Das Projektmanagement-Dreieck verstehen • BUOM

22. April 2021

Die Verwendung des Projektmanagement-Dreiecks ist eine Taktik, mit der Projektmanager ihre Prioritäten organisieren und sich und ihre Teammitglieder für die Einhaltung von Projektstandards verantwortlich machen können. Wenn Sie lernen, wie Sie diese Strategie in den Planungsprozess integrieren, können Sie in den späteren Phasen des Projektmanagementprozesses eine klare Richtung vorgeben. In diesem Artikel besprechen wir, was das Projektmanagement-Dreieck ist, seinen Zweck und seine Elemente und geben ein Beispiel dafür, wie Sie es in einem Geschäftsumfeld verwenden können.

Was ist das Projektmanagement-Dreieck?

Das Projektmanagement-Dreieck ist ein grafisches Hilfsmittel oder Modell, das die Einschränkungen des Projektmanagements aufzeigt. Es umfasst drei Elemente – Kosten, Zeit und Umfang –, die die Qualität eines Projekts beeinflussen. Andere Bereiche des Projektmanagements, wie z. B. Einfluss auf Stakeholder, Benutzerzufriedenheit und Schulung, werden in diesem Modell möglicherweise nicht berücksichtigt. Andere Namen für das Projektmanagement-Dreieck sind „Triple Constraint“, „Projektdreieck“ und „Eisernes Dreieck“.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf eine einzigartige und vorübergehende Situation, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen, beispielsweise die Lieferung eines Produkts an einen Kunden. Das Projektmanagement besteht aus fünf Untergruppen, die den gesamten Prozessablauf ausmachen. Diese beinhalten:

Anfangsphase

Die Initiierungsphase ist der erste Schritt im Projektmanagementzyklus. Eines der Hauptziele besteht darin, einen Fall zu erstellen, der die Notwendigkeit des Projekts begründet und zeigt, wie es in angemessener Zeit und zu angemessenen Kosten abgeschlossen werden kann. Teams können einen Projektbrief oder eine Projektcharta erstellen, ein Dokument, das alle Erfolge des Projekts in dieser Phase auflistet. In der Regel wird ein Projekt-Kickoff-Meeting für das Projektteam, Stakeholder und andere relevante Fachleute abgehalten, um Projektziele, Zeitpläne, Prozesse und Kommunikationsmethoden zu definieren.

Planung

Die Planungsphase beginnt, nachdem der Kunde und das Team das Projekt genehmigt haben. In dieser Phase erstellt der Projektmanager einen Projektplan. Es umfasst alle mit der Projektabwicklung verbundenen Komponenten wie Pünktlichkeit, Risiken, Ressourcen und Kosten. Dies ist auch die Phase, in der das Team den Umfang definiert und das Projekt in Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse unterteilt. In dieser Phase erhalten die Teammitglieder ihre Zeitpläne und Aufgaben.

Ausführungsphase

Projektmanager und Teammitglieder erledigen den Großteil der Arbeit während der Ausführungsphase. Um das Projekt auf Kurs zu halten und die Teammitglieder zu beschäftigen, kann eine Neuzuweisung von Ressourcen erfolgen.

Überwachungs- und Kontrollphase

Die Überwachungs- und Kontrollphase findet gleichzeitig mit der Ausführungsphase statt. In diesem Abschnitt prüft der Projektmanager die Leistung und den Fortschritt des Projekts, um das Budget und den Zeitplan einzuhalten. Dies ist auch die Phase, die sich auf die Qualitätskontrolle konzentriert. Projektmanager bewerten die drei Elemente des Projektmanagementdreiecks sorgfältig, um die beste Qualität der Ergebnisse sicherzustellen.

Die letzte Etappe

Die Abschlussphase beginnt, wenn die Ergebnisse das Team verlassen und den Kunden erreichen. Nach Genehmigung, Freigabe der Ressourcen und Unterzeichnung der Dokumente ist das Projekt abgeschlossen. Die letzte Phase kann ein Post-Projekt-Meeting umfassen, in dem der Projektmanager und das Team die Leistung bewerten und Methoden für zukünftige Verbesserungen besprechen.

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist eine Person, die die Planung, Ausführung, Überwachung, Kontrolle und den Abschluss der Projektmanagementphasen leitet. Sie sind für das gesamte Projekt verantwortlich, von allen Elementen und Faktoren über die daran arbeitenden Teammitglieder bis hin zur Zufriedenheit der Kunden und dem Erfolg des Projekts selbst. Der Projektmanager hat die Macht, zwischen den Einschränkungen im Projektmanagementdreieck zu wählen. Sie sind oft diejenigen, die entscheiden, wann und wo Anpassungen vorgenommen werden, um die Qualität des Projekts und der Ergebnisse aufrechtzuerhalten.

