9 Gründe, warum persönliche Treffen wichtig sind • BUOM
Im heutigen digitalen Zeitalter der Kommunikation fragen Sie sich vielleicht, warum persönliche oder persönliche Treffen immer noch relevant sind. Auch wenn die Technologie voranschreitet, entscheiden sich viele Unternehmen weiterhin für persönliche Treffen, weil sie eine effektivere Kommunikation ermöglichen, zum Aufbau starker Beziehungen beitragen und das Engagement steigern können. Wenn Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz leiten, organisieren oder verbessern möchten, kann es Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen, wenn Sie lernen, wie Sie produktive persönliche Treffen abhalten.
In diesem Artikel besprechen wir, warum persönliche Treffen wichtig sind, erläutern deren Vorteile und geben Tipps, wie Sie persönliche Treffen mit Ihrem Team, Kunden und Kollegen abhalten können.
Warum sind persönliche Treffen wichtig?
Persönliche Treffen sind wichtig, denn Geschäfte basieren auf Beziehungen. Während die digitale Kommunikation in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gemacht hat, können persönliche Treffen immer noch wichtige Bestandteile des Aufbaus einer starken Kultur, des Aufbaus einer Beziehung zu Kunden und der tieferen Bindung zu Menschen sein. Viele Unternehmen bevorzugen außerdem persönliche Treffen gegenüber anderen Kommunikationsformen. Wenn Sie also die Vorteile und Möglichkeiten eines produktiven Treffens kennen, können Sie Ihre Karriere voranbringen.
Vorteile persönlicher Treffen
Persönliche Treffen sind aufgrund der vielen Vorteile, die sie bieten, nach wie vor eine beliebte Option für Unternehmen. Persönliche Treffen mit Kollegen, Kunden und Kollegen können Ihre Fähigkeit verbessern, Folgendes zu tun:
Interpretieren Sie nonverbale Hinweise
Manchmal werden die wichtigsten Informationen nicht in Worten vermittelt. Wenn Sie Menschen von Angesicht zu Angesicht treffen, können Sie Mikroverhaltensweisen wie Körpersprache, Mimik und Augenkontakt interpretieren, was Ihnen dabei helfen kann, einzuschätzen, wie interessiert andere Menschen an dem Gespräch sind, und Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie sie sein könnten Gefühl. Sie können diese nonverbalen Hinweise als Leitfaden für Ihre Antworten und Gespräche verwenden. Wenn Sie beispielsweise in einer Besprechung mit einem Kunden sind, der ständig auf die Uhrzeit auf seiner Uhr schaut, können Sie einen aufregenderen Ton wählen oder das Thema wechseln, um seine Aufmerksamkeit wiederzugewinnen.
Überlegen Sie sich Ideen
Die Zusammenarbeit verläuft natürlicher, wenn Menschen ihre Ideen persönlich austauschen können. Persönliche Treffen helfen den Teilnehmern auch zu verstehen, wenn jemand still wird, sodass sie sich sicherer fühlen können, ihre eigenen Ideen einzubringen. Es kann den Teilnehmern auch die Möglichkeit geben, ihre Ideen visuell auf einer Tafel oder einem Blatt Papier zu veranschaulichen, um sicherzustellen, dass jeder ihre Vision versteht. Erwägen Sie die Abhaltung eines persönlichen Treffens, wenn Sie das nächste Mal planen, komplexe strategische oder kreative Ideen mit einer Gruppe zu besprechen.
Begrenzen Sie technologische Herausforderungen
Obwohl Technologie sicherlich ihre Vorteile hat, kann die Durchführung von Besprechungen ohne Kamera- oder Audioprobleme, Internetverbindungsprobleme oder andere technische Probleme Zeit sparen und Stress reduzieren. Erwägen Sie, bei wichtigen Gesprächen persönliche Treffen zu einer Priorität zu machen, damit jeder klar hören und sehen kann, was vor sich geht.
Bauen Sie neue Beziehungen auf
Starke Beziehungen sind der Schlüssel zum langfristigen Geschäftserfolg. Persönliche Treffen mit Kunden, Kollegen und Kollegen schaffen ein Gefühl menschlicher Interaktion, das dazu beitragen kann, Vertrauen aufzubauen und es einfacher zu machen, tiefere Verbindungen zu knüpfen. Wenn Sie einen neuen Kunden oder jemanden treffen, zu dem Sie noch keine enge Beziehung aufgebaut haben, sollten Sie ein persönliches Treffen bei einem Kaffee oder im Büro in Betracht ziehen, um Ihre Beziehung zu stärken.
