Arten von Projektmanagementbüros (mit Vorteilen und Tipps) • BUOM

2. September 2021

Da sich Unternehmen weiterentwickeln, um den Anforderungen ihrer Branche und ihrer Kunden gerecht zu werden, erwägen viele Organisationen die Einführung eines Projektmanagementbüros. Zentralisierte Projektmanagementteams können Unternehmen bei der Erstellung und Pflege von Standards und Tools unterstützen und Projekte mit unterschiedlichem Maß an Kontrolle und Unterstützung verwalten. Wenn Sie sich über die verschiedenen Arten von Projektmanagementbüros informieren, die Sie in Betracht ziehen, können Sie herausfinden, welches Modell für Sie am besten geeignet ist. In diesem Artikel besprechen wir, was Projektmanagement-Büros sind, warum sie wichtig sind, welche verschiedenen Typen es gibt und wie man das richtige Büro auswählt.

Was ist ein Projektmanagementbüro?

Ein Projektmanagementbüro oder PMO ist eine Gruppe von Personen, die die Standards und Prozesse für das Projektmanagement eines Unternehmens oder einer Agentur festlegt und manchmal auch Projekte verwaltet. Diese Abteilung kann unternehmensintern sein oder von einer externen Firma beauftragt werden. Sie helfen einem Unternehmen sicherzustellen, dass es über die erforderlichen Tools und Schulungen verfügt, um neue Projekte zu koordinieren und durchzuführen, die die Geschäftsleistung verbessern können. Zu den Bereichen, in denen sie Projektmanagementunterstützung leisten, gehören:

• Governance: PMOs erstellen und überwachen Richtlinien, Regeln und Kontrollen für Projekte, die Unternehmen bei der Entscheidung helfen, welche neuen Projekte sie verfolgen und wie sie diese effektiv umsetzen können.

• Prozesse: PMOs können Unternehmen dabei helfen, Standards und Prozesse für alle Abteilungen der Organisation zu entwickeln, die sie konsequent befolgen müssen. Beispielsweise können Finanz- und Marketingabteilungen dieselben Prozesse für neue Projekte verwenden.

• Kultur: PMOs schulen ihre Mitarbeiter häufig in Projektmanagementprozessen. Sie können Best Practices und gemeinsame Projektmanagementmethoden austauschen, sodass Mitarbeiter über ein gemeinsames Vokabular verfügen und mit anderen über ihre Projekte kommunizieren können.

• Ressourcen: PMOs können sich sowohl um die Zuweisung von Ressourcen oder Personen kümmern, die für ein Projekt benötigt werden, als auch um die Tools, einschließlich Vorlagen, Archive und Zeitpläne. Eine Organisation kann diese Ressourcen nutzen, um Mitarbeitern dabei zu helfen, beim Start neuer Projekte das zu bekommen, was sie brauchen.

Warum ist ein Projektmanagementbüro wichtig?

Unternehmen können ein Projektmanagementbüro einrichten, das ihnen hilft, sich an Veränderungen anzupassen und neue Projekte zu verwalten. Ein Projektmanagementbüro hat mehrere entscheidende Vorteile:

• Konsistenz: Anstatt dass verschiedene Teile der Organisation Projekte unterschiedlich verwalten, erstellt das PMO gemeinsame Richtlinien und Verfahren, die es zu befolgen gilt. Dies trägt dazu bei, einen Standard zu schaffen, den jeder erlernen und in einer Vielzahl von Projekten anwenden kann.

• Datenmanagement: PMOs nutzen häufig Tools wie Projektmanagementpläne und überwachen die vom Unternehmen abgeschlossenen Projekte. Diese Daten können dazu beitragen, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, zusätzliche Teamanforderungen zu ermitteln und zu zeigen, wie sich unterschiedliche Projektmanagementmodelle auf die Daten auswirken.

• Wissensaustausch: In PMO-Teams können Mitarbeiter wertvolle Projektmanagementtechniken wie Zeitmanagement und Priorisierung erlernen. Mitarbeiter im Projektmanagement-Büro halten häufig Schulungen und Präsentationen ab oder stehen einfach für Fragen von Mitarbeitern zur Verfügung, die etwas lernen möchten.

• Verantwortlichkeit: Mit einheitlichen Standards und einem engagierten Projektmanagementteam können Sie sicherstellen, dass sowohl das Projektmanagementbüro als auch die Mitarbeiter für ihre Rollen verantwortlich sind. Beispielsweise kann ein PMO-Teammitglied Mitarbeiter benachrichtigen, wenn sie Meilensteine ​​verpasst haben oder sich Fristen nähern, und ihnen so dabei helfen, ihre Ziele rechtzeitig zu erreichen.

Arten von Projektmanagementbüros

Es gibt verschiedene Arten von Projektmanagementbüros, die Sie je nach Bedarf auswählen können:

Unterstützend

Satellitenbüros für Projektmanagement helfen Unternehmen, die möglicherweise weniger Aufsicht über ihre Projektmanagementinitiativen benötigen. Sie stellen Organisationen häufig Tools und Ressourcen wie Zeitpläne, Schulungen, Vorlagen und Richtlinienempfehlungen zur Verfügung. Sie können auch Projektarchive verwalten, auf die das Team zugreifen kann. Menschen in solchen Büros beraten Teams, anstatt ihre einzelnen Projekte zu überwachen. Unterstützende PMOs können Organisationen helfen, die über starke Projektmanager verfügen, aber eine strukturiertere Ressourcenstruktur für das Projektmanagement benötigen.

