts versteht. Beschreiben Sie zu Beginn des Projekts allen Teammitgliedern alle Anforderungen und Ergebnisse. Planen Sie während des gesamten Projekts regelmäßige Besprechungen ein, um sicherzustellen, dass alle im Zeitplan und auf dem richtigen Weg sind.

Halten Sie den Kunden auf dem Laufenden und beziehen Sie ihn auch in den Projektfortschritt ein, um Überraschungen oder Änderungen zu vermeiden, die zu Nacharbeiten oder einer Verlängerung des Zeitplans oder Budgets führen könnten. Wenn ein Hindernis oder Problem auftritt, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um mögliche Lösungen zu finden und diese den Stakeholdern und dem Kunden mitzuteilen.

6. Benutzerbewertungen können Ihr Fachgebiet verändern.

Bei Projekten, die Tests und Benutzerfeedback beinhalten, besteht die Gefahr einer Ausweitung des Umfangs, wenn Feedback zum Service oder Produkt die Richtung des Projekts beeinflusst. Nachdem Sie das Feedback mit Ihrem Team besprochen haben, ermitteln Sie alle Änderungen, die Sie vornehmen können, ohne den Umfang des Projekts zu erhöhen. Identifizieren und priorisieren Sie außerdem Änderungen, die den größten positiven Einfluss auf das Produkt oder die Benutzererfahrung haben. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, ob der Umfang des Projekts erweitert werden soll, die Konsequenzen, wenn vom Benutzer empfohlene Änderungen nicht umgesetzt werden.

Wenn Ihr Projekt Benutzerfeedback enthält, sammeln Sie es so früh wie möglich im Entwurfs- und Entwicklungsprozess ein, damit Sie Zeit haben, Änderungen vorzunehmen, ohne den Umfang wesentlich zu beeinträchtigen.

7. Abhängigkeiten von Drittanbietern können sich auf das Timing auswirken

Wenn Ihr Team bei der Fertigstellung eines Projekts auf andere Parteien oder Dienste wie Inhalts- oder Datenanbieter, Computerschnittstellen oder externe Unternehmen angewiesen ist, besteht möglicherweise das Risiko einer Umfangsausweitung, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Um den Einfluss Dritter auf den Umfang Ihres Projekts zu steuern, identifizieren Sie alle Abhängigkeiten zu Beginn des Projekts. Bestimmen Sie, welche Auswirkungen sie auf das Projekt haben werden und wie Sie auf unerwartete Änderungen reagieren möchten.

Beispielsweise kann es zu Verzögerungen bei Materialien von einem Lieferanten kommen oder Sie erhalten Inhalte von einem Lieferanten im falschen Format. Nehmen Sie sich beim Erstellen eines Projektzeitplans Zeit, um mit diesen unerwarteten Hindernissen umzugehen, damit Sie den Termin einhalten können. Stellen Sie sicher, dass der Stakeholder oder Kunde die potenziellen Auswirkungen von Abhängigkeiten Dritter auf den Umfang des Projekts versteht.

8. Der Kunde stellt zusätzliche Wünsche

Kleinere Kundenwünsche und Änderungen können sich im Laufe der Zeit summieren, was sich auf die Arbeitsbelastung Ihres Teams auswirken oder das Projekt verzögern kann. Bewerten Sie jede Anfrage mit Ihrem Team, um festzustellen, ob sie das Ergebnis verbessert oder einfach unnötige Mehrarbeit verursacht. Bestimmen Sie die Auswirkungen auf das Projekt und die Benutzererfahrung oder das Produkt.

Wenn der Kunde nach etwas fragt, das sich auf den Umfang des Projekts auswirkt, seien Sie ihm gegenüber ehrlich, was die Wichtigkeit angeht. Anstatt „Nein“ zu ihrer Anfrage zu sagen, teilen Sie ihnen mit, welche Auswirkungen dies auf ihren Arbeitsablauf, ihr Budget oder ihren Zeitplan hat, und schlagen Sie alternative Ideen vor, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen.

9. Den Umfang des Projekts unterschätzen

Ein wichtiger Teil der Verhinderung von Scope Creep ist die ordnungsgemäße Bewertung der Projektparameter von Anfang an. Die Festlegung von Zeitplänen, Budgets und Anforderungen kann eine Herausforderung sein, wenn ein Projekt aus vielen Teilen und Unbekannten besteht.

Um den Umfang nicht zu unterschätzen, beziehen Sie Ihr gesamtes Team in den Planungsprozess ein, damit Sie genaue Zahlen erhalten. Fügen Sie jedem Schritt oder Ergebnis zusätzliche Zeit oder Geld hinzu. Wenn Sie beispielsweise mit einem Dritten zusammenarbeiten oder neue Teammitglieder hinzugefügt haben, bedenken Sie, dass diese zusätzliche Zeit benötigen, um ihren Teil des Projekts abzuschließen.

10. Mangelnde Priorisierung der Aufgaben

Durch die Priorisierung von Projektaufgaben können Sie Anpassungen und Entscheidungen treffen, ohne dass es zu einer Ausweitung des Projektumfangs kommt. Identifizieren Sie vor Beginn eines Projekts die Schritte, die für die Erstellung des Endprodukts entscheidend sind. Identifizieren Sie Funktionen, die Sie bei Bedarf ausschließen können und trotzdem über einen nutzbaren Service oder ein nutzbares Produkt verfügen. Priorisieren Sie auch, was das Projekt vorantreibt, wie zum Beispiel:

• Begriff

• Budget

• Funktionen

• Benutzerzufriedenheit

• Kundenzufriedenheit

Treffen Sie während des gesamten Projekts Entscheidungen und Änderungen gemäß Ihren Prioritätenlisten, damit Sie das Projektschleichen reduzieren und den Zeitplan einhalten können.

11. Mangelnde Kundeneinbindung

Wenn der Kunde nicht am Projekt beteiligt ist oder nicht in dessen Fortschritt involviert ist, kann er nach Projektbeginn Änderungen verlangen, die den Umfang erheblich beeinträchtigen können. Beziehen Sie daher den Kunden mit ein und erläutern Sie ihm vor Beginn den Umfang des Projekts. Stellen Sie während des gesamten Prozesses Aktualisierungen bereit, um Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden. Bestätigen Sie, dass sie das Ergebnis verstehen und es ihren Wünschen entspricht.

12. Teammitglieder ändern Aufgaben ohne Genehmigung.

Projektmitglieder, die Entscheidungen treffen oder versuchen, Probleme zu lösen, ohne das Team zu konsultieren, können unbeabsichtigt den gesamten Umfang des Projekts beeinträchtigen. Beispielsweise könnte einer Ihrer Programmierer zwei Tage damit verbringen, eine seiner Meinung nach nützliche Funktion für die Website eines Kunden zu entwickeln, ohne es dem Projektmanager mitzuteilen. Dadurch liegt das Projekt zwei Tage hinter dem Zeitplan.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut funktioniert und kommuniziert. Betonen Sie, wie wichtig es ist, Probleme im Team zu schaffen und zu lösen, bevor Sie ein Projekt starten. Treffen Sie sich während des gesamten Projekts regelmäßig, um über den Fortschritt informiert zu werden oder potenzielle Probleme gemeinsam zu lösen.