Beteiligen Sie sich an gezieltem Smalltalk
Smalltalk wird in der digitalen Kommunikation oft übersehen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, jemanden zu fragen, wie sein Tag läuft oder was er für das Wochenende geplant hat, zeigen Sie ihm, dass Sie sich darum kümmern, und helfen Ihnen, gemeinsame Interessen zu finden, die Ihre Beziehung stärken können. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Informationen zu sammeln, die für ein zukünftiges Projekt oder einen Vorschlag nützlich sein können. Nehmen Sie sich bei Ihrem nächsten persönlichen Treffen ein paar Minuten Zeit, um diese Person besser kennenzulernen.
Lösen Sie sensible Probleme
Wenn Sie ein sensibles Problem lösen müssen, kann ein persönliches Treffen Ihnen dabei helfen, das Problem klar und ohne Fehlinterpretationen zu erklären. Es kann auch einfacher sein, Empathie und Verständnis auszudrücken, was Ihnen helfen kann, das Problem gemeinsam zu lösen. Wenn Sie das nächste Mal ein heikles Thema mit jemandem besprechen müssen, versuchen Sie, ihn persönlich zu treffen, damit Sie ihm zeigen können, dass Sie sich persönlich um ihn kümmern und bei der Lösung des Problems helfen möchten.
Effektiv kommunizieren
Persönliche Treffen erleichtern eine effektive Kommunikation, indem sie den Teilnehmern nonverbale Hinweise und die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Texte, E-Mails oder andere Mitteilungen falsch interpretiert werden. Erwägen Sie ein persönliches Treffen, um die Klarheit in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.
Begrenzen Sie Ablenkungen
Es ist oft einfacher, die Aufmerksamkeit einer anderen Person zu erregen, wenn man sich in der gleichen Umgebung befindet. Persönliche Treffen ermutigen die Teilnehmer, konzentriert zu bleiben, externe Ablenkungen zu begrenzen und die Notwendigkeit von Multitasking zu reduzieren. Vereinbaren Sie ein Einzelgespräch für wichtige Themen, die die volle Aufmerksamkeit aller erfordern.
Erhöhtes Engagement und Beteiligung
Persönliche Treffen können das Engagement und die Teilnahme steigern, indem sie Kunden, Kollegen und Kollegen dazu ermutigen, vollständig anwesend zu sein. Wenn sich die Teilnehmer während eines Meetings persönlich sehen können, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie sich auf ein Gespräch einlassen. Wenn Sie das Engagement und die Beteiligung in Ihrer Organisation steigern möchten, sollten Sie darüber nachdenken, persönliche Treffen abzuhalten.
Tipps für die Durchführung eines persönlichen Treffens
Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, ein produktives Einzelgespräch zu führen, von dem alle Beteiligten profitieren:
Haben Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen. Bevor Sie ein persönliches Treffen vereinbaren, nehmen Sie sich die Zeit, klar zu definieren, welche Ziele Sie erreichen möchten. Es ist wichtig zu wissen, was Sie aus dem Meeting herausholen möchten und das gewünschte Ergebnis zu verstehen. So können Sie feststellen, ob ein Treffen wirklich notwendig ist und welche Themen am wichtigsten besprochen werden sollten.
Im voraus vorbereiten. Nachdem Sie den Zweck des Meetings festgelegt haben, erstellen Sie eine Tagesordnung, damit die Teilnehmer wissen, welche Themen Sie besprechen möchten. Senden Sie diese Tagesordnung mindestens 24 Stunden im Voraus an die Teilnehmer, damit diese sich vorbereiten und an der Diskussion teilnehmen können.
Seien Sie wählerisch, wen Sie einladen. Im Geschäftsleben ist Zeit ein wertvolles Gut. Überlegen Sie genau, wen Sie zu Ihrem Meeting einladen und fragen Sie sich, wer einbezogen werden muss, damit das Meeting produktiv verläuft. Sie können einige Personen auch nur zu einem kleinen, für sie relevanten Teil der Besprechung einladen, anstatt sie zu bitten, an der gesamten Besprechung teilzunehmen, um ihnen Zeit zu sparen und eine effizientere Besprechungsstruktur zu schaffen.