KONTROLLE

Controlling-PMOs erbringen häufig alle Leistungen, die ein unterstützendes PMO erbringen kann, plus zusätzliche Funktionen. Einzelpersonen in dieser Gruppe haben möglicherweise die Befugnis, Richtlinien und Verfahren durchzusetzen, die sie mit den Führungskräften der Organisation vereinbaren. Neben der Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen beaufsichtigen sie möglicherweise Projekte, teilen sich jedoch häufig die Verantwortung mit Projektmanagern und anderen Mitarbeitern des Unternehmens. Sie können davon ausgehen, dass dieser Typ über ein mäßiges Maß an Kontrolle verfügt und gleichzeitig sicherstellt, dass die Teams geeignete Projektmanagement-Tools, -Methoden oder -Frameworks verwenden. Dies kann ein geeignetes Modell sein, wenn Ihr Unternehmen über Erfahrung im Projektmanagement verfügt, aber möglicherweise zusätzliche Unterstützung und Management benötigt.

Richtlinie

Direktive PMOs sind oft am stärksten in Unternehmensprojekte eingebunden. Die Leute in diesem Büro leiten Projekte direkt. Direktive Projektmanagementbüros überwachen nicht nur die den Teams zur Verfügung gestellten Tools und Schulungen, sondern überwachen auch die individuellen Ressourcen und Zeitpläne für jedes Projekt. Anstelle unterstützender oder kontrollierender Managementmodelle verarbeitet das PMO-Team die Ergebnisse jeder Initiative. Dies kann ein produktives Modell für Unternehmen sein, die wenig Erfahrung im Projektmanagement haben und hoffen, dass das Team sowohl allgemeine als auch detaillierte Anforderungen für die Projekte des Unternehmens verwalten kann.

Andere Arten von PMOs

Während unterstützende, steuernde und weisungsgebundene Bürotypen die häufigsten Kategorien von Projektmanagement-Büros sind, gibt es auch andere Arten, die Büros anstreben könnten:

• Individuell: Einzelne PMOs sind Teams, die Unternehmen mit der Leitung eines einzelnen Projekts beauftragen können.

• Abteilung: Ein Unternehmen kann einen Abteilungs-PMO damit beauftragen, verschiedene Projekte innerhalb einer bestimmten Abteilung, beispielsweise Finanzen oder Marketing, zu verwalten.

• Unternehmen: Unternehmensbüros sind unternehmensweite PMO-Teams, die Standards festlegen und Ressourcen für die gesamte Organisation verwalten.

• Aktivist: Ähnlich wie beim Support-Modell analysieren aktivistische PMOs die Geschäftsanforderungen und geben Empfehlungen, die ihren Teams bei der Verwaltung von Projekten helfen können.

• Bereitstellung: Ähnlich wie präskriptive Modelle ermutigen Bereitstellungsmodelle Projektmanager, ihre eigenen Projekte zu steuern und Best Practices und Tools für die Organisation zu entwickeln.

• Compliance: Dieses PMO hilft einer Organisation dabei, eine Reihe von Standards und Prozessen zu erstellen, die sie für alle zukünftigen Projekte verwenden kann, und eignet sich am besten für Unternehmen, die in diesem Bereich Struktur gewinnen möchten.

• Zentralisiert: Zentralisierte Modelle konzentrieren sich auf eine kleine Gruppe von Einzelpersonen, um Projekte zu verwalten, neue Prozesse zu definieren und die Kontrolle über Projektmanagementinitiativen zu erlangen.

Tipps zur Auswahl der Art des Projektmanagementbüros

Die Art des Projektmanagementbüros können Sie je nach Bedarf wählen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können:

• Bewerten Sie die Bedürfnisse des Unternehmens. Wenn Sie die Art und Anzahl der Projekte kennen, bei denen Sie möglicherweise Hilfe benötigen, können Sie feststellen, ob Sie größere Unternehmensteams oder Projektmanagementabteilungen benötigen. Wenn Sie nur Hilfe bei einem Projekt benötigen und möchten, dass die Mitarbeiter dieses vollständig verwalten, sollten Sie möglicherweise ein PMO-Modell mit benutzerdefinierten Richtlinien in Betracht ziehen.

• Bewerten Sie die vorhandene Erfahrung im Projektmanagement. Die Anzahl der Projektmanager oder der Erfahrungsgrad Ihrer Organisation kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie mehr Unterstützung oder Aufsicht für neue Projekte benötigen. Wenn die Organisation beispielsweise über wenig Erfahrung und begrenzte vereinbarte Standards verfügt, kann Ihnen das Richtlinienteam des PMO bei der Entwicklung dieser Standards helfen und die Projektverantwortung sicherstellen.

• Bewerten Sie Ihre Standards: Bewerten Sie bei der Auswahl eines PMO, ob Sie über detaillierte, konsistente Prozesse, Richtlinien und Ressourcen verfügen, die Teams im gesamten Unternehmen nutzen können. Wenn Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, aber mehr Struktur wünschen, sollten Sie ein Kontrollmodell in Betracht ziehen, das dabei hilft, die Einhaltung der neu vereinbarten Standards zu unterstützen und durchzusetzen.