Best Practices für Videokonferenzen für professionelle Meetings

27. Juli 2021

Videokonferenzen haben sich zu einer wichtigen und weit verbreiteten Kommunikationsmethode im professionellen Bereich entwickelt. Effektive Videokonferenzen können sich positiv auf die Unternehmensproduktivität auswirken, da sie den Mitarbeitern ermöglichen, weiterhin in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Das Verständnis der Best Practices für Videokonferenzen kann Ihnen dabei helfen, ein produktiver Videokonferenzteilnehmer oder -moderator zu werden.

In diesem Artikel besprechen wir, was Videokonferenzen sind und welche Vorteile ihre Verwendung bietet. Außerdem stellen wir eine Liste mit Best Practices zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, effektiv an Videokonferenzen teilzunehmen.

Was sind Videokonferenzen?

Bei Videokonferenzen handelt es sich um einen Prozess, bei dem Personen mithilfe einer Videokommunikationssoftware telefonieren. Videokonferenzen sind eine flexible und anpassbare Methode für Treffen mit Kollegen und Kunden. Wenn Sie Videokonferenzen als Kommunikationsmethode nutzen, können Sie ein Treffen vereinbaren, bei dem alle Teilnehmer an Diskussionen teilnehmen, oder einzelne Mitarbeiter auswählen, um bestimmte Themen zu besprechen.

Vorteile von Videokonferenzen

Es gibt viele gute Gründe, den Einsatz von Videokonferenzen an Ihrem Arbeitsplatz in Betracht zu ziehen, insbesondere da in immer mehr Unternehmen Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Zu den Hauptvorteilen von Videokonferenzen gehören:

Sie können aus der Ferne kommunizieren

Einer der Hauptvorteile von Videokonferenzen ist die Möglichkeit, mit Personen zu sprechen, die sich nicht im selben Raum befinden. Dies kann bedeuten, Mitarbeiter zusammenzubringen, die remote arbeiten, Besprechungen mit mehreren Niederlassungen abzuhalten oder Mitarbeiterbesprechungen zu organisieren, bei denen die Mitarbeiter ihren Schreibtisch nicht verlassen müssen. Mit auf Smartphones verfügbaren Videokonferenz-Apps können Teilnehmer von überall aus an Videokonferenzen teilnehmen.

Es ist interaktiver als Text- oder Voice-Chat

Es gibt zwar andere Methoden zur Teilnahme an der Remote-Gruppenkommunikation, Videokonferenzen bieten jedoch in der Regel die genaueste Übersetzung eines persönlichen professionellen Treffens. Da Videokonferenzen es den Teilnehmern ermöglichen, zu reden statt zu tippen, wird die Kommunikation effizienter und zugänglicher. Das Hinzufügen eines Videoelements zu einem Anruf kann auch reine Sprachkonferenzen verbessern, indem das Meeting interaktiver gestaltet wird.

Dies erleichtert die Besprechungsverwaltung

Die Durchführung einer Videokonferenz erleichtert die Verwaltung von Gesprächen in einer Besprechung. Indem Sie anpassen, wer während einer Konferenz sprechen oder Videoaufnahmen machen darf, können Sie ganz einfach steuern, wer spricht, und andere Ablenkungen minimieren. Dadurch kann Ihre Konferenz effizienter gestaltet werden und Sie können relevantere Informationen übermitteln oder einen Anruf schneller beenden als bei einem herkömmlichen Meeting.

Dadurch können getrennte Räume Zeit sparen

Wenn Sie eine Besprechung abhalten, müssen Sie sich möglicherweise in kleinere Gruppen aufteilen, bevor Sie zur vollständigen Besprechung zurückkehren können. Mit geteilten Räumen können Sie kleine Gruppen virtuell bilden, anstatt mehrere physische Besprechungsräume einzurichten. Breakout-Räume ermöglichen es Ihnen, Anrufteilnehmer in kleinere Gruppen aufzuteilen und verschiedene Gruppen bei Bedarf für vollständige Gruppendiskussionen wieder zusammenzubringen.

