8 unverzichtbare Fähigkeiten als Verwaltungsassistent • BUOM
25. November 2020
Viele Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen sind auf der Suche nach Kandidaten mit Fähigkeiten als Verwaltungsassistent. Verwaltungsassistenten sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Arbeitsplatzes und helfen anderen, bei der Arbeit erfolgreich zu sein. Die zur Bewältigung administrativer Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten erfordern Übung und Weiterentwicklung. In diesem Artikel erfahren Sie acht Tipps, die Ihnen dabei helfen, die von Ihnen benötigten Fähigkeiten zu identifizieren und diese in Ihrem Lebenslauf hervorzuheben.
Mehr Details: Erfahren Sie, wie Sie Verwaltungsassistent werden
Was sind Fähigkeiten als Verwaltungsassistent?
Zu den Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten gehören die Organisation und die effektive Verwaltung des Arbeitsplatzes. Verwaltungsassistenten übernehmen wichtige Unterstützungsfunktionen und helfen bei der Pflege von Kontaktlisten, bei der Kommunikation im Namen von Managern, bei der Planung von Besprechungen und mehr. Sie arbeiten oft mit Vorgesetzten, Managern und anderen Kollegen zusammen, um ihnen die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Ganz gleich, ob Sie mit der ersten Jobsuche beginnen oder sich beruflich verändern: Starke Verwaltungskenntnisse werden Ihnen dabei helfen, in einer unterstützenden Rolle erfolgreich zu sein.
Beispiele für Fähigkeiten als Verwaltungsassistent
Die Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten können je nach Branche variieren, die folgenden oder wichtigsten Fähigkeiten sollten jedoch entwickelt werden:
Schriftliche Nachricht
Verbale Kommunikation
Organisation
Zeiteinteilung
Aufmerksamkeit fürs Detail
Probleme lösen
Technologie
Unabhängigkeit
1. Schriftliche Kommunikation
Kommunikation ist in fast jedem Bereich eine sehr notwendige Fähigkeit. Diese Fähigkeiten umfassen alles vom Verfassen von E-Mails bis zum Verfassen von Social-Media-Beiträgen für ein Unternehmen. Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten verbessern die Qualität der Bürokorrespondenz und können besonders nützlich sein, wenn Sie Briefe, Reden oder Memos für eine Führungskraft verfassen müssen. Beispiele für schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind unter anderem die richtige Grammatik und der professionelle Umgangston beim Schreiben von E-Mails und bei der Kommunikation am Arbeitsplatz.
Mehr Details: Kommunikationsfähigkeiten: Definition und Beispiele
2. Verbale Kommunikation
Verwaltungsassistenten können den gesamten Arbeitsplatz unterstützen und müssen in der Lage sein, regelmäßig mit Kollegen und Vorgesetzten zu korrespondieren. Verbale Fähigkeiten sind nützlich, wenn Sie am Telefon oder persönlich sprechen, an Besprechungen teilnehmen und mit Kunden interagieren. Beispiele für verbale Kommunikationsfähigkeiten sind Zuhören und angemessenes Reagieren sowie die Verwendung des richtigen Tons für die Situation.
Mehr Details: Aktive Zuhörfähigkeiten: Definition und Beispiele
3. Organisation
Organisation ist am Arbeitsplatz wichtig, insbesondere für Assistenten, die in einem Büro arbeiten. Verwaltungsassistenten verwalten oft viele Aufgaben und Informationen gleichzeitig. Verwaltungsassistenten, die den Manager direkt unterstützen, sollten auch in der Lage sein, ihren eigenen Kalender zu verwalten. Viele Verwaltungsassistenten arbeiten auch mit einem Dateiverwaltungssystem, entweder physisch oder auf einem Computer, und müssen in der Lage sein, Dateien zu speichern und abzurufen. Beispiele für organisatorische Fähigkeiten sind Planung, Delegation und Führen von Aufzeichnungen.
4. Zeitmanagement
Zeitmanagement ist die Fähigkeit, pünktlich zu sein und Ihre Zeit so einzuteilen, dass Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen können. Verwaltungsassistenten verfügen in der Regel über vollständige Aufgabenlisten und müssen in der Lage sein, ihre Zeit effektiv einzuteilen, um ihre Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Wer über gute Zeitmanagementfähigkeiten verfügt, ist pünktlich, hält Fristen ein, passt Prioritäten an, wenn unerwartete Probleme auftreten, und plant seine Tage produktiv.
Mehr Details: Zeitmanagementfähigkeiten: Definition und Beispiele
5. Liebe zum Detail
Mit einem Auge fürs Detail können Sie fehlende Unterschriften erkennen, Arbeitsaufträge pünktlich erledigen und professionelle E-Mails ohne Rechtschreibfehler verfassen. Die Kommunikation im Büro ist manchmal vertraulich und erfordert eine sorgfältige Beachtung von E-Mail-Adressen und Informationen. Bei der Durchführung von Dateneingabeaufgaben müssen Verwaltungsassistenten in der Lage sein, wiederholt korrekte Informationen bereitzustellen. Ein Verwaltungsassistent kann bei der Überprüfung der Korrespondenz, der Einreichung von Berichten und der Erledigung alltäglicher Aufgaben Liebe zum Detail an den Tag legen.
