Budgetschätzungen vs. schrittweise Schätzungen: Hauptunterschiede • BUOM

16. September 2021

Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Dies hilft Projektmanagern, den Umfang des Projekts sowie die benötigte Zeit und Arbeitskraft besser zu verstehen. Die Erstellung eines genauen Kostenvoranschlags ist wichtig, um sicherzustellen, dass Projektmanager korrekt budgetieren und den Ressourceneinsatz maximieren. Daher ist es für sie von entscheidender Bedeutung, die richtige Art von Kostenvoranschlag für ihr Projekt zu verwenden. In diesem Artikel beschreiben wir die Schritte zum Erstellen einer Schätzung, definieren, was eine Budgetschätzung ist, erklären, was eine gestaffelte Schätzung ist, vergleichen die Unterschiede zwischen diesen Schätzungen und listen andere zu berücksichtigende Arten von Schätzungen auf.

So erstellen Sie einen Kostenvoranschlag

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, bevor Sie einen Kostenvoranschlag erstellen:

1. Verstehen Sie das Projekt

Überprüfen Sie das Projekt, um sicherzustellen, dass Sie dessen Umfang vollständig verstehen. Versuchen Sie zu verstehen, wer der Kunde ist, was er erreichen möchte, was sein Ziel ist und wie er Erfolg definiert. Nutzen Sie dies, um strategische Ziele zu entwickeln, die bestimmen, worauf Sie Ihre Bemühungen während des Projekts konzentrieren sollten.

2. Fragen Sie nach dem Budget

Sprechen Sie mit dem Kunden über sein Budget für das Projekt. Während einige Kunden behaupten, dass sie kein festgelegtes Budget für das Projekt haben, haben sie möglicherweise eine allgemeine Vorstellung davon, was sie sich erhoffen und was sie ausgeben möchten. Wenn sie sich über ihr genaues Budget noch nicht im Klaren sind, ist es wichtig, zumindest den Höchstbetrag zu ermitteln, den sie bereit sind auszugeben, und diesen dann rückwärts zu berechnen.

3. Erstellen Sie einen Projektplan

Entwickeln Sie einen Projektplan, der Ihnen hilft, die Phasen des Projekts besser zu verstehen. Dies kann Ihnen dabei helfen, einen vorläufigen Kostenvoranschlag zu erstellen, der als Leitfaden für die zukünftige Projektplanung dienen kann. Ein Projektplan kann Ihnen auch dabei helfen, zu bestimmen, welche Schritte bei der Erstellung Ihrer endgültigen Schätzung und Ihres Budgets die meiste Aufmerksamkeit erfordern.

4. Definieren Sie Ihr Ziel

Verstehen Sie, warum Sie einen Projektvoranschlag erstellen. Einige Projektmanager erstellen beispielsweise Kostenvoranschläge, um sicherzustellen, dass sie genaue Projektbudgets entwickeln, während andere Kostenvoranschläge notieren, die sie bei der Gewinnung neuer Kunden verwenden. Dies trägt dazu bei, einen gewissen Kontext für Ihre Arbeit bereitzustellen, sodass Sie ein Endprodukt erstellen, das technisch korrekt und für das Projekt geeignet ist.

Was ist eine Budgetschätzung?

Die Budgetschätzung ist eine Schätzmethode zur Zuweisung von Mitteln. Dabei werden die Mittel regelmäßig und gleichmäßig über das gesamte Projekt verteilt. Wenn ein Projekt beispielsweise sechs Monate dauert und das geschätzte Budget 600.000 US-Dollar beträgt, weisen Sie jedem Monat 100.000 US-Dollar des Budgets zu. Allerdings können die tatsächlichen Kosten für jeden Monat leicht variieren und die Budgetschätzungen liegen typischerweise zwischen -10 % und +25 %.

Was ist eine Stufenbewertung?

Die inkrementelle Schätzung, auch Schiebefensterschätzung oder Rolling-Wave-Schätzung genannt, ist eine Schätzmethode, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Bei dieser Methode wird ein detaillierter Kostenvoranschlag für die Vorarbeiten erstellt und der Kostenvoranschlag im Verlauf des Projekts aktualisiert. Dies ermöglicht eine schrittweise Entwicklung und berücksichtigt, dass Sie möglicherweise nicht alles über ein Projekt wissen, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen.

Da schrittweise Schätzungen unterschiedliche Komponenten haben, weisen sie unterschiedliche Varianzbereiche auf. Beispielsweise weisen kurzfristige Leistungsbewertungen typischerweise ein hohes Maß an Genauigkeit und einen Bereich von ±5 bis ±15 % auf. Schätzungen zukünftiger Arbeiten könnten jedoch weniger genau sein. Zukünftige Leistungsschätzungen liegen typischerweise in einer Spanne von bis zu ±35 %.