Was ist der Zweck des Projektmanagement-Dreiecks?

Projektmanager und Teams nutzen das Projektmanagement-Dreieck, um Projekte zu analysieren und Lösungen zu priorisieren. Manche halten es für ein nützliches Projektmanagement-Tool, da es einige der wichtigsten Projektelemente enthält, die Projektmanager frühzeitig in der Planungsphase identifizieren. Teams können es als Leitfaden verwenden, um den Projektfortschritt sicherzustellen. Das Projektmanagement-Dreieck bestimmt jedoch nicht den Erfolg des Projekts, sondern nur die Elemente, die zu diesem Erfolg beitragen können.

Elemente des Projektmanagement-Dreiecks

Die drei Punkte des Projektmanagement-Dreiecks stellen die wesentlichen Elemente dar. Sie werden oft als konkurrierende Einschränkungen bezeichnet, denn wenn der Projektmanager einen Faktor erweitert oder reduziert, passt er andere an, um alles im Gleichgewicht oder gleichmäßig zu halten. Alle drei Elemente beeinflussen die Qualität der Projektergebnisse. In einigen Modellen können die Seiten des Dreiecks auch Bedeutungen wie Ressourcen oder technische Ziele erhalten. Zu diesen Elementen gehören:

Kosten

Die Kosten sind der für ein bestimmtes Projekt verfügbare Budgetbetrag. Projektmanager kontrollieren die Kostenaspekte des Projekts und arbeiten daran, sicherzustellen, dass es innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Während der Planungsphase des Projektmanagements versucht der Manager, die Kosten des Projekts durch die Berücksichtigung von Variablen wie Ressourcenkosten, Arbeitskosten, Kontrolleinflüssen und Schadensbegrenzung anzunähern. Während des gesamten Projekts arbeiten die Manager daran, die Kosten zu kontrollieren und sie so nah wie möglich an oder unter den erwarteten Zahlen zu halten. Zu den Faktoren, die die Kosten eines Projekts im Verlauf verändern können, gehören:

• Vorgefertigte Ergänzungen oder Erweiterungen nach Vorgabe des Auftraggebers

• Wechselkursschwankungen

• Einführung neuer Technologie

• Erhöhung der Preise bei Lieferanten

• Personalveränderungen oder Rekrutierungskosten

Zeit

Zeit ist ein Zeitplan, der bestimmt, wann und wie schnell ein Team ein Projekt abschließen kann. Projektmanager und Team schätzen in der frühen Planungsphase ab, wie lange ein Projekt dauern könnte. Dazu müssen sie wissen, welche und wie viele Aufgaben innerhalb des Projekts erledigt werden müssen. Einige Manager verwenden möglicherweise einen Projektstrukturplan (WBS), bei dem es sich um eine hierarchische visuelle Dekonstruktion des Projekts handelt. Das Diagramm arbeitet von den Ergebnissen rückwärts, um zu sehen, welche Maßnahmen erforderlich sind, um diese zu erreichen. Ein WBS kann auch zeigen, welche Aufgaben voneinander abhängen und sich auf die Zeit auswirken.

Während des gesamten Projekts können Manager mithilfe eines Zeitmanagementprozesses dafür sorgen, dass dieses Element möglichst stabil bleibt. Einige Schritte im Zeitmanagementprozess können Folgendes umfassen:

• Erstellen Sie Taktiken für das Zeitplanmanagement.

• Aktivitäten definieren.

• Sequenzierung.

• Bewerten Sie die benötigten Ressourcen.

• Schätzen Sie die Dauer jeder Aktivität.

• Entwickeln Sie einen Zeitplan.

• Kontrollieren Sie Ihren Zeitplan.

Manchmal passen Projektmanager die Zeit im Verlauf eines Projekts an, um die Qualität aufrechtzuerhalten. Einige Fälle können sein, wenn:

• Kunden fordern mehr Ergebnisse

• Es treten Personalprobleme auf

• Es entstehen technologische Probleme

• Die ursprüngliche Schätzung wurde unterschätzt

• Es kommt zu Verzögerungen in der Lieferkette

Volumen

Der Projektumfang ist eine Liste von Anforderungen, die dem Team helfen, das gewünschte Ergebnis des Projekts zu erreichen. Der Umfang ist in der Regel spezifisch und qualitätsorientiert. Zeit und Maßstab beeinflussen sich stark gegenseitig, sodass eine Änderung des einen zu erheblichen Änderungen bei den anderen führen kann. Projektmanager definieren den Umfang während der Planungsphase, dieser kann sich jedoch während der Ausführung aufgrund ungeplanter Aktivitäten erweitern, was als Scope Creep bezeichnet wird.

