Aus welchen Bestandteilen besteht das Formular W-9? (Plus-Definition) • BUOM
Welche Steuerformulare Sie ausfüllen, hängt möglicherweise von Ihrer Berufserfahrung ab. Wenn Sie freiberuflich arbeiten, verlangen Ihre Kunden möglicherweise, dass Sie ein W-9-Formular ausfüllen. Wenn Sie den Zweck des Formulars W-9 verstehen und wissen, wie es sich von anderen Steuerdokumenten unterscheidet, können Sie die benötigten Informationen angeben und Ihre persönlichen Daten schützen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das Formular W-9, auf Unternehmen, die es verwenden können, und auf Tipps zum Einreichen des Dokuments.
Was ist Formular W-9?
Das Formular W-9 (Request for Tax Identification Number and Certification) ist ein Steuerdokument, das Einzelheiten zu einem freiberuflichen Fachmann enthält, der von einem Kunden bezahlt wird. Im Gegensatz zu Unternehmen mit Vollzeitmitarbeitern sind Organisationen, die Freiberufler einstellen, nicht für die Einbehaltung von Steuern wie Einkommenssteuer, Sozialversicherung und Medicare verantwortlich. Es liegt in der Verantwortung des Freiberuflers, die Höhe der von ihm geschuldeten Steuern zu ermitteln und sein Jahreseinkommen korrekt anzugeben.
Ein Finanzunternehmen sucht beispielsweise nach einem Content-Autor, der Blog-Beiträge schreibt, in denen Kunden lernen, wie sie mit ihrem Geld effektive Entscheidungen treffen können. Der Autor des Inhalts verlangt 500 US-Dollar für 15 Blogbeiträge, und das Unternehmen zahlt diesen Betrag, was bedeutet, dass vom ursprünglichen Preis keine Steuern abgezogen wurden. Der Autor des Inhalts zahlt nun Steuern auf die 500 US-Dollar, die er vom Unternehmen erhält. Das Formular W-9 dokumentiert das Gesamteinkommen des Autors für das Jahr.
Aus welchen Bestandteilen besteht das Formular W-9?
Zu den Bestandteilen des Formulars W-9 gehören:
Name: Bitte geben Sie Ihren vollständigen Namen an, gegebenenfalls einschließlich Ihres Vor-, Nachnamens und zweiten Vornamens. Stellen Sie sicher, dass Ihr Name mit dem Namen übereinstimmt, den Sie auf anderen Steuerformularen angeben.
Adresse: Bitte geben Sie den Straßennamen, die Stadt und das Bundesland an, in dem Sie derzeit wohnen, sowie die korrekte Postleitzahl. Wenn Sie in einer Wohnung wohnen, geben Sie Ihre Wohnungsnummer an.
Steueridentifikationsnummer (TIN). Ihre Steueridentifikationsnummer ist eine neunstellige Nummer, die Sie gegenüber dem IRS als Freiberufler ausweist. Dies gilt, wenn Sie das Formular als Unternehmen ausfüllen.
Steuerklassifizierung: Die Steuerklassifizierung gibt die Art Ihres Unternehmens an. Zu den Optionen gehören Einzelunternehmen, Einzelunternehmens-GmbH oder Einzelunternehmen.
Sozialversicherungsnummer (SSN): Wenn Sie steuerlich als Selbstständiger oder Selbstständiger eingestuft sind, reicht Ihre SSN anstelle Ihrer TIN aus.
Unterschrift: Mit der Unterschrift und dem Datum stimmen Sie zu, dass die von Ihnen im Formular gemachten Angaben korrekt sind.
Wer verwendet das Formular W-9?
Es gibt mehrere Personengruppen, die ihre Steuerinformationen zu W-9-Formularen hinzufügen, um den IRS-Anforderungen zu entsprechen. Ihre Berechtigung für W-9-Formulare hängt oft von der Form Ihres Unternehmens ab und davon, wie Sie für Ihre Dienstleistungen vergütet werden. Zu den Fachleuten, die Formular W-9 verwenden, gehören:
Freiberufler: Anstatt fest angestellt zu sein, erbringen Freiberufler gegen Bezahlung Dienstleistungen für ein Unternehmen. Sie geben ihre Steuerinformationen in W-9-Formulare ein und senden sie an ihre Kunden.
Berater: Organisationen beauftragen Berater, um eine unvoreingenommene Meinung über die Leistung des Unternehmens und Möglichkeiten zur Verbesserung seiner Funktionen einzuholen. Da Berater für eine begrenzte Zeit mit einer Organisation zusammenarbeiten, sind sie auch keine Angestellten, weshalb sie berechtigt sind, das Formular W-9 einzureichen.
Fachkräfte: Einige Fachkräfte wie Tischler, Elektriker und Klempner agieren als Unternehmer und haben so die Möglichkeit zu bestimmen, welche Unternehmen oder Einzelpersonen sie bedienen möchten. Ihre Unternehmen verlangen möglicherweise, dass sie W-9-Formulare einreichen.
Wie unterscheidet sich Formular W-9 von Formular W-4?
Während Formular W-9 für unabhängige Auftragnehmer bestimmt ist, ist Formular W-4 für Mitarbeiter bestimmt. Wenn Sie Ihre berufliche Verbindung zum Arbeitgeber kennen, können Sie leichter entscheiden, welches Formular Sie anfordern und ausfüllen müssen. Hier sind allgemeine Möglichkeiten zur Unterscheidung zwischen Vollzeit- und Vertragsarbeit:
Management: Denken Sie über Ihren Ansatz bei der Zuweisung von zu erledigenden Aufgaben nach. Wenn Sie über mehr Flexibilität verfügen, das heißt, dass jemand in einer Führungsposition Ihre Leistung nicht offiziell bewertet, können Sie möglicherweise eher ein Vertragsprofi als ein Festangestellter sein.