Sie können das Meeting ganz einfach speichern

Mithilfe der Bildschirm- und Audioaufnahme auf Ihrem Computer können Sie Ihr Meeting beenden, indem Sie alles aufzeichnen, was die Teilnehmer besprochen haben. Dies ermöglicht anderen den Zugriff auf wichtige Informationen über das Meeting und ermöglicht es den Teilnehmern, auf Diskussionen während des Meetings zurückzugreifen, wenn sie später Fragen haben.

Best Practices für Videokonferenzen

Diese Tipps helfen Ihnen, einen professionellen Auftritt zu bewahren und das Beste aus Videokonferenzen herauszuholen:

Haben Sie einen Backup-Plan

Bei der Planung einer Videokonferenz können unvorhergesehene Umstände wie Verbindungsausfälle oder Computerstörungen auftreten, die die Planung der Besprechung erschweren können. Die Entwicklung eines Backup-Plans kann die Hinzuziehung eines zweiten Meeting-Gastgebers, einer redundanten IT-Abteilung oder die Bereitstellung mehrerer Computer oder Bildschirme umfassen, um einen reibungslosen Ablauf des Meetings zu gewährleisten. Erwägen Sie außerdem, Ihre Backup-Pläne im Voraus mit der Gruppe zu teilen, falls Probleme auftreten.

Hintergrundgeräusche minimieren

Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, bei der Ihr Mikrofon eingeschaltet ist, versuchen Sie, den Lärm um Sie herum so gering wie möglich zu halten. Vermeiden Sie zunächst Bereiche mit störendem Lärm, z. B. Gemeinschaftswände oder Gemeinschaftsräume. Wenn Sie von zu Hause oder einem gemeinsamen Büro aus an einem Anruf teilnehmen, bitten Sie andere, während des Anrufs weiter zu reden und den Lärm auf ein Minimum zu beschränken. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Leitung ruhig bleibt und jeder in der Besprechung den aktiven Rednern Aufmerksamkeit schenken kann.

Finden Sie den richtigen Hintergrund

Obwohl viele Videokonferenzteilnehmer von anderen Standorten als dem Büro aus teilnehmen, ist es wichtig, bei der Teilnahme an einer Videokonferenz ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren. Positionieren Sie sich so, dass der Bereich hinter Ihnen zum Arbeiten geeignet ist. Bei vielen Videokonferenzprogrammen können Sie den Hintergrund auch in Echtzeit durch einen einfarbigen Hintergrund oder geeignete Standbilder ersetzen, um einen professionellen Hintergrund zu erstellen.

Wählen Sie den richtigen Winkel

Je besser eine Videokonferenz ein persönliches Gespräch nachbildet, desto effektiver können die Teilnehmer teilnehmen. Wenn Sie eine von Ihrem Computer getrennte Kamera verwenden, z. B. ein über USB angeschlossenes Gerät, positionieren Sie die Kamera nach Möglichkeit direkt über dem Bildschirm, den Sie aufrufen. Dies trägt dazu bei, ein natürliches, unkompliziertes Erscheinungsbild zu schaffen, als ob Sie Blickkontakt mit anderen Teilnehmern hätten. Denken Sie auch daran, Ihr Foto einzurahmen, etwa mit einem Schulterrahmen, damit Sie in der Mitte bleiben.

Kaufen Sie ein Mikrofon und Kopfhörer

Der Kauf eines Mikrofons und Kopfhörers für die Verwendung bei Telefonkonferenzen ist eine einfache Möglichkeit, die Gesamtqualität zu verbessern. Durch das Tragen von Kopfhörern können Sie andere klar hören und Hintergrundrückkopplungen oder Lautsprecherechos vermeiden, die zu einer störenden Audioschleife führen können. Mithilfe eines Mikrofons kann Ihr Computer Ihre Aussagen aufzeichnen, sodass andere Gesprächsteilnehmer Ihre Aussagen besser verstehen können.

Überprüfen Sie Ihr Setup

Nehmen Sie sich nach Möglichkeit vor dem Meeting Zeit, um neue Geräte oder Änderungen am Layout Ihres Videokonferenzsystems zu testen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, eventuelle Probleme zu erkennen und vor Beginn des Meetings zu beheben. Indem Sie Ihre Bedenken im Voraus ansprechen, stellen Sie sicher, dass Sie während einer Videokonferenz keine Störungen verursachen oder wichtige Informationen verpassen.

