8 Funktionsbereiche der Personalabteilung • BUOM
17. Mai 2021
Die Personalabteilung ist für die Erstellung administrativer Verfahren zur Unterstützung der Mitarbeiter der Organisation verantwortlich. Tatsächlich gibt es viele Schlüsselbereiche, in denen Humanressourcen entwickelt werden, wie etwa Lohn- und Gehaltsabrechnung, Krankenversicherung, Mitarbeiterdisziplin und Personalbeschaffung.
In diesem Artikel definieren wir die Funktionsbereiche des Personalwesens und wie sie sich auf die Leistung eines Unternehmens auswirken.
Was sind die Funktionsbereiche des Personalwesens?
Ein HR-Experte muss die Funktionsbereiche seiner Abteilung verstehen, um Mitarbeiter bei Bedarf unterstützen zu können. Gleichzeitig müssen sie Pläne zur Verbesserung ihrer HR-Praktiken entwickeln, damit diese einen positiven Einfluss auf den Rest der Organisation haben können. Hier sind acht Funktionsbereiche, auf die sich eine Personalabteilung konzentrieren kann:
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Auswahl und Vermittlung von Mitarbeitern
Angestelltenbonus
Arbeiter Entschädigung
Arbeitnehmer- und Arbeitsbeziehungen
Personalcompliance
Organisatorische Struktur
Personalinformationen und Gehaltsabrechnung
Mitarbeiterschulung und -entwicklung
1. Auswahl und Vermittlung des Personals
Die Einstellung von Mitarbeitern ist in der Regel die Aufgabe des einstellenden Managers, aber die Personalabteilung sortiert in der Regel Bewerbungen, um qualifizierte Kandidaten für die Position des einstellenden Managers zu finden. Ein Applicant Tracking System (ATS) verwendet Schlüsselwörter, um Personalabteilungen dabei zu helfen, Bewerbungen zu erhalten, die den Kriterien der Stellenausschreibung entsprechen. Sobald qualifizierte Bewerbungen identifiziert werden, werden diese zur weiteren Prüfung an den Personalmanager weitergeleitet. Sobald der Personalmanager eine Entscheidung darüber getroffen hat, wen er interviewen möchte, kontaktiert er die Personalabteilung, um das Interview zu vereinbaren.
Sobald ein neuer Mitarbeiter vom einstellenden Manager ausgewählt wurde, hilft die Personalabteilung dabei, das Startdatum des neuen Mitarbeiters zu bestimmen, neue Einstellungsdokumente vorzubereiten und andere relevante Materialien bereitzustellen, die für die Position gelten, die er annimmt. Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehört die Einweisung neuer Mitarbeiter, die Einführung des neuen Arbeitsplatzes sowie die Erläuterung der Unternehmensvorteile und -richtlinien.
Ein Vertreter der Personalabteilung erstellt Stellenbeschreibungen entsprechend der Qualifikation der offenen Stellen. Möglicherweise müssen sie auch die Beschreibung im Hinblick auf Richtigkeit oder Rechtskonformität bearbeiten. Sie können Jobmessen besuchen, um potenzielle Kandidaten kennenzulernen. Normalerweise nehmen sie Lebensläufe entgegen oder verteilen ihre Visitenkarten und besprechen, für welche Positionen das Unternehmen derzeit Mitarbeiter einstellt.
2. Leistungen an Arbeitnehmer
Zu den Leistungen an Arbeitnehmer gehören Krankenversicherung, Altersvorsorgekonten, Konten für flexible Gesundheitsausgaben, Urlaub, Krankheitsurlaub, Familienurlaub und alle anderen vom Arbeitgeber angebotenen Leistungen. Ein gutes Leistungspaket hilft einem Arbeitgeber, Talente anzuziehen und zu halten. Das bedeutet, dass die Personalabteilung die verschiedenen Arten von Personalvorsorgeplänen kennen muss, welche Versicherungsgesellschaft die besten Leistungen zum richtigen Preis anbietet und sicherstellen muss, dass die Pläne den Bundesgesetzen entsprechen. Die Personalabteilung hält offene Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter über ihre Leistungen ab und stellt außerdem sicher, dass sie ihre Pläne für das kommende Jahr aktualisieren.