6. Problemlösung
Wenn sich Zeitpläne ändern oder neue Probleme auftreten, ist die Fähigkeit zur Problemlösung von unschätzbarem Wert. Ein vielbeschäftigter Verwaltungsassistent wird wahrscheinlich auf unerwartete Hindernisse stoßen. Wenn sie schnell denken, flexibel und kreativ denken können, können sie Probleme leicht lösen. Ein guter Problemlöser ist auch bereit, um Hilfe zu bitten und mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, um Herausforderungen zu meistern. Diskussion, Kompromisse und Belastbarkeit sind unschätzbare Bestandteile der Problemlösung.
Mehr Details: Fähigkeiten zur Problemlösung: Definition und Beispiele
7. Technologie
Jeder, der den Großteil seiner Arbeit am Computer erledigt, benötigt wahrscheinlich Erfahrung und Fähigkeiten im Zusammenhang mit Technologie. Verwaltungsassistenten müssen mit Microsoft Office-Software oder ähnlichen Paketen vertraut sein, einschließlich Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationen und Veröffentlichungstools. Möglicherweise müssen sie auch Faxe versenden, Dokumente scannen oder Daten in ein Kundenbeziehungsmanagementsystem eingeben. Wenn Sie mit Browsern, Software und Betriebssystemen vertraut sind, können Sie als Verwaltungsassistent am Arbeitsplatz erfolgreich sein.
Mehr Details: Computerkenntnisse: Definition und Beispiele
8. Unabhängigkeit
Diese Fähigkeit wird auch als Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten bezeichnet. Sie müssen in der Lage sein, Informationen zu verarbeiten, Anweisungen zu befolgen und Aufgaben mit minimaler Aufsicht auszuführen. Verwaltungsassistenten sind möglicherweise die einzigen Teammitglieder, die den Arbeitsplatz unterstützen. Daher hilft ihnen ihre Unabhängigkeit, Aufgaben mit ein wenig Hilfe korrekt zu erledigen.
Beispiel für einen Lebenslauf im Bereich „Verwaltungsassistentenkompetenzen“.
Mit nur wenigen Schlüsselwörtern und Phrasen können Sie in Ihrem Lebenslauf wertvolle Fähigkeiten als Verwaltungsassistent hervorheben.
Fähigkeiten als Verwaltungsassistent im Abschnitt „Fähigkeiten“ eines Lebenslaufs
In Ihren Lebenslauf möchten Sie wahrscheinlich einen Abschnitt über Fähigkeiten aufnehmen, der eine Vielzahl von Hard- und Soft Skills umfasst. Diese können breit gefächert und auch spezifisch für die Stelle sein, auf die Sie sich bewerben. Geben Sie unbedingt alle von Ihnen erworbenen Zertifizierungen, die von Ihnen besuchten Spezialkurse oder die von Ihnen beherrschten Technologietools an.
Lesen Sie die Stellenbeschreibung, um herauszufinden, welche Fähigkeiten der Arbeitgeber von einem Kandidaten erwartet. Notieren Sie Schlüsselwörter, die zu Ihren Fähigkeiten passen, und fügen Sie sie in den Abschnitt „Fähigkeiten“ ein.
Ihr Kompetenzbereich könnte so aussehen:
Technische Fähigkeiten:
Microsoft Word
Excel
Steckdose
Perspektive
Verkaufsabteilung
WordPress
Suchmaschinenoptimierung
Zusätzliche Fähigkeiten:
Innings
Probleme lösen
Schriftliche Nachricht
Wille zum Lernen
Fähigkeiten als Verwaltungsassistent im Abschnitt „Berufserfahrung“ eines Lebenslaufs
Im Abschnitt „Berufserfahrung“ können Sie hervorheben, wie Sie Ihre Fähigkeiten als Verwaltungsassistent am Arbeitsplatz eingesetzt haben. Listen Sie alle Ihre wichtigsten Arbeitserfahrungen auf, beginnend mit Ihrer letzten Arbeits- oder Freiwilligenerfahrung. Sie sollten sich auf Ihre Erfahrungen der letzten 10-15 Jahre konzentrieren. Wenn Sie beispielsweise in den letzten sechs Jahren als Verwaltungsassistent gearbeitet haben, können Sie sich auf alle Ihre Erfahrungen konzentrieren, die in direktem Zusammenhang mit der offenen Stelle stehen.
Der Abschnitt über Ihre Berufserfahrung sollte den Namen des Arbeitgebers, Ihre Position, Ihre Berufsjahre und einige Stichpunkte zu Ihren stärksten und wichtigsten Erfolgen enthalten. Wenn Sie sich für eine Stelle als Verwaltungsassistent bewerben, achten Sie darauf, relevante Fähigkeiten mit einzubeziehen.
Ein Beispiel für einen Abschnitt über Berufserfahrung könnte sein:
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Empfangsdame | August 2018 – Oktober 2019
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