Nehmen Sie sich die richtige Zeit. Planen Sie ein persönliches Treffen so lange ein, wie Sie für nötig halten, um die notwendigen Themen zu besprechen und Ihr Ziel zu erreichen. Stellen Sie dann sicher, dass das Treffen pünktlich beginnt und endet. Wenn Sie Ihr Ziel bis zum Ende des Meetings nicht erreicht haben, fragen Sie die Teilnehmer, ob sie das Meeting verlängern oder ein für alle passendes Folgetreffen vereinbaren können. Dies kann den Teilnehmern zeigen, dass Sie ihre Zeit wertschätzen und dazu beitragen, Vertrauen zu ihnen aufzubauen.
Vorarbeiten vergeben. Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob sie im Voraus etwas vorbereiten müssen oder ob Sie möchten, dass sie zu einem bestimmten Thema sprechen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass zu Beginn der Besprechung alle bereit sind. Das kann Zeit sparen und zu einer produktiveren persönlichen Besprechung führen.
Interagieren Sie mit den Teilnehmern. Bringen Sie eine positive Einstellung zum persönlichen Treffen mit und interagieren Sie aktiv mit den Teilnehmern, indem Sie Fragen stellen und aktives Zuhören üben. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, um die Teilnahme zu fördern und den Grundstein für ein produktives Meeting zu legen.
Weisen Sie die nächsten Schritte zu. Überprüfen Sie vor Ende des Meetings alle getroffenen Entscheidungen und geben Sie den Teilnehmern eine letzte Gelegenheit, sich zu äußern. Weisen Sie dann den einzelnen Personen klare Aufgaben zu, damit jeder weiß, was er als Nächstes tun muss. Dies kann die Teilnehmer dazu ermutigen, Verantwortung für ihre spezifischen Aufgaben zu übernehmen, Verantwortung zu übernehmen und Ihrem Team dabei zu helfen, Fristen einzuhalten.
Was tun, wenn Sie sich nicht persönlich treffen können?
Wenn Sie aufgrund der Entfernung, gesundheitlicher Vorsichtsmaßnahmen oder widersprüchlicher Zeitpläne kein persönliches Treffen durchführen können, können Sie trotzdem effektiv kommunizieren, indem Sie die beste Kommunikationsmethode basierend auf Ihren Bedürfnissen auswählen. Hier sind einige alternative Kommunikationsmethoden, die Sie in Betracht ziehen sollten:
Videoanruf: Wenn Sie sich nicht persönlich treffen können, sollten Sie stattdessen einen Videoanruf vereinbaren. Videoanrufe sind eine großartige Option, um neue Kunden, Kollegen oder Kollegen kennenzulernen, da sie Ihnen dennoch das Gefühl persönlicher Kommunikation vermitteln und Ihnen gleichzeitig einige nonverbale Hinweise wie Mimik und Augenkontakt vermitteln können. Videoanrufe können auch nützlich sein, wenn Sie Gruppen-Input einholen, neue Ideen einbringen, ein Projekt vorstellen oder sich mit einem sensiblen Thema befassen möchten.
Anruf. Auch wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist, ist ein Telefonat eine gute Wahl. Auch wenn Sie während eines Telefongesprächs möglicherweise nicht in der Lage sind, nonverbale Hinweise wie die Körpersprache wahrzunehmen, können Sie dennoch auf den Tonfall und die Intonation achten, was Ihnen dabei hilft, das, was die anderen Teilnehmer zu vermitteln versuchen, richtig zu interpretieren. Telefonanrufe können eine effektive Möglichkeit sein, Fragen zu stellen, die eine sofortige Antwort erfordern, Themen zu besprechen, zu denen möglicherweise mehrere Folgefragen bestehen, oder sensible Themen anzusprechen.
E-Mail: Wenn Sie sich nicht persönlich, per Videoanruf oder Telefon treffen können, sollten Sie die Kommunikation per E-Mail in Betracht ziehen. E-Mails können nützlich sein, um Fragen zu stellen, die keine sofortige Antwort erfordern, oder um Dokumente und visuelle Ressourcen zu übermitteln, die jemand anderes überprüfen muss.
SMS oder Sofortnachricht. Abhängig von Ihrer Beziehung zum Gegenüber und dessen Kommunikationspräferenzen eignen sich unter Umständen auch Textnachrichten oder Sofortnachrichten für schnelle Fragen, die eine sofortige Antwort erfordern. Dies kann bei kleineren Problemen eine sinnvolle Kommunikationsmethode sein, sollte Besprechungen jedoch nicht vollständig ersetzen.