3. Arbeitnehmerentschädigung
Es liegt in der Verantwortung der Personalabteilung, zu entscheiden, wie viel jemand bezahlt wird, welche Leistungsprämien und Boni es gibt und ob jemand ein Gehalt oder einen Stundensatz erhält. In diesem Sinne liefern sie der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Informationen, die sie benötigt, um den Mitarbeitern den korrekten Betrag zu zahlen, ob Urlaubsgeld fällig ist, wann Krankenurlaub genommen wurde und ob eine Prämie gewährt wurde.
Wenn es um die Vergütung geht, recherchiert die Personalabteilung, um das aktuelle wettbewerbsfähige Gehalt für die Position zu ermitteln, ob sich das Unternehmen diesen Betrag leisten kann und welche Leistungen anstelle von Geld angeboten werden können, wenn das Unternehmen kein wettbewerbsfähiges Gehalt bieten kann. Dies geschieht im Rahmen des dem Kandidaten angebotenen Leistungspakets unter Beibehaltung der Gehaltsstruktur für Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation.
4. Arbeitnehmer- und Arbeitsbeziehungen
Die Personalabteilung muss sich an die Verfahren halten, unabhängig davon, ob ihre Mitarbeiter gewerkschaftlich organisiert sind oder nicht. Bei gewerkschaftlich organisierten Arbeitgebern muss die Personalabteilung die Tarifverhandlungspraktiken verstehen, während nicht gewerkschaftlich organisierte Arbeitgeber möglicherweise Verträge für Arbeitnehmer haben, die als Subunternehmer gelten.
In jeder Situation liegt es in der Verantwortung der Personalabteilung, Verträge zu entwerfen, Einzelheiten auszuhandeln und dabei zu wissen, was das Unternehmen in Bezug auf die Vergütung zu bieten hat, und zu verstehen, was die Mitarbeiter in Bezug auf Zusatzleistungen suchen. HR-Experten müssen außerdem in der Lage sein, den Verhandlungsprozess zu steuern, eine neutrale Rolle zu spielen und die Bedürfnisse aller Beteiligten in Einklang zu bringen. Allerdings muss die Personalabteilung mit Änderungen in der Gesetzgebung, den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Vergütung Schritt halten, unabhängig davon, ob es sich um gewerkschaftlich organisierte oder nicht gewerkschaftlich organisierte Unternehmen handelt.
Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, erklärt die Personalabteilung den Verhaltenskodex des Büros und stellt sicher, dass der Mitarbeiter die Grenzen akzeptablen Verhaltens am Arbeitsplatz versteht. Der Personalvertreter stellt außerdem sicher, dass der Mitarbeiter weiß, dass die Informationen in seinem Handbuch enthalten sind, und kann den Mitarbeiter ein Dokument unterzeichnen lassen, aus dem hervorgeht, dass er die Konsequenzen eines Verstoßes gegen den Verhaltenskodex gelesen und verstanden hat.
Allerdings hat jedes Unternehmen seinen eigenen Ansatz für Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter. Einige haben möglicherweise eine Null-Toleranz-Politik, während andere eine Warnung wegen desselben Verstoßes aussprechen. Die Personalabteilung ist für die Durchsetzung der Unternehmensrichtlinien verantwortlich, wenn ein Mitarbeiter eine Straftat begeht.
Die Personalabteilung ergreift Disziplinarmaßnahmen, wenn es auf dem Firmengelände zu einem Verstoß kommt oder wenn sich Mitarbeiter bei der Vertretung des Unternehmens unangemessen verhalten. In einigen Mitarbeiterrichtlinien wird möglicherweise klargestellt, dass Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes Vertreter des Unternehmens sind, und dies kann weitere Konsequenzen haben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise unsensible Inhalte in sozialen Medien veröffentlicht, interveniert die Personalabteilung beim Mitarbeiter und schlägt ihm eine angemessene Vorgehensweise vor, die die Grundwerte des Unternehmens am besten widerspiegelt.