Vorteile: Überlegen Sie, ob die Organisation Ihnen Vorteile für Ihre Arbeit angeboten hat, einschließlich bezahlter Freistellung (PTO), Kranken- und Lebensversicherung sowie einer Altersvorsorge. Sozialleistungen sind bei Vollzeitbeschäftigten üblich, nicht jedoch bei Freiberuflern.
Material: Wenn Sie Ihre eigenen Materialien und Technologie zur Erledigung von Arbeitsaufgaben bereitstellen, können Sie ein Vertragsprofi oder ein Freiberufler sein. Unternehmen stellen ihren Stammmitarbeitern in der Regel Geräte zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung, beispielsweise Arbeitscomputer und Büroräume.
Wie unterscheidet sich Formular W-9 vom Formular 1099?
Obwohl sich sowohl das Formular W-9 als auch das Formular 1099 auf freiberufliche Tätigkeit beziehen, gibt es Unterschiede zwischen ihnen. Auf dem Formular 1099 wird die Gesamtvergütung erfasst, die ein Nichtangestellter für seine Dienste im gesamten Jahr erhalten hat. Ziel ist es, zu dokumentieren, wie viel Unternehmen ihnen gezahlt haben, insbesondere wenn sie in diesem Jahr mehr als 600 US-Dollar verdient haben.
Wo finde ich das Formular W-9?
Sie können eine leere Kopie des Formulars W-9 von der IRS-Website herunterladen, auf der die aktuellste Kopie zur Verfügung steht. Wenn Sie Ihre Informationen lieber schriftlich verfassen möchten, können Sie die Datei ausdrucken. Andernfalls möchten Sie möglicherweise Ihre Daten eingeben, um sicherzustellen, dass sie für die Organisation, die Sie als Freiberufler eingestellt hat, lesbar sind. Wenn Sie ein Unternehmer sind, der einen Vertragsprofi engagiert hat, kann es darüber hinaus hilfreich sein, das W-9-Formular persönlich abzugeben, damit der Auftragnehmer es leichter ausfüllen und zurücksenden kann.
Was sind einige Richtlinien zum Ausfüllen des Formulars W-9?
Wenn Sie als Freiberufler das Formular W-9 für Ihre Kunden ausfüllen, beachten Sie diese Tipps:
Schützen Sie Ihre persönlichen Daten
Das Formular W-9 enthält vertrauliche Informationen über Sie, einschließlich Ihrer Sozialversicherungsnummer und Adresse. Schützen Sie Ihre Informationen, indem Sie die Glaubwürdigkeit der Person oder Organisation bestätigen, die Ihr Dokument erhält. Wenn der Empfänger beispielsweise ein Kunde ist, kann es sinnvoll sein, seine Identität zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er vertrauenswürdig ist und das Formular W-9 aus den richtigen Gründen verwendet. Erwägen Sie, mehrmals mit ihnen zu sprechen, bis Sie den Dreh raus haben, das Dokument zu versenden.
Nutzen Sie eine zuverlässige Liefermethode
Sobald Sie Ihr Formular W-9 sicher einreichen können, ist es wichtig, die richtige Versandmethode zu verwenden, um sicherzustellen, dass das Dokument bei der richtigen Partei eingeht. Wenn Sie ein Formular lieber an eine E-Mail anhängen möchten, sollten Sie die Datei verschlüsseln, um zu verhindern, dass andere die von Ihnen eingegebenen Informationen erkennen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Organisation oder den Kunden persönlich zu besuchen und ihnen das Formular zu übergeben. Möglicherweise möchten Sie das Dokument mit Ihrem Namen und Titel auf der Vorderseite in einen Umschlag stecken, um zu verhindern, dass das Formular verloren geht oder mit einem anderen Dokument verwechselt wird. Nachdem Sie das Formular eingereicht haben, können Sie den Empfänger auch per E-Mail kontaktieren, um eine schriftliche Bestätigung zu erhalten, dass Sie das Formular eingereicht haben.
Stellen Sie Fragen, wenn Sie Hilfe benötigen
Wenn Sie sich über den Prozess des Formulars W-9 nicht sicher sind, bitten Sie jemanden, Ihnen zu helfen. Wenn Sie eine Klarstellung erhalten, können Sie möglicherweise alle vom IRS geforderten Details angeben. Wenn Sie neu im Unternehmen sind, sollten Sie den Personalvertreter fragen, welcher Mitarbeitertyp Sie sind. Wenn sie antworten, dass Sie ein Vollzeitbeschäftigter sind, wissen Sie, dass Sie möglicherweise ein W-4-Formular anstelle eines W-9-Formulars ausfüllen müssen. Wenn Sie die Unterschiede verstehen, können Sie Steuerdokumente erstellen, die Ihrem beruflichen Hintergrund entsprechen.
Wenn jemand, der nicht Ihr Kunde ist, Ihr Formular W-9 anfordert, sollten Sie Fragen dazu stellen, warum es möglicherweise benötigt wird. Indem Sie die Gruppen antizipieren, die Ihnen möglicherweise eine E-Mail schicken möchten, können Sie zwischen vertrauenswürdigen Quellen und Empfängern unterscheiden, die Sie möglicherweise verifizieren müssen. Überprüfen Sie vor dem Absenden des Formulars unbedingt die Rechtmäßigkeit der Anfrage, um Ihre persönlichen Daten zu schützen.