Budgetschätzung versus inkrementelle Schätzung

Hier sind einige Unterschiede zwischen einer Budgetschätzung und einer Meilensteinschätzung:

Wann zu verwenden

Die Organisationsstruktur und die Art des von Ihnen verwalteten Projekts haben in der Regel den größten Einfluss auf die Art der Schätzung. Für kurzfristige Projekte mit kleinerem Umfang können Budgetschätzungen eine gute Option sein. Dies kann auch eine gute Option sein, wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das denen ähnelt, die Sie in der Vergangenheit abgeschlossen haben.

Bei längerfristigen Projekten oder Projekten mit größerem Umfang sind jedoch Schritt-für-Schritt-Schätzungen oft sinnvoll. Sie können auch eine gute Option sein, wenn Sie einen neuen Projekttyp für eine Organisation verwalten, da mehr Spielraum für Aktualisierungen besteht und die Schätzung weniger Definitionen erfordert. Dennoch ist es wichtig, genaue erste Schätzungen für das Projekt zu erstellen.

Genauigkeit

Budgetschätzungen können eine größere Abweichungsspanne aufweisen als inkrementelle Schätzungen. Der typische Abweichungsbereich für Budgetschätzungen liegt zwischen -10 % und +25 %. Ebenso liegt der Varianzbereich für schrittweise Schätzungen bei ±5 bis ±15 %. Allerdings kann die geschätzte zukünftige Arbeit in inkrementellen Schätzungen um ±35 % abweichen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass zusätzliche Faktoren die Genauigkeit einzelner Schätzungen beeinflussen können. Der Zugriff auf bessere Informationen kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, genauere Schätzungen zu erstellen. Ebenso kann es für Sie hilfreich sein, Schätzungen und tatsächliche Kosten früherer Projekte zu überprüfen, die in Umfang und Stil dem Projekt ähneln, das Sie derzeit verwalten.

Aktualisierung

Budgetschätzungen sind in der Regel eher fest als inkrementell. Während es bei beiden Arten von Schätzungen wichtig ist, Eventualverbindlichkeiten und Kostenschwankungen zu berücksichtigen, wird bei Budgetschätzungen jedem Monat oder Zeitraum während des gesamten Projekts ein bestimmter Geldbetrag zugewiesen. Bei gestaffelten Schätzungen handelt es sich jedoch um separate Schätzungen für die unmittelbare Arbeit und die zukünftige Arbeit. Dies bietet mehr Flexibilität bei der Aktualisierung des Kostenvoranschlags, wenn Sie mehr über die Anforderungen des Projekts erfahren.

Beispiel einer Budgetschätzung

Hier ist ein Beispiel für eine Budgetschätzung:

Hudson Auto Body möchte einen neuen Standort hinzufügen. Das Budget des Unternehmens beträgt 2.000.000 US-Dollar und die Auftragnehmer gehen davon aus, dass das Projekt innerhalb von acht Monaten abgeschlossen sein wird. Auf dieser Grundlage würde die Budgetschätzung 250.000 US-Dollar pro Monat für acht Monate betragen. Die tatsächlichen Kosten können jedoch von Monat zu Monat variieren.

Beispiel einer schrittweisen Bewertung

Hier ist ein Beispiel für eine schrittweise Bewertung:

Die Gemeindegruppe Growing Gardens möchte ein neues Jugendgemeinschaftszentrum entwerfen und bauen. Erste Schätzungen beziffern die kurzfristige Projektarbeit auf 750.000 US-Dollar. Für zukünftige Arbeiten erhält die Organisation jedoch einen vorläufigen Kostenvoranschlag von 1.250.000 US-Dollar. Die tatsächlichen Kosten können variieren.

Andere Arten von Beurteilungen

Hier sind zwei weitere gängige Arten von Kostenvoranschlägen, die Sie im Projektmanagement verwenden können:

Grobe Größenordnungsschätzung

Eine grobe Größenordnungsschätzung oder ROM-Schätzung oder grobe Schätzung ist eine allgemeine Schätzung. Kunden fordern häufig zu Beginn von Projekten ROM-Schätzungen an, wenn sie auf der Grundlage der erwarteten Kosten und des Zeitplans entscheiden, ob ein Projekt genehmigt werden soll. Allerdings ist die ROM-Schätzung möglicherweise nicht genau, da sie einen Varianzbereich von -25 % bis +75 % aufweist, wird jedoch im Allgemeinen als allgemeine Schätzung betrachtet, deren Details von Projektmanagern im Verlauf des Projekts aktualisiert werden können.

Endergebnis

Bei der endgültigen Schätzung handelt es sich um eine Schätzung, die auf dem detaillierten Umfang des Projekts basiert und für deren Bestimmung ausreichende Informationen erforderlich sind. Daher erstellen Projektmanager diese Art von Kostenvoranschlag häufig während der Planung oder in späteren Phasen. Die endgültigen Schätzungen sind oft genau und können zwischen -5 % und +10 % oder -10 % und +10 % variieren.