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5. Einhaltung der Personalanforderungen
Bundes- und Landesgesetze regeln, wie viele Stunden Mitarbeiter arbeiten dürfen, wie ein Mitarbeiter entlassen werden kann, Antidiskriminierungsschutzmaßnahmen und wie viel unbezahlte Zeit ein Mitarbeiter für Urlaub aus familiären Gründen in Anspruch nehmen kann. Daher muss ein Arbeitgeber im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen arbeiten, um sicherzustellen, dass diese Gesetze jederzeit respektiert und eingehalten werden.
Ein Beispiel hierfür ist die Veröffentlichung relevanter Informationen zur Arbeitnehmerentschädigung für den Fall, dass ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz verletzt wird. Weitere Beispiele sind die Aktualisierung des Mitarbeiterhandbuchs gemäß den Bundesarbeitsvorschriften sowie die Mitarbeiter-Compliance und (I-9)-Überprüfung, wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal für das Unternehmen arbeitet. Möglicherweise gelten weitere staatliche und örtliche Vorschriften, die befolgt werden müssen, wenn es um Vergütungen, Sozialleistungen oder Bauvorschriften für den Betrieb Ihres Büros geht.
6. Organisationsstruktur
Während dies möglicherweise in der Verantwortung des Managementteams liegt, unterstützt die Personalabteilung dieses bei der Formulierung der Geschäftsziele und der Mission der Organisation. Sie können sich vorstellen, wie ein Organigramm aufgebaut ist und wie Projekte in den einzelnen Abteilungen ablaufen. Wenn nach einer weiteren Bewertung Änderungen erforderlich sind, kann die Personalabteilung Empfehlungen an das Management richten, um Ziele wie die Reduzierung der Fluktuation, die Schaffung von Karrierewegen für bestehende Mitarbeiter und die Förderung von Personen zu erreichen, die die gewünschten Managementkennzahlen erreichen.
In vielen Fällen muss die Personalabteilung den Mitarbeitern den Gesamtzweck der Organisation vor Augen führen und ihnen dabei helfen, Höchstleistungen zu erbringen und gleichzeitig das Unternehmen zu unterstützen. Darüber hinaus müssen die Personalressourcen darin geschult werden, eine Vielzahl von Aufgaben zu erfüllen, die sich mit denen anderer Abteilungen überschneiden, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Leistung zu verbessern.
7. Personalinformationen und Gehaltsabrechnung
Neben der Überwachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die Mitarbeiter der Personalabteilung für die Überwachung des Arbeitsumfelds des Unternehmens verantwortlich. Sie sollten auch Feedback von Mitarbeitern zu ihrem individuellen Arbeitsumfeld einholen, um zu sehen, ob sie mehr für die Betreuung externer Kunden tun können. Insgesamt sind die Betriebsbedingungen wichtig für den Ruf eines Unternehmens und dafür, ob Kunden bei ihm kaufen. In diesem Fall sollten HR-Experten eine Bestandsaufnahme darüber machen, was sie in dem Gebäude, in dem sie arbeiten, aufrüsten müssen und welche Systeme zur Verbesserung der Produktivität ihrer Mitarbeiter beitragen können. Sie müssen sich mit dem Management auf das Budget einigen, das sie vornehmen müssen, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen und die Vorteile zu ermitteln, die sich daraus für das Unternehmen ergeben.
8. Mitarbeiterschulung und -entwicklung
Die Personalabteilung arbeitet mit dem Management zusammen, um Programme zur beruflichen Weiterentwicklung zu entwickeln, die den Mitarbeitern zum Erfolg in ihren Bereichen verhelfen. Sie verfolgen die Anzahl der Mitarbeiter, die an jedem Programm teilnehmen, ihre Leistung, das Feedback ihrer Manager und die Ergebnisse, um festzustellen, ob zusätzliche Schulungen erforderlich sind. Einige Programme umfassen:
Vielfalt und Integration
Geschäftsgespräch
Kundendienstschulung