Qualitativ

Wenn Kosten, Zeit und Umfang die Punkte des Dreiecks sind, dann steht die Qualität im Mittelpunkt. Faktoren in den anderen drei Elementen, wie Budgets, Zeitpläne und andere Merkmale, schränken die Qualität des Projekts ein oder beeinflussen sie direkt. Wenn Sie nur ein Element oder einen Punkt ändern, wird das Dreieck aus dem Gleichgewicht gebracht und kann sich negativ auf die Qualität auswirken. Die ständige Anpassung der Punkte zueinander wirkt sich positiv auf die Qualität des Projekts aus.

Personalwesen

In einigen Modellen ersetzen Projektmanager möglicherweise das Volumen durch das Element der Humanressourcen, also der Anzahl der Teammitglieder oder Personen, die am Projekt arbeiten. Dies bietet sich an, wenn das Personal einen größeren Einfluss auf die Qualität des Projekts hat als die Aufgaben.

Was sind die weiteren Faktoren des Projektmanagements?

Neben Zeit, Kosten und Umfang spielen beim Projektmanagement weitere Faktoren eine Rolle:

• Kommunikation

• Personalwesen

• Integration

• Erwerb

• Management von Risiken

• Interessengruppen Verwaltung

Projektmanager und Teams können diese Elemente berücksichtigen, indem sie unterschiedliche Modelle verwenden oder Änderungen am Projektmanagementdreieck vornehmen.

Was ist das STR-Modell?

Das STR-Modell ist eine mathematische Darstellung der im Projektmanagementdreieck dargestellten Informationen. Die Formel zeigt, wie sich Umfang, Zeit und Ressourcen in einem bestimmten Projekt zueinander verhalten. Zu den Ressourcen können Elemente wie Kosten, Budgets, körperliche Arbeit und Teammitglieder gehören. STR-Formel:

Volumen = Zeit x Ressourcen

Wie im Projektmanagement-Dreieck haben auch diese Variablen logische Grenzen und realistische Möglichkeiten. Es ist beispielsweise unwahrscheinlich, dass zwei Personen (Ressourcen) in drei Stunden mehr als 100 Nachrichtenartikel erstellen. In diesem Beispiel wären sechs bis neun Artikel möglicherweise eine sinnvollere Zahl.

Beispiel für ein Projektmanagement-Dreieck

Anhand dieses Beispiels erfahren Sie, wie das Projektmanagement-Dreieck in einem Geschäftsumfeld funktioniert:

Max ist Projektmanager für eine Marketingagentur in deren Content-Abteilung. Sein Team erhielt die Anfrage, Inhalte für die Website und den Blog einer Musikschule zu erstellen. Nachdem er die Planungsphasen durchgearbeitet und alle Variablen identifiziert hat, erstellt Max ein Projektmanagement-Dreieck, damit er und sein Team sich auf die Ausführungs-, Überwachungs- und Kontrollphasen konzentrieren können. Es verwendet traditionelle Kosten-, Zeit- und Volumenpunkte, die wie folgt definiert sind:

*Kosten: 15.000 $ für Teamarbeit und Technologie*

*Zeitraum: 5 Wochen*

*Umfang: 250 Artikel*

Zwei Wochen nach Beginn des Projekts verlassen drei Mitglieder des Projektteams von Max aus verschiedenen Gründen das Unternehmen. Dieser Faktor kann sich sowohl auf die Kosten als auch auf die Zeit auswirken. Durch den Verlust von Teammitgliedern spart das Team möglicherweise Geld, erhöht aber die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Max muss entscheiden, ob er neue Mitarbeiter einstellen soll, um die Kosten ohne Zeitverlust aufrechtzuerhalten, oder ob er die Kosten senken und die Zeit erhöhen möchte, um die Qualität zu schützen. Anstatt nach neuen Teammitgliedern zu suchen, trifft sich Max mit dem Kunden und vereinbart, die Lieferzeit auf sechs Wochen zu verlängern. Sein neues Dreieck lautet:

*Kosten: 11.000 $ für Teamarbeit und Technologie*

*Zeitraum: 6 Wochen*

*Umfang: 250 Artikel*