Früh zu bekommen

Eine weitere einfache Möglichkeit, Probleme während eines Anrufs zu reduzieren, besteht darin, einige Minuten früher in den Anruf einzusteigen. Indem Sie versuchen, frühzeitig einzutreffen, können Sie unvorhergesehene Komplikationen, die Sie von der Teilnahme abhalten, berücksichtigen und vor Beginn der Besprechung lösen. Bei nicht verpflichtenden Treffen kann ein frühzeitiges Erscheinen dem Veranstalter auch dabei helfen, die mögliche Teilnehmerzahl besser einzuschätzen und sich darauf vorzubereiten.

Nutzen Sie den Assistenten

Einer der Nachteile von Videokonferenzen besteht darin, dass die potenzielle Verzögerung oder die Unpersönlichkeit, wenn man sich nicht im selben Raum befindet, dazu führen kann, dass die Teilnehmer übereinander reden. Um solche Situationen zu vermeiden, hilft die Ernennung eines Moderators, der bestimmt, wer der nächste Redner sein wird. Dadurch läuft Ihre Videokonferenz reibungsloser ab und liefert bessere Ergebnisse.

Konzentrieren Sie sich auf das Meeting

Wenn Sie sich auf das Meeting konzentrieren, können Sie ein aktiver Teilnehmer bleiben und das Beste aus der Videokonferenz herausholen. Wenn Sie an einem Anruf teilnehmen und sich die anderen Teilnehmer nicht im selben Raum wie Sie befinden, könnten Sie versucht sein, während des Meetings Multitasking zu betreiben. Um sich in einer Besprechung besser konzentrieren zu können, sollten Sie erwägen, Ihr Telefon stummzuschalten und es von sich wegzulegen, Computerbrowser zu schließen, wenn Sie es nicht für eine Besprechung verwenden, und Ablenkungen einzuschränken, indem Sie alle Türen schließen oder sich in einen ruhigen Bereich begeben.

Stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen

Selbst wenn Sie alle Vorkehrungen getroffen haben, um Umgebungsgeräusche zu minimieren und in ein Mikrofon zu sprechen, besteht die Möglichkeit, dass Ihre Leitung Hintergrundgeräusche aufnimmt oder jemand den Raum betritt, ohne zu bemerken, dass Sie telefonieren. Eine einfache Lösung für dieses Problem besteht darin, die Stummschalttaste Ihres Mikrofons oder Ihrer Videokonferenzsoftware zu verwenden. Indem Sie Ihren Ton immer dann stummschalten, wenn Sie nicht aktiv sprechen, reduzieren Sie Störungen während Ihres Anrufs.

Nutzen Sie die multimediale Kommunikation

Die meisten Videokonferenz-Apps und -Dienste bieten eine breite Palette an Kommunikationsmöglichkeiten. Zusätzlich zu Videos können Sie häufig Ihren Bildschirm teilen, Bilder posten, damit andere sie sehen können, Links teilen und Textnachrichten senden. Indem Sie die Möglichkeiten Ihrer Konferenzsoftware voll ausschöpfen, können Sie jede Videokonferenz optimal nutzen. Sie könnten beispielsweise eine Folie mit Daten zur Unterstützung Ihrer Analyse teilen oder eine Textnachricht an einen Teilnehmer senden, um ihn darüber zu informieren, dass er an der Reihe ist.

Benachrichtigen Sie alle Teilnehmer bei der Aufnahme

Wenn Sie eine Videokonferenz aufzeichnen, warnen Sie die Gesprächsteilnehmer immer vor der Aufzeichnung. Wenn Sie einen Anruf haben, an dem sich die Teilnehmer zwischendurch beteiligen können, reicht es aus, eine Mitteilung zu veröffentlichen oder die Teilnehmer zusammen mit ihrer Einladung zu informieren. Wenn Sie diese Benachrichtigung vorab und während des Meetings bereitstellen, können Sie Ihrem Team zeigen, wie transparent Sie sind, ihnen Zeit geben, das Gespräch zu verlassen, wenn sie nicht aufgezeichnet werden möchten, und Ihnen und dem Team dabei helfen, sich beim Informationsaustausch wohl zu fühlen.